秘书信息工作与档案管理讲义初稿.docx
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秘书信息工作与档案管理讲义初稿
秘书信息工作与
档案管理讲义
一、考试介绍：
1、考试时间：
2014年4月，请同学们提前查看考场所在位置。
届时务必携带填涂机读卡的2B铅笔。
2、考试题型：
一、单选题
二、多选题
三、简答题
四、论述题
五、案例分析题
这是过去的考试题型，本次考试为新换教材，题型待定，不确定是否有多项选择题。
本讲义为初稿，文中难免有错别字，请同学们多多体谅。
先按这个复习，后续王老师会给大家更新，凭我过去的教学经验，本课程会有20分左右课本之外需要考生临场发挥解答、没有标准答案的题目，结合学习的知识点，阐述自己的观点。
鉴于这门课程一年只考一次，请同学们把握住机会，争取这次就过了，刚刚换的新书，比过去的内容少，知识点相对比较好记，建议把书上的要点记住，展开的内容用自己的话叙述即可。
（我的心声：
希望各位同学加油复习，争取一年毕业，王爱敏老师会一直陪伴在你们身边，帮助你们学习，你们顺利过关就是对老师们的最好回报，每次我最开心的时刻就是收到你们顺利通过的好消息，真心为你们高兴！
）
第一章秘书信息工作和档案管理概述
任务一认识企业信息工作和档案管理工作
一、认识企业管理中的信息工作
（一）企业信息与企业信息工作的概念
企业信息主要是指与本企业相关的经济信息、科技信息、政治信息、社会信息和生活信息等。
企业信息工作则是指为企业的经营、战略、管理、生产等服务而进行的有关信息的收集、加工、处理、传递、存储、交换、检索、利用、反馈等活动的总称。
•企业以先进的信息技术为手段；
•对信息进行采集、整理、加工、传播、存储和利用；
•对企业的信息活动过程进行战略规划；
•对信息活动中的要素进行计划、组织、领导和控制；
•力求资源有效配置、共享管理、协调运作；
•以最少的消耗创造最大的效益。
（二）企业信息工作的内容
（1）企业信息化建设。
这是企业实现信息管理的必要条件，包括计算机网络基础设施建设、生产制造管理系统的信息化、企业内部管理业务的信息化、企业信息化资源的开发与利用、企业信息资源建设等。
（2）企业信息开放与保护。
信息开放的两层含义：
公开和共享。
保护的手段：
专利保护、商标保护、知识产权保护、合同保护、公平竞争保护等。
（3）企业信息开发与利用。
内容包括市场信息、科技信息、生产信息、销售信息、政策信息、金融信息和法律信息等。
（三）企业信息工作的作用：
1.它是企业管理的基础；
2.它是开发利用新产品、新技术、新工艺的前提；
3.它是生产过程控制的手段；
4.它是企业走向市场的关键；
5.它是提高企业员工素质的阶梯；
6.它是树立企业良好形象的途径
二、档案是企业信息的重要组成部分
档案与信息有什么关系？
档案是企业信息的重要组成部分，档案管理工作是企业信息管理的主要内容之一。
（一）档案的定义
是指国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
表达了七个方面的含义：
档案形成的时间--历史性、档案产生的主体--多元性、档案来源渠道--广泛性、档案形成的特点--原始性、档案保存的目的--价值性、档案表现的形式--多样性、档案本质属性--记录性。
（二）档案的分类：
•按产生领域分：
文书档案、科技档案及专门档案，如会计档案、诉讼档案、人事档案等。
•按制成材料分：
甲骨、竹简、绵帛、纸质、胶片、磁带、光盘、实物档案等。
•按单位性质分：
党政机关档案、事业单位档案、企业档案、军队档案、农村档案等。
•按形成时期分：
有新中国成立前档案，包括革命历史档案和旧政权档案、新中国成立后档案。
前者常称为历史档案，后者常称为现实档案。
（三）档案的价值：
•凭证价值
•参考价值
任务二进入秘书的信息工作
一、秘书信息工作的主要内容
（一）信息收集—基础
（二）信息整理—核心
（三）信息存储
（四）信息传递—发挥价值
（五）信息反馈
（六）信息开发和利用
二、树立秘书人员的信息意识
•信息意识，就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映
•树立信息意识
1.多看
2.多思
3.多练
任务三走进秘书的档案管理工作
一、了解秘书档案管理工作的主要内容
（一）档案的收集
（二）档案的整理
（三）档案的鉴定
（四）档案的保管
（五）档案的统计
（六）档案的检索—编目
（七）档案的利用—输出
（八）档案的编研
二、树立文秘人员的档案管理意识
（一）要有档案概念意识
（二）要有档案价值意识
（三）要有档案业务知识
思考题：
1.企业信息指（）、（）、（）、（）、（）、（）。
2.企业信息工作的内容包括（）、（）、（）。
3.档案的生产者包括（）、（）、（）。
4.按照形成时期，档案分为（）和（）。
5.档案的价值包括（）和（）。
6.信息工作的内容包括（）、（）、（）、（）、（）、（）。
7.简答题：
档案管理工作的内容包括哪些内容？
8.论述题：
如何树立信息意识？
9.简答或论述题：
档案与信息、文书、资料的区别与联系？
补充知识：
企业在生产、管理、销售中无时无刻不在与信息技术打交道，于是一个专门负责信息开发和运用的职位应运而生，这一职位被称作首席信息经理（CIO）。
在现代企业中首席信息经理是举足轻重的人物。
在美国的企业中，它相当于副总经理，直接对最高经营决策者负责。
第二章信息收集与整理
任务一信息收集
一、信息收集的范围和原则
（一）信息收集的范围：
1.组织信息
2.社会经济信息
3.市场信息
4.法律政策信息
（二）信息收集的原则：
1.准确
2.及时
3.完整
4.适用
5.选优
二、信息收集的渠道
（一）大众传播媒介—重要途径
（二）图书、档案资料
（三）供应商和客户
（四）贸易交流渠道
（五）信息机构渠道—主要场所
（六）关系渠道
（七）调查渠道—主动
三、获取信息的方法
（一）观察法
（二）阅读法
（三）询问法
（四）问卷法
（五）网络法
（六）交换法
（七）购买法
任务二信息整理
一、对信息进行分类
（一）名片资料—商业名片、公用名片、个人名片；
（二）贺卡资料—根据需要回复贺卡、保存邮件地址、客户信息并归类、保存特殊的祝福、附言等；
（三）广告资料—不是全部有用，而且有的资料也是有特定期限的。
（四）图书期刊资料—《中国图书馆分类法》是较通用的一种分类方法；
（五）音像资料
（六）因需要而收集、自行收集的资料—按主题分类、按内部机构岗位分类、按地区分类。
二、筛选信息
信息筛选是指从大量繁杂信息中，剔除虚假、失效和无效信息，挑选有价值的信息。
（一）查重法
（二）时效法
（三）类比法
（四）专家评估法—专业性强、技术性强。
（五）老化规律法—文献（半衰期越长，说明老化速度越慢）。
三、校核信息
信息校对是对初步甄别的信息进一步的校验核实，分析可靠性和准确性，对真实性进行认定。
有三种方法：
（一）分析法
（二）核对法
（三）调查法
任务三信息存储
一、信息存储的装具和设备
（一）案卷存储
（二）音像存储
（三）缩微存储
（四）计算机存储
无论选择哪种存储载体，要注意这样几点：
（一）要选择质量好的存储载体；
（二）加强存储载体的日常保管；
（三）注意调节存储场所的温度与湿度；
（四）防尘、防磁场，勿折、勿摸磁表面；
（五）定期检查、复制；
（六）计算机存储应采取必要的保护措施。
二、按照程序存储信息
（一）字母编排法
主题分类法、内部机构岗位分类法、地区分类法。
（二）数字编排法—杜威十进制数码法
（三）按时间排列
思考题：
1.（）是信息工作的起点和基础。
A.信息预测B.信息收集C.信息整理D.信息分析
2.首先对入藏的信息资料进行分类，并对每一类编以号码，一般用字母号码，如A、B、C，然后对各种资料用数字编码，这种编码方法称为（）
A.顺序编码法B.分类编码法
C.区间编码法D.十进制编码法
3.信息收集的基本要求是及时、准确和（）。
A.安全B.适量C.有用D.全面
4.收集信息最基本的方法是（）
A.观察法B.调查法 C.阅读法D.交换法
第三章信息传递与反馈
任务一信息传递
一、信息传递的基本要求
信息传递的定义：
信息传递是指把加工整理后的信息，通过各种传播途径提供给接受者和使用者。
信息传递是信息工作的衔接手段。
信息传递的基本要求（常考）：
（一）迅速
（二）准确
（三）保密
二、利用各种方式方法传递信息
（一）语言传递—简洁、直接、快捷；难以保存
（二）文字传递—避免失真，便于利用和存储
a）文本—大多数形式
b）表格—
c）图表—柱形图、饼状图、折线图
d）框图—流程图和组织图
（三）电信传递
（四）可视化辅助物传递
任务二信息反馈
一、信息反馈的内容
信息反馈的定义：
是指控制系统把输出的信息与其作用的结果相比较后再反送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。
信息反馈的作用：
（一）检验信息工作的重要环节；
（二）新一轮信息工作的基础；
（三）判断检验决策的主要尺度，修正的主要依据。
信息反馈的重点：
（一）成绩
（二）问题
（三）方法
二、信息反馈的形式、方法
}形式：
1）纵向反馈（上级）和横向反馈（同级）
2）正反馈（成绩经验）和负反馈（问题失误）
3）前反馈（发出前提出要求愿望）和后反馈（发出后）
}方法：
1）连续型反馈信息：
过程中的某个关键问题短期内连续不断地反映；
2）系列型反馈信息：
全过程按不同阶段连续反映；
3）广角型反馈信息：
某个过程从不同角度反映。
三、信息反馈的具体措施
信息反馈的要求：
（一）反馈时间要短；
（二）反馈内容准确、真实、广泛、全面；
（三）要多信源、多通道反馈。
信息反馈的具体措施：
（一）建立健全信息反馈系统；
（二）简化信息反馈程序；
（三）建立科学的工作制度。
思考题：
1.能使系统的输入对输出的影响增大，不断打破系统旧的平衡状态，使系统性运动加剧的是（）
A.正反馈B.负反馈C.前馈D.信息反馈
2.信息反馈的方式主要有（）
A.正反馈、负反馈、前馈B.正反馈、全反馈、前馈
C.正反馈、负反馈、下级向上级反馈D.典型反馈、负反馈、前馈
3.下面是信息传输的现代技术的是（）
A.综合业务数字网B.传真技术
C.视频数据技术D.卫星通信
E.电子邮件
第四章信息开发与利用
任务一信息开发
一、了解信息开发的途径和方法
信息开发的定义：
是指对信息资料进行技术化处理，使信息更好地为各级领导决策和工作服务。
信息开发是信息优化的重要保障，是提高信息质量的重要手段。
（一）信息开发的工作程序
1确定主题；
2分析信息材料；
3选择信息开发方法（汇集法、归纳法、纵深法、连横法、浓缩法、转换法、图表法）；
4选择开发信息的形式（剪辑报纸、编制索引、制作简报、编写文摘、编写简讯、撰写调查报告）；
5形成信息产品。
（二）信息编写的类型（过去常考这里的案例分析题，学会辨别如何对信息分类）
1）动态型信息。
反映某项工作、活动或事件的发生、发展、变化的客观情况。
2）建议型信息。
反映问题并提出解决问题的措施。
3）经验型信息。
反映地区、单位、部门某方面经验的信息。
4）问题型信息。
即负面信息。
5）预测型信息。
预测社会动态、经济动态、市场前景、工作情况等的信息。
二、进行一次、二次、三次信息开发
从信息加工的层次的角度出发，可以把信息开发划分成一次信息开发、二次信息开发和三次信息开发三种。
•信息的客观性、原始性逐渐降低；
•信息开发者的主观性、能动性逐渐增加。
（一）一次信息开发
将无序信息转变为有序信息，按照一定的主题、类别、领导的信息需求放到一起。
•剪报：
从报纸杂志等上面剪下的文字、图片等资料，整理分类并集纳成册。
•简报：
传递某方面信息的简短的内部小报，具有汇报性、交流性和指导性的简短、灵活、快捷的简报，又称动态、简讯、要情、摘报、工作通讯、情况反映、情况交流、内部参考等。
简报的种类：
按时间分--定期和不定期；按性质分--工作、生产、学习、会议；按内容分—有综合反映情况的简报和反映特定情况的专题简报。
简报包括：
报头（名称、期号、编发单位、发行日期）、标题、正文和报尾四个部分。
（二）二次信息开发
二次信息开发是对一次信息整理后形成新信息。
索引、目录编制和文摘属于二次信息开发。
•索引：
揭示文献内容出处，提供文献线索的检索工具。
组成基本单位是索引款目，包括索引词、说明或注释语、出处。
•目录编制：
根据信息的题名编制目录，以表格的方式系统化记载和揭示相关信息内容。
Ø目录是对信息内容和形式进行全面系统的著录；
Ø索引是对信息中某一部分特征进行著录。
•文摘：
对信息简明扼要地摘录其重要内容，以便更全面指示信息的方法。
通常分为三种：
报道性文摘、指示性文摘和二者综合
（三）三次信息开发
三次信息开发是在一次、二次信息的基础之上，通过分析概括而形成更深层次的信息。
•简讯：
用简明扼要的语言报道最新动态信息；
•调查报告：
在实地调查获得第一手信息的基础上，通过分析得出反映有关事实的本质特征信息的三次信息产品。
调查报告包括：
1）标题
2）前言：
概述式、结论式、说明式、提问式
3）正文：
横式结构、纵式结构、综合式结构、逐点式结构
4）结尾。
调查报告写作中应注意的问题：
（1）提炼报告主题；
（2）精选基本素材；（3）合理谋划布局；（4）讲究语言的运用。
任务二信息利用
•信息利用服务是秘书信息工作的核心阶段、终极目的。
•信息利用最重要的是将有价值的信息汇报递送给有关领导和有关管理部门。
如何做好信息利用？
一、明确标准，实行规范化管理
完善职责；规范业务；强化考核
二、设定流程，打造精品信息
a）质量过硬的好消息，判断标准：
导向正确，过得了政治关；参谋到位，过得了决策关；体察民情，过得了群众关；言简意赅，过得了文字关。
b）注意事项：
把好选稿源头关、把好信息质量关、把好过程控制关、把好文稿审校关。
三、管控源头，夯实信息工作基础
重点做到四方面：
（一）提升信息员队伍的战斗力
（二）提升报送信息的质量
（三）提升信息网络的覆盖面
（四）提升信息报送的针对性
思考题：
1.信息工作的起点和终点分别是（）。
A.信息收集，信息储存B.信息收集，信息利用
C.信息整理，信息利用D.信息整理，信息储存
2.重大突发性事件、重大灾害事故属于（）。
A.动态型信息B.问题型信息
C.经验型信息D.建议型信息
3.内容更为完整的是（）
A.原始信息B.一次信息
C.二次信息D.三次信息
4.收集信息的最终目的是（）
A.预测事物发展的趋势B.获取有价值的信息
C.加工较高层次的信息D.为领导的科学决策服务
5.对领导干部公款吃喝、公款出国旅游等腐败事件的反映，属（）
A.动态型信息B.问题型信息
C.经验型信息D.建议型信息
第五章档案的收集与鉴定
任务一档案收集
档案收集定义：
就是通过接收、征集、寄存等方式，把分散在机关、个人手中以及散失在其他地方的档案集中到档案馆（室）。
档案收集工作是档案管理工作的第一个环节，是整个档案工作的起点。
企业开展档案收集工作，首先必须确定档案收集的范围，其次要掌握档案收集的方法和要求。
一、企业档案收集的范围
•管理类档案：
党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类；
•科技档案：
产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类；
•专门档案：
会计类、职工类；
•特殊载体类档案：
声像档案、实物档案；
•客户销售类和企业信用档案等。
企业档案的文件形式：
1）红头文件
2）白头文件
3）公布性文件
4）记载性文件
5）内部使用文件
6）报道性文件
7）证明性文件
8）信访处理材料
9）契约性文件
10）等级性文件
二、档案收集的要求
（一）加强档案馆（室）外的调查与引导工作
（二）保证归档档案的齐全完整（是贯穿收集工作始终的基本要求）
（三）积极推行入馆（室）档案的标准化
（四）维护全宗和全宗群的完整性
三、归档制度
归档指各机关、企业、事业单位在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕后由文书或业务部门整理立卷后，定期移交给档案室。
归档是文书工作的终结，档案工作的起点。
归档制度指归档具体的规定和要求，主要包括四方面的内容：
（一）归档范围：
一般原则：
归档文件材料必须具有一定的保存价值，必须符合各部门文件材料的实际状况；
（二）归档时间：
第二年上半年；
（三）归档的质量要求：
遵循文件的形成规律和特点；保持文件之间的有机联系；区分不同价值；便于保管和利用；
（四）归档手续。
四、档案收集的方法和措施
档案收集的方法主要有：
1）例行接收；
2）征集（账外）：
非强制性和强制性
3）寄存
档案收集的措施：
（一）严格执行文件的收发文登记制度和归档制度；
（二）加强对零散文件和“账外”文件的收集；
（三）重视对专门文件的收集。
任务二档案鉴定
档案鉴定就是对收集到的档案进行甄别并判断其价值，挑出有价值的档案交给档案部门保管，剔除无价值的档案予以销毁。
档案鉴定是档案管理中最重要也是难度最大的工作。
一、档案鉴定的原则和标准
（一）档案鉴定的原则：
1.全面的观点
2.历史的观点
3.发展的观点
档案鉴定的工作原则是效用原则。
即文件是否有用。
（二）档案鉴定的标准
1.来源标准
2.内容标准（是决定档案价值最重要最本质的因素）
3.形式标准（指文件的名称、形成时间、稿本、载体形态、记录方式等）
4.相对价值标准（数量少，完整程度不高）
5.效益标准
二、档案保管期限表
档案保管期限表就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种标准性、指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据。
（一）档案保管期限表的作用：
1）确保档案价值鉴定的准确性，提高工作质量；
2）维护档案的完整与安全；
3）较容易地区分文件的不同保存价值。
（二）档案保管期限表的结构：
1）顺序号
2）条款（最基本）
3）保管期限（最基本）
4）附注
5）总说明
（三）档案保管期限表的类型：
1、通用档案保管期限表－－1987年，《文书档案保管期限表》
2、专门档案保管期限表－－《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》
3、同系统机关档案保管期限表－－交通部制定《交通文件材料保管期限表》
4、同类型机关档案保管期限表－－《辽宁省乡镇机关文件材料保管期限标准》
5、机关档案保管期限表－－《南京市教委文书档案保管期限表》
（四）档案保管期限表的编制方法：
1.准备
2.起草
3.征求意见和修正草案
三、档案鉴定的方法和要求
档案鉴定最基本的方法是直接鉴定法。
一般以“件”为基础。
●保存从宽，销毁从严；
●孤本从宽，副本从严；
●本单位文件从宽，外单位文件从严；
●介于两可之间的，“就高不就低”。
档案鉴定的要求：
1.制定本部门切实可行的归档范围；
2.选择本单位形成的文件材料作为归档重点，即“以我为主”；
3.充分考虑社会需求对文件价值的影响，即“效益为先”；
4.要克服“多多益善”的思想，保存确有永久保存价值的档案。
四、档案鉴定的程序和方法
通常分三个阶段实施：
第一阶段，在单位文件归档时确定归档范围，剔除没有价值的文件；
第二阶段，确定归档文件保管期限，即确定档案的“生存期”；
第三阶段，到一定年限时进行档案价值复审。
复审的两种形式：
移交复审、到期复审。
五、档案销毁
档案的销毁，指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无需继续保存的档案进行销毁处理。
必须按照国家规定的标准，严格鉴定；
销毁程序：
编制销毁清册；严格执行审批制度，履行批准手续；销毁的方法，必须两人在场监销；销毁完毕后必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》、《案卷目录登记簿》注明已销毁。
思考题：
1.档案管理中最重要也是难度最大的工作是（）。
2.档案鉴定工作的指导思想和基本准则是（）。
3.鉴定档案的基本方法是（）。
4.所谓档案保管期限表，就是指用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的（）、（）文件。
5.档案鉴定工作指的是（）的鉴定工作。
A档案价值B保管期限
C档案内容D档案时间.
6.关于档案价值的鉴定，以下正确的叙述是（）
A一般来说，档案产生的时间距离今天越远，档案的价值越小；
B对于一个单位来说，业务职能机构与后勤机构是相辅相成的，所以它们形成的档案价值也大致相同；
C一般来说，反映正常事务活动的文件比反映方针政策的文件更务实，所以价值更大；
D一般来说，命令、指示、决议等文种的价值比通知、函件、简报等文种的价值要高一些。
7.《文书档案保管期限表》作为通用档案保管期限表，是由国家档案局（）年发布的。
A 1988年B 1992年C 1982年D1987年
8.档案的（）是决定档案价值最重要、最本质的因素.
A来源B完整程度C形成时间D内容
9.《中国传媒大学南广学院文书档案保管期限表》属于（），《公安部文件材料保管期限表》属于（），《江苏省事业单位文件材料保管期限标准》属于（）。
A 通用保管期限表B 专门档案保管期限表
C 同系统机关档案保管期限表D 同类型机关档案保管期限表
E 机关档案保管期限表
第六章档案整理
任务一编制档案分类方案
档案分类定义：
就是把档案按照一定的标准划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。
档案分类是档案管理行之有效的方法，也是档案整理工作的基础。
一、档案整理工作的内容和原则要求
档案整理：
把处于凌乱状态的档案，经过分类整合、排列和编目使档案系统起来，便于保管和利用。
档案整理工作的具体内容包括：
1.区分全宗
2.分类
3.立卷
4.编目
5.案卷的排列
6.案卷目录的编制
档案整理工作的基本原则是：
根据档案形成的特点，保持档案之间的历史联系（来源、时间、内容、形式），充分利用原有的整理基础，便于档案的保管和利用。
二、全宗
（一）概念：
一个机关、社会组织和个人在执行职责活动中形成全部档案的总和。
（二）类型：
按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和人物全宗；
按全宗的范围和构成方式：
分为独立全宗、联合全宗、
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