海典操作流程.docx
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海典操作流程
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海典操作流程(总74页)
计算机信息系统操作规程
1.目的:
为了规范计算机信息系统操作管理
2.依据:
《药品经营质量管理规范》(2012年)及附录
(二)
3.范围:
计算机系统的操作使用管理
4.内容:
职责:
质管部依据各岗位的质量职责和岗位操作规程,制定或审核各岗位相关人员操作权限。
信息部设定相关人员的权限和密码。
在人员调动和调整时应锁定权限和密码。
各部门依据权限进行本部门和岗位进行操作。
并保管好自己的密码,不得相互借用,否则因此发生的越权、越岗操作行为负全责。
办公室负责各部门及岗位配置,负责人员的调配。
操作
打开计算机。
打开管理软件信息系统,输入用户名和密码。
进入对应操作界面。
首营企业审批
路径:
质量管理-首营供应商
说明:
第一次和供应商合作,要做首营供应商,审核后,才能转为正式供应商。
功能按钮说明:
【生效】:
生效首营供应商。
【作废】:
将未生效的供应商作废,作废后不能再使用。
【转供应商】:
将生效的首营供应商转为正式的供应商。
【许可证】:
有许可证号、生产范围、生产地址等信息。
根据供应商真实信息进行填写。
界面浏览:
首营供应商生成方式,是在首营供应商页面添加。
状态:
分为未审核、生效、作废三种状态,根据用户对单据的操作更改。
【填报部门】:
录入首营供应商资料的部门。
【批审日期】:
生效日期。
【转正日期】:
转为供应商的日期。
【供应商编码】:
不可输入,转为供应商时系统自动生成。
【企业类型】:
分商业单位和生产厂家两种,为下拉选项。
【采购员意见】、【采购中心意见】、【质量部经理意见】等信息,有权限的人员才能进行操作。
操作:
点击【添加】,输入首营供应商信息。
必填项:
供应商名称、企业类型、区域、采购员意见、审核员意见审核人、采购中心意见、质量部经理意见、采购经理意见。
输入完成后点击【保存】。
未审核状态的单据能修改信息。
审核:
采购—质管—质量负责人【说明】:
审核单据后,单据才会生效,需要有权限的人进行操作。
查找出需要审核的单据,点击【生效】。
审核后的单据不能再进行修改操作。
审核后,单据状态为生效。
转供应商:
【说明】:
将生效的首营供应商转为供应商。
生效后的首营供应商才能转为供应商。
已经转为正式供应商的首营供应商不能再转。
4.4首营品种4。
【路径】:
质量管理-首营品种【说明】:
第一次购进的商品,要做首营品种审批,审核后,才能转为正式商品。
功能按钮说明
【生效】:
生效首营品种。
【作废】:
将未生效的首营品种作废,作废后不能再使用。
【转商品信息】:
将首营品种转为正式的商品。
界面浏览:
首营品种生成方式,是手动录入信息。
字段讲解:
【编号】:
保存信息时系统自动生成。
【单据状态】:
分为未审核、生效、作废三种状态,根据用户对单据的操作更改。
【填报部门】:
录入首营品种资料的部门。
【商品编号】:
有两种生成方式,一种是手动输入,一种是保存信息时系统自动生成。
【品名】:
厂商所给药品的名字。
【首营品种类型】:
分为新品种、新规格、新剂型等类型。
【化学名】:
例如:
“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”,那么化学名叫“氨酚伪麻美芬片”。
操作:
点击【添加】,输入商品信息。
必填项:
供应商、品名、生产企业、质检分类、剂型、失效天数、产地、申请原因、采购部意见、采购经理意见、质量部经理意见、质量负责人。
输入完成后点击【保存】。
未审核状态的单据能修改信息。
审核:
审批完成后,点击【生效】,【说明】:
审核单据后,单据才会生效,需要有权限的人进行操作。
审核后的单据不能再进行修改操作。
审核后,单据状态为生效。
转商品信息:
入基础数据库,将生效的首营商品转为正式商品。
生效后的首营商品才能转为商品信息。
已经转为正式商品的首营商品不能再转。
注:
在没有首营商品的情况下是否能直接在商品资料中新增商品。
在【系统设置】-【系统参数设置】中设置,参数名称:
若没有首营审批表是否能新增商品或供应商。
客户资质审批表
【路径】:
质量管理-客户资质审批表
【说明】:
第一次合作的客户,要做首营客户,审核后,才能转为正式客户。
功能按钮说明
【生效】:
生效客户。
【作废】:
将未生效的客户作废,作废后不能再使用。
【转客户】:
将客户资质审批表中审核后的客户转至客户资料中。
制作:
点击【添加】,录入客户信息。
必填项:
填报日期、客户名称、客户编号。
所有信息按客户真实信息进行填写。
输入完成后点击【保存】。
未审核状态的单据能修改信息。
审核:
审核单据后,单据才会生效,需要有权限的人进行操作。
点击【生效】。
审核后的单据不能再进行修改操作。
审核后,单据状态为生效。
转客户:
点击【转客户】。
【说明】:
将客户资质审批表中审核后的客户转至客户资料中。
生效后的客户资质审批表才能转至客户档案中。
已经转为正式商品的首营商品不能再转。
基础资料:
商品资料是所有业务数据的基础【说明】:
主要用于维护商品信息,供应商信息等资料的模块。
【路径】:
基础资料->商品资料
商品资料分为基本资料、扩展信息、自定义分类、价格信息、货位设置几个模块。
点击页面上的【添加】后,才能开始添加商品。
使用查询功能查看已录入系统的商品。
【说明】:
药品的名称、生产企业、条形码等基本资料。
基本信息
必填项:
商品编号、条形码、商品名称、商品产地、商品规格、销项税率。
有过销售记录的商品不能更改商品性质。
字段讲解:
【商品编码】:
商品在系统中的标识。
在【系统设置】--【系统参数设置】中能控制商品编码长度以及是否生动生成商品编码。
【商品状态】:
分为作废和使用两种,为下拉选项。
录入至系统的商品不能进行删除,设置作废后,商品不能进行正常开展采购、销售业务等操作。
【商品性质】:
分普通商品、捆绑销售商品、联营商品三种。
为下拉选项。
默认为普通商品。
【经营方式】:
分购销、代销、联营三种,为下拉选项。
默认为购销。
【条形码】:
厂商在药品出厂时给药品设置的编码。
手动录入商品条形码或使用条码扫描器录入系统。
一个商品资料能录入多个条码,使用逗号“,”隔开。
【商品名称】:
厂商所给药品的名字。
(例如:
“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”那么在商品名称处可以填写“氨酚伪麻美芬片(白加黑)”)
【助记码】:
商品名称每一个字的第一个字母,输入商品名称后自动生成助记码。
便于用户检索商品。
【商品产地】:
商品的生产地。
【相近商品】:
当前录入药品性质相似的药品。
(输入商品编号,已逗号“,”隔开)
【标准单位】:
药品的单位,默认为盒。
【中包装量】:
商品一个中包装含有多少个标准单位。
(如:
一条安比仙有5盒,则中包装数为5。
)
【拆零属性】:
设置商品是否能拆零销售。
分不可拆零、可拆零销售、可整条销售三种。
【销项税率】:
销项税是增值税里面的一项,卖出药品需计算销项税,通常有17%、13%和0税率三种。
为下拉选项。
【采购状态】:
商品是否能采购。
分正常采购、停止采购两种方式,默认为正常采购。
停止采购后,将不能自动生成采购计划。
商品能继续销售。
不能在商品资料中修改商品采购状态,需要在【采购入库】--【停止恢复采购单】中做单据控制采购状态。
【销售状态】:
商品是否能销售。
分为正常销售与停销两种状态。
不能在商品资料中修改商品销售状态,需要在【质量管理】--【停止恢复销售单】中做单据控制销售状态。
扩展信息
【说明】:
药品的商标、批准文号、注册证号等信息。
字段讲解:
【商标】、【主要成分】、【批准文号】、【化学名称】等字段按商品信息填写。
【采购员】:
该药品由哪位采购员进行采购。
自定义分类
【说明】:
药品的分类。
按功能主治、按剂型、经营范围分类。
可以设定特定条件。
选择自定义分类后,方便于一些报表的查看,与查询药品。
带“*”号的字段为必填项。
在【系统设置】--【类别组】中设置类别是否为必填项。
价格信息
价格录入并保存后,不能修改商品价格。
只能在【价格管理】--【调整售价单】中做单据调整售价、在【价格管理】--【调进价单】中做单调整商品进价。
在存在多个价格组的情况下,可以根据不同的组,给予不同的价格。
必填项:
初始进价或最新进价、零售价。
货位设置
【说明】:
药品在仓库中的摆放位置
:
填写完商品信息后,点击【保存】。
修改商品信息点击页面上的【修改】。
功能按钮说明查看基本操作
供应商信息
【路径】:
基础资料->供应商信息
功能按钮说明:
【浏览】:
浏览所有供应商。
【明细】:
查看当前选中供应商明细。
【屏蔽作废】:
勾上该选项后,查询所有供应商时,不显示已作废的供应商。
【委托范围】:
控制供应商销售药品范围。
【经营范围】:
当前供应商经营药品范围,分为普通药品和中药饮片。
【可供品种】:
在供应商处有过购进记录的商品,自动记录至可供品种。
【结算部门对应】:
一个供应商能有多个结算部门。
【对应分类】:
供应商对应组(例如:
区域)
【供应商证照】:
根据供应商证照信息,入库时,判断供应商对应的商品证照是否过期
【链接】:
在各个模块之间进行链接,举例说明它的使用方式,当我们进入商品信息模块并查询到某个商品的信息时,通过链接功能我们可以进入其它模块以便查询到该商品入库,批发销售,调价等业务情况。
界面浏览:
字段讲解:
【编码】:
供应商在系统中标识。
有手动录入与自动生成两种方式。
(在【系统设置】--【系统参数设置】中能控制供应商编码长度。
参数名称:
供应商编码长度)
【结算部门】:
一个供应商能有多个结算部门。
(在【基础资料】-【供应商结算户清单】中维护结算部门)
【类型】:
分商业单位和生产厂家两种,为下拉选项。
【注册地址】:
供应商注册地址。
【付款方式】:
有月结、到货付款、代销等多种结款方式,为下拉选项。
【是否进货审批】:
有是和否两种选项。
选择是,在该供应商处购进药品时,需要先做进货审批单。
【地区】:
供应商所在地区。
【在途天数】:
药品配送天数。
【纳税类型】:
分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。
【应付款单元】:
结款时,是按单品,还是单据进行结款。
分按单品管理和按单据管理两种选项。
【资信天数】:
付款天数。
在规定时间内没有结完款,不能再下订单。
【信用额度】:
欠款超过输入额度,不能再下订单。
【我方采购员】:
为下拉选项。
【状态】:
分正常、作废、停止采购、停止结款四种状态。
点击【添加】,输入供应商信息。
必填项:
编码、名称、类型、付款方式、是否进货审批、纳税类型、应付款单元、我方采购员。
类型、付款方式、是否进货审批、地区、纳税类型、应付款单元、信用额度、结款卡、状态、初始创建人、创建时间字段都有初始值。
根据供应商真实信息填写。
点击【保存】。
委托范围:
【说明】:
控制供应商销售药品范围。
在页面,点击【委托范围】。
设置了委托范围后,不在委托范围内的商品不能购进。
(在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数。
参数名称:
供应商没有设置委托范围时是否控制)
点击【插入】,添加类别。
【类别组】:
自定义分类,调用商品资料自定义分类信息,为拉下选项。
(类别组在【系统设置】-【类别组】中设置)
【类别代码】:
分全部和多选两种,对应所选类别组。
(例如:
类别组为“按要货方式分类”,“按要货方式分类”有采购与自报两种方式,选择多选,可以选择其中一种,也可以全选。
类别名称在【系统设置】-【类别定义】设置)
【证照设置名称】:
不同的商品类别有不同证照。
(在【质量管理】-【供应商证照设置】中设置供应商证照)
【商品编码】:
默认为全部。
(也可以输入商品编码,按回车,录入商品,一条记录只能录入一个商品。
)
【插入】:
新增一条记录。
【删除】:
删除选中记录。
【保存】:
保存新增记录。
【取消】:
取消当前操作。
经营范围:
【说明】:
当前供应商经营药品范围。
在页面,点击【经营范围】。
在修改状态下才能选择经营范围。
(进行勾选)
修改后点击【保存】。
设置了经营范围后,不在经营范围内的商品不能购进。
(在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数。
参数名称:
客户或供应商业务品种超经营范围的处理方式)
可供品种:
【说明】:
在供应商处有过购进记录的商品,自动记录至可供品种。
结算部门对应:
【说明】:
一个供应商能有多个结算部门。
点击【结算部门对应】。
点击【插入】,添加结算户。
在结算编号处输入结算户编号,按回车,系统自动带出结算户名称。
状态:
分为正常和停用两种状态。
根据结算户信息填写。
一个供应商能有多个结算部门。
【插入】:
新增一条记录。
【删除】:
删除选中记录。
【保存】:
保存新增记录。
【取消】:
取消当前操作。
注:
结算户在【基础资料】-【供应商结算户清单】中设置。
对应分类:
【说明】:
供应商对应类别。
在供应商明细页面,点击【对应分类】。
选择分类,点击【保存】。
类别组自动调用【系统设置】-【供应商类别组】中的数据。
类别名称调用【系统设置】-【供应商类别】中数据,根据供应商情况进行选择。
供应商证照:
【说明】:
根据供应商证照信息,入库时,判断供应商对应的商品证照是否过期。
在供应商明细页面,点击【供应商证照】。
证照管理自动调用【质量管理】-【供应商证照设置】中的数据。
可输入项:
证照号、证照效期、自定义控制类别、认证范围。
只有在修改状态下才能输入数据。
是否控制字段如果为否,自定义控制类别字段不能输入。
供应商结算户清单:
【路径】:
基础资料->供应商结算户清单。
【浏览】:
查看所有结算户。
【明细】:
查看选中结算户明细。
字段讲解:
【编号】:
供应商在系统中标识。
有手动录入与自动生成两种方式,保存时自动生成。
【类型】:
分商业单位和生产厂家两种,为下拉选项。
【付款方式】:
有月结、到货付款、代销等多种结款方式,为下拉选项。
【地区】:
结算户所在地区。
【在途天数】:
药品配送天数。
【纳税类型】:
分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。
【应付款单元】:
结款时,是按单品,还是单据进行结款。
分按单品管理和按单据管理两种选项。
【资信天数】:
付款天数。
在规定时间内没有结完款,不能再下订单。
【信用额度】:
欠款超过输入额度,不能再下订单。
【我方采购员】:
为下拉选项。
客户档案
【路径】:
批发功能-客户档案
【说明】:
需要向批发商购进药品的客户。
字段讲解:
【客户编码】:
客户在系统中的标识。
有手动录入与自动生成两种方式。
(在【系统设置】--【系统参数设置】中能控制客户编码长度。
参数名称:
客户编码长度)
【客户类型】:
有批发公司、卫生院、合作医疗室、零售连锁、社会药店、医院等多种类型,为下拉选项。
【销售片区】:
为下拉选项。
【纳税类型】:
分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。
【资信天数】:
付款天数。
在规定时间内没有结完款,不能再下订单。
【信用额度】:
欠款超过输入额度,不能再下订单。
【信用控制】:
控制资信天数与信用额度字段是否生效。
【建档区域】:
默认为当前区域。
新增客户:
点击【添加】,输入客户信息。
必填项:
客户名称、客户类型、销售片区、纳税类型。
根据客户真实信息填写。
完成后点击【保存】。
部门业务员:
【说明】设置当前客户对应的部门、业务员、付款方式。
点击【部门业务员】。
点击【插入】,输入信息。
【部门】:
调用【人力资源】-【部门设置】中的数据。
【业务员】:
维护在系统中的用户。
【价格组】:
调用【系统设置】-【批发价格组】中的数据。
【付款方式】:
有月结、货到付款、预付款、现款多种付款方式。
点击【保存】,保存信息。
保存后的信息能进行删除、修改。
客户子项目:
选择客户后,点击【客户子项目】。
点击【插入】,输入信息。
子项目的数据来源于【批发功能】-【客户子项目清单】,输入子项目的编号后,自动调出子项目名称。
点击【保存】,保存信息。
保存后的信息能进行删除
对应分类:
【说明】:
客户对应的类别。
选择客户后,点击【对应类别】。
输入信息,点击【保存】。
类别组自动调用【系统设置】-【客户类别组】中的数据。
类别名称调用【系统设置】-【客户类别】中数据,根据客户信息进行选择。
客户证照:
【说明】根据客户证照信息,入库时,判断客户对应的商品证照是否过期。
选择客户后,点击【修改】,输入证照信息。
客户证照中的信息调用【质量管理】-【客户证照设置】中的数据。
可输入项:
发证机关、证照号、证照效期、自定义控制类别、认证范围。
只有在修改状态下才能输入数据。
是否控制字段如果为否,自定义控制类别字段不能输入。
完成后点击【保存】。
经营范围:
【说明】当前客户经营药品范围。
选择客户后,点击【修改】,输入经营范围。
在修改状态下才能选择经营范围。
修改后点击【保存】。
设置了经营范围后,不在经营范围内的商品不能购进。
(在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数。
参数名称:
客户或供应商业务品种超经营范围的处理方式)
客户子项目清单【路径】:
批发功能-客户子项目清单
【说明】:
一个客户能同时存在多个子项目。
可以根据子项目进行销售与结算。
新增子项目:
点击【添加】,输入子项目信息。
输入完成后点击【保存】。
保存后能进行修改。
注:
客户档案中调用客户子项目。
采购:
采购入库---采购计划---订货单
采购计划:
【路径】采购入库->采购计划。
【说明】根据现有的库存量跟商品的销售情况制定采购计划
【自动生成】:
根据门店商品的上下限判断商品是否需要补货,由此自动生成的配送申请单。
【转订货单】:
将采购计划转为订货单。
(采购部需要向供应商订货所制作的订货单)
【相近商品】:
与选中商品相近的商品。
(在商品资料中设置商品的相近商品)
字段讲解:
【商品编号】、【品名】、【规格】等信息为商品基本信息,调用商品资料中数据。
【计划量】:
商品采购数量。
【在途数量】:
在送往仓库过程中的商品数量。
系统是否计算在途数量,在【系统设置】--【系统参数设置】中设置。
参数名称:
采购计划在途数量按当前仓库还是所有仓库计算。
【待出库数量】:
门店或客户已申请的商品数量。
【供应商】:
有两种生成方式按最低进价生成与按最新供应商生成。
在【系统设置】--【系统参数设置】中设置参数。
参数名称:
采购计划供应商生成方式。
没有采购过的商品默认的供应商在参数,生成采购计划时若从未采购的商品默认哪个供应商中设置。
【结算部门】:
供应商下的结算部门。
【计划进价】:
计划该商品进价,默认为上一次的进价,不做实际控制。
【库存上限】、【库存下限】:
药品库存不宜低于下限,高于上限。
(根据入库的配送周期,有一个【最高存货天数】和【最低存货天数】。
例:
阿莫西林10天卖100盒,那么每天的平均销量是10盒,的最高存货天数15天,最低存货天数7天,那么用平均的销量(分别)*上下限-库存-在途数量)。
【付款方式】:
在【供应商信息】中维护供应商时,已选择过付款方式。
在这里,选择供应商后,直接调用该供应商付款方式。
可以进行修改。
【毛利率】:
(售价金额-成本金额)/售价金额。
【采购员】:
在【商品资料】中新建资料时所选择的采购员。
注:
采购计划生成方式有手动添加采购计划和自动生成采购计划。
手动添加:
点击【添加】,输入单头信息。
业务机构:
选采购的机构。
点击【明细添加】,输入商品信息,点击【保存】。
必填项:
商品编码、品名、规格、生产企业、计划量、供应商。
在商品编码字段输入商品编码,或药品助记码,按回车。
查找出商品,自动带出品名,规格,生产企业等商品信息。
输入计划量。
重新选择供应商时,结算部门与付款方式是否改变。
在【系统设置】--【系统参数设置】中设置。
参数名称:
采购计划制单改变供应商时结算部门、付款方式是否改变。
重新选择供应商时,进价是否改变。
在【系统设置】--【系统参数设置】中设置。
参数名称:
采购计划制单时,改变供应商,进价是否改变。
待出库数量是否计算为库存。
在【系统设置】--【系统参数设置】中设置。
参数名称:
生成采购计划时待出库数量是否计算为库存。
自动生成:
【说明】:
根据仓库的上下限判断商品是否需要补货,由此自动生成的采购计划。
点击【添加】,输入单头信息。
点击【自动生成】。
输入单头信息后,才能进行自动生成。
自动生成低于库存的商品。
是否只有低于库存下限的商品进行自动生成。
选择生成方式,点击【确定】。
是否按采购员生成:
为当前操作采购员。
在【基础信息】--【商品资料】中维护采购员商品。
是否只生成供应商对应表品种:
打上勾后在下拉框中选择供应商。
请选择商品类别:
取消所有类别后,可在下拉框中选择需要生成商品的类别。
审核:
【说明】有权限的人员才能进行审核。
点击页面上的【审核通过】。
审核后,单据状态为生效。
审核通过旁的按钮
,为审核否决。
转订货单:
【说明】:
将采购计划转为订货单。
点击页面上的【转订货单】
审核后的采购计划能转为订货单。
订货单:
【路径】:
采购入库->订货单【说明】:
采购向供应商订货所制作的订单。
功能按钮说明:
【采购计划单】:
根据采购计划单号,调出采购计划。
【采购合同】:
采购与供应商签订了合同的药品。
【供应商商品】:
在当前供应商处采购过的商品。
字段讲解:
【订单单号】:
保存时自动生成。
【供应商编码】:
输入供应商编码按回车带出供应商名称。
【计划单号】:
采购计划单号。
【业务机构】:
订货的机构。
【合同类型】:
分为书面合同、口头协议、电话要货三种。
为下拉选项。
【承运方式】:
分为配送、自提、托运三种。
为拉下选项。
(托运为第三方公司进行配送)
【运输方式】:
有空运、陆运、海运等运输方式。
为下拉选项。
【商品编码】、【品名】、【规格】等信息为商品基本信息,调用商品资料中数据。
【订货数量】:
申请药品数量。
【在途数量】:
在送往仓库过程中的商品数量。
【订单进价】:
默认药品上一次的进价,能进行修改。
【本供应商最新进价】:
默认在当前供应商购进商品时上一次的进价,能进行修改。
【采购计划数量】:
采购计划中的订货数量。
【毛利率】:
(售价金额-成本金额)/售价金额。
注:
订货单有三种生成方式,由采购计划转为订货单和手动添加订货单以及调用采购合同。
手动添加:
点击【添加】,输入单头信息。
必填项:
供应商编码、供应商名称、业务机构。
在供应商编码中输入供应商编码,按回车。
自动带出供应商名称。
点击【明细添加】,添加商品信息,点击【保存】。
必填项:
商品编码、品名、规格、生产企业、订货数量。
在商品编码字段输入商品编码,或药品助记码,按回车。
查找出商品,自动带出品名,规格,生产企业等商品信息。
输入订货数量与订单进