组织结构岗位设计.docx

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组织结构岗位设计

中国煤炭进出口公司

组织结构设置建议

YY管理咨询公司

2002年10月

第一部分概述............................................................1

一、组织结构调整和岗位设计...........................................1

二、公司管理模式介绍.................................................1

1目标管理和过程管理的结合.....................................1

2事业部的管理方式——模拟法人.................................3

第二部分公司经营管理部门设置建议........................................4

一、部门和相关职责设置建议..........................................4

3部门设置综述.................................................4

4总经理工作部部门职责.........................................4

4.1行政企划管理职责.....................................4

4.2总务管理职责.........................................6

4.3信息管理方面职责.....................................6

4.4其他职责.............................................7

5党团工作部部门职责...........................................8

5.1负责公司党务工作.....................................8

5.2负责公司工会工作.....................................8

5.3负责公司共青团工作...................................8

6人力资源部部门职责...........................................9

6.1公司本部的人力资源管理工作...........................9

6.2指导所属企业开展人力资源工作........................11

7财务部部门职责..............................................12

7.1财务管理............................................12

7.2财务核算............................................12

7.3审计职能（现阶段包括在财务管理职能内）..............13

7.4其它职能............................................14

8煤炭事业部部门职责..........................................15

8.1职责概述............................................15

8.2煤炭相关企业管理....................................15

8.3市场营销............................................16

8.4销售管理............................................17

8.5物流管理............................................18

8.6煤炭业务战略规划和投资实施..........................19

8.7其他职责............................................19

9业务发展部部门职责..........................................20

9.1负责制定业务发展部市场营销工作的目标、计划、预算....20

9.2负责焦炭业务执行....................................20

9.3负责原料药业务执行..................................21

9.4负责乳清粉业务执行..................................21

9.5其他职责............................................22

二、对各子公司管理关系建议.........................................23

第三部分岗位设置建议方案..............................................25

一、岗位设置建议图.................................................25

二、岗位设置概述...................................................27

三、各部门岗位设置详细描述.........................................28

1公司高层管理岗位设置建议....................................28

1.1总经理岗位职责......................................28

1.2常务副总经理岗位职责................................28

1.3副总经理（煤炭事业）岗位职责........................28

2总经理工作部岗位设置建议....................................29

2.1总经理工作部经理岗位职责............................29

2.2行政企划主管岗位职责................................30

2.3信息主管岗位职责....................................30

2.4总务主管岗位职责....................................30

2.5驻外首席代表岗位职责................................31

2.6行政企划助理岗位职责................................31

2.7总务助理岗位职责....................................31

2.8司机岗位职责........................................32

2.9驻外员工岗位职责....................................32

3人力资源管理岗位设置建议....................................33

3.1人力资源经理岗位职责................................33

3.2薪酬考核主管岗位职责................................33

3.3人事主管岗位职责....................................34

4财务部岗位设置建议..........................................35

4.1财务总监岗位职责....................................35

4.2管理会计岗位职责....................................35

4.3国内贸易核算会计岗位职责............................36

4.4进出口贸易核算会计岗位职责..........................36

4.5税务会计岗位职责....................................36

4.6出纳岗位职责........................................36

4.7费用核算主管岗位职责................................37

4.8管理会计助理岗位职责................................37

5煤炭事业部岗位设置建议......................................38

5.1煤炭事业部总监岗位职责..............................39

5.2煤炭事业部总监助理岗位职责..........................39

5.3投资主管岗位职责....................................40

5.4销售主管岗位职责....................................40

5.5采购主管岗位职责....................................40

5.6质量及出口主管岗位职责..............................41

5.7产权代表岗位职责....................................41

5.8市场执行主管岗位职责................................41

5.9调度主管岗位职责....................................42

5.10销售助理岗位职责....................................42

5.11采购助理岗位职责....................................42

5.12市场执行助理岗位职责................................43

5.13调度助理岗位职责....................................43

5.14计划助理岗位职责....................................43

6业务发展部岗位设置建议......................................44

6.1业务发展部经理岗位职责..............................44

6.2焦炭业务主管岗位职责................................44

6.3乳清粉、原料药业务主管岗位职责......................45

6.4货源及仓储助理岗位职责..............................45

6.5商务执行助理岗位职责................................45

6.6乳清粉执行助理岗位职责..............................45

6.7原料药执行助理岗位职责..............................46

四、党群组织机构设置建议和说明......................................47

1党群组织机构设置建议........................................47

2党群组织管理说明............................................47

第一部分概述

一、组织结构调整和岗位设计

根据诊断报告的结论，中煤进出口公司的组织结构自1996年以来共进行了

八次调整，这些调整保证了中煤进出口公司的组织结构对业务和人员的适应性。

但是，随着外部环境的（主要指人力资源的和业务的）急剧变化，现有组织结构

的弊病日益阻碍着公司的进一步发展。

着眼于未来的发展，中煤进出口公司的领

导们又积极推动着新的组织结构变革。

这次组织结构变革需要达到的目的如下：

a.设计适当的管理层级和管理幅度，调整过去“每一层次的人员都在做着

比自己职位低的工作”以及人浮于事等问题，提高人与事的匹配度；

b.整合煤炭业务，改变过去煤炭业务分散管理，部门协调成本较大，不利

于增强供应链控制能力等问题，以增强对生产、采购、物流和客户服务

等各项煤炭供应链环节的管理能力，保证煤炭供应链的顺畅运作；

c.适当整合非煤业务，增强市场开拓和风险控制能力，改变过去非煤业务

按贸易特点分割成两个部门导致公司风险控制能力弱化的问题；

d.强化公司战略、人力资源、财务和信息管理职能，以增强职能管理对业

务部门的支持、协调和控制能力，改变过去公司基本职能不完整以及对

企业战略起关键作用的职能发挥不到位等问题；

e.以提高流程运作效率的角度设立部门，并明确职权和职责，以改变过去

部分部门职责交叉、重叠等问题。

在组织结构确定的情况下，岗位的设置必须遵循一定的原则，包括：

a.不相容岗位职责分设，以便于互为制衡、互为制约；

b.相似岗位职责合并，提倡一岗多职，以利于流程环节精简和员工业务素

质的提升。

相似岗位界定：

一、工作性质和业务流程类似；二、对岗位

职责承担人技能要求相近；

c.岗位责任应清晰界定，以利于考核的实施；

d.管理岗位尽可能规避岗位虚设的现象，以减少管理层级，降低管理成本；

二、公司管理模式介绍

1目标管理和过程管理的结合

中煤进出口公司采用了目标管理与过程管理相结合的管理模式。

目标管理作为一种管理制度，最初出现于五十年代的美国。

公司领导根据组

织面临的形势和社会需要，制订出一定时期内组织经营活动所要达到的总目标，

然后层层落实，要求各级人员包括员工都参与到目标的制定中来，形成一个完整

的目标体系，并把目标的完成情况作为部门和个人考核的依据。

因此目标管理的

显著特点是：

a.目标是根据公司所要完成的任务制订的，并经自上而下、层层分解之后

形成的一个完整的体系，同时在时间序列上，目标也是一个将长期目标

分解为中期目标，并划分为可控制的阶段性目标的体系。

这样一个完整

的体系保证了组织的任务能在不同层面上和各个时间段内得到贯彻；

b.目标管理是一种参与式管理，也就是说，在目标的管理中，目标的实现

者也是目标的制定者。

它通过员工的参与制订，保证目标的可行性，同

时也获得员工对目标的认同感；

c.目标管理是一种分权式管理。

集权和分权的矛盾是组织的基本矛盾之一，

唯恐失去控制是阻碍授权的主要原因之一。

通过一个良好的目标分解和

管理体系，有效地解决了分权的缺陷，保证各部门在拥有充分自主性的

同时又保持连续有效的控制。

但是，目标管理也存在缺陷，比如目标制订十分困难，目标制订了以后有不

灵活的危险，短期目标和长期目标之间经常存在矛盾等。

为了解决目标管理中的

问题，有必要把目标管理和过程管理的方法结合起来。

所谓过程管理的方法，就是指在目标管理的过程中，在结果导向为主体的情

况下，加强过程的管理和控制，从而取得结果和过程之间的平衡。

对过程的管理

主要体现在：

a.考核标准的制定中，采用结果为主，同时辅以过程指标，保证在目标的

实现过程中或环境发生变化时保持对行为的良好约束；

b.在目标的实施过程中随时保持对目标的跟踪，在目标出现偏差时能及时

进行调整；

c.在目标实施过程中，按时间和事件设定一系列的控制点，连续或定期检

查这些关键点的状况是否处于控制中

对于中煤进出口来说，目标加过程的管理模式主要体现在以下几个方面：

a.公司年度目标是在战略的指导下制定的，这保证了短期目标与中长期目

标的一致性。

b.公司的目标体系是一个完整的体系，它主要包括了以预算为核心的财务

和业务目标，反映了公司运作水平的运作指标，反映了公司持续发展能

力的客户与学习能力指标。

c.预算体系是目标体系的核心组成部分，同时预算的制定过程也是一个公

司员工学习公司战略、参与目标制订、促进上下级沟通的过程。

d.在业务流程中，强调了关键环节的控制，并依据业务特点，通过表格等

形式对业务执行过程中的关键信息进行及时的反馈，从而实现对业务风

险的控制和对利润的保障

2事业部的管理方式——模拟法人

在公司原有的组织结构中，煤炭事业部按业务类型，分为国内贸易、出口和

进口三部分分属于不同的部门，这种设置已经不能满足煤炭业务精以部发展的需

要，因此，在新的组织结构里，煤炭业务被组合成一个完整的事业部。

那么，采

用什么新的方式来管理事业部呢？

——模拟法人。

“模拟法人”就是指公司在管理事业部的时候以类似于具有独立法人的控股

公司的方式来管理。

具体地说，就是把煤炭事业部作为利润中心考核，公司对其

的考核指标主要为利润指标。

而且事业部还拥有相当独立的预算制订权力，有权

审批下属部门和煤炭业务相关控股公司的年度经营计划和财务预算，并执行考核

工作。

根据公司的实际情况，煤炭事业部还很大程度上承担了公司在煤炭事业上

的投资职能。

当然，煤炭事业部毕竟不是独立法人，这体现在三个方面，首先，煤炭事业

部没有独立的战略制订和、计划和预算的权力，事业部在这些方面都必须经公司

的审批；其次，煤炭事业部没有独立的财务部门，所有财务事宜都必须经财务部

门处理；最后，煤炭事业部也没有独立的人事权力。

模拟法人的管理模式在业务上充分放权，发挥了事业部这种组织方式最大的

优点，让煤炭事业有机会通过整合机遇获得快速发展，同时又通过计划、财务、

人事三个手段达到有效控制。

第二部分公司经营管理部门设置建议

一、部门和相关职责设置建议

总经理

副总经理

总经理工作部人力资源管理财务部煤炭事业部业务发展部

图2－1部门及相关职责设置建议图

3部门设置综述

建议的部门设置包括四个职能部门和一个事业部，分别是：

总经理工作部、

人力资源管理、财务部、业务发展部和煤炭事业部。

其中，总经理工作部是一个

综合性部门，它的主要职能包括战略和企业管理职能、信息化管理职能、总务和

党群管理职能；煤炭事业部的规模较大、运作比较复杂，所以在设计中又根据煤

炭供应链将它分为四个职能，包括生产管理职能、调度管理职能、销售管理职能、

市场营销管理职能。

4总经理工作部部门职责

4.1行政企划管理职责

4.1.1负责组织公司战略制定

4.1.1.1制定公司战略目标、战略实施步骤

4.1.1.2分析公司战略实施情况，评价公司战略，并组织对公司

战略的调整和修改

4.1.2负责公司年度经营计划编制及执行跟踪

4.1.2.1组织各部门编制、修订公司年度经营计划

4.1.2.2组织各部门编制、修订公司年度财务预算

4.1.2.3跟踪年度经营计划执行，编制年度经营计划执行情况总

结

4.1.3负责公司参股企业（除煤炭相关企业）管理

4.1.4负责澳大利亚华光资源有限公司管理

4.1.4.1审核年度财务预算、年度工作目标和工作计划

4.1.4.2华光公司行政管理

4.1.5负责非煤业务前期调研，制定市场营销计划

4.1.6负责公司投资项目（除煤炭项目）前期工作

4.1.6.1收集投资项目信息

4.1.6.2编写预可研报告

4.1.6.3按集团公司投资管理规定办理立项

4.1.6.4拟定项目运作框架

4.1.7负责公司级会议，包括总经理办公会和员工大会的相关工作

4.1.7.1负责总经理办公会议的相关工作

a.确定会议议题，准备会议材料，并通知会议参加人员

b.负责会议记录工作，编写会议纪要

c.落实跟踪会议决议执行情况

4.1.7.2负责组织公司员工大会

a.确定会议议题，并进行会议通知

b.负责准备会议资料（除党、团工作）

4.1.8负责公文的管理和保密工作

4.1.8.1负责公司收发文的执行、登记、备案管理

4.1.8.2负责公司文件起草和审核

4.1.8.3负责公司机密文件管理和保密工作

4.1.9负责公司制度建设工作

4.1.9.1负责制度体系建设

4.1.9.2负责起草、修改行政管理制度

4.1.9.3组织审订和修改其它管理制度

4.1.10负责公司企业文化建设工作

4.1.10.1负责公司文化、经营理念提炼和宣传工作

4.1.10.2负责公司形象建设，包括CI策划、审核对外宣传资料等

4.1.11负责公司内部其它重要事务

4.1.11.1负责提案管理

4.1.11.2负责公司印章管理

4.1.11.3负责公司的企务公开工作

4.1.12负责统计和上报集团公司规定的各类报表

4.1.13负责联系和确定公司长年法律顾问，签署法律服务协议，评估法

律顾问工作情况

4.1.14负责公司营业执照年检、煤炭经营许可证年检、变更及其它相关

公司证件工作

4.2总务管理职责

4.2.1负责公司后勤事务

4.2.1.1负责公司办公用品、礼品采购和管理工作

4.2.1.2负责公司固定资产管理、办公设备采购和日常维护

4.2.1.3负责公司公关事务安排

4.2.1.4负责公司集体活动安排

4.2.1.5负责公司票务管理和定餐管理

4.2.1.6负责公司各项实物福利、劳保用品管理

4.2.1.7负责公司公务车辆管理和电话管理

4.2.1.8负责其它后勤事务

4.2.2负责公司档案管理工作

4.2.2.1负责公司文件、业务合同、财务报告、统计资料、其它

资料等的归档工作

4.2.2.2负责档案日常整理和借阅管理

4.2.3负责集团公司部署的其它工作（献血、捐赠、公益活动等）

4.3信息管理方面职责

4.3.1负责公司信息规划工作

4.3.1.1制订公司信息规划

4.3.1.2组织落实公司的信息规划

4.3.2负责公司信息系统的建设、维护、改进及使用培训工作

4.3.2.1负责对公司现有的信息系统进行维护

4.3.2.2负责组织落实公司信息系统的改进工作

4.3.2.3负责公司员工使用信息系统的培训工作

4.3.2.4负责公司信息系统的软、硬件的