公文常见错误点评.ppt

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国家安全监管总局公文常见错误点评国家安全监管总局办公厅国家安全监管总局办公厅裴建饶裴建饶2013年12月1国家安全监管总局讲讲座座主主要要内内容容一、关于公文种类（文种）二、关于公文格式三、关于行文规则四、关于发文办理程序五、关于收文办理程序2013年12月2国家安全监管总局1.党政机关公文处理工作条例（2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅印发，中办发201214号，以下简称条例）2.国家标准党政机关公文格式（2012年6月29日发布，GB/T9704-2012）均自2012年7月1日起实施。

1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。

公文处理的两大依据2013年12月3国家安全监管总局一、关于公文种类（文种）一、关于公文种类（文种）定义：

是根据公文功能属性进行的分类，具有概括表明公文性质、行文方向、行文目的和公文特点的重要作用，是公文标题中不可缺少的要素。

条例第八条规定了15个文种，包括：

决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

2013年12月4国家安全监管总局狭义的公文：

条例规定的15个法定文种。

广义的公文，除此之外，还包括机关常用的非法定文种（常用文书），分为计划类、总结类、讲话类和信息类等。

如：

综合性工作总结、计划（包括规划、工作要点、安排、方案、设想等）、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、规章制度等。

2013年12月5国家安全监管总局文种方面的常见错误

（一）缺少文种。

1.公文无标题。

2.公文标题三要素不全，如公文标题为“深入开展安全生产年活动”。

（二）自制文种，使用非法定文种。

不选用15个法定文种，而使用总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复等，如公文标题为“关于接待计划”。

2013年12月6国家安全监管总局举例：

国务院办公厅关于印发安全生产“十二五”规划的通知，国务院关于印发大气污染防治行动计划的通知（国发201337号）。

（三）文种重叠。

如请示报告、意见报告、请示函等。

又如转发通知类公文，因转发环节多，经常出现“通知的通知的通知”。

（四）生造文种。

如情况报告、总结报告、申请报告、任免通知、汇报等，甚至把批转、转发也拿来当文种使用。

2013年12月7国家安全监管总局（五）文种作为公文标题。

如将函、通知（会议通知或开会通知）、请示、报告等作为公文标题。

（六）混用文种。

日常行文的实践中此问题较多见，主要表现为请示报告不分、请示与函不分、决定决议相混、公告与通告乱用、决议和会议纪要等同等。

2013年12月8国家安全监管总局举例：

请示与报告的六大区别不同点报告请示行文时间事前、事中、事后皆可事前行文行文目的向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问向上级机关请求指示、批准主送机关数量无特别限制一般只写一个写法侧重于概括陈述情况，总结经验教训，体现报告性内容单一，一文一事，侧重于讲原因、陈理由、述事实，体现请求性结尾用语特此报告（或者省略）妥否，请示/妥否，请批示收文机关处理方式多数属阅件，一般不必回复属办件，收文机关须及时办理或批复2013年12月9国家安全监管总局二、关于公文格式二、关于公文格式5种常用格式：

一是文件格式这是公文的通用格式二是信函格式常见于选用通知、批复、函等文种的公文中三是命令（令）格式四是纪要格式五是电报格式2013年12月10国家安全监管总局文件通用格式2013年12月11国家安全监管总局信函格式2013年12月12国家安全监管总局命令（令）格式2013年12月13国家安全监管总局纪要格式2013年12月14国家安全监管总局明电格式2013年12月15国家安全监管总局公文通用格式的“十八般武艺”条例第3章为公文格式。

第九条规定了1818项项公文格式要素，包括：

份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。

2013年12月16国家安全监管总局2013年12月17国家安全监管总局2013年12月18国家安全监管总局条例与原办法规定的17项相比二增：

增加了“发文机关署名”和“页码”（页码这一要素，其实原来也有，提出了新要求）；一减：

去掉了“主题词”。

一改变：

成文日期由原来的用汉字改为用阿拉伯数字将年、月、日标全。

2013年12月19国家安全监管总局

（一）份号

（一）份号涉密公文必须标注份号。

不涉密的公文，如发文机关认为有必要，也可以标注份号。

一般用6位3号黑体阿拉伯数字黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

常见错误：

1.涉密文件不标注份号。

2.份号的数字不按规定标注，随意性大。

3.份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第一行。

2013年12月20国家安全监管总局

（二）密级和保密期限

（二）密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

1.在确定密级和保密期限上过紧或过松的倾向。

一是过紧。

不该定密的定密，该定低密级的定高密级；保密期限应该定较短的却定得较长，有的甚至按最长保密期限来设定。

2013年12月21国家安全监管总局二是过松。

该定密的不定密，该定高密级的却定了低密级；保密期限该定长的却定得较短。

2.密级标注不规范、不统一，有的保密期限中的数字使用汉字标注。

2013年12月22国家安全监管总局（三）紧急程度（三）紧急程度紧急的纸质文件有2类：

特急、加急。

紧急电报有4类：

特提、特急、加急、平急。

常见错误：

1.不急的公文却标注了紧急程度。

2.标注位置随意性大，有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章。

3.公文中未标注紧急程度，发文机关却在公文处理过程中按紧急公文催办。

2013年12月23国家安全监管总局4.纸质公文标注的紧急程度错用电报格式公文的紧急程度，或将“加急”件标注为“紧急”、“急”等。

5.标注有紧急程度的公文却未体现紧急的原因。

2013年12月24国家安全监管总局（四）发文机关标志（四）发文机关标志主要有2种形式：

一是发文机关全称或规范化简称加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。

联合行文时，可并用联合发文机关名称，一般主办机关排列在前；也可单独用主办机关名称。

2013年12月25国家安全监管总局2013年12月26国家安全监管总局常见错误：

1.发文机关标志不规范，有的发文机关的字体、字号大小不规则。

2.有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致，如使用“部”的发文机关标志，发文机关署名或印章却是“部司”或“部办公厅”等。

2013年12月27国家安全监管总局3.“文件”二字位置不对，不是标注在发文机关右侧，而是在发文机关全称或规范化简称正下方居中标注“文件”或“上报文件”。

4.字号太大。

有的基层单位的发文机关标志字号大于上级机关发文机关标志的字号。

2013年12月28国家安全监管总局（五）发文字号（五）发文字号三要素：

机关代字年份发文顺序号。

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

2013年12月29国家安全监管总局发文字号编排要求2013年12月30国家安全监管总局机关代字的要求：

准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。

多个机关联合行文时，只标注主办机关发文字号。

在同一地区，当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时（如政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“政发”），要力求避免。

2013年12月31国家安全监管总局常见错误：

1.发文机关代字概括不准确。

有的机关代字太长，多的达八、九个字，如某省的重大公益项目建设领导小组办公室的机关代字为“重大公益项目办发”；有的机关对外发文时，发文字号党政不分，行政机关下发的公文却编党的机关发文字号；有的以公文标题事由来编发文字号。

2013年12月32国家安全监管总局2.发文字号标注不规范：

年份不全，2013年标注为13；括弧不对，按规范年份应放在六角括号里，却使用圆括号（）、单书名号、四角方括号、综括号【】等；序号累赘，发文顺序号编虚位，如“01”，前面加“第”字等。

3.发文字号的标注位置错误，有的直接与红色分割线重叠，联合上报的公文有时与红色分割线相隔很远；有的上行文发文字号居中标注或左侧顶格等。

2013年12月33国家安全监管总局4.未标注文号。

5.一文多字号。

联合发文时并用了几个单位的发文字号。

6.一字号多文。

用同一发文字号，制作两份及以上不同的文件。

2013年12月34国家安全监管总局（六）签发人（六）签发人上报公文应当标注签发人姓名，体现机关负责人对所签发的公文负责，严格把关。

注意3点：

一是限于上行文；二是只标姓名，不标职务；三是联合行文，须标明所有联署机关签发人和会签人姓名。

2013年12月35国家安全监管总局“签发人”三字：

用3号仿宋体字仿宋体字。

签发人姓名：

用3号楷体字楷体字。

2013年12月36国家安全监管总局常见错误：

1.有些机关上行的“请示”、“报告”应标注签发人的，但没有标注。

2.签发人的标注不规范。

如签发人姓名不用楷体字标注而使用黑体字或宋体字等。

3.多个机关联合上行文，有的只标注主办机关主要负责人，而不标注其他机关负责人。

2013年12月37国家安全监管总局4.按照法规规定，上报公文是发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发的，但有些机关却是任何副职都可作为签发人，有的甚至是非领导职务者也作为签发人。

5.平行文、下行文不该标注“签发人”却作了标注，画蛇添足。

2013年12月38国家安全监管总局（七）标题（七）标题三要素：

发文机关名称（关于）事由文种。

标题应当准确、扼要概括公文的主要内容，起到“画龙点睛”的作用，说明谁发文、什么事。

4个以上（含）机关联合行文时，标题中发文机关名称可省略。

回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。

2013年12月39国家安全监管总局常见错误：

1.冗长啰嗦，对标题的事由概述不够简洁、准确、完整。

如：

中共省委政法委员会关于请求以中共省委办公厅、省政府办公厅名义转发中共省委政法委员会、省维护社会稳定领导小组办公室、解决信访问题联席会议办公室、省加强社会管理领导小组办公室关于加强社会管理创新、完善社会管理制度、做好社会管理工作有关问题的实施意见的请示。

2013年12月40国家安全监管总局2.转发性文件，文种重复、标题繁琐。

如：

市人民政府转发省人民政府转发国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知的通知的通知。

例1：

国务院办公厅转发发展改革委安全监管总局关于进一步加强煤矿瓦斯防治工作若干意见的通知（国办发201126号）。

例2：

国务院批转发展改革委关于2012年深化经济体制改革重点工作意见的通知（国发201212号）。

2013年12月41国家安全监管总局3.公文标题排列形式不够美观，如排成“金字塔形”、“长方形”、“沙漏形”等，有的标题在回行时词义不完整。

2013年12月42国家安全监管总局2013年12月43国家安全监管总局4.标题与正文不符，标题不能涵盖公文的内容，文不对题、题不对文。

如春节时某地方政府印发了一份关于做好节日期间爱国卫生有关工作的通知，文内除讲做好卫生工作外，还讲了注意道路交通安全、搞好安全生产、文化科技下乡等工作。

5.标题中乱用标点符号，不规范。

如法规和规章全称外不加书名号而使用引号，或者不是法规或规章全称却加书名号。

6.标题中介词使用不规范。

有的标题在发文机关后缺少介词“关于”，有的出现多个“关于”，有的则重复使用介词“关于在”、“关于对”等。

2013年12月44国家安全监管总局7.标题中文种使用重复。

如：

市人民政府关于请求解决重大项目建设用地的请示报告、厅关于反馈省人民政府关于加快国有林场管理体制改革若干意见