浅论女性秘书的职业优势.docx

浅论女性秘书的职业优势.docx

《浅论女性秘书的职业优势.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《浅论女性秘书的职业优势.docx（7页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

浅论女性秘书的职业优势

浅论女性秘书的职业优势

1、女性秘书职业的发展现状与企业需求趋势

1.1女性秘书职业的发展现状

女秘书源于欧美工业发达国家,是工商业社会的产物。

入世后,随着外资企业的不断涌入,我国从事秘书职业的女性正在迅猛增长,大有秘书女性化的趋势。

随着社会主义市场经济体制建立与完善,不仅促进了人们的思想观念转变,而且也加速了产业结构的变化和社会分工,从而也促进了秘书职业向女性化方向的发展[]。

众所周知，在发达国家和地区，秘书职业的女性化以是也是个不争的事实。

女秘书不再仅从事接待、打字之类的简单服务工作，而被授予越来越重要的职责。

1.2外企和民企的需求趋势

文秘专业不是仅仅根据哪一个行业或少数行业的需要而设置的，而是依托社会发展的大形势和科技进步的大背景，根据社会主义市场经济的具体要求，根据大多数党政团体、企事业单位在文秘工作方面的现实性需求而进行专业定位的[]。

该专业毕业的学生不可能成批地输送到哪一个用人单位，而只能个别地逐一地输送给具体的用人单位。

每一个党政团体、企事业单位都是需要文秘人才，贴别需要符合现代要求的一专多能的文秘行业人才，但是因为每一个党政机关、每一个企业团体的行业幕后背[]景、工作方式的重点都各有各的不同，所以他们关于文秘行业人才的相关具体要求也就要求各有特点。

不过由于文秘行业工作具有贴别多的相同而且独特的行业特点，文秘行业工作的性质不会因为行业幕后背景、工作方式的重点的不同而有什么根本性的改变，所以要求各个相关用人单位对于文秘行业人才的具体要求又都是非常大同小异的。

正鉴于此，我们对于文秘职业的背景特点完全可以通过科学分析而准确地加以把握，我们完全可以根据文秘职业的背景特点，有的放矢、事半功倍地进行专业建设和专业改革。

文书、秘书、办公实务操作员或其他的办公室文员，都属于管理人员，都需要较高的综合素质，非现代意义上的复合型人才便不能很好地履行其诸多的职责[]。

故此，现代意义上的文秘人才，需要具备较高的文化艺术修养和职业道德修养，需要具备健康良好的身体素质、心理素质和职业素质，需要掌握广博的社会知识并且具备非常强大的应变能力，需要具备相当扎实的语言和文字的基本功底，需要具备对于社会相关信息和具体专业信息进行搜集整理、分析归纳、综合运用的能力，需要掌握强大的生活知识并具有较强的生活能力，需要掌握运用不同的手段进行写作的能力以及其他对其他的文字处理能力，需要掌握较强的社交能力、人际应酬能力和组织协调的能力，需要掌握独立的搞好文秘从业工作尤其是熟练运用办公自动化设备的处理办公事务的能力以及除此之外相关的能力，需要掌握能够完全管理现代化企业、党政团体和其他公共事业的能力等等。

以上各方面的知识要求、素质要求和能力要求，就是现代文秘工作的职业背景对于文秘人才所提出的具体要求[]。

就某位个体而言，他不可能同时具备以上各方面的要求，但就专业的建设者和改革者而言，他就不能不尽量全面地考虑以上各方面的现实需求。

所以，文秘专业的具体改革必须紧紧围绕文秘职业的背景特点务求实效地有序进行。

2、专业人才的社会需求预测分析

目前阶段，我国正经历着一场前所未有的社会大变革，社会主义的市场经济将会逐步成熟起来，党政企事业单位的体制改革正在进一步深化，日新月异的科学技术又为各项事业的发展插上了竞飞争翔的翅膀[]；为适应新形势的需要，许多事业单位都非常的需要用全新的知识、现代化的技能和先进的思想充实起来的掌握扎实的功底、精湛业务、全面能力、高尚道德、综合的素质优良、善于不断开拓创新的具有鲜明的时代特色的复合型的文秘从业人才。

1.3秘书职业的专业化已成发展趋势

21世纪的企业文秘不再是简单的行政事务人员，而是企业人力资源团队中十分重要的角色。

企业拥有优秀的文秘人员，不仅可以提升组织的工作效能，还能大大增强文秘人员作为企业对外窗口的形象。

然而，长期以来由于思想上的轻视，针对企业文秘的职业培训较少，许多文秘工作人员往往都是半路出家，摸着石头过河，极少参加专业化的系统培训。

随着全方位竞争时代的来临，企业文秘人员的职业化需求呼之欲出。

文秘行业是一个传统的人文类基础性专业，随着市场经济的快速发展，整个社会对文秘行业的需求状况正在发生着巨大的变化。

民营团体在不断发展的过程中，急需中高级文化秘书人员[]。

用一位民企老总的话说：

像我们这样的企业规模庞大、发展快速的民营企业要选几名合格的文秘人员都很难，其他中小企业肯定会更难了。

这表现出许多民营团体都想拥有合格的文秘人才。

那么，民营企业到底需要什么样的文秘从业人才呢?

他们急需的文秘从业人才应该具备哪些素质和相关职业能力、知识结构呢。

通过调查得知：

文秘从业人才的需求前景相当乐观，民营团体对文秘从业人才的需求十分注重素质和相关能力的需要。

二、现代女性从事文秘工作的优势

2.1女性比较擅长处理人际关系

女性的社会交际能力天生要强于男性,社交交际能力是秘书从业人员必须要具备的相关能力之一。

据英国调查人员近期作出的研究证明,女性比男性社会交际能力强,因为女性有这种遗传基因[]。

对患有特纳综合症女性朋友的研究调查结果证明,社会交际能力与遗传尿素有关。

对男性的同样相同的调查表明,他们的社会交际能力不如女性朋友,不管是正常的女性朋友、亦或者是患有特纳综合症的女性朋友;且男性朋友更容易患有诸如孤独症等一类的相关的疾病。

由于秘书从业人员服务的对象和所处的地位的极其的特殊性关系,决定了他们要和各种各样的人打交道,其掌握的社交能力的高低将会直接的影响到机关单位、企事业团体的形象和办事效率。

女性朋友比男性朋友更容易掌握语言方面的优势。

一般来说,女性朋友不仅口齿伶俐,而且语言方面表达能力非常强,同时声音甜美、极富有感情色彩,经常能做到以柔克刚。

例如来找领导办事的人大多比较拘谨,如果遇见一位彬彬有礼、和蔼可亲的女秘书对他们奉茶让座,并聊上几句,就会消除他们的紧张情绪。

所以女性秘书容易被服务对象接受,给人留下美好的印象。

反映在秘书工作上,可以为机关、企事业单位树立良好的形象。

2.2女性也具有较好的记忆能力

在记忆方面，女性的机械记忆和形象记忆都要比男性强。

作为一项脑力型的服务工作,从事秘书工作就通常需要记忆很多的数据和材料,在一些特定的情况下，也需要能够脱口而出,这也就要求秘书人员要有较强的记忆力,而女性天生具有的良好记忆就是她的优势。

此外，对于环境的适应能力，女性也要比男性强很多,女性较男性更容易和人接近,而且更善于进行合作[]。

实验发现，女性可以在较短的时间内去迅速地适应新环境,使自己处于优势。

女性的这些特有的优势使她们在秘书的事务中大放异彩。

2.3女性处理工作耐心细致且条理性强

从事秘书工作的女性,可以很容易地形成她与领导之间的协作与互补。

在漫长的人类历史的进化过程中,已经逐步形成了男性和女性各自的群体特点,比如:

男性比较看重物,女性则比较看重人;男性比较重理智,而女性更偏向于感性;男性喜欢竞争,女性更善于协调;男性刚毅、果断,女性柔顺、随和。

两性差别在工作中相互需要去相互协调。

女性的共性是理想化，是追求完美。

女秘书对待领导交办的事情,即便是很小的事情都看得很重,努力去做到尽善尽美。

由于女秘书所做的会议记录、电话记录、来访记录以及整理过的文件比较整齐完备。

长此以往,领导满意,机关各部门满意,基层满意。

这样一个好秘书会在无形中给领导的形象加分。

此外,中华民族妇女的传统美德,如吃苦耐劳、谦虚谨慎、善解人意、勤俭节约等,都是做好秘书工作应具备的素质。

三、扬长避短、发挥优势

3.1岗位思想提升

秘书职业生涯规划是指秘书结合自身情况以及眼前的机遇和制约因素，为自己确立的职业目标，选择职业道路，确定发展计划、教育计划等，并为自己实现职业生涯目标而制定的行动方向、行动时间和行动方案。

由于秘书行业的特殊性，一旦女性超过了30岁就容易面临诸多危机，因此，及时确立未来的职业生涯规划十分必要[]。

分析30岁女秘书职业发展面临的困境，可以发现：

对于未来的职业发展没有提早做好准备是其职业发展道路停滞不前的根本原因。

职业方向是职业生涯规划与发展的基础，可以指导个人快速实现自己的职业目标，少走弯路。

所以女性秘书自身应提前确立好职业方向。

女性在进行职业生涯规划时要首先明确职业的概念，在寻找工作或准备跳槽时，一定要明确自己的职业锚是什么。

3.2职业技能提升

由于女性秘书的入职门槛较低，换言之，女性秘书大都不具明显的核心竞争力。

这一点也是造成从业多年的秘书学历退化的根本原因。

培根说过知识就是力量。

运用在职场上，我们可以理解为知识就是通往职业生涯发展的康庄大道。

因此，想要走出这种困境，女性秘书必须及时充电，一方面要不断地培训自身，用更专业的知识武装头脑，在工作中注重积累人脉，不断提升自己的竞争力，紧跟时代的步伐以避免容易被新人替换的危机，另一方面要不断提高自己的思想道德素质，自觉抵制歪风邪气、自控力，避免误入歧途。

由上面的女性秘书职业发展前景结构图也可以发现，女性秘书只有不断充电，才能从初级秘书一步步向中级秘书、高级秘书转变，或通过跳槽和升职转为中级或高级管理人员，进而实现自己秘书职业的发展。

3.3拓展能力提升

文秘是一种综合性极强，而且涉及领域非常广的职业。

大可以涉及到国家机关和企事业单位，小可以到地方的私营企业，任何企业机关的运行也都离不开文秘的工作。

因此，文秘行业的不断发展也就依托于现在中高等院校对于文秘专门人才的积极培养。

其中，高职的文秘专业，就是文秘专业的一个不可缺少的组成部分，它的培养主要就是针对中小型企业，培养出的文秘人员也要更好更快地去适应生产、建设、管理以及服务的一线。

总之，文秘就在现在各种企业中发挥着越来越重要的作用，主要体现在管理人事、塑造形象、沟通内外、处理信息等很多方面。

随着社会的不断进步，虽然市场经济也在日益变化并且不断的向前发展着。

尽管金融危机依然笼罩着各行各业，但是从市场所反映的具体情况上来看，对高职文秘专业学生的具体就业，并没有形成比较明显的冲击。

随着信息技术的飞速发展以及人们对教育信息化认识的深入，电子书包已逐渐从笨重的笔记本电脑变成轻巧便携的移动终端，从原先的以硬件终端为主转变成集成终端、软件、资源、平台等为一体的整体性解决方案。

电子书包支撑课堂教学与学生自主学习，深刻改变学校教与学方式，提高教育质量和效益，完美实现“教育无处不在，学习随时随地”。

这其中很大一部分的原因，就是由于民营企业在迅速发展的同时，也给了高职文秘专业的学生提供了非常大的就业几率。

然而，就在这样一种就业的机遇下，供求关系错位依然是不争的事实，分析其深层原因：

其一，高职文秘专业学生的整体素质现状与社会的用人要求之间产生了矛盾。

随着信息化时代的到来，电脑技术已经在绝大多数行业及领域普遍运用。

文秘工作也从一支笔、一张纸的“手动”阶段逐步演变成自动化办公。

新的办公手段提高了工作效率，对文秘工作人员的要求也在不断的提升，因而，传统的教学模式已不能适应社会发展的需要。

其二，学生相关的就业的期望与社会的给予之间的矛盾。

现在的很多学生都是很多的独生子女，在成长的过程中没有经受过挫折，在没有经过任何的社会实践的历练情况下，往往对自己自视过高，却不知道如今的高校教育早已从“精英教育”转变为“大众教育”；同时，生活在象牙塔中的学生往往在就业的初期，对自己就业的期望带有非常严重的理想色彩，一味地按照自己的心理预期作为择业的唯一标准，只有当不切实际的理想遭遇现实时才会发现实际的就业是受制于社会的需求的。

自20世纪80年代以来，我国很多高等院校纷纷创办文秘专业，就目前的情况而言，文秘专业已经成为许多高等院校的传统专业，对学院的发展起着不可或缺的作用。

但是传统专业在发展的过程中也必然会受到一些社会导向或传统习惯等诸多因素的制约。

3.4职业形象提升

女性秘书在职业发展中要充分利用性别优势，注重细节把握，踏实走好每一步。

强化工作能力。

爱岗敬业，工作脚踏实地，在工作中不断提升自己的素质。

淡化自己的性别和身份，时刻牢记秘书的天职只是做好经理的后勤。

不是花瓶，不是女招待，唯一的标识就是自己的能力。

端庄大方，举止得体。

无论做什么工作都得为自己的职业做出一定的牺牲，女秘书也是。

服装应该素雅清爽，工作日要穿职业装，不穿超短裙，化淡妆，不要打扮得很妖娆，与男性领导保持恰当的距离，以免引起不必要的绯闻与麻烦。

四、结论

秘书职业化是社会发展的必然趋势，面对我国女性秘书职业发展的瓶颈，我们不仅要学习和借鉴国外在秘书职业体系和制度建设以及职业认证规范化等方面的成功经验，还要有直面问题的勇气和走出困境的决心与行动。

依靠国家、社会组织企事业单位的通力合作形成有效的互动机制，以及女性秘书自身的发展转变，从而产生综合效应，迎来女性秘书职业发展的大好局面。

[参考文献]

[1]黎敏.浅析我国秘书职业女性化问题.湖南经济管理干部学院学报，2011

[2]王建瑞编.浅析企业成本管理.北京：

中小企业管理与科技，1994

[3]夏磊.高职文秘专业的就业困境分析及应对策略.科教文汇，2010

[4]李冬等编.国有企业文秘人员如何更好地发挥参谋助手作用.中小企业管理与科技，2011

[5]吴赛勋主编.怎样做个人见人爱的女秘书.秘书，2012

[6]田文媛主编.女性是否应该选择秘书职业：

甘肃文化出版社，2011

[7]黄泽元、吕文英主编.中国秘书史.教育与职业，2010

[8]沈建红主编.民营企业对文秘专业人才的需求.安徽：

安徽文艺出版社，2010

[9]张艳辉著.秘书职业之我见.网友世界·云教育，2012

[10]刘艳著.国有企业文秘人员如何更好地发挥参谋助手作用.中小企业管理与科技，2011

[注释]