做秘书需要哪些基本功底.docx

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做秘书需要哪些基本功底

做秘书需要哪些基本功底

做秘书同做其他专业工作一样，需要一些基本功底。

这些基本功底，就像盖楼的地基，越厚实越牢固，对做好工作越有利。

　　　　从我的多年体会看，在秘书这个岗位上，起码要打好六个方面功底，就是政治理论功底、逻辑思维功底、政策法规功底、经营管理功底、专业技术业务功底和公文写作功底。

　　　　政治理论功底，是说秘书应当懂一点儿哲学和政治经济学的知识。

有些人觉得企业秘书懂不懂哲学和政治经济学，对其工作并没有多大关系。

我认为这个看法不大正确，我倒觉得秘书必须要懂哲学和政治经济学，这是秘书功底基础的基础。

其中的道理很简单，因为秘书是需要有一定思想水平和理论水平的，否则无法把文章写好，而哲学和政治经济，是秘书提高思想水平和理论水平必不可少的知识。

我年轻的时候在这方面没少下工夫，主要靠自学，看一些教科书，涉猎一些原著，由于文化低，好多问题弄不明白，但有一股钻劲儿，硬啃，逐渐明白了一些原理。

现在回过头看，没有白学，对我做好秘书工作起到了终生受益的作用。

所以我劝搞秘书工作的朋友，在学习哲学和政治经济学上应当下一番大的工夫。

　　　　逻辑思维功底，是说秘书要系统的掌握逻辑知识，有很强的逻辑思维能力。

一个文章写得好的秘书，他的脑袋肯定逻辑思维能力很强，所以我觉得逻辑学知识就向哲学和政治经济学知识一样，是秘书缺不了的一门知识，也可以说是秘书功底基础的基础。

我在当年念“中国逻辑与语言函授大学”的时候，有一门教材，叫“形式逻辑”，我学得津津有味儿，虽然很抽象生涩，但细细咀嚼，真是味道好极了，我后来的写作水平能够不断提高，“形式逻辑”实在是功不可没呀！

所以我希望做秘书工作的朋友，一定要好好的学学逻辑学知识。

　　　　政策法规功底，是说秘书要熟悉与本企业有关的国家宏观经济政策、产业政策、行业政策和与本企业有关的基本法规、特定法规。

举个例子说吧，如果你在电信企业做秘书，就要了解熟悉党和国家改革开放的大政方针和重大决策，就要了解熟悉信息产业政策、通信行业政策、电信体制改革政策，就要了解熟悉“劳动法”、“消费者权益保护法”、“合同法”“公司法”、“电信条列”等。

只有掌握了这些东西，你才能保证所写的文章有正确的政治性和有“政治高度”，并且使文章符合法律法规所设定的“游戏规则”。

很难想象，一个“政策盲、法盲”的秘书能把文章写好，所以，政策法规知识是秘书应当掌握的必要知识。

　　　　企业经营管理功底，是说秘书要有丰富的企业经营管理知识。

这方面的知识包括两个部分，一部分是一般的企业经营管理理论知识，这里面也包括现代企业制度知识；另一部分是你所在企业的经营管理知识，比如你在电信企业，就要有电信企业经营管理知识，在其他的企业，就要有其他企业经营管理知识。

这个方面的知识越丰富，对把文章写好越有好处。

因为你在企业当秘书，所写的文章都是有关企业经营管理的事情，如果企业经营管理知识很缺乏，是无法把文章写好的，所以，学习企业经营管理知识，也是秘书的必修课。

　　　　专业技术业务功底，是说秘书要比较了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识，说白了，秘书对本企业的技术业务应当是个行家，而不应当是个外行。

为啥呢？

因为如果你不了解、不熟悉本企业的技术业务知识，肯定写出来的东西净说外行话，甚至会造成错误，闹出笑话儿，外行当不了秘书。

当然，这并不是说秘书就非得精通技术业务不可，这样要求也没有必要，但必须对基本的常识性的技术业务知识要了解和熟悉，而且了解的面和熟悉的面越宽越好，秘书对本企业的技术业务应当是个通家。

　　　　公文写作功底，是说秘书要掌握公文写作基本知识，掌握公文写作技法。

这是秘书这个行当的基本功，秘书就是靠这个家什儿吃饭的。

公文写作知识包括了三个部分，一部分是一般的公文写作理论知识，另一部分是企业公文写作理论知识，还有一部分是秘书个人在写作实践中摸索总结出来的写作知识。

前两个部分是秘书基本功的理论基础，有了这个理论基础，你才能迈进秘书这个行当的门槛儿。

但光有了理论基础并不一定就能把文章写出来，或者写出来也不一定就能写的好，还有个在实际写作中摸索总结写作知识问题，这部分的知识摸索总结的越多，经验积累的越多，你的基本功就越厚实。

　　　　这六个方面的功底，是对秘书的基本素质要求，或者说是秘书能够把文章写好所需要具备的基本功。

我敢肯定的说，凡是写作水平比较高、文章写得好的秘书，他的这六个功底肯定是很深厚的。

一、选择题（1~50题。

每题1分，满分50分。

请将正确答案以相应是字母填入括号中）1.优良的职业道德是当今秘书人员职业活动的（）。

A、依据B、要求C、标准D、指南2.有意泄密、窃密是个人品质问题，无意泄密是（）问题。

A、纪律观念不强B、思想麻痹C、不够重视D、职业道德3.遵纪守法、（）是秘书职业活动能够正常进行的基本保证。

A、服从领导B、严格要求自己C、廉洁奉公D、按政策办事4.分辨下列加横线的字，将属于该读轻声的词语序号填在括号内。

A、考虑考虑B、代表们C、算了吧D、殷勤5.下列儿化现象中，将属于普通话成分的词语序号填写在括号内。

A、头儿B、门儿C、书本儿D、事儿6.在下列句子中有一个是联合词组作补语，请把它挑选出来。

A、他感动得流下泪来。

B、很多人惊喜得叫起来。

C、这雨来得又突然又猛然。

D、一切都做得从容自如。

7.股份有限公司的注册资本不能少于（）万元。

A、6000B、1000C、50D、50008.合同的订立包括要约和（）两个程序。

A、回函B、发函C、承诺D、签约9.企业的主要特征之一是（）。

A、有组织的单位B、以盈利为目的C、管理科学D、自主经营10.（）是现代企业制度的主要形式之一。

A、承包制B、股份合作制C、工厂制D、公司制11.现代企业运作的四个过程要素是（）。

A、投入、转换、产出和反馈B、投入、转换、产出和效益C、投入、产出、效益和反馈D、投入、转换、效益和反馈12.用速记记录长途电话，既详细又（）。

A、节约时间B、周全C、完整D、节约电话费13.立з（立场、观点、方法）是（）略写法。

A、熟知词B、常用词C、可推知D、并列式结构14.接待工作准备有环境准备、物质准备、（）。

A、安全准备B、室内准备C、心理准备D、车辆准备15.接待室除准备好座位、茶水，还应有（）A、盆花B、纸和笔C、一面镜子D、一部电话16.会客室要清洁、明亮、整齐、（）。

A、绿化B、得体C、清新D、美观17.待人接物应该热情开朗、温存有礼、（）、举止大方而灵活。

A、温文尔雅B、微笑面孔C、和蔼可亲D、真情实意18.风度是一个人性格、（）、文化水平、道德修养的外化。

A、仪容B、仪态C、服饰D、气质19.接待工作要从心理上尊重别人、关心别人、理解别人、体贴别人、（）。

A、帮助别人B、启发别人C、引导别人D、善待别人20.与客人谈话时，距离不要太近，也不能太远，大约（）为好。

A、1米B、半米C、适当D、1.5米21.档案收集工作就是按要求挑选文件资料（）。

A、集中使用B、集中保存C、立卷归档D、装订成册22.档案的种类划分之一是（）。

A、人事档案B、教育档案C、科技档案D、会计档案23.档案工作中编制检索工具是档案的（）工作。

A、收集B、保管C、整理D、鉴定24.下级向上级请求指示、批准事项时使用（）。

A、指示B、报告C、请示D、通知25.请示与报告的区别表现为（）。

A、行文目的不同B、书写格式不同C、体例不同D、主送单位不同26.机关单位向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议用（）。

A.请示B.报告C.总结D.函27.批转下级文书、转发上级和不相隶属的文书、发布规章、传达要求下级办理和有关单位周知或者共同执行的事项，用（）。

A、指示B、决定C、通知D、通报28.下列文种中，既可以作为上行文、又可作为平行文使用的文种是（）。

A、报告B、请示C、指示D、通知29.平行或不相隶属的机关单位之间互相商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准时，使用（）。

A、请示B、报告C、通知D、函30.函的功能是（）。

A、商洽工作B、批转下级文书C、转发不相隶属单位的文书D、请示、批复重要事项31.双方或多方就某一问题进行初步洽谈后形成的意向性文书是（）。

A、合同B、协议书C、意向书D、决定32.围绕文书的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作，是（）。

A、文书处理B、文书管理C、文书拟办D、文书承办33.单位领导人对应办的来文由谁或哪一部门办理及如何办理写出指示性意见，叫（）。

A、批示B、批办C、拟办D、签发34.文秘人员对签发的文稿进行誉抄或打印的工作叫（）。

A、核稿B、缮印C、校对D、拟稿35.会议通知按形式分有口头通知和（）。

A、电话通知B、书面通知C、电报通知D、报纸通知36.发会议书面通知要认真核对名单与信封，以防止（）。

A、破损或残缺B、误写或漏写C、遗漏或重复D、不清或错字37.决策性会议是研究决定（）重大问题的会议。

A、外单位B、本单位C、上级部门D、同级单位38.定货会属于会议种类中的（）会议。

A、专业性B、总结交流性C、商品展销展示性D、谈判性39.中型会议一般指参加会议人数大约在（）。

A、百人至千人以下B、几十人至百人以下C、百人至千人以上D、几十人至百人以上40.部门性会议也称为（）会议。

A、单位性B、企业性C、局部性D、地区性41.会议管理性文件是指（）一类文件。

A、统计报表B、代表发言稿C、会议时间表D、会议通知42.文件的校对要求切实保证文件正文（）。

A、格式正确B、文字准确C、排列美观D、印刷清楚43.办公室工作的职能之一是（）。

A、教育管理B、事务管理C、生活管理D、文化管理44.事务管理的本质特征是（）。

A、服务性B、安全性C、创造性D、集中性45.办公室管理工作涉及面较广，具有一定的（）。

A、知识性B、专业性C、基础性D、实践性46.办公室事务管理工作繁杂、琐碎、具有（）特点。

A、群众性B、统一性C、分散性D、集中性47.反映一般性问题来信，按分别归口原则应（）办理。

A、转办B、直送C、函转D、批转48.对来访反映的问题，应根据规定（）。

A、立案查处B、记录在案C、报告领导D、立即处理49.凡是收取的来信必须按程序和要求进行（）。

A、处理B、登记C、传送D、查阅50.有关领导的一些重要活动安排需要事前请有关单位来（）A、开会B、见面C、协调D、解决得分评卷人二、判断题（51~100题。

每题1分，满分50分。

请将判断结果填在括号中，正确的填“√”,错误的填“×”）（）51、服从领导，这是秘书职业性质所决定的。

（）52、秘书要改变以往办事即称职的旧观念。

（）53、此词语的注音是否正确，一心一意“yīxīnyíyì”。

（）54、此词语中有无错别字“和蔼可亲”。

（）55、此说法是否正确“在句子里状语只能用在谓语前。

”（）56、股东会是有限责任公司的决策执行机构。

（）57、以商业零售为主的有限责任公司的注册资本不能少于30万人民币。

（）58、职工被追究刑事责任的，用人单位可单方解除劳动合同关系。

（）59、企业必须从事生产经营活动或劳务，否则，不能称作企业。

（）60、企业管理就是对企业所从事的生产经营活动进行有效地控制。

（）61、拼音速记通过“记音”达到“记意”的目的。

（）62、很多国家的秘书工作是速记工作的同义词。

（）63、接待工作包括来访及来访意图。

（）64、接待工作是一种无形的公关工作。

（）65、接待工作有利于本单位改善外部环境。

（）66、接待工作包括环境准备与物质准备。

（）67、接待礼仪基本要素是“诚心”。

（）68、迎客、待客、送客是接待工作的基本环节。

（）69、接待工作要遵循礼貌、负责、方便、有效的原则。

（）70、对来预约的来访者，也应热情友好接待。

（）71、通常采用按问题、作者、文种、地区、时间、通讯者六种特征立卷。

（）72、档案是由所有的文件资料直接转化来的。

（）73、档案鉴定就是对库存档案进行鉴别、挑选，去粗取精。

（）74、档案管理工作的根本目的是确保档案齐全完整。

（）75、意向书就其作用而言与合同、协议书是相同的。

（）76、意向书一经鉴定，是不可以随意更改的。

（）77、邀请信是邀请有关朋友或合作伙伴参加比较庄重、严肃的宴会、酒会、茶话会或其他活动时使用的文书。

（）78、请柬的发送时间越早越好。

（）79、当应邀赴宴、受到礼品或得到对方的帮助后，为感谢对方的关怀、支持或帮助，应尽快给对方写感谢信。

（）80、文稿经领导人签发即成定稿，可以据此生效。

（）81、校对是将打印稿或誊抄稿与底稿核对检查，以发现并纠正各种错漏。

（）82、立卷就是将办理完毕的文书，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷。

（）83、把立好的案卷定期向档案馆移交的工作叫归档。

（）84、拟稿人应对文书内容、文字、格式的正误负完全责任。

（）85、根据会议的性质划分会议，分决策性会议与非决策性会议两种基本类型。

（）86、会议邀请函、请柬不是会议通知的书面形式。

（）87、文件编号通常印在文件首页的左上角处。

（）88、不同类型的会议，虽然内容要求不同，但对用品的要求和使用还是相同的。

（）89、设有主席台的会场，主席台是装饰的重点。

（）90、会见会谈人数少时一般多选择马蹄型的布局形式。

（）91、会场的装饰主要是指色调的选择、色调的搭配。

（）92、秘书应能够协助完成会场各种设备的操作。

（）93、会议临时产生的讨论稿等文件不是应及时分发的文件。

（）94、办公室事务管理的工作要素之一是它的主动性。

（）95、办公用品发放对工作性质重要部门要实行倾斜政策。

（）96、秘书独立完成任务的原则是保密、准确、主动。

（）97、秘书工作的性质就是领导的参谋和助手。

（）98、对来访人反映的重要问题应根据立案标准立案查处。

（）99、回访就是受理来访问题的部门去拜访来访者。

（）100、值班室要做好值班记录，指的是记好值班电话记录。

秘书高效利用工作时间是信息化时代的要求。

秘书工作人员对时间进行管理主要是掌握节约时间的规律和要求，要想有效地利用好自己的时间，必须做的工作就是要探索自己的时间障碍。

所谓时间障碍就是导致时间浪费的多种因素。

秘书研究利用时间的规律，就是为了进一步揭开时间的奥秘，研究和掌握时间有哪些特性，更好地挖掘时间潜力，合理地分配时间，科学地使用时间，不断提高时间利用效率，高效能地进行富有创造性的劳动。

　　秘书工作时间利用中的通病主要是事必躬亲，拖拉，低效等。

　　秘书时间运筹方法：

　　1、用尽可能少的时间做尽可能多的事。

　　2、将工作内容交错安排。

　　3、将时间定期盘点。

　　4、明确目标、把握目标。

　　提高时间效率的艺术：

　　1、集中精力、抓住时间：

　　要集中精力，抓住时间就必须放弃一些活动。

一个有效利用时间的秘书会注意以下几点：

一件事情或者行动还没有完成，就不要卷入到新的活动中；只要这件事情对自己毫无价值或者价值不大，就不要随便介入，更不要因此而干扰别人，随便地索取什么情报或者让别人提供资料；不要急于求成地指手划脚，特别是当做好事情的条件还不成熟的时候。

　　2、提高效率　　提高说话的效率，准备在先，言简意赅，限定会议时间，缩短交际时间。