海典操作流程.docx

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海典操作流程

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海典操作流程（总74页）

计算机信息系统操作规程

1．目的：

为了规范计算机信息系统操作管理

2．依据：

《药品经营质量管理规范》（2012年）及附录

（二）

3．范围：

计算机系统的操作使用管理

4．内容：

职责：

质管部依据各岗位的质量职责和岗位操作规程，制定或审核各岗位相关人员操作权限。

信息部设定相关人员的权限和密码。

在人员调动和调整时应锁定权限和密码。

各部门依据权限进行本部门和岗位进行操作。

并保管好自己的密码，不得相互借用，否则因此发生的越权、越岗操作行为负全责。

办公室负责各部门及岗位配置，负责人员的调配。

操作

打开计算机。

打开管理软件信息系统，输入用户名和密码。

进入对应操作界面。

首营企业审批

路径：

质量管理-首营供应商

说明：

第一次和供应商合作，要做首营供应商，审核后，才能转为正式供应商。

功能按钮说明：

【生效】：

生效首营供应商。

【作废】：

将未生效的供应商作废，作废后不能再使用。

【转供应商】：

将生效的首营供应商转为正式的供应商。

【许可证】：

有许可证号、生产范围、生产地址等信息。

根据供应商真实信息进行填写。

界面浏览：

首营供应商生成方式，是在首营供应商页面添加。

状态：

分为未审核、生效、作废三种状态，根据用户对单据的操作更改。

【填报部门】：

录入首营供应商资料的部门。

【批审日期】：

生效日期。

【转正日期】：

转为供应商的日期。

【供应商编码】：

不可输入，转为供应商时系统自动生成。

【企业类型】：

分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。

【采购员意见】、【采购中心意见】、【质量部经理意见】等信息，有权限的人员才能进行操作。

操作：

点击【添加】，输入首营供应商信息。

必填项：

供应商名称、企业类型、区域、采购员意见、审核员意见审核人、采购中心意见、质量部经理意见、采购经理意见。

输入完成后点击【保存】。

未审核状态的单据能修改信息。

审核：

采购—质管—质量负责人【说明】：

审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。

查找出需要审核的单据，点击【生效】。

审核后的单据不能再进行修改操作。

审核后，单据状态为生效。

转供应商：

【说明】：

将生效的首营供应商转为供应商。

生效后的首营供应商才能转为供应商。

已经转为正式供应商的首营供应商不能再转。

4．4首营品种4。

【路径】：

质量管理-首营品种【说明】：

第一次购进的商品，要做首营品种审批，审核后，才能转为正式商品。

功能按钮说明

【生效】：

生效首营品种。

【作废】：

将未生效的首营品种作废，作废后不能再使用。

【转商品信息】：

将首营品种转为正式的商品。

界面浏览：

首营品种生成方式，是手动录入信息。

字段讲解：

【编号】：

保存信息时系统自动生成。

【单据状态】：

分为未审核、生效、作废三种状态，根据用户对单据的操作更改。

【填报部门】：

录入首营品种资料的部门。

【商品编号】：

有两种生成方式，一种是手动输入，一种是保存信息时系统自动生成。

【品名】：

厂商所给药品的名字。

【首营品种类型】：

分为新品种、新规格、新剂型等类型。

【化学名】：

例如：

“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”，那么化学名叫“氨酚伪麻美芬片”。

操作：

点击【添加】，输入商品信息。

必填项：

供应商、品名、生产企业、质检分类、剂型、失效天数、产地、申请原因、采购部意见、采购经理意见、质量部经理意见、质量负责人。

输入完成后点击【保存】。

未审核状态的单据能修改信息。

审核：

审批完成后，点击【生效】，【说明】：

审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。

审核后的单据不能再进行修改操作。

审核后，单据状态为生效。

转商品信息：

入基础数据库，将生效的首营商品转为正式商品。

生效后的首营商品才能转为商品信息。

已经转为正式商品的首营商品不能再转。

注：

在没有首营商品的情况下是否能直接在商品资料中新增商品。

在【系统设置】-【系统参数设置】中设置，参数名称：

若没有首营审批表是否能新增商品或供应商。

客户资质审批表

【路径】：

质量管理-客户资质审批表

【说明】：

第一次合作的客户，要做首营客户，审核后，才能转为正式客户。

功能按钮说明

【生效】：

生效客户。

【作废】：

将未生效的客户作废，作废后不能再使用。

【转客户】：

将客户资质审批表中审核后的客户转至客户资料中。

制作：

点击【添加】，录入客户信息。

必填项：

填报日期、客户名称、客户编号。

所有信息按客户真实信息进行填写。

输入完成后点击【保存】。

未审核状态的单据能修改信息。

审核：

审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。

点击【生效】。

审核后的单据不能再进行修改操作。

审核后，单据状态为生效。

转客户：

点击【转客户】。

【说明】：

将客户资质审批表中审核后的客户转至客户资料中。

生效后的客户资质审批表才能转至客户档案中。

已经转为正式商品的首营商品不能再转。

基础资料：

商品资料是所有业务数据的基础【说明】：

主要用于维护商品信息，供应商信息等资料的模块。

【路径】：

基础资料->商品资料

商品资料分为基本资料、扩展信息、自定义分类、价格信息、货位设置几个模块。

点击页面上的【添加】后，才能开始添加商品。

使用查询功能查看已录入系统的商品。

【说明】：

药品的名称、生产企业、条形码等基本资料。

基本信息

必填项：

商品编号、条形码、商品名称、商品产地、商品规格、销项税率。

有过销售记录的商品不能更改商品性质。

字段讲解：

【商品编码】：

商品在系统中的标识。

在【系统设置】--【系统参数设置】中能控制商品编码长度以及是否生动生成商品编码。

【商品状态】：

分为作废和使用两种，为下拉选项。

录入至系统的商品不能进行删除，设置作废后，商品不能进行正常开展采购、销售业务等操作。

【商品性质】：

分普通商品、捆绑销售商品、联营商品三种。

为下拉选项。

默认为普通商品。

【经营方式】：

分购销、代销、联营三种，为下拉选项。

默认为购销。

【条形码】：

厂商在药品出厂时给药品设置的编码。

手动录入商品条形码或使用条码扫描器录入系统。

一个商品资料能录入多个条码，使用逗号“，”隔开。

【商品名称】：

厂商所给药品的名字。

（例如：

“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”那么在商品名称处可以填写“氨酚伪麻美芬片（白加黑）”）

【助记码】：

商品名称每一个字的第一个字母，输入商品名称后自动生成助记码。

便于用户检索商品。

【商品产地】：

商品的生产地。

【相近商品】：

当前录入药品性质相似的药品。

（输入商品编号，已逗号“，”隔开）

【标准单位】：

药品的单位，默认为盒。

【中包装量】：

商品一个中包装含有多少个标准单位。

（如：

一条安比仙有5盒，则中包装数为5。

）

【拆零属性】：

设置商品是否能拆零销售。

分不可拆零、可拆零销售、可整条销售三种。

【销项税率】：

销项税是增值税里面的一项，卖出药品需计算销项税，通常有17%、13%和0税率三种。

为下拉选项。

【采购状态】：

商品是否能采购。

分正常采购、停止采购两种方式，默认为正常采购。

停止采购后，将不能自动生成采购计划。

商品能继续销售。

不能在商品资料中修改商品采购状态，需要在【采购入库】--【停止恢复采购单】中做单据控制采购状态。

【销售状态】：

商品是否能销售。

分为正常销售与停销两种状态。

不能在商品资料中修改商品销售状态，需要在【质量管理】--【停止恢复销售单】中做单据控制销售状态。

扩展信息

【说明】：

药品的商标、批准文号、注册证号等信息。

字段讲解：

【商标】、【主要成分】、【批准文号】、【化学名称】等字段按商品信息填写。

【采购员】：

该药品由哪位采购员进行采购。

自定义分类

【说明】：

药品的分类。

按功能主治、按剂型、经营范围分类。

可以设定特定条件。

选择自定义分类后，方便于一些报表的查看，与查询药品。

带“*”号的字段为必填项。

在【系统设置】--【类别组】中设置类别是否为必填项。

价格信息

价格录入并保存后，不能修改商品价格。

只能在【价格管理】--【调整售价单】中做单据调整售价、在【价格管理】--【调进价单】中做单调整商品进价。

在存在多个价格组的情况下，可以根据不同的组，给予不同的价格。

必填项：

初始进价或最新进价、零售价。

货位设置

【说明】：

药品在仓库中的摆放位置

：

填写完商品信息后，点击【保存】。

修改商品信息点击页面上的【修改】。

功能按钮说明查看基本操作

供应商信息

【路径】：

基础资料->供应商信息

功能按钮说明：

【浏览】：

浏览所有供应商。

【明细】：

查看当前选中供应商明细。

【屏蔽作废】：

勾上该选项后，查询所有供应商时，不显示已作废的供应商。

【委托范围】：

控制供应商销售药品范围。

【经营范围】：

当前供应商经营药品范围，分为普通药品和中药饮片。

【可供品种】：

在供应商处有过购进记录的商品，自动记录至可供品种。

【结算部门对应】：

一个供应商能有多个结算部门。

【对应分类】：

供应商对应组（例如：

区域）

【供应商证照】：

根据供应商证照信息，入库时，判断供应商对应的商品证照是否过期

【链接】：

在各个模块之间进行链接，举例说明它的使用方式，当我们进入商品信息模块并查询到某个商品的信息时，通过链接功能我们可以进入其它模块以便查询到该商品入库，批发销售，调价等业务情况。

界面浏览：

字段讲解：

【编码】：

供应商在系统中标识。

有手动录入与自动生成两种方式。

（在【系统设置】--【系统参数设置】中能控制供应商编码长度。

参数名称：

供应商编码长度）

【结算部门】：

一个供应商能有多个结算部门。

（在【基础资料】-【供应商结算户清单】中维护结算部门）

【类型】：

分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。

【注册地址】：

供应商注册地址。

【付款方式】：

有月结、到货付款、代销等多种结款方式，为下拉选项。

【是否进货审批】：

有是和否两种选项。

选择是，在该供应商处购进药品时，需要先做进货审批单。

【地区】：

供应商所在地区。

【在途天数】：

药品配送天数。

【纳税类型】：

分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。

【应付款单元】：

结款时，是按单品，还是单据进行结款。

分按单品管理和按单据管理两种选项。

【资信天数】：

付款天数。

在规定时间内没有结完款，不能再下订单。

【信用额度】：

欠款超过输入额度，不能再下订单。

【我方采购员】：

为下拉选项。

【状态】：

分正常、作废、停止采购、停止结款四种状态。

点击【添加】，输入供应商信息。

必填项：

编码、名称、类型、付款方式、是否进货审批、纳税类型、应付款单元、我方采购员。

类型、付款方式、是否进货审批、地区、纳税类型、应付款单元、信用额度、结款卡、状态、初始创建人、创建时间字段都有初始值。

根据供应商真实信息填写。

点击【保存】。

委托范围：

【说明】：

控制供应商销售药品范围。

在页面，点击【委托范围】。

设置了委托范围后，不在委托范围内的商品不能购进。

（在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数。

参数名称：

供应商没有设置委托范围时是否控制）

点击【插入】，添加类别。

【类别组】：

自定义分类，调用商品资料自定义分类信息，为拉下选项。

（类别组在【系统设置】-【类别组】中设置）

【类别代码】：

分全部和多选两种，对应所选类别组。

（例如：

类别组为“按要货方式分类”，“按要货方式分类”有采购与自报两种方式，选择多选，可以选择其中一种，也可以全选。

类别名称在【系统设置】-【类别定义】设置）

【证照设置名称】：

不同的商品类别有不同证照。

（在【质量管理】-【供应商证照设置】中设置供应商证照）

【商品编码】：

默认为全部。

（也可以输入商品编码，按回车，录入商品，一条记录只能录入一个商品。

）

【插入】：

新增一条记录。

【删除】：

删除选中记录。

【保存】：

保存新增记录。

【取消】：

取消当前操作。

经营范围：

【说明】：

当前供应商经营药品范围。

在页面，点击【经营范围】。

在修改状态下才能选择经营范围。

（进行勾选）

修改后点击【保存】。

设置了经营范围后，不在经营范围内的商品不能购进。

（在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数。

参数名称：

客户或供应商业务品种超经营范围的处理方式）

可供品种：

【说明】：

在供应商处有过购进记录的商品，自动记录至可供品种。

结算部门对应：

【说明】：

一个供应商能有多个结算部门。

点击【结算部门对应】。

点击【插入】，添加结算户。

在结算编号处输入结算户编号，按回车，系统自动带出结算户名称。

状态：

分为正常和停用两种状态。

根据结算户信息填写。

一个供应商能有多个结算部门。

【插入】：

新增一条记录。

【删除】：

删除选中记录。

【保存】：

保存新增记录。

【取消】：

取消当前操作。

注：

结算户在【基础资料】-【供应商结算户清单】中设置。

对应分类：

【说明】：

供应商对应类别。

在供应商明细页面，点击【对应分类】。

选择分类，点击【保存】。

类别组自动调用【系统设置】-【供应商类别组】中的数据。

类别名称调用【系统设置】-【供应商类别】中数据，根据供应商情况进行选择。

供应商证照：

【说明】：

根据供应商证照信息，入库时，判断供应商对应的商品证照是否过期。

在供应商明细页面，点击【供应商证照】。

证照管理自动调用【质量管理】-【供应商证照设置】中的数据。

可输入项：

证照号、证照效期、自定义控制类别、认证范围。

只有在修改状态下才能输入数据。

是否控制字段如果为否，自定义控制类别字段不能输入。

供应商结算户清单：

【路径】：

基础资料->供应商结算户清单。

【浏览】：

查看所有结算户。

【明细】：

查看选中结算户明细。

字段讲解：

【编号】：

供应商在系统中标识。

有手动录入与自动生成两种方式，保存时自动生成。

【类型】：

分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。

【付款方式】：

有月结、到货付款、代销等多种结款方式，为下拉选项。

【地区】：

结算户所在地区。

【在途天数】：

药品配送天数。

【纳税类型】：

分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。

【应付款单元】：

结款时，是按单品，还是单据进行结款。

分按单品管理和按单据管理两种选项。

【资信天数】：

付款天数。

在规定时间内没有结完款，不能再下订单。

【信用额度】：

欠款超过输入额度，不能再下订单。

【我方采购员】：

为下拉选项。

客户档案

【路径】：

批发功能-客户档案

【说明】：

需要向批发商购进药品的客户。

字段讲解：

【客户编码】：

客户在系统中的标识。

有手动录入与自动生成两种方式。

（在【系统设置】--【系统参数设置】中能控制客户编码长度。

参数名称：

客户编码长度）

【客户类型】：

有批发公司、卫生院、合作医疗室、零售连锁、社会药店、医院等多种类型，为下拉选项。

【销售片区】：

为下拉选项。

【纳税类型】：

分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。

【资信天数】：

付款天数。

在规定时间内没有结完款，不能再下订单。

【信用额度】：

欠款超过输入额度，不能再下订单。

【信用控制】：

控制资信天数与信用额度字段是否生效。

【建档区域】：

默认为当前区域。

新增客户：

点击【添加】，输入客户信息。

必填项：

客户名称、客户类型、销售片区、纳税类型。

根据客户真实信息填写。

完成后点击【保存】。

部门业务员：

【说明】设置当前客户对应的部门、业务员、付款方式。

点击【部门业务员】。

点击【插入】，输入信息。

【部门】：

调用【人力资源】-【部门设置】中的数据。

【业务员】：

维护在系统中的用户。

【价格组】：

调用【系统设置】-【批发价格组】中的数据。

【付款方式】：

有月结、货到付款、预付款、现款多种付款方式。

点击【保存】，保存信息。

保存后的信息能进行删除、修改。

客户子项目：

选择客户后，点击【客户子项目】。

点击【插入】，输入信息。

子项目的数据来源于【批发功能】-【客户子项目清单】，输入子项目的编号后，自动调出子项目名称。

点击【保存】，保存信息。

保存后的信息能进行删除

对应分类：

【说明】：

客户对应的类别。

选择客户后，点击【对应类别】。

输入信息，点击【保存】。

类别组自动调用【系统设置】-【客户类别组】中的数据。

类别名称调用【系统设置】-【客户类别】中数据，根据客户信息进行选择。

客户证照：

【说明】根据客户证照信息，入库时，判断客户对应的商品证照是否过期。

选择客户后，点击【修改】，输入证照信息。

客户证照中的信息调用【质量管理】-【客户证照设置】中的数据。

可输入项：

发证机关、证照号、证照效期、自定义控制类别、认证范围。

只有在修改状态下才能输入数据。

是否控制字段如果为否，自定义控制类别字段不能输入。

完成后点击【保存】。

经营范围：

【说明】当前客户经营药品范围。

选择客户后，点击【修改】，输入经营范围。

在修改状态下才能选择经营范围。

修改后点击【保存】。

设置了经营范围后，不在经营范围内的商品不能购进。

（在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数。

参数名称：

客户或供应商业务品种超经营范围的处理方式）

客户子项目清单【路径】：

批发功能-客户子项目清单

【说明】：

一个客户能同时存在多个子项目。

可以根据子项目进行销售与结算。

新增子项目：

点击【添加】，输入子项目信息。

输入完成后点击【保存】。

保存后能进行修改。

注：

客户档案中调用客户子项目。

采购：

采购入库---采购计划---订货单

采购计划：

【路径】采购入库->采购计划。

【说明】根据现有的库存量跟商品的销售情况制定采购计划

【自动生成】：

根据门店商品的上下限判断商品是否需要补货，由此自动生成的配送申请单。

【转订货单】：

将采购计划转为订货单。

（采购部需要向供应商订货所制作的订货单）

【相近商品】：

与选中商品相近的商品。

（在商品资料中设置商品的相近商品）

字段讲解:

【商品编号】、【品名】、【规格】等信息为商品基本信息，调用商品资料中数据。

【计划量】：

商品采购数量。

【在途数量】：

在送往仓库过程中的商品数量。

系统是否计算在途数量，在【系统设置】--【系统参数设置】中设置。

参数名称：

采购计划在途数量按当前仓库还是所有仓库计算。

【待出库数量】：

门店或客户已申请的商品数量。

【供应商】：

有两种生成方式按最低进价生成与按最新供应商生成。

在【系统设置】--【系统参数设置】中设置参数。

参数名称：

采购计划供应商生成方式。

没有采购过的商品默认的供应商在参数，生成采购计划时若从未采购的商品默认哪个供应商中设置。

【结算部门】：

供应商下的结算部门。

【计划进价】：

计划该商品进价，默认为上一次的进价，不做实际控制。

【库存上限】、【库存下限】：

药品库存不宜低于下限，高于上限。

（根据入库的配送周期，有一个【最高存货天数】和【最低存货天数】。

例：

阿莫西林10天卖100盒，那么每天的平均销量是10盒，的最高存货天数15天，最低存货天数7天，那么用平均的销量（分别）*上下限-库存-在途数量）。

【付款方式】：

在【供应商信息】中维护供应商时，已选择过付款方式。

在这里，选择供应商后，直接调用该供应商付款方式。

可以进行修改。

【毛利率】：

（售价金额-成本金额）/售价金额。

【采购员】：

在【商品资料】中新建资料时所选择的采购员。

注：

采购计划生成方式有手动添加采购计划和自动生成采购计划。

手动添加：

点击【添加】，输入单头信息。

业务机构：

选采购的机构。

点击【明细添加】，输入商品信息，点击【保存】。

必填项：

商品编码、品名、规格、生产企业、计划量、供应商。

在商品编码字段输入商品编码，或药品助记码，按回车。

查找出商品，自动带出品名，规格，生产企业等商品信息。

输入计划量。

重新选择供应商时，结算部门与付款方式是否改变。

在【系统设置】--【系统参数设置】中设置。

参数名称：

采购计划制单改变供应商时结算部门、付款方式是否改变。

重新选择供应商时，进价是否改变。

在【系统设置】--【系统参数设置】中设置。

参数名称：

采购计划制单时，改变供应商，进价是否改变。

待出库数量是否计算为库存。

在【系统设置】--【系统参数设置】中设置。

参数名称：

生成采购计划时待出库数量是否计算为库存。

自动生成：

【说明】：

根据仓库的上下限判断商品是否需要补货，由此自动生成的采购计划。

点击【添加】，输入单头信息。

点击【自动生成】。

输入单头信息后，才能进行自动生成。

自动生成低于库存的商品。

是否只有低于库存下限的商品进行自动生成。

选择生成方式，点击【确定】。

是否按采购员生成：

为当前操作采购员。

在【基础信息】--【商品资料】中维护采购员商品。

是否只生成供应商对应表品种：

打上勾后在下拉框中选择供应商。

请选择商品类别：

取消所有类别后，可在下拉框中选择需要生成商品的类别。

审核：

【说明】有权限的人员才能进行审核。

点击页面上的【审核通过】。

审核后，单据状态为生效。

审核通过旁的按钮

，为审核否决。

转订货单：

【说明】：

将采购计划转为订货单。

点击页面上的【转订货单】

审核后的采购计划能转为订货单。

订货单：

【路径】：

采购入库->订货单【说明】：

采购向供应商订货所制作的订单。

功能按钮说明：

【采购计划单】：

根据采购计划单号，调出采购计划。

【采购合同】：

采购与供应商签订了合同的药品。

【供应商商品】：

在当前供应商处采购过的商品。

字段讲解:

【订单单号】：

保存时自动生成。

【供应商编码】：

输入供应商编码按回车带出供应商名称。

【计划单号】：

采购计划单号。

【业务机构】：

订货的机构。

【合同类型】：

分为书面合同、口头协议、电话要货三种。

为下拉选项。

【承运方式】：

分为配送、自提、托运三种。

为拉下选项。

（托运为第三方公司进行配送）

【运输方式】：

有空运、陆运、海运等运输方式。

为下拉选项。

【商品编码】、【品名】、【规格】等信息为商品基本信息，调用商品资料中数据。

【订货数量】：

申请药品数量。

【在途数量】：

在送往仓库过程中的商品数量。

【订单进价】：

默认药品上一次的进价，能进行修改。

【本供应商最新进价】：

默认在当前供应商购进商品时上一次的进价，能进行修改。

【采购计划数量】：

采购计划中的订货数量。

【毛利率】：

（售价金额-成本金额）/售价金额。

注：

订货单有三种生成方式，由采购计划转为订货单和手动添加订货单以及调用采购合同。

手动添加：

点击【添加】，输入单头信息。

必填项：

供应商编码、供应商名称、业务机构。

在供应商编码中输入供应商编码，按回车。

自动带出供应商名称。

点击【明细添加】，添加商品信息，点击【保存】。

必填项：

商品编码、品名、规格、生产企业、订货数量。

在商品编码字段输入商品编码，或药品助记码，按回车。

查找出商品，自动带出品名，规格，生产企业等商品信息。

输入订货数量与订单进