word的使用技巧大全.docx
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word的使用技巧大全
第2章WORD使用技巧
2.1文字处理技巧
2.1.1 页面设置快速进行调整
用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就。
如图2.1所示。
图2.1页面设置快捷方法
2.1.2 字号快速调整
1.选择好需调整的文字后，按组合键“Ctrl+[”缩小字号，“Ctrl+]”组合键放大字号；
2.利用组合键“Ctrl+Shift+>”来快速增大文字，而利用“Ctrl+Shift+<”快速缩小文字。
2.1.3取消超链接线
在word中输入网址或电子邮件地址时，会自动变成蓝色并带下划线。
改变颜色：
选择好超连接部分的文字或地址，使用“格式”工具栏上的
颜色按钮即可改变颜色，双击
下划线按钮可以取消下划线。
2.1.4英文大小写自由转换
对英文字使用组合键Shift+F3，就会让所选择的 英文 单词在首字母大写、英文单词全大写、英文单词全小写间快速切换。
例如，输入文字：
Howareyou?
第一次按Shift+F3为：
HOWAREYOU?
第二次按Shift+F3为：
howareyou?
第三次按Shift+F3为：
HowAreYou?
2.1.5字体设置、省略号的快捷键
加粗、倾斜、下划线：
“Ctrl+B”、“Ctrl+I”、“Ctrl+U”；省略号：
SHIFT+6。
2.1.6快速去除回车、分页等特殊设置
可以使用“编辑”菜单栏中的“替换”命令来比较轻松的完成。
例如快速把软回车替换为段落标记。
如下操作：
选择下列文字：
选择全部替换即可。
如图2.2所示。
图2.2快速删除回车、分页
2.1.7轻松调用数据库文件中数据
图2.3从数据库中获得数据
操作步骤：
先通过选择“视图”→“工具栏”→“数据库”→“获取数据”按钮。
在选择好要调用的数据库文件后再单击“确定”按钮返回“数据库”对话框，此时“设置查询选项”将起作用。
在此要对调用数据库进行设置筛选等，可以根据自己的需要，设置所选数据的条件、按何种方式排序等参数。
另外还可在“排序记录”中对引入的数据进行排序，在“选择域”中对引入数据的字段进行筛选等。
当所有的筛选条件均设置好以后，就可以插入数据了。
如图2.3所示。
从数据库中获得的数据如表2.1
表2.1从数据库中获得的表
教师姓名
授课班级
密码
IP地址
考试模块
宋绍云
土管本科09
123
172.17.10.12
WORD模块
万景
数学本科09-2班
2058520
172.16.11.103
万景
地理本科09-2
2058520
172.17.7.10
万景
工商管理09-1班
2058520
172.17.7.10
罗矛
物理本科09-1
941217
172.16.10.36
白金荣
09市场营销
baijr223
172.17.10.12
PPT模块
2.1.8如何自动生成目录
首先在格式工具栏上单击“格式窗格”按钮（或直接在格式选择栏中直接选择“其他”）打开“样式和格式”设置栏。
再在其中要设置的格式名称上单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“修改”选项，按提示设置好作为目录的文字。
再在Word菜单栏单击“视图→工具栏→大纲”命令打开大纲，并在“大纲级别”中设置好该格式的级别，然后再对文件中各段落进行格式选择，设置完成后再把光标移到需放置目录的位置；
再在Word菜单栏单击“插入→引用→索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框，在该对话框选择“目录”选项卡，然后根据自己的需要设置好“显示级别”，完成后单击“确定”按钮便可快速得到自己想要的目录。
如图2.4所示。
图2.4自动生成目录
2.1.9轻松去掉页眉的横线
在页眉区域双击鼠标左键激活页眉，选择页眉或页脚文字，然后单击“格式→边框和底纹”命令，在弹出的对话框中把边框设置为“无”，并在“应用于”下更改为“段落”，再单击“确定”按钮即可发现该横线已被去除。
如图2.5所示。
图 2.5去掉页眉或页脚的下划线
2.1.10一次完成中英文两类字体设置
1.选中要设置字体的所有文本
2.选择菜单中选择“字体”选项打开“字体格式”对话框。
3.在对话框中分别对中、英文字体进行格式设置
4.最后单击“确定”按钮便可完成两类字体的设置。
2.1.11页码任意位置插入
先利用“插入→页码”命令完成页码插入后，再在页码框上双击鼠标左键（此时便可对页码进行编辑），然后把指针移到页码框上，按下鼠标左键进行拖动，便可对页码的位置进行任意调整。
如图2.6所示。
图2.6页码位置的改变
2.1.12如何从某页开始设置页码
操作步骤：
●使用“插入”→“分隔符”→分节符类为：
下一页；
●“视图”→“页眉页脚”→用“链接到前一个”按钮，删除“与上一节相同”（页眉、页脚都要删除；
●“插入”→“页码”
2.1.13取消已插入的页码
操作步骤：
首先在页码编号上用鼠标左键双击进入编辑状态→选中需取消的页码号→再按“Delete”键即可取消页码。
2.1.14为分栏创建页码
操作步骤：
1.单击“视图”→“页眉和页脚”命令，切换至第一页的页脚（或页眉）。
2.连续按两下“Ctrl+F9”组合键。
3.在与左栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}*n-1}页”，在与右栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}*n}页”。
注意：
其中PAGE为原来的当前页吗，n为分栏数。
如图2.7所示。
图2.7分栏页码
2.1.15对同一个文件中不同部分页面创建不同的页眉或页脚
操作步骤：
首先要对文件进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。
然后在不同的节中创建不同的页眉或页脚即可。
如图2.8所示。
图2.8创建不同的页眉或页脚
2.1.16如何去除格式标记
有些用户在使用Word时总会在段落开始或末尾出来一些各式各样的符号，有时影响观看版面效果，这些符号叫做“格式标记”，它们并不影响打印效果。
如果想去掉它们操作步骤如下：
选择菜单“工具”→“选项”→“视图”→在“显示”栏下列出许多格式标记→取消选择“全部”。
2.2 表格处理技巧
2.2.1文字巧妙转换成表格
用分隔符逗号、制表符、空格或其他字符隔开准备产生表格列线的文字内容。
然后按如下操作。
操作步骤：
单击“表格→转换→文本转换成表格”→“文字分隔符位置”选项中选逗号（一定要和输入表格内容时的分隔符一致）。
如图2.9所示。
图2.9文字与表格之间的转换
2.2.2用“+”、“―”号巧制表格
操作步骤：
首先在要插入表格的地方输入“+”号，用来制作表格顶端线条，然后再输入“-”号，用来制作横线（也可以连续输入多个“-”号，“-”号越多表格越宽），接着再输入一些“+”号（“+”号越多，列越多），完成后再按回车键，便可马上得到一个表格。
注意：
用此方法制作出的表格只有一行，若需制作出多行的表格，则可将光标移到表格内最后一个回车符号前，按“Tab”键或回车键（Enter），即可在表格后插入行。
2.2.3轻松微调行列宽度
只需在水平标尺上按住鼠标左键调行的同时按下右键，标尺上（调整行时会在垂直标尺上显示，而在调整列时会在水平标尺上显示）会显示出行或列的尺度。
如图2.10所示。
图2.10微调行列宽度
2.2.4表格行列宽度调整技巧
操作步骤：
1.选中要调整的行或列，在选择区域上单击鼠标右键，选择“表格属性”选项。
2.根据实际情况选择“行”或“列”选项卡
3.选择“指定高度”复选框，然后在其后输入具体数值，
4.单击“确定”按钮便可设置完成。
如图2.11所示。
注意：
若不需达到如此精确度，也可利用鼠标拖动表格线的方式进行调整，在调整的过程中，如不想影响其他列宽度的变化，可在拖动时按住键盘上的“Shift”键；而若不想影响整个表格的宽度，可在拖动时按住“Ctr”键。
图2.11表格行高与列宽调整
2.2.5让文字自动适合单元格
1.选中要设置自动调整的单元格。
2.在Word菜单栏单击“表格→表格属性”命令。
3.再在“表格”选项卡下单击“选项”按钮打开“表格选项”对话框，取消选择“自动重调尺寸以适应内容”复选框。
4.单击“确定”按钮返回“表格属性”对话框，然后选择“单元格”选项卡，再单击“选项”按钮，在新打开的对话框中选择“适应文字”复选框即可。
如图2.12所示。
图2.12单元格自动适应文字
2.2.6表格中自动排“序号”
1.选中要填序号的单元格区域。
如图2.13所示。
图2.13选择要编号的区域图2.14项目符号和编号
2.再单击“格式→项目符号和编号”命令。
如图2.14所示
3.选择“编号”选项卡，根据需要选择好编号形式后，再单击框下边的“自定义”按钮，出现“自定义编号列表”对话框，在“编号格式”文本框中输入自己想要的格式形式，注意框中数字“1”不能删掉，而其后的点“.”或半圆括号“）”可去掉或变成其他样式。
如图2.15所示。
图2.15编号自己定义图2.16填写好的编号
4.在“编号样式”下拉列表框中选“1，2，3，……”，“起始编号”数字框中填上序号的第一个数字，如“1”，同时还可在“编号位置”下拉列表选择对齐方式。
5.在“字体”栏可对文字做修饰工作；完成后单击“确定”按钮，Word表格所选择的行或列中便自动填写好了想要的“序号”。
如图2.16所示
2.2.7一次插入多行或多列
首先在选择行与列时，可以选择多行，即如果要插入三行，则可先一次选中三行，再在选择区上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“插入行”选项即可。
2.2.8防止表格跨页断行
要防止某行单元格中的文字前后拆分在两页。
在表格上单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“表格属性”选项，选择“行”选项卡，取消选择“允许跨页断行”复选框，再单击“确定”按钮关闭属性对话框即可。
如图2.16和图2.17所示。
图2.16单元格跨页图2.17取消允许跨页断行
2.2.9表格中数据快速排序
首先选中要排序的列，再单击Word菜单栏中的“表格→排序”命令打开“排序”对话框，选择该列数据要按何类型排序，比如学生成绩当然是选择“数字”，再在其后设置排序方式：
升序或降序，在Word中我们一次可最多对三个关键字进行排序。
2.2.10巧用表格制作罗列式结构图
首先根据结构图的行、列及括符数制作出相应行、列数的表格，然后对结构图前一级文字所处的单元格选择合并，输入文字并设置为垂直居中，再在绘图工具栏插入相对应的大括符，最后再选中整个表格，在其上单击鼠标右键，选择“表格属性”选项进入，再单击“表格”选项卡下的“边框和底纹”按钮，然后在新窗口设置栏下选择“无”，单击“确定”按钮完成。
如图2.18所示。
图2.18用表格制作罗列图
2.2.11如何让表格左右两边绕排文字
如果要在表格右侧（左侧）输入文字，Word一般会提示“此操作对行结尾无效”的错误信息。
这时一般可以用文本框的“绕排”来实现。
其实不用文本框也可以实现。
操作如下：
1.先把该表格的最后一列（或第一列）合并成一个单元格；
2.设置好该单元格只有左边（或右边）有边框，这样在该单元格输入的文字就可以绕排在表格的一边了。
2.2.12利用表格实现复杂排版
要排版出向报纸一样的格式，首先绘制表格，然后对表格的单元格进行合并操作，在需要的位置插入图片、文字等，最后用“格式”—“边框与底纹”设置即可。
最新信息
要横、竖排版文字，我们一般是把文字独立设置成段落格式、横竖排版。
巧用分隔法
Word中的表格两侧是不能插入其他表格的，所以无法让两个表格处在同一栏上。
计算机
首先把各栏（块）内容分别放入根据需要绘制的一个特大表
图2.19利用表格制作特殊版式
编辑方法如图2.19所示，效果如图2.20所示。
最新信息
要横、竖排版文字，我们一般是把文字独立设置成段落格式、横竖排版。
巧用分隔法
Word中的表格两侧是不能插入其他表格的，所以无法让两个表格处在同一栏上。
计算机
首先把各栏（块）内容分别放入根据需要绘制的一个特大表
图2.20表格排版效果
2.2.13表格的垂直拆分
1.选择需要拆分的列，注意这里要选择一整列。
2.选择“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，或在右键菜单中选择“边框和底纹”，出现“边框和底纹”对话框。
3.单击“边框”标签，在预览区中单击顶边框、中边框和底边框，以将其边框线删除（如图2.21），仅保留左边框线和右边框线。
如图1.21所示。
图2.21表格的纵向拆分
2.2.14表格文本缩进
Word表格中的“Tab”键有特殊用途，按下“Tab”键光标会跳到下一单元格，不能实现文本的缩进。
如果想让表格的文本缩进，可以按“Ctrl+Tab”组合键，光标就会像普通文本那样在表格中缩进了。
2.2.15利用表格功能实现汉英对译
要想实现英汉对译，如果只是用分栏功能的话，可能会出现由于英文与汉文的字数不一致而导致两边的文字不能够对齐，而用加空格的方法也比较麻烦。
如果用Word的表格功能，则会起到事半功倍的效果。
其具体步骤：
鼠标单击“表格”菜单，选择插入一个多行三列的表格，表格的行数与表格内最终的内容有关，如果表格行数多了，可以删除掉，如果不足，可以再插入几行。
这三列中左右两列设置比较宽，中间一列设置比较窄，主要是用来分隔中英文的。
完成后选中整个表格，鼠标右击，选择“表格属性”，在弹出的对话框中选择“表格””选项卡下的“选项”按钮，在弹出的对话框中取消“自动调整尺寸以适应内容”这个复选框，然后单击“边框与底纹”按钮，设置表格为“无边框”。
这时就可以轻松地实现中英文互译了。
英文
中文
英文
英文
2.2.16巧用表格实现特殊格式要求
由于一般选择题答案选项都是4个，我们可以把输入整个试卷的选择题部分看做是在制作一个4列多行的表格。
将题目输入行利用“合并单元格”命令把它合并，用于输入题目内容。
在答案输入行依次输入相关的答案选项。
操作完成后，在“边框和底纹”对话框中取消表格的边框就可以了。
如图2.23所示。
1、计算机的硬件由（）组成。
A、运算器
B、控制器
C、存储器
D、输入设备
2、计算机的软件分为（）。
A、系统软件
B、应用软件
C、数据库系统
D、计算机语言
1、计算机的硬件由（）组成。
A、运算器
B、控制器
C、存储器
D、输入设备
2、计算机的软件分为（）。
A、系统软件
B、应用软件
C、数据库系统
D、计算机语言
图2.23试卷制作方法及效果
2.2.17快速在铅笔和擦除工具间转换
在Word中绘制表格，常常要在铅笔和擦除工具之间转换，选中铅笔工具后，要使用擦除功能，只要按住“Shift”键即可。
2.3 图形处理技巧
2.3.1 快速设置统一图形格式
如果需要将多个图形设置为同一格式，与设置文本格式一样，使用“格式刷”。
2.3.2 快速在图片上插入文字
只需要在要加入文字的图片上新建一个文本框，在文本框内部输入要加入的文字，再在“设置文本框格式”中把线条色设置为“无”即可。
2.3.3不失真地获得其它Word文件中的图片
1.打开那个Word文件，选择“文件→另存为”
2.并从“保存类型”下拉菜单中选择“Web页”方式保存
3.进入该文件夹，此时所要的图片已在里面了。
如图2.24所示。
注意：
每个图都有两个图形文件对应，要选择那个容量大的图片文件。
图2.24把word文档保存成HTML
2.3.4将Word文件转换为图形文件
有些用户没有安装Word程序，而需将一个配有图片资料的Word文件拿到这类用户计算机上进行观看。
操作步骤：
1.将要转换的Word文件保存并关闭，然后再新建一个空白Word文件。
2.在资源管理器中将需转换的Word文件图标拖到该空白Word文件中即可。
如图2.25所示。
图2.25把Word转换为图形
2.3.5Shift键让绘图更标准
可在绘画时按住“Shift”键便可画出标准的圆，同样在选择矩形工具时按住“Shift”键便可画出正方形，选中直线工具时按住“Shift”键便可绘画笔直的直线（但只能会绘制出四个方向的直线）。
2.3.6 文件中图片为×的情况
在打开一些含有图片的Word文件时，有时后会发现文中的图片无法显示。
在图片位置被一个很大的红色的“×”替代了。
出现这种现象的原因是在编辑这些图片时，由于不小心将这些图片的一部分位置置或移动到了页面以外的位置。
只要对这些图片重新进行页面设置，使它们全部位于页面范围之内，那么下次再打开时就不会出现这种现象了。
2.3.7在Word中转换图像格式
转换图像格式是图像编辑处理软件所具有的功能。
其实用WordXP也可以实现图像格式的转换。
如想把一幅BMP格式的图像转换成JPG或GIF格式。
可以执行如下操作：
1.首先新建一个空的Word文件。
再执行“插入”操作。
2.选择“图片→来自文件”选项，在弹出的文件选择对话框中选择需要转换格式的目标图像文件，然后单击“插入”按钮完成。
3.插入指定的图像后，还可以根据需要适当调整图像的大小以及位置，处理好后，选择菜单栏中的“文件”菜单项的“另存为Web页”选项，再输入文件名和保存路径，单击“保存”按钮后Word文件就转换为Web文件了。
这样系统会自动根据原始图像的颜色多少，将其转换为JPG或GIF格式。
如图2.26所示。
图2.26在Word中转换图像格式
2.3.8 把文档中的所有图片单独存放
只要单击“文件”→“另存为Web页”即可。
假设另存为的文件名为1.htm，Word会在文档所在的文件夹中自动新建一个名为1.files的文件夹，同时将文档中的图片一一存放在其中，文件的后缀名为.jpg。
2.3.9 在Word中画图
在Word中确实可以对常见的一些图形进行绘制，具体绘画方法如下：
1.绘制一般直线：
单击绘图工具栏上的“直线”图标按钮然后按住“Shift”键拖动鼠标。
极短直线：
单击“矩形”图标按钮再拖出，然后在“设置自选图形格式”对话框中选择０，“高度”、“宽度”则可以根据需要的长度自由设置。
2.涂盖：
单击绘图工具栏“文本框”图标按钮，调节文本框至适当大小，然后用鼠标左键双击框边，选择填充颜色。
把“线条颜色”设置为“白色”，最后将文本框拖到要被涂盖处即可。
3.旋转：
选中要旋转对象，然后在“绘图”中的“旋转或翻转”中选择“自由旋转”图标按钮，把鼠标移动到一个绿色的小点上，鼠标则会变成一环型箭头指针，按住鼠标左键，再拖动鼠标使对象绕其中心旋转即可；若需以15°为角度改变单位旋转，可在牵引同时按住“Shift”键。
4.标注文字输入：
单击绘图工具栏“文本框”图标按钮，键入文字，用鼠标左键双击框边，选择“颜色和线条”选项卡，“填充颜色”选择“无填充”色，“线条颜色”选择“无线条颜色”，将文本框拖到准备放置处。
5.微移：
为更轻松地绘出细节，或要控制对象以极微小步距移动。
操作如下：
先按住“Alt”键执行拖动操作，将“水平间距”和“垂直间距”都设置为最小，即都设置为0.01字符，将鼠标指针移动速度调小即可。
2.3.10让图形位置随文字移动
解决这个问题的方法是：
选中文件中需要禁止移动的图片，用鼠标右键单击它打开快捷菜单，选择其中的“设置图片格式”选项。
再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮，打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。
选择其中的“对象随文字移动”和“锁定标记”两个复选项，单击“确定”按钮即可生效。
如图2.27所示。
图2.27图片随文字移动
2.3.11快速插入图片表格
Excel表格插入Word的通常做法是将它复制到剪贴板，然后再粘贴到Word文件。
这种做法存在一定的缺陷，例如表格中的数据格式受Word的影响会发生变化，产生数据换行或单元格高度变化等问题。
如果不再对表格内容进行修改，可以将Excel表格用图片格式插入Word文件，具体方法是：
选中Excel工作表中的单元格区域，按住“Shift”键打开“编辑”菜单，单击其中的“复制图片”命令，即可按粘贴图片的方法将它插入Word文件。
如果需要在图形处理等程序中插入图片形式的Excel表格，或者需要将Excel中的图表插入Word文件，同样可以采用上述方法。
如图2.28所示。
图2.28复制EXCEL为图片格式
2.3.12如何Word文件的全部内容或部分文字转化为图形形式
1.打开需转化为图形格式的文件，单击“插入→对象”命令，在“对象类型”下拉列表中选择“MicrosoftWord文件”项，单击“确定”按钮。
2.Word系统会自动新建一个文件，在该文件中输入需要转换为图形的文字（可以通过“复制→粘贴”操作来实现），输入完毕后，关闭该文件窗口。
3.在原文件窗口中单击“文件→另存为Web页”命令，在文件名文本框中输入该文件的文件名（如：
123），单击“保存”按钮。
4.在该文件的保存目录下找到一个名为“文件名.files”（如：
123.files）的文件夹，在该文件夹下找到一名为123.gif的文件，该文件就是转化后的图形文件。
如图2.29所示。
图2.29Word文件的全部内容或部分文字转化为图形
2.3.13 快速调用图章
利用Word制作好图章后，请问怎么实现简单、快捷的调用呢？
可以使用“自动图文集”来实现。
1.选择图章，按“Alt+F3”组合键，在打开的“创建自动图文集”对话框中输入一个印章的代用名，单击“确定”按钮即设置完成。
2.以后如果要在适当位置加入该印章，只需输入此代用名，再按回车键就可以了。
2.3.14使用Word2003制作优美印章
1.用艺术字编辑印章文字
单击“常用工具栏”上的“绘图”按钮，选择"插入艺术字"按钮。
在“艺术字库”对话框中选择圆弧形样式，下一步编辑艺术字文字。
比如输入文字。
按确定后，出现一个弧形艺术字对象，从中改变艺术字形状为圆形或半圆形。
（如图2.30所示）。
图2.30艺术字制作
2.制作印章外形
绘制方法是：
绘制圆或椭圆，同时按住shift键拖动鼠标即可画出一个圆。
圆的大小根据印章文字的大小来定。
然后将圆的线条颜色改为红色，粗细设为3磅左右，环绕方式为四周型。
另外印章中间一般有五角星或其它相关图形。
五角星可从自选图中来选取并画出，其线条和填充颜色也设为红色。
其它相关图形可从剪辑库中选取并插入，然后调整大小及四周型的环绕方式。
印章图形就准备好了。
如图2.31所示。
3.组合出优美的印章
用鼠标拖动印章文字，将其套在图形中间，若位置不准，可按CTRL+光标的上、下、左、右键来微移选定对象，五角星或
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