会议管理办法.docx

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会议管理办法

公司会议管理办法

第一条目的

为了规范公司的会议召开程序，确保会议的高质量、高效率，帮助相关部门集思广益、促进沟通、统一思想、协调步调，实现科学决策，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各级、各类会议的组织与管理。

第三条会议分类

本办法所指的公司会议包括股东会会议、董事会会议、总经理办公会议、公司例

会、部门或分支机构例会、年会、半年会、全员会议和其他专题会议、座谈会、客户恳谈会、新闻发布会、论坛及公司主办、承办或联合主办承办的外部会议。

1、股东会会议和董事会会议

1.1股东会会议和董事会会议的召开、时间、主持、参加人员及讨论决定的事项主要根据《公司法》和公司《章程》决定。

1.2股东会会议和董事会会议的组织筹备工作由董事会秘书牵头，办公室协助和组织，并负责各项会务事项。

1.3股东会会议和董事会会议通过的决议或会议纪要由董事会秘书起草，其中决议须报董事长审核并由各与会的股东或董事签字，会议纪要应由董事长审核签字，最后作为公司纪要文件由董事会秘书妥善保管。

1.4董事会秘书应根据已确定的股东会会议和董事会会议时间和地点，拟定会议议题，准备相关资料，编列会议预算，并根据公司章程的规定提前发给各位与会人员。

2、年度工作会议

2.1年度工作会议的主要任务是对上年度工作进行全面总结，落实董事会会议决议，研究决定和部署下一年度的发展计划，表彰先进，宣布调整和任免人事事项，研究和颁布出台重要决定、政策和举措等。

2.2年度工作会议由董事长主持，由总经理作全年工作报告。

2.3参加人员为公司领导，各中心、部门、分支机构负责人、管理人员及其他相

关人员。

根据需要并由总经理办公会议决定也可以指定与会人员或邀请外部嘉宾出席。

董事会成员、监事会成员、董事会秘书、顾问委员会的成员根据需要可以列席会议。

2.4会议定于每年元月底前召开，会期、地点由总经理办公会议确定。

2.3年度会议设立会务组，由分管副总或办公室主任担任组长，根据需要从各中心、部门抽调相关人员，具体负责会议的议事议程安排及各项会务的组织和服务。

2.6办公室应根据年度会议确定的时间、期限、地点、出席人数详细编列会议预

算，报总经理办公会议审定，并严格按照批准的预算和标准等安排各项会议支出。

2.7年度会议由会务组成员记录，会后形成会议纪要，印发与会部门及人员。

3、半年度工作会议

3.1半年度会议的主要任务是总结上半年来公司经营管理的基本情况和执行董事会决议与年度计划的情况，调整年度计划，研究和部署下半年的工作。

3.2半年度会议由总经理主持，可以采取集中会议或视频、电话会议等形式。

采

取集中会议形式的，参加会议的人员为各部门、各分支机构的负责人。

会议地点由总经理办公会议确定。

3.3半年工作会议应于每年7月20日前召开。

3.4半年工作会议的筹备由办公室组织和服务。

4、全员会议

4.1全员会议的主要任务是传达和学习公司重要文件、重大决定，部署全员性的专项工作，组织员工进行思想交流，通报表彰等。

4.2由董事长或总经理主持召开，一般采取现场集中会议与视频、电话会议相结合的方式进行，全员参加。

4.3全员会议为不定期会议，由董事长决定召集时间，但原则上每年不少于一次。

5、总经理办公会议

5.1总经理办公会议主要任务是传达、贯彻落实董事会的决议，议定公司各项重大经营决策和重大经营活动的实施方案，研究决定紧急事项的应急处理方案，研究确定一段时期的工作重点和重点事项等。

5.2总经理办公会由总经理或总经理指定的副总主持，总经理办公会的参加人员

为总经理、副总经理、中心负责人、财务负责人；总经理可以邀请董事长、董事会成员、监事会成员、董事会秘书、顾问委员会的成员根据需要列席会议。

根据会议议题可通知相关人员列席。

5.3总经理办公会原则上每月最少召开一次，有下列情形须随时召开：

董事长提

出时；总经理认为必要时；重要经营事项需立即决定时；突发事件发生需要处理时。

一般由总经理提议召开，或由副总、总经理助理提议，由总经理决定召开。

5.4总经理办公会由办公室进行会议记录并及时整理出会议纪要，报总经理审核

后按规定发送和存档。

6、公司例会

6.1公司例会是加强日常管理和提高执行力的重要手段。

公司例会的主要任务是及时沟通情况，听取各部门负责人汇报工作，总结前一阶段工作的主要成绩和存在的问题，进一步提出改进措施，部署下一阶段工作等。

6.2公司例会由总经理或总经理委托其他公司领导主持，参加人员为各部门负责

人以上人员，总经理可以邀请董事长参加，根据需要会议主持人可以指定其他人员参加会议。

6.3公司例会每周召开一次，具体时间为每周六下午。

每位负责人汇报工作都应言简意赅、突出重点，时间不超过10分钟，会议总用时应控制在两小时以内。

6.4公司例会由办公室负责记录并形成会议纪要，需要时报会议主持人审核签字

后印发。

7、部门和分支机构例会

7.1部门和分支机构例会的主要任务是传达落实公司有关决议和决定，研究讨论本部门或分支机构的工作，检查近期工作落实情况，研究工作中产生的问题，制定有关工作计划等。

7.2部门例会原则上一周召开一次，具体时间为每周五下午或周六上午，会议总

用时控制在一小时以内。

7.3由各中心、部门或分支机构负责人主持。

并由专人负责记录，形成会议

记录在中心、部门或分支机构存档，并作为健全日常管理的一项内容。

8、专题工作会议

8.1专题工作会议主要任务是就公司经营、管理中的重要专项问题，国家颁布新的政策法规或者董事会、顾问委员会提出的议题进行研究，制定对策。

8.2目前公司专题会议主要以经营分析、质量、安全、技术三项内容为主，质量、安全会议原则上每月召开一次专题会议，技术专题会议视需要决定召开。

8.3专题工作会议由公司领导或主办部门负责人召集和主持。

参加人员主要是与该专项问题有关人员，由会议主持人确定参加人员。

8.4专题工作会议召开前，主办部门应将相关议题及其相关材料提前分发给与会

人员，所有与会人员均应充分做好准备。

紧急情况下，主持人可以临时召集会议。

专题工作会会议由主办部门负责记录，并呈报董事长、总经理和分管领导。

9、专题培训会议

9.1专题培训会议针对全体或某一部分员工进行业务方面或其他方面的专题培训。

9.2专题培训会议应坚持统筹规划、按计划进行的原则，由人力资源部统一组织。

人力资源部年初应制订全年员工培训计划，并报总经理办公会议批准实施。

除少数临时增加的议题外，所有培训议题均应是列入培训计划中的议题。

9.3在某些情况下需要临时列入培训的议题，应由相关部门向人力资源部提出申

请，并附上主讲人、主讲材料、培训时间等资料，经人力资源部审核后报总经理办公会议批准后方可进行。

9.4专题培训会议的主讲人、主讲材料、时间等均应事先经过审核，按照专业化、

精品化、注重实效性的原则选择主讲人，宣讲材料应通俗易懂符合培训规范，时间应控制在2小时内。

没有通过审核的，不得实施培训。

9.5专题培训会议后，人力资源中心应向与会人员进行满意度调查，具体可以采

取问卷或口头调查的形式，对培训效果进行测评，作为未来改进培训工作的依据。

第四条会议管理

1、行政中心是会议管理的主要职能部门，负责公司会议的规划、审核立项、公司主要会议的筹备及其他会议的服务支持和协调。

会议应本着计划、精简、高效的原则进行组织，应有明确的主题、议程，会议结束后一般应形成会议决议或会议纪要。

2、公司级会议（有公司领导参加或主持的会议）均应为公司制度规定或列入年初会议计划中。

行政中心负责拟定全年会议计划，列明会议类型、时间、参加人员、地点、预算等，报总裁办公会议批准。

原则上专题培训会议、座谈会、论坛等均应列入计划，不定期或临时需要召开的会议按照程序审批后召开。

3、使用公司会议室要预约登记，注明开会时间、人数及会议服务要求。

制度规定的会议或列入计划的会议在召开三天前由主办部门到办公室登记，临时性的会议主办部门提前一天到办公室登记。

4、会前准备

4.1参加人员：

需要通知参加会议的人员，主要包括四类。

（1）对会议目标负有主要或直接责任者。

（2）对会议议题有绝对决定权力者。

（3）会后行动的直接执行者。

（4）对会议议题有专门知识或经验者。

（5）应参加会议人员因特殊原因不能到会，须经会议主持人批准，并由主持人决定是否由相关人员代为参加，严禁无故旷会、代会。

严禁无故早退，会议期间如有特殊情况确需早退者，须经主持人批准。

4.2会议议程安排：

议程由主办单位拟定，主要包括会议内容、讨论事项、达到目的、其他要求等。

（1）重要议题安排在会议前布置，保证与会者有备而来。

（2）明确或控制会议中各议题的时长，防止时间失控。

（3）控制议题数量，保证议而有决；注意引导、归纳、提升会议议题。

。

（4）需发放的资料应提早分发，让与会者在会议正式开始前可以明确会议内容、准备自己的看法，减少会中宣读、阅读、演讲的时间耽搁。

4.3会场布置：

会场布置工作主要包括会场空间、座位、条幅标语、音响、投影、照明、通风等的安排和布置，具体要求如下。

（1）会场空间应便于与会人员进出。

（2）座位应有利于主要与会人员的视野通畅、便于相互交流、便于记录和阅读。

（3）会议必须的设备应有质量保证，并应进行会前检查。

（4）会场一般应设“禁止抽烟”、“请勿喧哗”等警示牌，保证会议环境。

4.4会议通知

（1）通知的拟定和要素：

参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求，并应注明经办联系人、电话号码、职务以及所在单位和盖章等。

（2）通知书上文字应简洁明了、全面周到，用电话等形式的会议通知应准备底稿。

（3）无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚。

（4）为保证与会人员按时到会，可采用预先通知和正式通知两步进行；对参会的关键人员应当面通知或再次核实能否按时到会。

（5）对于重要会议进行预先通知后，应监督准备情况，保证开会时各方面均准备到位。

4.5会议纪律

（1）与会人员进入会场后，按顺序就座，遵守会场纪律，不得喧哗，不得交头接耳，严禁吸烟。

（2）会议期间，与会人员佩带的手机应关闭或调至静音位置。

（3）注意保守机密，严禁随意宣扬会议内容、决议内容

5、会中管理

5.1人员签到

（1）会议主办部门或办公室应提前在会场入口处准备好《会议签到登记簿》，

与会人员进入会场，应签到。

（可采取工作人员代签方式：

按名册“√”表示到会，“×”表示缺席，“O”表示请假等）

（2）签到完成后，工作人员应尽快统计出应到、实到人数，未到人员，交大会主持人。

会后将会议签到登记簿报主持人审核签字后移送人力资源部备作考勤。

无故旷会或迟到早退的视同旷工迟到早退。

5.2会场服务

（1）引导座位：

工作人员按事前安排的座位，引导与会人员尽快就坐，特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置。

（2）分发会议文件、材料：

重要文件可发到个人或主要负责人手里，可事先认领签收，也可会场提前认领签收。

（3）内外联系、传递信息：

对大会进行中领导对外要办的事项，外来人员电话重要日程安排布置等的办理，外来记者等接待陪同等事项。

（4）维护会场秩序：

保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生，减少会议中的走动。

（5）处理会中临时事项：

承办主要领导或重要与会人员交办的急事。

（6）其他服务：

对会中一般需用物品应有余量准备，以应付个别需求。

保持会场通风、采光和卫生。

5.3会议进程管理

（1）主持人应熟悉会议议程、议题、目的和会议精神等。

（2）尤其主持人和主讲人应按时到位，在开会前10分钟由主持人清点人数，按时开会。

（3）要注意基层与会人员的想法、看法。

（4）主持人应集中与会者的意见后做总结，引导围绕中心畅所欲言，避免争执和人身攻击。

（5）讨论前应明确讨论的议题，要及时纠偏和引导；一般情况下不改变议程安排。

（6）主要研讨的议题一般应放在大会前半部分时间；当议论达到预期目的时，应及时小结并引导转换议题。

（7）减少中途退席，特别是主要与会人员退席的发生。

（8）科学安排议程，注意中间休息和节奏安排；连续2～3小时以上的会议应安排中间休息，一般为10分钟。

5.4会议记录

行政办公室应派专人对会议内容予以详细记录，具体包括会议名称、时间、地点、出席人员情况、会议组织情况、主持人等，重点要做好会议议题、讨论发言情况、所形成的决议等内容的记录。

6、会后工作

6.1行政办公室的会后工作

（1）督促参会行政人员及时整理会议记录，形成会议纪要、决议等结论性文件，并分发存档。

（2）按会议纪要和决议内容，督促相关部门和人员逐项落实会议决策，以期达到召开会议的预期目的。

6.2凡会议议定事项涉及到的部门，部门负责人要认真组织落实，承担相应责任，并注意向主管领导汇报落实情况

6.3会议主持人员

会议主持人员应及时对会议的主持情况进行总结，不断提高主持会议的能力。

第五条附则

1、本制度由综合管理部负责解释。

2、本制度由发布之日起开始执行。

附件：

会议管理流程

会议通知单

会议审批表

会议室使用申请表

附相关学习材料：

1、会议纪要样稿（公司使用）

2、会议记录样稿（部门使用）

3、会议记录学习材料（课件）

会议管理流程

部分会议及内容

分类

会议名称

会议议题安排

召开周期

（时间）

参加部门

和人员

股东会

股东会

决定公司经营方针和投资方向，审议报告

按章程规定

董事会

董事常务会

研究公司重大事项、决策、人员任免等

按章程规定

董事办公会

部署、研讨公司重大工作事项；研究、布置董事会工作及人员任免

按章程规定

事务性会议

公司事务性会议

半年、年工作会，全员会议，主要领导参加，董事长、总经理等主要领导主持，总结工作、布置工作、表彰先进

定期召开

总经理办公会

研究、布置公司行政工作，讨论重大问题

每月一次或需要召开时

例会

公司定期的例会

及时沟通情况，听取各部门负责人汇报工作，总结前一阶段工作的主要成绩和存在的问题，进一步提出改进措施，部署下一阶段工作

每周六下午

部门工作例会

传达落实公司有关决议和决定，研究讨论本部门或分支机构的工作，检查近期工作落实情况，研究工作中产生的问题，制定有关工作计划等。

每周五下午或周六上午

班组班前例会

总结、布置工作和安全，布置后一天和总结前一天工作任务和安全生产情况，指出存在问题、注意事项、好人好事、上级有关通知要求等

专题

会议

公司经营分析会

汇报公司日常经营进展情况、各项指标完成情况、存在的主要问题，并提出改进措施等；董事长、总经理、经营负责人提出

需要召开时

质量分析会

汇报、总结公司在生产、设计、工艺、服务、以及管理工作中的质量情况、存在的问题，并研究改进措施和办法；董事长、总经理、技术或质量负责人等提出

每月一次或

需要召开时

安全工作会

汇报、总结公司在安全作业与管理、治安、消防、行车等情况，分析发生事故原因，检查事故防患措施；董事长、总经理、技术或生产负责人等提出

每月一次或

需要召开时

专业技术工作会

专业设计、工程技术中存在的主要技术问题专题研讨，新技术、新规范、新标准的采用情况，专利利用及改进情况，专业技术研讨、专业培训、员工技术考核等；董事长、总经理、技术或质量负责人等提出

需要召开时

专题培训会

全体或某一部分员工进行业务方面或其他方面的专题培训

需要召开时

临时性会议

需要召开时

会议审批表

年月日

会议名称

主持人

会议时间

会议地点

参会人员

议题及事项

预算及依据

申报部门：

签字：

审核部门：

签字：

领导批示：

签字：

备注：

不定期或临时需要召开的会议按照程序审批后召开。

会议室使用申请表

名称（主题）

使用用途

□会议□接待□其他

出席人员

内部:

外部:

使用时间

投影仪

□需要□不需要

茶水类型

□茶水□饮料□纯净水

其他要求

审批

部门

负责人

申请人

备注:

本表为各部门使用会议室时申请用,会议前1-3天提出，由行政中心负责人批准。

年月日

会议通知单

名称（主题）

主持人

参加人员

技术中心：

孟凡波、刘俊良、朱瑞、何大权、王建平、穆玉杰

经营中心：

王志强、杨海、王云阳、刘树盛

生产中心：

李洪海、刘其正、宫立辉、冯尚柱

营销中心：

董吉海、苏占品、周益博

行政中心：

周微微、丁秀艳、王振涛

财务部：

金国义、刘丽

外部人员：

合计人数：

人

会议议题

会前准备：

□需要□不需要

会议级别

□公司□部门□专题

开会时间

茶水类型

□茶水□饮料□纯净水

投影仪

□需要□不需要

其他要求

审批

部门

负责人

申请人

备注:

本表为行政中心会议通知使用,会议前由召集部门申请，经公司领导批准后，由行政中心通知。

2010年年度工作会议纪要

（居中,宋体2号字）

2011年1月15日，公司在二楼会议室召开2010年度工作会议，会议由XX主持，出席会议的XX、XXX、XXX领导，技术中心、经营中心等部门管理人员。

现将会议纪要如下：

一、2010年度工作总结回顾……。

二、2011年工作布置……。

三、讨论增购设备问题。

会议决定，为提高生产能力，将增购一台专用设备雕刻机。

会议要求，技术中心要抓紧设备的选型及采购、安装，要制定管理办法确保专用设备、登录信息的安全；财务部要做好经费预算；办公室要督办落实此项工作。

结束语……。

（仿宋3号字,行距视情况设置固定值25-28均可）

二○一一年二月二十日

（主题诩黑体小3号字,主题诩内容宋体小3号字）

主题词：

年度工作会议会议纪要

报送:

XX人等（仿宋3号字）

抄送:

XX部门等共印8份（存档1份）

哈尔滨华拓金属结构有限公司办公室2011年2月20日印发

会议记录表

单位：

编号：

会议名称

主持人

出席人员

会议时间

会议地点

列席人员

记录签字

缺席人员

审阅签字

主要议题：

1、

2、

发言内容：

1、

2、

决定事项：

1、

2、

散会。

抄送：

XXX本记录共页

××办公会议记录

会议名称：

会议时间：

会议地点：

主持人：

出席人员：

列席人员：

缺席人员：

一、主要议题：

1、

2、

二、发言内容：

1、

2、

三、决定事项：

1、

2、

散会。

记录人签字：

审阅签字：

抄送：

XXX本记录共页