采购工作流程.docx

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采购工作流程

原料采购工作流程

1、基本流程图

2、提出采购计划：

仓管员根据《XXX原料入库日报表》、《原料上料报表》作《XXXX原辅材料收支存日报表》、《XXXX专用材料收支存日报表》。

采购员根据收货与领出情况，掌握原料的当日收货及当日耗用量，了解各种原料的月使用量，从而与供应商（或物流处）进行沟通并安排到货。

主要注意事项为：

2.1了解生技部的生产变化及生产计划安排，及时的备货。

2.2了解原料的市场行情、国家政策、供应商生产情况、可替代库存量等情况，从而决定采购原料的多少，其中PVC为集团公司物流处统一采购。

2.3采购部既应参考同品种可换用原料的库存，还应参考生技部最近一周的生产变化情况及最近的生产计划安排，保证供应商有充足的时间进行二次发货，提前与供应商进行沟通，以保障正常生产供应。

2.4采购部每日向公司领导、管道生技部主管领导通过OA提供《XXXX用材料收支存日报表》。

2.5采购员需根据近段时间PVC的质量及车间实际使用情况对到货数量进行调整，并及时联系物流处予以解决。

3、采购：

PVC为集团物流处统一采购，当原料报表中的预计可用天数小于等于5时（不同厂家的天数可以不同），采购员将以电话的形式通知物流处进行备料，采购员应提前与物流处进行沟通，以保障正常供应。

其他辅料主要分为两种形式：

价格协议合同和单批合同

3.1价格协议合同：

主要为与原料供应商在月初时就协商好价格，在需要到货时，采购员以订单或电话形式向供应商协商好到货的日期、数量等问题。

主要分为以下几步：

3.1.1当日报表中的可用库存少于一周时，采购员此时需要考虑采购的计划。

3.1.2填写《XXXX原料订购单》或《XXXX订购单》，并与厂家销售人员协商具体到货日期。

3.1.3经部门经理确定后，将订单以传真形式传给供应商，并密切关注到货情况。

3.2单批合同采购：

主要为用量较少的辅料或一些临时采购的原、辅料，由于用量较少，价格随时产生变化，每次订料时均要做合同，主要分为以下几步：

3.2.1采购员通过多方询价（兄弟公司的采购价格和多家供应商的供货价格），充分了解市场行情。

3.2.2根据自己了解的情况，与供应商协商好价格，报部门负责人确认。

3.2.3通知供应商拟定合同，并以传真的形式发过来，采购员需认真审核合同内容。

3.2.3.1价格、数量、金额是否正确，大小写是否一致。

3.2.3.2合同条款中是否有含有歧义和对我公司不利的条款。

3.2.3.3交货的时间，地点是否清楚，违约责任是否明确，是否不利于公司。

3.2.3采购员填写《请购单》，把相关比价信息，上次采购价格等信息写清楚，方便领导审批；

3.2.4采购员填写《公章使用审核表》，分别找部门经理、总经理进行签字，同时汇报此次合同的有关内容。

3.2.5盖章后，将此次合同以传真的形式回传厂家。

并对到货情况进行跟踪。

3.2.6对于款到发货的原料，及时根据公司的用款程序办理汇款，并对汇款情况进行跟踪。

4、检验：

4.1采购员应积极的与质管部原料测试组进行沟通，了解原料最近到货的指标有无变化，质量有无下降的趋势等，及时的与厂家进行沟通，使原料处在一个稳定的状态。

4.2原料在进厂检验不合格（质管部抽检和复检），采购部需将原料的基本情况通报给厂家或物流处，必要时将《XXXX原材料分析结果报表》传真至厂家或物流处，并协商解决的办法。

4.3质管部必须对不合格批次的原料进行留样（特别是双休日和节假日），以待厂家需要时提供。

4.4采购部同时密切关注此种不合格原料的库存情况，若库存较小，则必须通知厂家或物流处在规定的时间内将合理数量的原料送达公司仓库，并同时关注到货的情况。

4.5若库存较少，则及时的通知生技部对可代换原料做好换料准备，以防措手不及。

若原料在进厂检验中合格，而在使用过程中发现不合格，采购部应立即将此批原料进行封存。

同时，将基本情况电话通报给厂家，并协商解决具体的办法，具体参照《退货基本流程》。

5、不合格产品处理：

5.1退货：

作业流程示意图如下：

5.1.1即时退货处理：

5.1.1.1若原料在司机未离开公司时发现不合格，仓管员应立即上报采购员进行处理。

采购员立即联系厂家或物流处，若该运输车辆可以装货离开，则要求厂家立即发传真（包括司机姓名、车牌号、联系方式、退货数量等）。

5.1.1.2仓管员组织人员为其装货，装货完毕后开具《发货清单》，且按照10元/吨向司机收取装卸费，并为其开具收款证明，给运输车辆按规定办理出厂手续。

5.1.1.3仓管员在当日《XXXX原料入库日报表》中表示一正一负两笔收货，且在正的收货一行“备注”栏中注明“检验不合格”字样，在负的收货一行“备注”栏中注明“退货”字样。

5.1.1.4内勤接到仓管员的《XXXX原料入库日报表》后，应在当天的《原辅材料收支存日报表》中的备注中标明收货与退货的数量，并注明原因如“检验不合格退货”字样。

5.1.1.5采购员建立原料质量问题的台帐，详细注明退货数量、时间及其原因等。

5.1.2延期退货处理：

5.1.2.1若原料在司机离开公司或者在使用过程中发现有质量问题，采购员应立即联系厂家或物流处说明基本情况。

5.1.2.2采购员与质管部原料测试组进行沟通，要求对不合格原料进行复检，协调管道生技部对问题原料进行试料。

5.1.2.3如果复检合格，且管道生技部试料后正常，则做入库处理。

5.1.2.4如果复检不合格，且管道生技部试料后，发现原料不能正常使用，则应立即联系厂家做退货处理。

5.1.2.5采购员在同供应商协调好退货日期后，通知仓管员准备好退货，并要求厂家发传真确认（包括司机姓名、车牌号、联系方式、退货数量等）。

5.1.2.6。

采购员建立原料质量问题的台帐，详细注明退货的数量、时间及其原因等。

5.2放行：

若质检检验不合格但生技部试料后对生产影响不大，同时合格品原料的库存较少并且在没有可代换原料的情况下，为了保证生产，可以走放行程序。

5.2.1采购员填制《紧急放行申请单》，采购部负责人签字，质管部负责人确认，公司总经理审批。

5.2.2签批后的《紧急放行申请单》，采购部留存一份，复印送质管部，各生技部各一份。

5.2.3采购员必须对放行的原料使用情况进行跟踪，并第一时间联系厂家配送新的原料。

6、各基地原料之间的调拨：

出于采购成本或者其他原因考虑须在几个生产基地进行原料调拨时，采购部必须按如下作业流程开展工作。

作业流程示意图

6.1XX调拨给其他基地：

6.1.1采购员收到其他基地调拨原料的书面通知后，应立即联系供应部安排运输车辆事宜。

6.1.2车辆到达公司后，仓管员应立即组织装卸工装车。

同时，仓管员必须立即开具发货清单，购货单位为对应公司，单价（不含税）从采购员处了解，《发货清单》由部门负责人签批确认。

《发货清单》一式五联，“存根联”和“仓库联”由仓管员保管，“财务联”交财务和对应公司进行往来核算，“客户联”交司机带到对应公司供应部相关人员，“门卫联”交司机作出厂之用。

6.2其他基地调拨给天津

6.2.1采购员应先行联系其他公司采购部负责人确定好调拨事宜，填写《XXXX原料订购单》，并经经理签字后传真至采购部、供应部。

6.2.2仓管员在收到货后凭两公司开具的发货清单开具《入库单》交采购员。

6.2.3待对应公司发票到公司后，采购员审核无误后的发票后附入库单交财务入帐。

7、逾期到货

作业流程示意图

7.1若供应商因某些原因而不能按时到货。

采购员应立即同供应商取得联系了解具体情况，并根据不同情况采取切实可行的补救措施。

7.2若公司仓库有可替代产品，应立即组织装卸工上料；若公司仓库没有可替代产品，采购部应立即联系其他基地采购部、供应部调拨解决。

7.3同时，采购部应立即填写联系单联系生技部做好换料的准备工作。

7.4对于因此次事件给公司带来的损失，采购部应联系供应商进行索赔，并以书面形式留底待查，同时复印一份交财务部入帐处理。

8、付款流程：

9、新原辅料引进流程：

9.1.PVC原则上有物流管理处负责引进，天津公司负责相关检测验证工作。

9.2.其它原辅料由XX公司负责引进。

采购部为扩大原料供应渠道引进。

研发部或管道生技部为改善产品性能引进。

9.3原料检验：

9.3.1采购部在收到原料样品后以后，将新原料送交相关部门。

应第一时间填写《原辅材料检验通知单》交质管部进行检验。

9.3.2质管部根据《原辅材料检验规范》对新原辅料检验后，开具《XXXX原材料分析结果报表》抄送管道生技部、研发部、采购部公司技术主管及总经理。

9.3.3若产品性能指标不合乎检验标准，采购部应在第一时间将《分析结果报表》传真至辅料厂家或集团物流处，与其沟通该原料的适用性。

9.4.试验过程跟踪：

9.4.1若原料性能符合公司标准，采购部应跟踪生技部或研发部的试料情况。

9.4.2质管部将过程检验结果《试料对比检测报告》一份送交采购部。

对于PVC的报告采购部传真至物流处，由物流处联系和安排后续工作。

其它原料报告由相关联系部门与厂家联系安排后续工作。

初试报告该辅料合乎技术要求，采购部应立即联系厂家或物流处，进行批试的准备工作，协商最终价格，并安排到货情况。

9.4.3原料小试合格后，由管道生技部或研发部开具《批试指令单》，经公司相关领导签批后，送采购部一份，采购部根据相关部门的用料要求进行原料采购。

9.4.4试料原料到厂后，采购员必须通知仓管，对数量、牌号等进行确认，如果是现用供应商对原料进行的调整，则必须与以前的原料进行明确的区分，以防混堆而导致用错料。

9.4.5批试过程中必须加强与相关部门沟通，对用量变化及时了解，保证原料供应。

9.4.6若批试报告为该原料合乎技术要求，采购部立即联系厂家或物流处进行备料，并完成《合格供方评价表》后列入合格供方名单。

包装材料采购工作流程

一、包装材料的范围

1、包装材料：

主要是产品的外包装材料，如保护膜、塑料膜（筒膜）、打包带、胶带、收缩膜、纸箱、打包带、编织袋等。

2、配套材料：

主要是产品组成的配套材料及设备的耗材，如管卡丁、螺钉螺母、铜件、胶圈等，耗材如喷码机溶剂、油墨、印字机稀释剂等。

二、基本工作流程示意图

三、流程说明

1、物资申报

1.1包装仓库库管根据生技部的实际生产情况、现有库存数量和采购部制定的包装配套材料库存控制标准及包装材料供货周期表填制《物资采购申报单》（见附表一）。

采购员对申报单上物品的规格、数量及其合理性进行审核并签字。

包装材料申报单的签批顺序为：

申请人→申请部门复核→部门经理审核→总经理签字。

1.2其他部门如服务部申报的样窗纸箱、营销资料箱、样窗包装膜等由服务部根据部门需要自行申报，签批完全后交采购部。

1.3注意事项

1.3.1仓管员必须每天抽出一定时间到生产车间或电话了解生产情况，了解内容包括近期生产安排、在线产品的生产量预期、包装配套材料的使用情况及是否有大的订单等，以便进行合理的备库。

1.3.2管件车间用纸箱由于品种较多，加上仓库库位有限，库存不能备太多，库管必须每天关注管件产品的开停机情况、常规品种用量等进行合理备库。

1.3.3仓管员在备库时要充分考虑到节假日、运输路途远近、国家宏观政策等影响到货时间的因素。

2、采购

2.1采购员根据供应包装材料的合格供方签订年度采购合同，合同只签订当时的采购价格，数量以后期的订购单为准，无论何种原因（包括原料，人工，运输，通货膨胀，汇率等等），其中一方需变动价格，需凭合同中认可的《调价申请单》予以变更；

2.2采购员根据仓管员送达的审批好的《物资采购申报单》后，如果有固定供应商供货，则填写《XXXX包装订购单》（附表二），经负责人签字后，传真至供应商处并电话对到货产品、规格、数量、要求到货时间以及需特别注意事项与厂家进行确认，同时密切关注到货进度，如及需的包装材料则要重点跟踪；对于在固定供应商处采购不到或供货价格较其他地方不具比较优势，需要向临时供应商采购物品时，应当询价、比价并议价，确定在价格、质量、供货及时性等方面具有比较优势的合法供应商，并与之签订购销合同，依据合同预付款或到货后付款。

2.3注意事项

2.3.1包装材料的价格必须严格按照合同执行，供货价格如果有变动，需凭合同中认可的《调价申请单》予以变更。

2.3.2采购员和仓管员需特别关注的是到货时间，所以在传真件中必须加上“有特殊情况必须及时通知我司”字样。

2.3.3若供应商因不可抗拒力而影响到货时间进而可能影响生产时，采购员必须参照“逾期到货”流程进行处理。

具体如下：

2.3.3.1若供应商因某些原因而不能按时到货。

采购员应立即同供应商取得联系了解具体情况，并根据不同情况采取切实可行的补救措施。

2.3.3.2若公司仓库有可替代产品，应立即上报采购负责人，并由其出具具体的书面替代意见经质检部评审后交公司领导审批，审批同意后仓管员应将其复印三份，一份交采购部负责人处，一份交质管部，一份交生技部，同时给予车间领料；若公司仓库没有可替代产品，采购部应立即联系其它基地供应部调拨解决。

2.3.3.3对于因此次事件给公司带来的损失，采购部应联系供应商进行索赔，并以书面形式留底待查，同时复印一份交财务部入帐处理。

2.4采购员必须随时保持对行情的了解，多与兄弟公司联系，始终把握行情的变化，给部门价格谈判工作提供依据。

3、检验情况处理

3.1具体流程如下：

是

否否

3.2若质管部检验合格则仓管员直接做入库处理。

3.3若质管部检验不合格

3.3.1若到厂的包装配套材料经检验不合格，采购部应第一时间电话通报辅材料供应厂家该批原料的基本情况，并与厂家进行交涉处理。

3.3.2质管部必须对不合格批次的包装配套材料进行留样（特别是双休日和节假日），以待证明。

3.3.3若为米重偏重、规格偏大等对使用无重大影响的不合格项，则采购部应联系厂家交涉打折处理或者退货。

3.3.4若不合格项对车间使用产生重大影响，采购部必须无条件执行退货处理。

退货时，仓管员开具《天津中财型材有限责任公司发货请单》交公司各级领导签字批准后方可出厂。

3.3.5若包装配套材料在进厂检验中合格，而在使用过程中发现不合格，采购部应立即对车间的包装配套材料进行更换，同时立即联系供应商进行处理。

处理方法同3.1.3和3.1.4。

3.3.6采购员建立包装质量问题台帐，详细注明退货数量、时间及其原因等。

3.4若质检检验不合格但生技部试料后对生产影响不大，同时合格品原料的库存较少并且在没有可代换原料的情况下，为了保证生产，可以走放行程序，具体操作流程如下：

否是

3.4.1采购员填制《紧急放行申请单》，采购部负责人签字，质管部负责人确认，公司总经理审批。

3.4.2签批后的《紧急放行申请单》，采购部留存一份，复印送质管部，各生技部各一份。

3.4.3采购员必须对放行的原料使用情况进行跟踪，并第一时间联系厂家配送新的原料。

4、对帐及付款

4.1采购员收到发票后，根据《原辅材料外购产成品入库通知单》、《送货单》和《入库单》对发票进行核对并签字确认。

核对内容包括公司信息、产品名称、规格、数量、单价、金额等。

4.2发票核对无误后，采购员把所有的单据（包括《入库通知单》、《入库单》、《送货单》）附于发票后面，将发票交部门负责人审核并签字，最后交公司总经理签字。

同时对每张发票进行登记，填制《用款台帐》，并将发票单据一同送达财务部相关人员进行签字交接。

4.2.1注意事项

对于某些配套材料如丙酮、丁酮等，货物和发票同时达到公司，没有送货单，结账时就无需附上送货单。

4.3付款流程示意图

4.4采购员根据《用款台帐》填制《用款单》报公司各级领导审批后交财务部进行付款。

四、各生产基地之间调拨流程

出于采购成本或者其他原因考虑须在各生产基地进行包装配套材料调拨时，采购部按如下作业流程开展工作：

1、天津调拨给其它生产基地

1.1采购部在收到其它基地要求调拨包装配套材料的书面通知后，采购员应先找总经理审批，总经理同意后联系供应部或物流安排运输车辆事宜。

1.2车辆到达公司后，仓管员应立即组织装卸工装车。

同时，采购员必须立即开具《XXXX发货清单》，购货单位为对应公司，单价从财务部处了解。

1.3《发货清单》一式五联，“存根联”和由部门存档，“仓库联”交由仓管员作出库处理，“财务联”交财务进行核算开票之用，“客户联”交司机带到对应公司相关人员，“门卫联”交司机作出厂之用。

2、其它基地调拨给天津

2.1采购员应先行联系对应公司采购部确定好调拨事宜，填写《订购单》，各传真一份至采购部和营销服务部。

订单上写清楚调货产品的名称、规格、数量和到货时间。

2.2仓管员在收到货后凭对应公司开具的发货清单进行入库。

2.3采购员在月底收到发票后进行审核，核对无误后附入库单，在发票上签字，再由部门负责人、总经理签字后交到财务进行入账。

五、供应商开发及更换流程

5.1为扩大包装材料供应渠道引进，改善产品性能，寻求高效优质货源，需要引进新的供应商。

5.2辅料检验

5.2.1采购部在收到样品后，将样品送交质管部，并第一时间填写《原辅材料检验通知单》交质管部进行检验。

5.2.2质管部根据《原辅材料检验规范》对新的样品进行检验后开具《XXXX原辅材料分折结果报表》交采购部。

5.2.3若样品性能指标不合乎检验标准，采购部应在第一时间将《分析结果报表》传真至辅料厂家，与其沟通辅料的适用性。

5.3试验过程跟踪

5.3.1若辅料性能符合公司标准，采购部应跟踪生技部的试用情况。

5.3.2初试报告该辅料合乎技术要求，采购部及时将试用的情况与供应商进行沟通，进行中试的准备工作，协商价格，并安排到货情况。

5.3.3试用辅料到厂后，采购员必须通知仓管员，对数量、牌号等进行确认，如果是现用供应商对辅料进行的调整，则必须与以前的辅料进行区分，以防混堆而导致用错料。

5.3.4中试过程中必须加强与相当部门沟通，对用量变化及时了解，保证物料的供应。

5.3.5若中批报告为该辅料合乎技术要求，采购部立即联系供应商进行备料，并完成《合格供方评价表》后列入合格供方名单。

五金配件常规采购操作流程

1.接到申报

1.1各部门申报完后将申报单的前三联交与采购员,采购员接到申报单后，检查申报单审批流程是否完整，申报物资名称规格型号是否完整，准确。

1.2注意事项

1.2.1申请、审批顺序为“申请人→申请部门审核→采购部门复核→会签部门审核→总经理签批”，对应的签字人员依次为“申请人→申请部门负责人→五金仓库管理员→采购部负责人→总经理”。

此审批程序缺一不可。

1.2.2物资申报部门在特殊情况下申报物资，需要用A4纸申请书向主管领导说明情况时，原则上不能以A4纸申请代替申报，还应当填制《物资采购申报单》。

1.2.3物资申报部门在填制《物资采购申报单》时，应将名称、规格、型号等项目按规范填写，防止发生误报、错报现象。

2.汇总整理

2.1物资申报部门填制的《物资采购申报单》经签批后，将“前三联”交至采购员，采购员对《物资采购申报单》上的申报物资进行分类、整理，录入采购跟踪记录，然后将订单按照其采购方式分为常规采购和非常规采购。

3.下单

3.1汇总完后采购员以电子邮件或者传真的形式将订单发给供应商,然后打电话确认其收到订单.

3.2注意事项

3.2.1对于日常备库的五金配件、办公用品和劳保用品，在价格、质量、供货及时性等条件具有比较优势的前提下，择优选定相应品种的固定供应商。

选择供应商的程序和要求可遵照集团下发的《XX化建业五金配件管理制度》及《中财化建业五金配件操作流程》的相关规定执行。

3.2.2对于在固定供应商处采购不到或本地供应商的供货价格较其他地方不具比较优势，需要向临时供应商或外地厂家采购物品时，将其划分为非常规采购，按照非常规采购的流程进行。

3.3从固定供应商处和从临时供应商处采购物品时，须依据情况遵循不同的程序，比较如下图：

类型一：

常规采购

3.4采购员应随时关注市场信息和价格，视市场行情不定期对日常采购物品进行比价、议价，控制采购成本。

4.跟催

4.1为了保证供应商在供货数量、时效性等方面符合要求，采购员每天必须抽出一定时间到五金仓库进行核对，了解供货情况，对未到物品及时进行整理，加强跟踪。

并按照送货统计填写采购跟踪记录，对来料做好统计。

4.2对各部门急需使用的物品，进行重点跟踪。

5.到货检验

5.1流程图：

检验合格

检验不合格

5.2详细流程及规范

5.2.1常规五金配件，货物到库后，仓库管理员必须对货物进行检验才能接收，验收合格才能办理入库手续。

5.2.2检验标准：

数量准确、型号正确、外观整洁、包装完整、单据齐全、有合格证等，不符合标准的不予以接收。

5.2.3供应商所供货物到库时须提供送货单，送货单须注明所送货物的名称、型号、数量、申报单号、申报部门，单价及金额，并加盖送货单位公章，否则不予以接收。

5.2.4对到库货物质量把握不准的，要请配件申报人或使用人协助检验，经其确认后方可接收。

5.2.5对每次到货的价格都要严格审查，并参照以往送货价格。

对价格变动或较高的要及时与采购员沟通。

同时采购员也要及时通过送货统计上的信息进行对比。

5.2.6货物检验无误后，方可接收并在送货单上签字确认。

5.2.7对检验不符合标准或质量不合格的要进行退货或换货处理，并开据相应单据。

5.2.8分水器到厂后，采购员填写来料检验通知单，交与质管部，由质管部检验，合格后方可通知供应部入库。

6.对账

6.1供应商于月初4号左右，供应商拿着对账单先和仓库对账，无误后于8号左右开具增值税发票，采购员按照我公司的入库单据进行核对。

6.2采购员收到发票后核对发票上的以下信息：

发票上我公司的全称、税号，帐号、材料的数量、金额等信息。

6.3发票核对无误后，有采购员签字，采购部负责人签字，总经理签字后采购员将发票在台账上进行登记，然后交与财务部相关人员，由财务签字确认，发票已交。

6.4采购员提供发票所对应的帐表，及采购物料所对应的申购单编号，及部门由财务部进行核对，核对无误后方可付款。

7.付款

7.1月结、现金类：

针对固定供应商月末结款和现金采购的情况。

收到供应商开具的发票（增值税票或普通票）后，采购员填写《用款单》，附上相应的发票和收料单（五金仓库提供），依“部门负责人→财务人员（负责五金费用核算）→财务部负责人→总经理”的顺序签批。

签批完毕后，留下用款单采购员一联，其余交给财务部出纳，方可电汇或请出支票。

注：

依据现有财务制度，采购员、采购部负责人、总经理应在发票联上签字方有效。

付款申请流程图

7.2登记用款台帐：

收到发票后，将发票内容、发票号、金额等项目记入用款台帐，待发票签批完毕并交至财务后，请财务人员签字，以确认发票已交财务。

8.供应商开发及更换流程（适用于五金、劳保、工具等归属于五金采购员采购的所有物品。

）：

8.1提出申请：

由于质量、供货或价格等方面的原因需要更换供应商，采购员需要及时填制《五金件新品牌试用申请单》，对相关原因详细说明。

8.2经相关人员签批后，五金采购员进行询价、样品收集。

8.3样品由相关部门进行对比，对质量进行确认，采购员牵头完成《五金件性价对比表》，经相关人员签批确认后，采购样品进行试用。

8.4试用完成后，试用部门填制《五金件试用情况确认表》，确认为合格，采购部才可批量采购使用。

8.5对于试用周期较长，而现有供应商肯定不能供货的产品，为了不影响生产，样品质量确认后，采购员填写