人文学院档案管理办法正式版.docx

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人文学院档案管理办法正式版

人文学院档案管理办法正式版

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人文学院档案管理办法正式版

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此管理规范资料适用于团体或社会组织中，需共同遵守的办事规程或行动准则并要求其成员共同遵守，不同的行业不同的部门不同的岗位都有其具体的做事规则，目的是使各项工作按计划按要求达到预计目标。

文档可以直接使用，也可根据实际需要修订后使用。

　　人文学院档案管理办法

　　总则

　　第一条为了加强我校档案工作，提高各类档案的管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，为社会服务。

根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《上海市档案条例》、《高等学校档案管理办法》（27号令）、《上海市民办普通高等学校档案管理办法》，结合学校的实际，特制定本办法。

　　第二条学校档案是指在办学过程中师生员工从事教学、科研和学校管理等各项活动所形成的有保存价值的各种载体形式的文件材料。

　　第三条学校档案工作是办好学校的基础工作之一，是我校各项工作的组成部分，是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要事业。

学校应把档案工作纳入事业发展规划、工作计划，制订有关管理制度，列入有关人员的工作职责和考核范围，并提供条件，落实责任，严格督查，保障档案工作有效开展。

　　管理体制与职责

　　第四条学校由一位校长分管档案工作，各院部、处、室、中心、馆等部门应当由一位负责人分管本部门的档案工作，并确定兼职档案人员具体负责本部门档案材料的收集、整理和归档工作。

　　第五条学校档案室是主管全校档案工作的职能部门，负责保管和提供利用学校档案，并指导学校各部门档案材料的管理，对所属机构档案工作进行监督和指导。

　　学校档案室履行以下工作职责：

（一）宣传和贯彻执行党和国家关于档案工作的法律、法规、方针、政策，规划学校的档案工作。

（二）建立健全并组织实施学校档案工作的规章制度。

　　（三）指导学校各部门档案材料的收集、整理、归档工作和学校所属机构的档案工作。

　　（四）对各类档案进行接收、整理、保管、鉴定、统计，确保档案的完整和安全。

　　（五）负责档案提供利用及相关的服务工作，配合学校中心任务积极开展档案编研工作。

　　（六）运用先进技术和手段加强档案现代化管理。

　　（七）组织学校专兼职档案人员的业务培训，开展档案学术研究。

　　（八）完成校领导交办的其他任务。

　　第七条学校各部门档案人员，要配合校档案室宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策、规定及本校的档案工作规章;实施学校档案工作计划、规划;负责本部门形成的档案材料的收集积累，整理、立卷和向校档案室移交档案等工作。

　　档案材料管理

　　第八条学校各部门和个人在从事党群、行政、教学、科研、设备、外事、财务等活动中形成的各种载体的文件材料，必须向本部门兼职档案人员移交，经本部门领导审核认定后，对应归档的文件材料进行整理并交学校档案室归档。

任何部门和个人不得将属于学校归档范围的材料据为己有。

　　第九条学校的各类档案材料应当由形成或承办部门收集齐全，并按照档案材料的形成规律进行系统整理。

　　第十条学校档案材料的归档范围

　　党政档案

　　主要内容包括党政、工会、团委、妇联等组织的各种会议文件、会议记录和纪要，党政部门的工作计划、规划、方案、汇报、总结、领导讲话、会议纪要、规则章程、统计报表等，特别是全局性、综合性的文件材料及上级来文中针对学校的指令性、指导性的文件。

（二）学生档案

　　主要内容包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登

　　计表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

　　（三）教学档案

　　主要内容包括综合管理、学科与实训室建设、招生、学籍管理、课堂教育与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面反映教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的文件材料，特别是教学实践各环节活动中形成的不同载体的文件材料。

　　（四）科研档案

　　主要内容包括综合管理、科研准备、科研成果、总结鉴定、申报奖励等方面活动中形成的文件材料。

重点是本校承担的科研项目，特别是研究阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

　　（五）设备档案

　　主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料，开箱验收、安装调试、运行维修随机图样等文件材料，特别是价值50万元以上的仪器设备项目各环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机技术文件。

　　（六）外事档案

　　主要内容包括综合管理材料，本校人员出国（境）与外籍和港澳台专家教师来校在任教、讲学、进修、访问、考察，参加国际会议、国际合作，特别是重大的涉外和国际合作项目等活动中形成的不同载体的文件材料。

　　（七）财会档案

　　主要内容包括综合管理文件、会计帐簿、会计报表、工资注册等。

　　第十一条学校文件材料的归档时间

（一）党、政部门和能按年度归档的部门，在每年6月底以前完成上一年度各种载体文件材料的归档工作。

（二）教学部门产生的文件材料在次学年寒假前归档。

　　（三）科研项目文件材料在科研项目完成后及时归档。

　　（四）设备仪器文件材料在开箱验收登记后及时归档。

　　（五）财务档案在会计年度终了一年后归档。

　　第十二条学校有关部门在组织科研、贵重仪器设备等项目验收、鉴定时，应当通知学校档案室参加，对应归档文件材料进行检查验收，并指导监督有关部门按时做好文件材料的归档工作。

凡未经档案人员验收或验收不合格的，或者项目承办部门不按归档将文件材料归档的，项目不予验收、鉴定，不予上报成果、评奖，设备不得进行固定资产登记及财务报销。

　　第十三条归档文件材料应当内容完整、书写工整（蓝黑墨水书写），声像清晰、材质优良、格式规范、整理有序，符合有关技术标准和业务规范要求。

　　第十四条文件材料移交归档时，归档部门与档案室应当严格办理交接手续。

　　档案管理

　　第十五条档案室应当对保管的档案进行分类、编号、上架排列、编制检索工具。

　　第十六条学校应当设置专用的档案库房，配备温湿度调控设施，加强档案防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防有害生物等的安全防护工作。

　　第十七条档案室用房应当符合国家有关规定，力求做到库房、阅档室、办公室三分开。

　　第十八条学校应当成立档案鉴定工作小组，对超过保管期限的档案及时进行鉴定，对确无继续保存价值的档案经学校主管领导批准后销毁。

　　第十九条学校档案室应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，并编制档案工作统计报表。

　　第二十条学校应当积极推进档案室现代化管理，建立档案信息管理系统，逐步实现档案数字化和网络化管理。

　　第二十一条学习档案室应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为学校领导、有关部门以及各项工作提供及时、有效的服务。

　　第二十二条查阅利用本校档案必须遵循下列规定：

（一）本校人员查阅本人所形成的档案或其他非密级档案时，办理查阅登记手续后，即可查阅。

（二）本校人员查阅其他部门的档案，须经校办主任或档案形成部门领导同意。

　　（三）本校人员查阅其他保密档案，须经定密单位和校办主任同意，方可查阅。

　　（四）校外人员前来查阅档案均需持单位介绍信。

查阅某些文书档案和要求出具证明材料者，须持基层党委以上党组织开具的介绍信，方可查阅和出具证明。

　　（五）外国组织或个人利用本校已经开放的档案，应经市有关主管部门介绍和校办主任同意。

　　（六）利用者要求复印档案等由学校档案室负责办理，并按规定收费。

　　第五章奖励和处罚

　　第二十三条学校应当加强对档案工作的检查考核工作，切实将文件材料归档和档案管理工作作为学校对各部门进行总结、考核、评估的重要内容，对工作成绩突出的部门和人员给予表彰和奖励。

　　第二十四条学校档案管理中凡发现违反规定拒绝向档案室移交应当归档的文件材料，涂改、伪造和擅自赠送、出售档案或者泄露档案内容，以及其他档案违法行为，由学校和有关主管部门依法追究当事人的责任。

　　第六章附则

　　第二十五条本办法自发布之日起执行。

　　篇2：

交通施工企业安全生产档案管理制度

　　交通施工企业安全生产档案管理制度

　　本公司档案室保存的档案，主要供本公司使用。

　　如其它部门或个人查阅时，须经档案室负责人或档案形成部门领导同意，并仅限于室内阅览。

　　凡因特殊需要，经批准同意借出的档案，外借时间一般为三周左右，到期仍需继续利用，须办理续借手续。

　　借出的档案不得转借他人，不得随意涂改、圈划、眉批，不得拆卷，不得增删档案内容或污损档案。

　　凡外单位或个人查阅档案，须持单位正式介绍信，写明查档目的。

安全、公安部门查阅有关档案，须经公司领导批转。

　　凡复制、摘录档案，须经档案室负责同志。

利用档案的单位和个人未经上级主管部门或档案室同意，不得擅自公布档案内容。

　　借阅档案须办理借阅登记手续，并确保档案的完整与安全。

　　电话查询档案，只限于一般问题的咨询。

　　档案的储存必须规范、分门别类，标识明确，便于查询。

　　篇3：

长沙市总工会机关档案管理制度

　　长沙市总工会机关档案管理制度

（一）立卷归档范围

　　1、具在查考利用价值的，能反映市总工会职能活动的各类文件、会议材料、会议记录、声像、统计报表、调研报告等;

　　2、重要的来信来访材料等;

　　3、市总工会财务和机关财务的各种帐簿、凭证、报表;

　　4、总工会编印的各类刊物（包括反映各项活动的定期或临时出版的刊物、汇编、简报）和史志等资料;

　　5、市总工会固定资产原始凭证，包括各种文件、图纸、说明书等;

　　6、反映工会工作和开展活动情况的照片、录音带、录像带及辅以文字说明的文字材料等;

　　7、市总工会干部任免、调配培训、聘任、干部职工花名册、工资转移等。

（二）归档时间和要求

　　1、各部门、各产业工会要做好各种文件、资料的收集立卷工作，于第二年六月份以前将整理装订好的案卷移交档案室。

　　2、归档的案卷必须达到质量要求，做到：

（1）文件收集齐全;

（2）立卷要保持文件之间的历史联系;

　　（3）准确划定案卷的保管期限;

　　（4）按照规定进行编目和排列。

　　（三）档案利用要求

　　1、机关档案员要熟悉所藏档案情况，了解各部门、产业工会的职能和分工，根据需要提供档案资料，为领导服务，为机关服务，为基层工会服务。

　　2、机关档案员根据需要编制案卷目录、文件级目录、字号索引等检索工具，并科学、系统地排放。

　　3、搞好案卷利用登记，注明内容、所查案卷的年代及利用目的。

在利用档案结束后，由利用者如实填写《档案利用效果登记表》。

　　4、市总工会工作人员利用档案，原则上在阅文室查阅，需要借出的应办理借阅手续。

外单位查阅档案需持介绍信，但档案一律不外借。

阅卷时不得勾划、批注、涂改或污损。

　　5、机关档案室要开展档案史料的编研工作，配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、发文汇集和专题文件汇集等。

　　（四）机关档案保管办法

　　1、设置档案专用库房和档案柜。

定时测量库房内温湿度并做好记录。

定期检查案卷，发现虫霉现象及时处理。

档案室配备消防器材，安装防盗设施，并按设备要求定期检查、更换。

　　2、档案室建立全宗卷，以积累存储机关案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

全宗卷单独整理保存。

　　3、每月对档案保管状况进行全面检查，做好检查记录，发现问题及时报告并采取有效措施加以解决。

——此位置可填写公司或团队名字——