简报制作技巧.pptx

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简报的艺术讲师：

王素粉部门：

郑州园区党委日期：

2013年9月11日幸福人生大讲堂幸福人生大讲堂12成功简报初探成功简报初探成功简报的成功简报的【4P4P】流程流程成功简报初探成功简报初探简报概念简报概念简报重要性简报重要性简报目的简报目的第一章：

成功简报初探Q:

何为简报?

讨论:

简报概念Q简报是就一主题向听众作报告的过程,它以言语配合其它表现方式,分享重要内容或信息,让大家了解、注意并被说服,促使听众作出行动或决定.Q分类：

商务简报工作/项目简报会议/情况简报简报概念简报成功的关键我能做好简报我的内容很有价值我的观众很重要我要让观众很有收获运用声调技巧运用声调技巧停顿感情目光接触节奏快慢加强情绪情绪我很高兴来做简报我要用热情感染观众衣着衣着我很专业我很有精神态度态度声音声音形象形象简报重要性分享:

职场上,几乎人人都要作简报S1:

成功简报案例及成果?

S2:

失败简报案例及后果?

类似简报情境是否经历?

讲者逐字念稿投影片资料满面,文字小的眯起眼睛也看不见激光笔的红色光点乱转只见讲者背影简报重要性个人营销与品牌l展现个人【实力】与【魅力】涉及严肃结果l是否能成功说服主管l是否能成功跨部门沟通,推动工作l是否能成功拿到商业项目lQ:

简报的目的是什么?

简报目的讨论:

简报目的（传达讯息）沟通与了解l带领听众从【陌生】到【理解】l将听众从【起点】（一开始状态）推往【终点】（演示者预期目的）说服听众l说服之旅:

一无所知了解深信不疑内化l必须知道的事:

特色&利益l听众想行动的理由,非你的理由第二章：

成功简报的【4P】流程成功简报的成功简报的【4P4P】流程流程事先准备事先准备（Prepare）制作简报制作简报（Powerpoint）预先练习预先练习（Practice）简报表演简报表演（Present）目标对象时间拟定简报大纲浓缩资料要点版面设计活用字体字型善用图表活用动画准备演讲稿反复练习现场检查开场串场Q&A检讨P1事先准备事先准备-确认目标（P1-1）确认目标l思考【自己和对方要什么】理清简报目的目标确认：

从期望结果出发,决定简报内容Example基金说明会顾客决定下单部门会议主管对A议题作出决策厘清简报目标的步骤：

我为什么要做这次简报Step1主题主题：

简报究竟是什么？

（What：

范畴与深度）E1:

建议重新编写员工手册E2:

产品开发计划Step2原因原因：

为什么要做简报？

（Why）W1:

说服听众同意某事？

W2:

激发听众采取行动？

事先准备-确认对象（P1-2）确认对象l知道对方是谁,了解对方需要什么确认对象的步骤Step关键词关键要素1了解听众特性人数性别年龄层知识水平职位嗜好期望2理解对方需求揣测对方可能会考虑的面向与重点怎样去分析听众、确认对象？

怎样去分析听众？

A_udience（听众）他们是谁？

有多少人？

U_nderstanding（了解）他们是否了解简报内容？

D_emographics（数据）他们的年龄，性别及教育背景I_nterest（兴趣）他们对我的话题感兴趣吗？

E_nvironment（环境）我该站在那里？

听众能看见我们吗？

N_eeds（需求）听众的需求是什么？

我需要做什么？

C_ustomized（客制化）我该怎样调整自己以适合听众？

E_xpectations（期待）听众想从我这里学到什么？

事先准备-确认时间（P1-3）确认时间l剩余多少时间,决定简报制作方式时间策略No.提交时间限度应对策略1X小时后套用旧资料调整文字说明重点21天后在既有数据加入其它数据重新调整内容31天调查统计重新制作Remark：

工作中务必与主管确认简报提交截止时间事先准备-练习项目内容概要1.简报的主题2.截止日期年月日（星期）点目标1.掌握目的简报的目的、强调的重点为何？

2.这次的目标（将会成为）得到成立新部门的认可等对象1.对方的特色人数:

男人/女人年龄：

姓名.职位:

学历：

个性：

2.对方希望/关心的重点尽量引进便宜的设备重视性能多于价格等3.对方的专业知识水平/对于专业用语的认识都是中高年龄层，所以IT知识薄弱都是医师，所以使用医学术语没问题等4.对方对我方了解的程度为何？

完全不认识有实际的交易经验等5.说服对方时,有效的方法与不适当的方法？

负责人偏好数字负责人视力不佳等6.预测对方的提问与反对意见X年X日可以完成吗？

提案价格太高,不容易通过等P2制作简报制作简报-拟定简报大纲（P2-1）资料分类,拟定简报大纲l汇整听众需要的资料,决定铺陈方式资料汇整策略No.背景策略1.1主题熟悉精准掌握目标需求/对方为何需要1.2主题陌生快速成为相关领域专家/取得正确资料S:

视不同主题特性,进行有效研究2.1必要信息（务必知道的）E1:

软件升级的必要性&升级可创造的效益2.2更好信息（知道了不错的）E1:

软件的技术背景/软件研发者S:

依听众需求,妥善分类与管理信息制作简报-拟定简报大纲（P2-1）资料分类,拟定简报大纲l以导言主体结论为主架构,辅以流程架构串连经典流程架构Item名称概要1模块把一连串类似的单元或元素放在一起2问题与解决之道环绕主要问题,说明所能提供的解决方案3议题与行动罗列议题或困难,提出克服方法4个案研究以故事为主轴,透过发生经过,说明意义与方法5时序把各概念依时序排列,呈现发生过程制作简报-拟定简报大纲（P2-1）举例&练习：

主题：

2013届菁干班公寓文化节风采展示架构架构章章节节关键内容关键内容序号序号名称名称序号序号名称名称导言导言1背景及需求分析1.1背景分析开发潜能共建和谐宿舍1.2需求分析培训需求等主体主体2历程及成果2.1项目选定需开展的项目选定2.2制作历程策划/选材/执行等2.3最后成果满意度结论结论3经验分享及后续计划3.1经验分享是否值得推广/推广经验与手法3.2后续计划推广目标/时间/进度制作简报-浓缩资料要点（P2-2）精简二原则l切勿将所有资料文字直接贴入投影片文字以呈现重要的核心概念为要尽量少用标点符号l最好1张投影片1个主题内容最好是条例式,以6个条例句为宜,字数90字为佳图表以1张为宜Key：

只放要点与关键词,控制投影片信息适量制作简报-浓缩资料要点（P2-2）浓缩二方法l删除连接词不过,手机可在需要的时候直接通话,甚至无法通话时,依旧能透过短信联系手机的优点：

1）可直接通话；2）可透过短信联系l重组关键词这次要介绍的是神奇毛巾,其最大特色就是超强的吸水力吸水力超强的神奇毛巾Key：

只放要点与关键词,控制投影片信息适量制作简报-浓缩资料要点（P2-2）好懂二秘技l归纳主题某音乐公司业务包含音乐教育/乐曲制作/录制CD/网页制作/音乐人才派遣等教育事业：

音乐教育音乐制作：

乐曲制作/录制CD宣传事业：

网页制作/音乐人才派遣l数字显化简单好上手的新设计10分钟就能完成Key：

只放要点与关键词,控制投影片信息适量制作简报-版面设计（P2-3）视觉风格一致l考虑对方需求,追求视觉元素整体一致与协调背景/字型/用色/图表样式等lExample金融/制造：

严肃稳重,颜色以冷色为主传播/服务：

活泼创意教育训练：

严肃沉稳心得分享：

活泼轻松Key：

视觉风格一致,版面配置美观,色彩运用适当制作简报-版面设计（P2-3）版面配置美观l版面要均衡l重点要置中l图文要对齐Key：

视觉风格一致,版面配置美观,色彩运用适当制作简报-版面设计（P2-3）色彩运用适当l不要超过3种颜色l同色配色l近似配色l互补配色Key：

视觉风格一致,版面配置美观,色彩运用适当白色背景时推荐所用颜色明细：

图上所剩下的颜色皆为可与白色背景搭配使用的文字颜色推荐使用的文字颜色：

推荐使用的文字颜色：

推荐使用的文字颜色：

推荐使用的文字颜色：

蓝色文字1蓝色文字2红色文字1红色文字2黄色文字橘黄文字绿色文字1绿色文字2紫色文字1紫色文字2总结：

浅色背景使用深颜色文字总结：

浅色背景使用深颜色文字深色背景使用浅颜色文字深色背景使用浅颜色文字常常用用颜颜色色其它颜色背景常用文字颜色搭配示例：

白色白色白色浅黄色黑色蓝色白色黑色黑色+阴影阴影白色浅黄色总结：

浅色背景使用深颜色文字总结：

浅色背景使用深颜色文字深色背景使用浅颜色文字深色背景使用浅颜色文字所有的文字尽量使用红、黄、蓝、绿、紫、黑、白等纯色所有的文字尽量使用红、黄、蓝、绿、紫、黑、白等纯色失败的幻灯片失败的幻灯片制作简报-版面设计-鉴赏（P2-3）比较成功的幻灯片比较成功的幻灯片技巧小贴士：

可从网络找一些技巧小贴士：

可从网络找一些PPT模板进行套用模板进行套用制作简报-活用字体字型（P2-4）字型字体选用2要诀l选用注视度高的字型中文：

SimHei标楷体简报简报简报英文：

ArailTahomaReportReportReportl依听众距离决定字体大小字体要大,行数要少,以最后一排能看清楚为原则标题用40pt为宜,正文用2832pt为宜,依4pt递减Key：

避免长篇大论,要吸引目光,让听众一看就懂小贴士：

文字建议采用横式/由左而右/由上而下的书写方式大标题用40点粗体黑体标题一是32点、再加粗、很清楚正文是28点、再加粗、也很清楚正文是24点、再加粗、还算清楚正文是20点、再加粗、再小就看不见了制作简报-活用字体字型（P2-4）Key：

避免长篇大论,要吸引目光,让听众一看就懂制作简报-善用图表（P2-5）文字讯息图像化4步骤：

图像化可增强50%记忆度Key：

让图表说话,强化听众记忆Step操作步骤概要1获取关键词用笔记的方式获取关键词以重新整理架构2找图解架构据关键词逻辑找适合图解架构3利用连接线定义关系连接线按箭头指示方向4加强视觉设计架构上色,增加立体/阴影等效果BIRD10%65%制作简报-善用图表（P2-5）视觉深刻化3原则l1张投影片只放1种视觉元素E.G:

图+表,容易造成焦点模糊l将重点归纳在36项目之间l强调唯一的重点可使用不同颜色标示或文字加粗等Key：

让图表说话,强化听众记忆制作简报-活用动画（P2-6）活用动画3要诀l文字动画:

强调信息顺序及重点3个代表不同信息的条例句：

分条秀出并搭配口语l表格动画:

降到哪里秀到哪里8栏8列共64格：

分批秀出并搭配口语l图表动画:

凸显重点和数据3张DVD封面介绍:

放在同一张投影片VS1张介绍完进入下1张Key：

1次1个信息,图表与口语同步,让简报更聚焦练习练习幻灯片母片制作幻灯片母片制作调整图片大小调整图片大小加入动画、音频、视频等加入动画、音频、视频等其他小技巧其他小技巧P3预先练习预先练习-准备演讲稿（P3-1）演讲稿准备要点l开场串场逻辑用词耗时演讲稿管控格式Key：

提前准备与预演,降低临场不确定感No.PPT页码报告内容大纲演讲内容（台词）演讲耗时（m/s）11标题10s2预先练习-反复练习（P3-2）练习4面向l妥当分配时间l配合演讲内容,调整语气声调l灵活运用肢体动作,强化专业度l眼神接错,赢取信任Key：

提前准备与预演,降低临场不确定感预先练习-反复练习（P3-2）练习3工具l定时器l录音机l摄像机Key：

提前准备与预演,降低临场不确定感过快太慢或单调“这个,那个”表情严肃手放口袋手中紧抓东西目不视人练习分段暂停提醒热诚问问题说笑话暂停数秒加强准备对镜微笑提醒拿开放下练习看每一位每一区预先练习-反复练习（P3-2）Key：

提前准备与预演,降低临场不确定感演讲恶习纠正预先练习-现场检查（P3-3）现场检查要项：

事前确认不可少,简报顺利没烦恼Key：

提前准备与预演,降低临场不确定感简报设备及数据检核事项1.投影仪机器能够正常开关,没有故障2.电脑电源正常能够顺利播放简报投影片3.音响准备多支麦克风及电池简报若有音响,能够顺利播放4.灯光调整简报灯亮度5.雷射光笔、