《接待手册》编制模板.docx
《《接待手册》编制模板.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《《接待手册》编制模板.docx(15页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
《接待手册》编制模板
中阿博览会《接待手册》编制模板及接待
作实操模板
中阿博览会《接待手册》编制模板
、封面
统一提供
中阿博览会《接待手册》封面由执委会接待二部统一设计,
制作文件。
规格:
140X100mm。
二、扉页
(一)国外省部级团打印“热烈欢迎XX国XX部(省、市、自治区)
XXX(姓名、职务)一行出席中阿博览会”字样。
(二)国内省部级团打印“热烈欢迎XX部(省、市、自治区)XXX
(姓名、职务)一行出席中阿博览会指导工作”字样。
(二)其它团组打印“热烈欢迎XX(单位名称)代表团出席中阿博
览会”字样。
二、目录
日程安排嘉宾名单陪同名单
工作人员
考察园区介绍
(一)日程安排
接待单位根据代表团参加活动情况编排,从接站开始至送站结束
括各项活动乘车、就餐、参观考察等安排。
(二)嘉宾名单
包括姓名、单位、职务、联络员联系方式、具体住宿宾馆与房号。
(三)陪同名单
包括姓名、单位、职务。
省部级(含副职)代表团安排活动同时注明
自治区陪同领导。
(四)工作人员
包括姓名、单位、职务、联系电话、接待分工等。
(五)宁夏区情简介
由接待二部统一提供。
(六)考察点介绍
大会确定银川滨河新区、银川阅海湾中央商务区、宁东能源化工基地、
8个功
旅游经济开发试验区、石嘴山陆港经济区、固原经济技术开发区能园区供参会嘉宾选择参观考察,介绍材料由接待二部统一提供。
(七)会议期间气象信息
待任务实际增加内容。
(官网地址:
)。
(三)接待国外代表团须制作英文版《接待手册》。
附:
XX代表团接待工作实操模板
、代表团成员
团长:
MrJX国贸工部部长手机155XXXXXXXX
成员:
Mr.liX国贸工部部长助理
AbdullahX国贸工部部合作司司长
HamllduleX国贸工部合作司
SaffetX国贸工部秘书手机
、对口接待工作小组
组长:
王AK厅厅长手机189XXXXXXXX
成员:
殷XXK厅办公室主任手机138XXXXXXXX
张XXK厅办公室副主任手机137XXXXXXXX马XXK厅国际合作处副处长手机139XXXXXXXX
陈XXK厅办公室主任科员手机182XXXXXXXX
周秘书K厅办公室秘书手机152XXXXXXXX
二、联络员
代表团:
Saffet手机
接待单位:
张XX手机137XXXXXXXX
四、车辆安排
车型
车牌号
驾驶员
联系方式
乘车人员
轿车
/宁
A0N91
李XX
130XXXXXX
团长、陪同领导马XX(翻译)
中巴车
宁A0L32
王XX
152XXXXXX
代表及其他工作
人员
五、接待操作流程
9月14日(星期六)
12:
00
1、全体接待人员着正装在XXX集中(张XX)
2、检查车辆卫生、贴车贴(陈XX、李XX、王XX)
3、5箱纯净水装车(陈XX、李XX、王XX)
4、发放工作人员证件、车辆通行证及驾驶员手套(张XX)
5、准备嘉宾证、接待手册,并分装信封,标明姓名(张XX、陈XX)
6、准备接站牌(陈XX)
7、通知周秘书集合及出发时间(张XX)
12:
20
1、赴凯宾斯基酒店
2、协调领取房卡(张XX、殷XX)
3、检查房间内设施及卫生XXXXX(张XX、殷XX、陈XX)
4、联系驾驶员,确认出发时间(张XX)
5、联系周秘书,确定陪同领导出发时间(张XX)
12:
50
1、全体人员赴机场
2、提前与机场联系CA1219航班是否正点起飞、到达(张XX)
机场问讯6912218
13:
50
接待人员在机场大厅等候迎接客人
a.马XX、殷XX、张XX负责在接机口引领客人
b.陈XX举接站牌在接机大厅适当位置等候并清点人数
14:
20
1、客人抵达,陪同领导欢迎代表团,礼仪向团长献花
2、按照以上安排迎接并引领客人在大厅集中
3、清点人数(殷XX、陈XX)
4、通知车辆就位(张XX)
5、引领客人乘车(殷XX、陈XX、马XX)
15:
00
1、返回酒店
2、途中向客人介绍陪同、接待人员及当晚活动安排(马XX)
3、向客人分发接待手册及嘉宾证,同时收取护照(陈XX、张XX)
16:
00
1、抵达酒店
2、办理入住手续(张XX、陈XX)
3、再次告知客人晚餐及观看文艺演出活动(马XX、张XX)
18:
30
晚餐
19:
30
1、通知车辆就位(张XX)
2、在大厅等候客人并引领乘车(马XX、殷XX、陈XX)
19:
40
1、出发赴人民会堂
2、向客人介绍演出时间、结束后接应及乘车地点(马XX、张XX)
3、引领客人至指定位置就座(马XX、张XX、殷XX、陈XX)
20:
00
观看演出
21:
30
1、通知车辆就位(张XX)
2、引领客人乘车(马XX、张XX、殷XX、陈XX)
3、返回酒店,告知次日早餐用餐地点及时间
21:
50
接待人员小结
9月15日(星期日)
08:
00
1、通知车辆就位(张XX)
2、检杳车辆卫生(陈XX)
08:
25
1、在大厅等候客人并引领集中(殷XX、马XX、张XX)
2、清点人数(殷XX、马XX)
3、退还客人护照(张XX、陈XX)
08:
45
1、通知车辆就位
2、引领客人乘车(殷XX、马XX、陈XX)
09:
00
1、出发赴悦海宾馆
2、向客人介绍当日活动安排(马XX、张XX)
3、向客人讲解开幕式区域及座位安排(张XX、马XX)
4、南门入口引领客人至划定区域就座(色彩区分)
(马XX、殷XX、张XX、陈
XX)
09:
30
开幕式
09:
40
1、引领客人至南门广场停车处,并在此集中(殷XX、张XX、马XX、陈XX)
2、如车辆停放位置方便,向客人发放纯净水(陈XX、张XX)
3、前往国际会展中心参观展会
a.张XX负责与会展中心联系配备引导员
b.殷XX在代表团前部引领客人
C.张XX在代表团后部押尾、陈XX协助清点人数
d.马XX翻译
11:
40
1、通知车辆就位(张XX)
2、引领客人在会展中心北门集中并乘车(殷XX、马XX、陈XX)
3、返回酒店
4、途中向客人介绍下午活动安排及中午用餐安排(马XX、张XX)
13:
30
1、通知车辆就位(张XX)
2、在大厅等候、清点人数并引领客人乘车(殷XX、马XX、陈XX)
3、出发赴国际饭店
4、与会议联络员落实参会事宜(张XX)
5、向客人介绍会议安排、主题等(马XX、张XX)
14:
00
1、引领客人至会场内指定区域就座(马XX、殷XX、张XX)
2、参加中阿国家中小企业合作论坛
地点:
国际饭店一楼多功能厅
3、一人在外等候协调车辆等(陈XX)
4、会议即将结束时通知车辆就位(张XX)
18:
00
1、引领客人至停车位(马XX、殷XX、张XX)
2、返回酒店
3、途中告知晚餐地点、开餐时间及次日活动安排(马XX、张XX)
4、提醒周秘书次日活动安排及集合时间(张XX)
18:
30
晚餐
20:
00
全体接待人员小结
9月16日(星期一)
07:
30
1、通知车辆就位(张XX)
2、检查车辆卫生(陈XX)
3、补充配备纯净水(陈XX、李XX、王XX)
08:
00
1、在大厅等候客人并引领集中(马XX、殷XX、张XX)
2、清点人数(殷XX、陈XX)
08:
20
1、赴悦海宾馆
2、途中向客人介绍会议时间安排(马XX、张XX)
08:
40
1、引领团长至会场演讲嘉宾席就座,其他代表在指定区域就坐
(马XX、殷XX、张XX)
2、参加中阿国家农业合作论坛并发表主旨演讲地点:
悦海宾馆会议中心中心会场
3、一人在外留守协调车辆等事宜(陈XX)
4、会议即将结束时通知车辆就位(张XX)
12:
00
1、引领客人乘车(马XX、殷XX、张XX)
2、返回酒店
3、途中向客人介绍午餐地点、时间、下午活动安排(马XX、张XX)
12:
30
午餐、午休(马XX、殷XX、陈XX)
14:
30
1、通知车辆就位(张XX)2、在大厅等候客人、清点人数并引领集中(马XX、殷XX、陈XX)
3、赴悦海中央CBD商务区参观考察
4、途中联系考察点联络员做好迎接准备(张XX)
15:
00
1、引领客人至考察点,由考察点联络员引领按既定计划执行
(马XX、陈
XX)
2、一人在外留守协调车辆等事宜(张XX)
3、考察即将结束时通知车辆就位(张XX)
18:
00
1、返回酒店
2、提醒客人晚餐用餐地点(马XX、张XX)
3、提醒周秘书次日活动安排及集合时间(张XX)
18:
30
晚餐
19:
30
接待人员小结
9月17日(星期二)
07:
30
1、通知车辆就位(张XX)
2、检杳车辆卫生(陈XX)
08:
00
1、在大厅等候客人并引领集中(马XX、殷XX)
2、清点人数(殷XX、陈XX)
08:
30
1、落实沙湖参观门票签单事(张XX)
2、落实英文或中文导游事(张XX)
3、引领客人参观(张XX、殷XX、马XX、陈XX)
4、落实订餐、餐具安排情况(张XX)
沙湖水镇贺兰山厅
09:
00
参观沙湖景区.(张XX)
12:
30
1、通知车辆老码头就位(张XX)
2、引领客人乘车(马XX、张XX、殷XX、陈XX)
3、赴沙湖水镇午餐
4、落实影视城参观门票签单事(张XX)
13:
30
1、提前通知车辆就位,引领乘车(张XX)
2、前往影视城参观游览
a.翻译:
马XX
b.引领:
殷XX、陈XX
14:
00
1、引领客人参观
2、即将结束前引导车辆就位(张XX)
16:
00
1、乘车返回酒店换装(马XX、张XX、陈XX)
2、途中向客人介绍会见宴请时间及在大厅集合时间(殷XX、马XX)
3、张XX前往国际饭店对接会见宴请安排
17:
00
1、引领客人在大厅集中并乘车(马XX、殷XX、陈XX)
2、赴国际饭店
3、途中通知张XX车辆出发及行车情况(殷XX)
4、即将到达时再次通知张XX(殷XX)
17:
30
1、自治区领导会见(翻译:
刘XX、马XX)
2、落实宴会厅布置情况(张XX)
3、安排工作人员用餐(殷XX)
18:
00
自治区领导宴请(翻译:
刘XX、马XX)
19:
00
1、落实宴会进展情况并调度车辆(张XX)
2、提醒工作人员提前结束用餐并就位(张XX、殷XX)
3、引领外宾乘车(马XX、殷XX、陈XX)
4、国际饭店用餐签单(张XX)
19:
10
返回酒店
19:
30
接待人员小结
9月18日(星期三)
07:
30
1、通知车辆就位(张XX)
2、检查车辆卫生(陈XX)
07:
40
1、在大厅等候客人并引领集中(马XX、殷XX、陈XX)
2、清点人数(马XX、陈XX)
3、提前与XXX单位联系座谈安排(张XX)
局长:
137XXXXX齐琦:
133XXXXXX
08:
40
1、赴行政中心
2、途中介绍座谈情况及时间安排(殷XX)
09:
00
与XXX单位座谈
10:
20
1、通知车辆就位(张XX)
2、引领客人乘车(马XX、殷XX、陈XX)
3、赴永宁纳家户
11:
20
1、到达回乡文化园门票签单及解说员配备(张XX)
2、引领客人参观(马XX、殷XX、陈XX)
翻译:
马XX
3、检查订餐情况(张XX)
13:
00
1、参观结束时与张XX沟通用餐地点(殷XX)
2、引领客人至曼苏尔宫12号厅(马XX、殷XX、陈XX)
14:
20
1、通知车辆就位(张XX)
2、出发赴青铜峡
15:
00
1、落实中华黄河坛门票(张XX)
2、引领客人参观(马XX、殷XX、张XX、陈XX)
翻译:
马XX
16:
20
1、通知车辆就位(张XX)
2、引领客人乘车(马XX、殷XX、张XX、陈XX)
3、返回银川市
4、途中通知客人晚餐及次日离银,请提前收拾行李(马XX、张XX)
18:
00
晚餐
19:
00
接待人员小结
9月19日(星期四)
07:
30
1、通知车辆就位(张XX)
2、检杳车辆卫牛(陈XX)
3、通知周秘书集合及出发时间(张XX)
08:
10
1、协助收集行李(马XX、张XX、陈XX)
2、在大厅等候客人并引领集中(殷XX、陈XX)
3、清点人数及行李件数(殷XX、陈XX)
4、办理退房手续(张XX、陈XX)
08:
40
1、通知车辆就位(张XX)
2、引领客人乘车(马XX、张XX、殷XX、陈XX)
3、出发赴机场
09:
30
1、到达机场
2、提取行李小车、协助搬运行李(马XX、张XX、陈XX)
3、协助客人办理登机手续(张XX、殷XX、马XX)
4、陪同领导话别,送客人至安检口(马XX、殷XX、张XX、陈XX)
10:
10
代表团乘CA1218航班赴北京。
送行人员返回,接待工作结束。
注:
本接待团组属虚拟,仅以此说明接待工作操作流程,提醒注意事项。