新行政事业单位资产管理软件BS版操作手册.docx

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新行政事业单位资产管理软件BS版操作手册

新行政事业单位资产管理软件〔BS版〕操作手册

〔一〕单位用户局部

一、系统管理

1、单位信息

显示本用户所属单位的根本信息，该窗口只能查看不能修改，如需修改其中的信息，请正确填写每年的报表封面信息，如果是报表信息中也无法修改的属性，请联系上级主管部门，在财政版的节点信息中进行修改；如图1

图1

2、部门管理

对资产卡片必输项【使用/管理部门】的选项进行信息维护,包括新增\修改\删除功能;

选中一个已存在的部门,添加平级部门,点击【新增部门】按钮，如图2-图4;添加下级部门,点击【新增子部门】按钮;

图2

图3

图4

修改和删除一个部门时，需选中该部门，然后点击【修改部门名称】/【删除部门】进行操作；

有相应卡片的管理部门不允许删除,只能修改该部门的名称;

✧下属部门：

这是软件默认存在的部门，用户所拥有的部门都不能跟它平级，当第一次添加管理部门时，选中下属部门，只能点击【新增子部门】按钮进行新增；

3、存放地点信息

对资产卡片必输项【存放地点】的选项进行信息维护,包括新增\修改\删除功能;

选中一个已存在的存放地点,添加平级存放地点,点击【新增存放地点】按钮，如图5-图7;添加下级存放地点,点击【新增子存放地点】按钮;

图5

图6

图7

修改和删除一个存放地点时，需选中该存放地点，然后点击【修改存放地点】/【删除存放地点】进行操作；

有相应卡片的存放地点不允许删除,只能修改该存放地点的名称;

✧下属地点：

这是软件默认存在的存放地点，用户所拥有的存放地点都不能跟它平级，当第一次添加存放地点时，选中下属地点，只能点击【新增子部门】按钮进行新增；

4、资产使用年限

显示财政管理部门对指定资产类型的使用年限设定信息，该窗口只能查看不能修改；如图8

图8

5、修改密码

修改当前登录用户的使用密码;

在信息项【密码】和【确认密码】输入新密码，点击确定进行保存，下次登录时即可以使用新密码；如图9

图9

✧在信息项【密码】和【确认密码】中输入的信息必须一致，并且字母区分大小写；

6、重新登录

点击该菜单后，返回到软件的登录主界面;

二、资产台账

1、卡片登记

根据财政部的新要求，新软件中的卡片信息项做了局部调整，并且固定资产的分类代码使用新国标，所以需要将固定资产加上无形资产分为十一窗口进行分开登记；

其中固定资产卡片登记分为土地\房屋\构建物\通用设备\车辆\专用设备\文物及陈列品\家具用具装具\图书档案\特种动植物共10类;如图10

图10

虽然分成了十一窗口，但大局部的功能都是相同的，所以下面进行统一说明：

◆卡片新增：

将财务账上新增加的固定资产和无形资产在软件中进行相应的新增操作；点击【新增】按钮〔如图11〕，弹出【添加资产卡片】窗口，其中带星号的信息项为必输项〔如图12〕，其他信息项根据保存时的提示信息进行填写；确认无误后可点击【保存】按钮进行卡片保存；

图11

图12

◆卡片修改：

对卡片根本信息进行相应的内容修改；

一次只能选择一条卡片进行修改操作；改完一条保存后才能选中下一条进行修改；如图13

图13

未上报的卡片什么工程都能修改，已上报确认的卡片只能修改不属于重要信息的日期项和非必填工程；如果需修改像【入账日期】或是【价值】这样的必输项，那么要使用卡片纠错功能；

◆卡片删除：

对未上报的卡片和暂存卡片进行删除，已上报状态的卡片不能删除；

可同时选中多条卡片进行删除操作；

选中需要删除的卡片，然后点击【删除】，那么会弹出一个是否删除的信息框〔如图14〕，选择【是】，那么进行删除操作，选择【否】那么取消操作；

图14

只有状态为‘未上报’的卡片才能进行删除操作；

◆卡片浏览：

显示卡片的全部信息，只能选中一条卡片记录进行信息查看；

选中需要浏览的卡片，然后点击【浏览】，那么会弹出卡片信息窗口，只能查看不能做任何其他操作；

◆卡片查询：

通过设定查询条件显示符合条件的卡片记录；

【重置表单】用于清空所有的查询条件的内容；

下面说明一下查询步骤：

例如查询【价值】〔即账面原值〕在10000至20000元之间的资产卡片，首先在查询项【价值】中写10000，然后在同一行的查询项【至】中写20000，点击下面的【查询】按钮即可；如图15-图16

图15

图16

◆卡片纠错：

在对必输项〔如入账日期或是价值〕等重要信息进行内容修改时,必须上报给财政部门进行确认备案，只有上级部门确认以后，该卡片申请纠错的对应信息项的值才会被修改;

一次只能对一张卡片进行纠错操作；

操作步骤如下：

选中一张卡片，点击【卡片纠错】按钮，在卡片信息项中输入修改后的值，点击保存，然后会出现卡片纠错申请界面，查看列表中的修改内容是否无误，然后填写【有关情况说明】，点击【上报】即可〔如图17-图19〕；

图17

图18

图19

◆批量变动：

对多条已上报卡片进行公共信息项的修改;不能用于修改日期项信息,日期类型请使用修改按钮；

举例说明：

将多条卡片的使用部门调整到同一个部门中，首先选中要调整的卡片，然后点击【批量变动】，在弹出窗口中，先修改第一条卡片信息的【使用部门】，再修改第二条时，会出现一个提示，点击【是】，那么所有卡片的【使用部门】信息都变成和第一条卡片一致，确认无误后，点击下方的【保存】，出现保存成功提示后，变动完成；

◆数据校验：

对财政部门要求必须填写的卡片信息栏进行是否为空或是正确性验证；在弹出的错误提示框中可以双击错误信息直接翻开对应的卡片修改窗口进行错误信息修改操作；如图20-23

图20

图21

图22

图23

◆卡片复制：

因通用设备、专用设备、车辆卡片新增登记时数量只能为1，录入新卡片时可以使用该功能进行批量登记；复制出来的卡片信息和原卡片信息一模一样；

举例说明：

一次购进10台电脑，新增一条卡片后，选中该条卡片点击【卡片复制】，在弹出框中输入数量9，点击【复制】即可；如图24-图25

图24

图25

◆卡片拆分：

需要将一张卡片分成多个卡片，或是一张卡片需要做局部处置时需要先进行拆分操作；

选中需要进行拆分的卡片，在弹出框中点击【添加】按钮，要拆分几条就点n-1次，在对应栏中填写数量〔面积〕/价值，要求拆分卡片的数量〔面积〕总和或是价值总和必须和原卡片保持一致；如图26-27

图26，土地房屋类拆分界面

图27其它设备类拆分界面

数量为1的卡片也可以拆分，只要输入需要拆出的价值，保存后就会自动生成一个数量为1的新卡片，也就是说该类资产的总数量比原来会多一个；如图28

图28数量为1的卡片拆分界面

◆Excel导入：

在软件提供的excel模板〔可使用【excel导出】功能得到〕进行卡片信息的填写，确认无误后在该接口中进行导入操作，导入的卡片由软件提供资产编号，并作为追加的新增卡片；

◆Excel导出：

将卡片信息导出成一个excel文件供用户查看；分为【导出全部卡片】和【导出符合条件】卡片；

【导出全部卡片】是将当前大类的所有资产卡片全部导入到excel文档中；

【导出符合条件卡片】是将卡片查询结果导入到excel文档中；

◆价值变更：

对选中的卡片进行价值〔即账面原值〕〔土地和房屋卡片还可修改面积〕进行增额修改，请注意变动时间，该值根据变动年份算增加数；如图29

图29

◆卡片上报：

对信息内容无误的卡片进行上报确认操作；不上报确认的卡片即使入账形式为已入账，还是不计入卡片总合计数和报表统计数中；可以单卡片确认，也支持批量确认；

◆卡片打印：

对卡片信息进行单张或是批量打印；

选中需要打印的卡片，然后点击【卡片打印】，那么出现打印预览框，确认无误后，点击右上方的打印机标识进行打印；如图30

图30打印预览界面

Ps本卷须知:

✧卡片校验未通过的单位不能做除卡片登记外的其他业务;必须是所有卡片都通过了校验才行；

点击主界面中的申请图标，如果出现提示‘您没有权限访问该工程’，或是点击左下方【菜单】除了【系统管理】和【资产台账】外其他菜单后面都没有三角符号；

✧土地、房屋使用方向面积及明细项只能录入自用面积和其他面积,对应使用方向及价值也只能录入自用价值和其他价值,对应剩下不能填写的面积和价值项由对应的已上报合同进行反响,并从自用面积和自用价值中减少;

✧入账形式为未入账的，或是入账形式为已入账且上报状态为未上报，或是入账形式为未入账且上报状态为已上报的卡片不计入卡片窗口下方的总价值统计，并且不被提入报表；

✧被主管部门要求卡片备案的单位，不能自行进行卡片确认上报，需要走卡片备案流程；

✧土地、房屋和构建物不提供卡片复制功能；

✧选择暂存的卡片只生成卡片编号，不验证必输项是否为空，不算正式卡片，没有上报状态，这类卡片只能修改或删除，不能做其他操作；暂存的卡片只有进行保存操作后才能成为正式的卡片；

✧对于重要信息输入有误请使用卡片纠错功能，对于价值〔即账面原值〕需要变动的,如果是价值减少，请使用卡片纠错功能,如果是价值增加,请使用价值变更功能;

✧主界面任务提醒中的资产保修到期提醒，只提示填写了保修截止日期的卡片；比照日期是效劳器日期，不是当前电脑的日期；

✧主界面任务提示中的资产使用期限到期提醒，只提示填写了投入使用日期并设置了使用年限的卡片；比照日期是效劳器日期，不是当前电脑的日期；

✧出于分页功能的限制，全选框只对当前显示页上的卡片记录有效，如果需修改其他页的卡片请先使用查询功能或是翻页找到需要修改的卡片；分页显示默认为20条，可选中‘每页多少条数’栏下拉框中的条数选项来调节显示条数，最高支持显示1000条；

✧维修记录目前只有房屋可以填写，其他类卡片暂时不开放；

✧价值变更记录可以进行撤销操作，选中卡片后需要点击修改进入修改编辑状态再去价值变更记录窗口中进行撤销；卡片信息中的其他tab窗口记录不能进行撤销操作；

✧处于正常状态申请〔即除‘已作废’状态的申请〕中的卡片不能做任何其他操作；

✧软件中所有的打印文件为pdf格式，需要使用pdf阅读器，例如Adobereader；

✧批量变动中更新所有行数据和更新本行数据的用法说明

在填写了第一条记录的一个信息项后，会出现一个提示框，选中‘是’那么同时更新其他卡片的同一工程，如果选中‘否’，那么只更新当前卡片的该信息工程；

窗口下方有一个【保存】按钮，再点击这个按钮之前，看到的所有已修改信息都是预览状态，在点击了保存后才会变动成功；

2、资产台账查询

对软件中现有的固定资产进行统计和查询，并显示分类统计数和明细卡片，默认显示已上报且已入账的资产卡片;

查看各类资产卡片的明细，可点击各大类名称前的【+】进行展开；如图31

图31

还提供【查询】和【保存为历史数据】功能；

【查询】操作可参考卡片登记中的查询操作；

【保存为历史数据】功能可使用屡次，需使用不同的名称进行区分，历史数据保存后需要到【历史数据查询】窗口中进行查看；

3、历史数据查询

查看从资产台账查询中保存为历史数据的固定资产卡片记录；

从【工程名称】下拉框中选中要查看的历史数据，下方就会显示卡片明细列表；

提供【查询】和【导出excel】功能

【查询】操作可参考卡片登记中的查询操作；

【导出excel】操作可参考卡片登记中的excel导出；

4、资产卡片备案

对于财政管理部门要求新增卡片进行备案上报的单位,必须通过卡片备案申请将未上报状态的卡片进行上报备案,财政部门确认后,卡片的上报确认状态自动变为已上报，才能根据卡片的入账形式来算账面原值；

◆新增申请：

点击【新增申请】，在弹出窗口【资产备案申请】中，先点击下方的按钮【挑选资产卡片】，在资产类别列表中选中卡片的大类，例如通用设备，然后会弹出对应类别的资产卡片列表〔只显示状态为未上报的卡片〕，选中要备案的卡片点击上方的按钮【确认】，回到【资产备案申请】界面，将申请保存需要的其他信息填写完成后，点击保存，出现‘保存成功’提示即操作完成；如图32-35

图32

图33

图34

图35

◆上报申请：

将需要给主管或财政部门的申请进行上报操作，上报后的申请，上级部门才能审核，而单位用户不能再进行修改；

选中左侧列表中需要上报的申请，然后点击【上报申请】即可；如图36

图36

◆修改申请：

对未上报状态或是已退回状态的申请进行内容修改；

选中左侧列表中需要修改的申请，然后点击【修改申请】，进入【资产备案申请】窗口〔如图37〕，修改完成后，点击保存，出现‘保存成功’提示即操作完成；

图37

◆查看申请：

选中左侧需要查看的申请，然后点击【查看申请】，那么出现显示该申请详细内容的查看窗口；

◆删除申请：

选中左侧需要删除的申请，然后点击【删除申请】，那么会弹出一个是否删除的信息框〔如图38〕，选择【是】，那么进行删除操作，选择【否】那么取消操作；

图38

只有状态为‘未上报’和‘已退回’的申请才能进行删除申请；

◆打印申请：

选中左侧需要打印成纸质文件的申请，然后点击【打印申请】，那么出现打印预览框，确认无误后，点击右上方的打印机标识进行打印；

本卷须知：

✧对于没有要求新增卡片备案上报的单位那么需要自己操作卡片上报进行卡片确认操作；

✧已经在正常状态申请中的资产不能重复挑选〔在卡片登记窗口中可看到相关状态的卡片显示为蓝色，即锁定状态，这种状态的卡片是不能做任何操作的〕；

✧已经在正常状态申请中的资产卡片不能重复挑选；

✧上级部门退回的申请可以根据上级部门要求进行修改后重新上报，也可以删除；

✧申请未批复完成前，申请中的卡片状态变为锁定状态，不能做任何操作；

✧软件中所有的打印文件为pdf格式，需要使用pdf阅读器，例如Adobereader；

5、特定资产申请

对于调用给临时单位使用或临时借用给其他单位的账面资产进行标记申请；财政或主管部门同意后，自动对申请中的相应卡片进行特定资产标识；

◆新增申请：

点击【新增申请】，在弹出窗口【特定资产申请】中，先点击下方的按钮【挑选资产卡片】，在资产类别列表中选中卡片的大类，例如通用设备，然后会弹出对应类别的资产卡片列表〔只显示状态为已上报的卡片〕，选中要申请的卡片点击上方的按钮【确认】，回到【特定资产申请】界面，将申请保存需要的其他信息填写完成后，点击保存，出现‘保存成功’提示即操作完成；

◆上报申请：

将需要给主管或财政部门的申请进行上报操作，上报后的申请，上级部门才能审核，而单位用户不能再进行修改；

选中左侧列表中需要上报的申请，然后点击【上报申请】即可；

◆修改申请：

对未上报状态或是已退回状态的申请进行内容修改；

选中左侧列表中需要修改的申请，然后点击【修改申请】，进入【特定资产申请】窗口，修改完成后，点击保存，出现‘保存成功’提示即操作完成；

◆查看申请：

选中左侧需要查看的申请，然后点击【查看申请】，那么出现显示该申请详细内容的查看窗口；

◆删除申请：

选中左侧需要删除的申请，然后点击【删除申请】，那么会弹出一个是否删除的信息框，选择【是】，那么进行删除操作，选择【否】那么取消操作；

只有状态为‘未上报’和‘已退回’的申请才能进行删除申请；

◆打印申请：

选中左侧需要打印成纸质文件的申请，然后点击【打印申请】，那么出现打印预览框，确认无误后，点击右上方的打印机标识进行打印；

注意事项：

✧特定资产在单位上报部门预算一上进行超标自审和上级部门审核预算时不占用资产存量份额；

✧特定资产包括以下几种：

①有特定用途的资产；②临时机构的资产；③临时承办大型会议或活动的资产；④其他因特殊情况需新增的资产；

✧已经在正常状态申请中的资产不能重复挑选；

✧申请未批复完成前，申请中的卡片状态变为锁定状态，不能做任何操作；

✧上级部门退回的申请可以根据上级部门要求进行修改后重新上报，也可以删除；

✧软件中所有的打印文件为pdf格式，需要使用pdf阅读器，例如Adobereader；

三、资产配置

1、部门预算一上申请

对下一年度的部门预算中的固定资产局部预算进行一上上报申请，并提供财政审批结果查看；

◆新增申请：

点击【新增申请】，在弹出窗口【部门一上申请】中，先点击下方的按钮【增加一行】，填写一个需要购置的资产信息及其资金来源，再点【增加一行】继续添加，直至填写完所有要购置的资产，然后将申请保存需要的其他信息填写完成后，点击下方的按钮【自审】，在出现配置标准是否超标提示后，根据这个提示，再进行对应资产的数量和金额的修改，如果不需要修改，那么点击保存，出现‘保存成功’提示即操作完成；如图39

图39

申请中的资产信息也可以通过另外一种方法进行添加，使用软件提供的配置申请模板〔通过【导出excel】得到模板〕进行信息填写，然后使用【excel导入】进行信息导入；如图40-42

图40

图41

图42

◆上报申请：

将需要给主管或财政部门的申请进行上报操作，上报后的申请，上级部门才能审核，而单位用户不能再进行修改；

选中左侧列表中需要上报的申请，然后点击【上报申请】即可；

◆修改申请：

对未上报状态或是已退回状态的申请进行内容修改；

选中左侧列表中需要修改的申请，然后点击【修改申请】，进入【部门一上申请】窗口，修改完成后，点击保存，出现‘保存成功’提示即操作完成；

◆查看申请：

选中左侧需要查看的申请，然后点击【查看申请】，那么出现显示该申请详细内容的查看窗口；

◆删除申请：

选中左侧需要删除的申请，然后点击【删除申请】，那么会弹出一个是否删除的信息框，选择【是】，那么进行删除操作，选择【否】那么取消操作；

只有状态为‘未上报’和‘已退回’的申请才能进行删除申请；

◆打印申请：

选中左侧需要打印成纸质文件的申请，然后点击【打印申请】，那么出现打印预览框，确认无误后，点击右上方的打印机标识进行打印；

◆导出excel：

选中左侧的申请记录，点击【导出excel】，导出申请的资产信息保存成excel文档；

本卷须知：

✧每个预算年度只允许存在一张部门预算一上申请，并且申请中的预算年度项为默认值不能修改，预算年度根据财政指定的日期进行自动修改；

✧在一个申请中每个资产分类只能存在一条；

✧上级部门退回的申请可以根据上级部门要求进行修改后重新上报，也可以删除；

✧特定资产在单位上报部门预算一上进行超标自审和上级部门审核预算时不占用资产存量份额；

✧使用年限到期的资产在超标自审和上级部门审核预算时是否占用资产存量份额，由上级部门进行对应，如有相关问题，请先咨询财政部门使用年限到期的资产是否占用存量份额；

✧只要不是暂存模式保存的卡片都算存量；

2、追加预算申请

对部门预算外需要购置的资产进行预算外追加申请，并提供财政审批结果查看；

◆新增申请：

点击【新增申请】，在弹出窗口【预算追加申请】中，先点击下方的按钮【增加一行】，填写一个需要购置的资产信息及其资金来源，再点【增加一行】继续添加，直至填写完所有要购置的资产，然后将申请保存需要的其他信息填写完成后，点击下方的按钮【自审】，在出现配置标准是否超标提示后，根据这个提示，再进行对应资产的数量和金额的修改，如果不需要修改，那么点击保存，出现‘保存成功’提示即操作完成；

申请中的资产信息也可以通过另外一种方法进行添加，使用软件提供的配置申请模板〔通过【导出excel】得到模板〕进行信息填写，然后使用【excel导入】进行信息导入；

◆上报申请：

将需要给主管或财政部门的申请进行上报操作，上报后的申请，上级部门才能审核，而单位用户不能再进行修改；

选中左侧列表中需要上报的申请，然后点击【上报申请】即可；

◆修改申请：

对未上报状态或是已退回状态的申请进行内容修改；

选中左侧列表中需要修改的申请，然后点击【修改申请】，进入【预算追加申请】窗口，修改完成后，点击保存，出现‘保存成功’提示即操作完成；

◆查看申请：

选中左侧需要查看的申请，然后点击【查看申请】，那么出现显示该申请详细内容的查看窗口；

◆删除申请：

选中左侧需要删除的申请，然后点击【删除申请】，那么会弹出一个是否删除的信息框，选择【是】，那么进行删除操作，选择【否】那么取消操作；

只有状态为‘未上报’和‘已退回’的申请才能进行删除申请；

◆打印申请：

选中左侧需要打印成纸质文件的申请，然后点击【打印申请】，那么出现打印预览框，确认无误后，点击右上方的打印机标识进行打印；

◆导出excel：

选中左侧的申请记录，点击【导出excel】，导出申请的资产信息保存成excel文档；

本卷须知：

✧每个预算年度允许存在多条追加预算申请；

✧上级部门退回的申请可以根据上级部门要求进行修改后重新上报，也可以删除；

3、部门预算二下

显示部门预算二下的最终批复结果，只能查看不能修改；

四、资产使用

1、出租出借申请

对需要出租或出借的资产进行申报,并提供财政审批结果查看；

◆新增申请：

点击【新增申请】，在弹出窗口【出租出借申请】中，先点击下方的按钮【挑选资产卡片】，在资产类别列表中选中卡片的大类，例如通用设备，然后会弹出对应类别的资产卡片列表〔只显示状态为已上报的卡片〕，选中要申请的卡片点击上方的按钮【确认】，回到【出租出借申请】界面，将申请保存需要的其他信息填写完成后，点击保存，出现‘保存成功’提示即操作完成；

◆上报申请：

将需要给主管或财政部门的申请进行上报操作，上报后的申请，上级部门才能审核，而单位用户不能再进行修改；

选中左侧列表中需要上报的申请，然后点击【上报申请】即可；

◆修改申请：

对未上报状态或是已退回状态的申请进行内容修改；

选中左侧列表中需要修改的申请，然后点击【修改申请】，进入【出租出借申请】窗口，修改完成后，点击保存，出现‘保存成功’提示即操作完成；

◆查看申请：

选中左侧需要查看的申请，然后点击【查看申请】，那么出现显示该申请详细内容的查看窗口；

◆删除申请：

选中左侧需要删除的申请，然后点击【删除申请】，那么会弹出一个是否删除的信息框，选择【是】，那么进行删除操作，选择【否】那么取消操作；

只有状态为‘未上报’和‘已退回’的申请才能进行删除申请；

◆打印申请：

选中左侧需要打印成纸质文件的申请，然后点击【打印申请】，那么出现打印预览框，确认无误后，点击右上方的打印机标识进行打印；

本卷须知：

✧已经在正常状态申请中的资产卡片不能重复挑选；

✧上级部门退回的申请可以根据上级部门要求进行修改后重新上报，也可以删除；

✧申请未批复完成前，申请中的卡片状态变为锁定状态，不能做任何操作；

✧软件中所有的打印文件为pdf格式，需要使用pdf阅读器，例如Adobereader；

2、对外投资申请

对需要对外投资的资产进行申报,并提供财政审批结果查看

◆新增申请：

点击【新增申请】，在弹出窗口【对外投资申请】中，先点击下方的按钮【挑选资产卡片】，在资产类别列表中选中卡片的大类，例如通用设备，然后会弹出对应类别的资产卡片列表〔只显示状态为已上报的卡片〕，选中要申请的卡片点击上方的按钮【确认】，回到【对外投资申请】界面，将申请保存需要的其他信息填写完成后，点击保存，出现‘保存成功’提示即操作完成；

◆上报申请：

将需要给主管或财政部门的申请进行上报操作，上报后的申请，上级部门才能审核，而单位用户不能再进行修改；

选中左侧列表中需要上报的申请，然后点击【上报申请】即可；

◆修改申请：

对未上报状态或是已退回状态的申请进行内容修改；

选中左侧列表中需要修改的申请，然后点击【修改申请】，进入【对外投资申请】窗口，修改完成后，点击保存，出现‘保存成功’提示即操作完成；

◆查看申请：

选中左侧需要查看的申请，然后点击【查看申请】，那么出现显示该申请详细内容的查看窗口；

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