招投标管理办法标书文件.docx
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招投标管理办法标书文件
苏州xx商业管理有限公司
招投标管理办法
标题：
AA商管招投标管理办法
修订日期：
2015年11月27日
编号：
AA商财制-（办）【2015】005号
页数：
21页
初审：
商管财务管理部
复审：
商管总经理办公室、法律事务部、工程管理部、规划设计部、市场推广部、营运中心、信息工程部、项目发展部
批准：
商管总经理
致：
商管总部及管辖内公司
1.0总则
1.1目的
为了规范xx商业总部及各项目公司招投标管理，充分维护公司权益，节约成本，在保证招投标服务质量、工期等要求的前提下，以合理低价选择最满意投标单位，制定本管理办法。
1.2适用范围
本管理办法适用于xx商业总部及下属各项目公司招投标管理。
1.3招投标应遵循原则
1.3.1事前预算原则：
所有招投标项目在立项前，应先确认是否已纳入年度预算，如未纳入年度预算应先进行预算外立项审批。
1.3.2整体招标原则：
禁止将项目肢解或化整为零，规避招标。
1.3.3资质审查原则：
所有投标单位都应经过严格的资质审查，只有符合要求的投标单位才有资格参加项目投标。
1.3.4透明公正原则：
整个招标过程务必有充分的透明度，各部门间应积极配合、全面沟通、信息共享、杜绝暗箱操作。
1.3.5保密原则：
各人员应做好标底、投标文件、评标、定标等内容的保密工作，以防影响招标的公正与效果。
1.4招投标审批权限及流程
招投标审批权限及流程
审批人
业务事项
项目公司
AA商管总部
中国集团
经办人
部门负责人
版块负责人
总经理办公室负责人
法律事务部负责人
财务管理部负责人
总经理
经办人
部门负责人
版块负责人
总经理办公室负责人
法律事务部负责人
财务管理部负责人
招标工作小组
总经理
财务管理部
总裁
董事长
招标计划
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招标立项（预算内）
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招标立项（预算外且≤100万）
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招标立项（预算外且>100万）
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招标小组成员审批
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招标文件范本评审
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招标文件会审
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入围单位评审
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现场考察结果会审
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评标标准、工程量清单等会审
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定标审批
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合同审批
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注：
1.总部相关审批流从商管总部经办人开始；
2.相关审批人员如有重复的，优先以招标工作小组名义签批，其余保持不变。
2.0招投标定义
2.1招投标适用范围
单项合同额度20万元（含）以上的工程类、信息类业务须通过招投标方式进行；
单项合同额度10万元（含）以上的物业类、营销企划类、设计服务类、咨询服务类业务须通过招投标方式进行；
行政类招投标适用范围以《行政采购流程》中相关规定为准，即单项合同额度10万元（含）以上的行政类办公室装修、办公室改造、行政服务合作类业务须通过招投标方式进行；单项合同额度5万元（含）以上的行政类办公用品采购、办公设施设备采购业务须通过招投标方式进行。
2.2招标业务分类
类别
明细
常规经办部门
工程类
专项改造、专项维修、工程工机具采购、物料采购、工程维保、工程施工等工程项目
工程管理部
信息类
信息机房建设、信息系统工程、服务器采购、信息维护管理等信息类工程
信息工程部
物业类
开荒、保洁、石材养护、高空清洗、外墙清洗、生活垃圾清运、停车场管理、安保服务、消杀、绿植租摆及维护等
营运中心
营销企划类
营销策划活动、媒体广告、美陈布置及平面设计、促销旺场、招商答谢会等各类活动
市场推广部
设计服务类
工程方案设计、施工图设计、消防工程设计、标识导视设计等各类设计服务
规划设计部
咨询服务类
审计、评估、法律咨询、市场调研等鉴证咨询服务
各部门
行政类
办公室装修、办公室改造、行政服务合作、办公用品采购、办公设施设备采购等
总经理办公室
2.3相关释义
2.3.1物业类、营销企划类、设计服务类、行政类招标除执行本制度外，还应执行相关业务部门管理制度,如两项制度涉及到冲突条款的，以本制度为准。
2.3.2专项改造费用用于：
因招商调整、效果类品质提升、政府强制性指令、整体系统性节能降耗，对持有物业建筑物本体进行的工程改造。
2.3.3专项维修基金用于：
对持有物业建筑本体及配套设施、附属建筑物进行的维修改造、安全隐患整改等。
2.3.4工程维保费用用于：
对持有物业、销售物业本体的日常维修改造、配套设备设施的维修、保养、检测。
主要包括通风空调、电梯、消防、强电、弱电、给排水、土建设施及工器具检测等专业项目。
2.3.5行政服务合作包括：
公务车租赁、员工班车租赁、快递、机票代订、办公区保安、办公区保洁、办公区绿化、办公区消杀清洁、办公室维修服务等。
2.4招投标以外的成本采购（补充）
除招投标以外的成本采购业务均采用直接委托方式进行，直接委托方式包括询价、议价、三方比价。
2.4.1符合以下条件的业务（任一）可以进行直接委托：
1）单项合同估算金额小于第2.1条“招投标适用范围”规定金额的项目。
2）政府垄断的工程施工、咨询服务、设计等；如电梯年检、高压供电设施年检、消防年检（局地）、水质检测、天燃气设计及施工（局地）、生活垃圾清运（局地）等。
3）垄断经营的材料设备采购业务，如水、电、气、热等市政材料设备、其他材料设备。
4）媒体自营或独家代理的报纸、电视、网络、广播、户外广告、短信等广告业务。
5）特急业务（不立即开展会对公司造成重大损失的应急事项），如：
自来水管道爆裂、天燃气管道泄漏等。
特别说明：
可提前预知的业务应按计划开展，不得按照特急业务办理。
2.4.2直接委托操作要点
1）上报直接委托必须说明直接委托原因、供方条件和要求，以及选该单位的原因。
2）直接委托必须批准后方可实施，紧急情况下可先通过短信、邮件等方式进行请示，事后补充书面材料。
3）直接委托应选择合格供方库内供方，选择非合格供方库内供方必须先进行资格评审，评审通过暂入合格供方库后进行选择。
4）合同估算额＜2万元的直接委托，可通过询价、议价方式进行；合同估算额≥2万元的直接委托，必须通过3家以上供方比价后确定直接委托单位；独家代理、垄断经营性质的业务提供相关证明文件即可。
2.4.3询价、议价、三方比价操作要点
1）委托单位的资格审查：
业务部门负责收集单位，由总经理办公室负责资格审查；
2）询价、议价【2万以内】：
采购询价前业务经办人员应对市场做基本了解，并需选定3家及以上符合条件的单位进行询价，由业务经办部门与财务管理部共同进行书面或电话询价并填写《询价函》；由业务经办部门与财务管理部一起审核报价并与拟委托单位进行价格谈判，确定最终合理的价格。
3）三方比价【2万（含）以上】：
业务部门编制《询价函》并确定入围单位标准（根据资质、注册资金、业绩合同、发票类型等内容确定）、比价评比办法等事项；三方比价资料必须密封回函；由业务经办部门与财务管理部拆封报价，并填写《三方比价会签表》。
3.0招标工作职能
3.1各部门招标工作职能
3.1.1相关业务部门主要职能：
1）拟定招标计划，提出详细招标要求；
2）投标单位推荐，投标单位资质预审；
3）发布招标信息,编制招标文件，编制标底；
4）收集、整理供方资料并负责与相应供方的沟通、联系；
5）初步拟定招标项目入围投标单位名单；
6）负责各项招标工作时间节点的细化及安排，协调并监督各相关部门各行其职，按时间节点完成相应的招标工作；
7）负责招标立项、招标小组成员等审批工作跟进。
8）组织投标单位质疑及招标人答疑工作，并主持召开开标、评标等招标工作会议；
9）组织相关人员评标、定标并参与合同的谈判和签订工作；
10）按照档案管理规定，负责整理招标过程资料上报备案并及时归档；
11）负责其他与招标工作相关的准备、善后等工作。
3.1.2总经理办公室主要职能：
1）建立合格供方库，负责合格供方库日常管理；
2）负责合格供方库单位资格复审、定期评审；
3）招标资料归档、保存；
4）投标单位人员前台接待、咨询；
5）参与开标并对整个开标过程合理性予以监督；
6）其他与招投标相关的需要其支持的临时性工作。
3.1.3法律事务部主要职能：
1）招标文件、招标合同等对外文件审核；
2）对招标过程中各类风险防控，提供法律咨询；
3）参与合同谈判；
4）参与开标，评商务标；
5）纠纷诉讼支持（如有）；
6）其他与招投标相关的需要其支持的临时性工作。
3.1.4财务管理部主要职能：
1）参与开标，评经济标；
2）参与合同谈判；
3）对招标文件、招标合同中商务经济条件审核；
4）投标保证金收取、退还、收据开具等款项收付工作；
5）招标计划执行情况分析与监督；
6）其他与招投标相关的需要其支持的临时性工作。
4.0合格供方库
合格供方库指资质、信誉、条件等均符合公司要求的服务单位，所有项目的招投标需从合格供方库中选择投标单位。
4.1合格供方库的建立
合格供方库由商管总部总经理办公室建立、管理，各业务部门负责投标单位相关资料的收集、整理、初步审核，总经理办公室负责对业务部门提交的相关资料的真实性、完整性等进行复核，复核后由业务经办人提交《合格供方单位审批表》报招标工作小组审批，招标工作小组负责对推荐单位组织考察，考察合格的服务单位入合格供方库。
对于单项招标中尚未列入合格供方库的投标单位，应先进行投标单位推荐，经招标工作小组审查合格后列入合格供方库，再进行投标单位选择。
4.2合格供方库单位应符合以下要求
4.2.1证照齐全，资质无误，守法经营，管理规范；
4.2.2技术力量和资金实力雄厚，在本行业中有一定的知名度；
4.2.3重合同守信用，信誉良好；
4.2.4近三年无重大质量安全事故；
4.2.5近三年与xx无诉讼。
4.3合格供方库资格评审
关于合格供方库中各单位的资格应定期评审（非终身制），评审主要内容为服务单位工作质量，进度，配合情况等，评审结果经招标工作小组审查后作为该服务单位综合记录《合格供方库资格评审表》，招标工作小组根据服务单位的评审情况决定是否在合格供方库中保留。
5.0招标计划与立项
5.1招标预算与资金计划
5.1.1各项目公司负责编制及修订年度预算和月度资金计划（招标相关预算和资金计划应一并提报），经项目总经理批准后报总部财务部；
5.1.2总部年度预算和资金计划由商管总部各业务部门负责编制，经版块领导审批后报总部财务部；
5.1.3总部财务部负责汇总以上年度预算和资金计划，报商管总部总经理批准后上报中国集团，经中国集团批准后方可执行以上年度预算和月度资金计划。
5.1.4每月25日上报上月计划完成情况和下月计划修订情况。
财务管理部负责对招标计划的执行进行监督和考核。
5.2招标立项
5.2.1每项招标采购发生前应先进行招标立项，招标立项由相关业务部门提起《招标立项审批表》。
5.2.2各《招标立项审批表》中需明确具体采购项目明细、数量及预估单价，各部门负责人、版块领导审批时要对立项审批表中的内容进行签字确认。
5.2.3招标立项最少提前20个工作日提报，设计类和需要制作实样的项目应额外考虑增加招标工作时间。
5.2.4市场推广类、营销活动类（电商）同一主题或同一系列活动可合并申报立项，无须单独立项审批，否则必须一事一立项。
5.2.4年度预算内项目立项审批至总部总经理；年度预算外项目立项审批至中国集团总裁。
6.0招标小组
每项招标都应设立招标工作小组作为招标工作的执行机构，小组成员必须全程参与入围单位和招标文件会审、评标及定标工作。
招标工作小组对定标起集体推荐作用，最终由商管总部总经理审批定标。
6.1招标小组人员规定
招标工作小组成员应通过商管总部总经理审批，小组成员除业务部门相关人员外还必须包含总经理办公室、法律事务部、财务管理部三部门相关人员，另外应以招标业务专业性为主导选择相关专业经理和版块负责人参与。
招标小组人数必须为奇数，原则上≥7人，≤9人。
应划分为技术组、商务组，每组人数均≥3人，每组专业技术人员≥2人，小组成员不得兼任，即担任技术组成员不得再担任商务组成员，反之亦同。
6.2招标小组纪律
6.2.1招标小组应设立招标小组长，组长负责组织投票、唱标、结果宣布等；
6.2.2与投标单位有利害关系的人不得作为招标小组成员；招标小组成员在整个招标阶段均不得接触任何一家投标单位；
6.2.3招标小组成员原则上不允许推荐投标单位，如因业务需要推荐投标单位的，应不得影响评标、定标工作；
6.2.4技术标由技术标评委评定，技术标评委必须为能胜任技术标评标工作的专业人员，根据招标项目的实际情况，也可外聘专家作为评委小组成员；
6.2.5招标小组成员选定后应报请示审批至商管总部总经理，如变更招标小组成员，须重新进行审批（此流程可与招标立项一并提报）。
7.0招标文件
7.1招标文件范本
商管总部相关业务部门负责拟定各业务招标文件示范文本，由商管总部分管业务板块领导、商管总部法律事务部、商管总部财务管理部、商管总部总经理逐一进行审批，经批准后正式颁布使用。
7.2招标文件使用
招标文件范本下发后，商管总部及各项目公司招标必须使用招标文件范本。
如遇招标项目无范本的，参照类似范本编制、修改或者由相关业务部门重新拟定，提交审批后方可使用。
7.3招标文件会审
所有招标项目达到发标的技术、商务条件方可进行招标文件会审，填写《招标文件会审表》，招标文件中必须明确工期或供货期、样品评判标准、验收标准、设计方案、规格参数等详细技术要求。
8.0入围单位
8.1入围单位选择依据
8.1.1入围单位必须从合格供方库中选择。
8.1.2其有意向参与该工程的投标，尽量选择投标意愿强烈单位，屡次投标未中标单位；
8.1.3其年度中标次数未超过商管公司规定的限制（同一单位不得连续中标超过2次，同一年度同一单位中标次数不得超过3次）。
8.1.4若有已中标工程，其履约情况良好。
8.1.5考虑各地公司的地理位置，优先考虑其周边单位，以降低投标、施工成本。
8.1.6入围单位实力需在同一水平线，具有可比性和竞争性，按照供方的综合实力，尽量选择与项目体量匹配的公司。
8.2入围单位确定
8.2.1拟入围单位必须书面承诺（即《投标承诺函》）是否参加投标，不得接受口头承诺。
8.2.2各类招标项目必须严格执行入围单位的评审程序，只有通过评审的入围单位才有资格参加投标。
8.2.3入围单位数量规定：
1个标段≥3家；2个标段≥5家；3个标段≥7家，以此类推，每增加一个标段，入围单位增加不得少于2家，且确保每个标段有效投标单位≥3家。
8.2.4意愿投标单位缺少时候需主动沟通、积极引导。
8.3入围单位推荐
本着资源共享原则，公司所有员工均可推荐拟入围单位,但当次招标小组成员原则上不允许推荐，如确需推荐的，应执行公司回避制度。
推荐拟入围单位应填写《投标单位推荐表》后交招标业务经办人。
招标小组应结合项目及市场调研的情况，制定适当的标准，如企业资质、注册资金、类似业绩、人员及设备配置等。
推荐的拟入围投标单位，须符合以下标准：
8.3.1具有有效的独立法人资格，具有承接招标项目所必须的资质证书；
8.3.2企业规模与拟投标的项目规模相匹配，不宜过大或过小；且具有与招标项目同样规模、同样性质的业绩；
8.3.3企业管理规范、市场口碑良好；
8.3.4满足业务部门提出的其他资格条件。
8.4拟入围单位基本信息调查
在投标单位推荐完成后，向同意参加投标的单位发放《投标单位基本信息调查表》，并告知其招标项目名称、规模等主要内容、联系人及联系方式、调查表送回时间及送回地址。
《投标单位基本信息调查表》由投标单位填写完整后送回，并随附相关证明文件，包括但不限于：
8.4.1有效的营业执照、组织机构代码（复印件加盖单位公章）；
8.4.2税务登记证（复印件加盖单位公章）；
8.4.3有效的企业资质等级证书（复印件加盖单位公章）；
8.4.4安全生产许可证（如有）（复印件加盖单位公章）；
8.4.5质量、环境及职业健康安全认证证书（如有）（复印件加盖单位公章）；
8.4.6近三年财务报表（如有）（复印件加盖单位公章）；
8.4.7近三年内所承揽类似项目业绩清单，并附主要合同复印件；
8.4.8《投标单位基本信息调查表》（加盖单位公章）。
8.5拟入围单位现场考察
拟入围单位基本信息评审由招标小组成员完成。
由招标小组讨论决定，是否需要对拟入围单位进行现场考察，对不进行现场考察的拟入围单位要说明原因。
8.5.1符合下列条件的拟入围单位，无需进行现场考察：
1）集团内各系统合格供方库内的供方；
2）商管总部或各项目公司合格供方库内的供方；
3）与xx集团、集团各系统公司或商管公司各项目有合作经历的供方（两年内，且须提供相应的合作协议）；
4）已经考察合格的供方（两年内考察有效）。
8.5.2现场考察计划由招标经办部门负责编制。
考察小组成员由招标小组决定并授权批准。
参加考察人员不应少于两部门三人，其中一名小组成员行政职位应在经理（含）以上。
8.5.3现场考察前，招标小组应根据项目特点制定拟入围单位现场考察评分标准；考察结束后，考察小组成员按照拟定的评分标准进行评分。
平均得分在60分以下的单位应判定为现场考察不合格，不得入围。
8.5.4现场考察结果由全体考察人员会签，招标小组会审。
9.0发标
9.1招标文件发放
9.1.1业务经办人员向入围单位发出书面《投标邀请函》，其中应说明领取招标文件的时间、地点、联系人及需携带的授权委托书等相关文件事宜。
9.1.2招标文件经审核通过后统一发放给投标人，需投标单位填写和编制的相关表格应一并发放。
9.1.3招标经办人应按投标邀请函标明的时间、地点发放招标文件，发标时，发标人员应做好书面记录并与领取招标文件人员核对所有发标文件。
9.1.4招标文件封面及骑缝须盖章，如发放电子标书，须为不可编辑版。
9.1.5投标单位领取招标文件时，应填写《招标文件领取确认书》，且必须分开填写，避免信息外露，发生围串标。
9.1.6原则上不统一组织现场踏勘，由投标单位自行安排。
9.1.7如果要求供应商缴纳工本费或投标保证金的，确认缴纳之后方可发放招标文件，招标工作完成后必须严格按约定时间节点退还投标保证金。
9.1.8招标文件打印装订份数为投标单位数量加总经理办公室存档数量。
9.2招标文件答疑（如有）
9.2.1如投标单位对招标文件内容无法理解或招标文件存在模糊、错误、遗漏等问题，应编制书面答疑文件，经招标小组会签后，统一下发至所有领取招标文件的供应商并要求回执；
9.2.2业务部门负责收集整理供应商质疑，质疑时间须在招标文件中明确约定。
9.2.3质疑问题应书面或传真提交，随附问题清单电子版。
9.2.4不得私下或个别答疑。
9.3招标清单编制及复核
对技术类的招标，要求各投标单位提交的技术资料必须具备足够设计深度并满足招标要求，且各投标单位的技术标准应统一，因此业务部门应编制相关技术标准和要求清单，各工程均须按《招标技术要求》提供完整。
9.3.1招标技术要求具体如下：
1）招标所需《工程量清单》由相关业务部门或其委托的造价咨询机构负责编制。
2）相关业务部门经理和分管业务板块负责人组织复核招标清单中有无缺漏项及工程量的重大偏差。
工程量清单准确性及完整性由相关业务经办人员负责。
3）各投标单位的清单标准要统一，不能由各投标单位自由发挥。
4）严禁投标单位不按我方要求报价，随意修改清单。
9.4投标样品
9.4.1招标小组应根据招标项目特点，在招标文件技术要求中明确规定递送样品的范围、型号、规格、品牌、产地、颜色、肌理等，并将审批完成的实物设计样品移交给招标经办部门。
9.4.2投标样品的规定和提供的实物设计样品应保证至少三家单位可以满足要求。
9.4.3对工业化标准产品可以要求投标单位报送产品样册并给予明确标识，对其他不宜使用实物样品的招标项目（如景观植物），应要求投标单位报送产品的实物图片。
10.0开标
10.1开标准备及要求
10.1.1开标应在招标文件规定的时间、地点公开进行。
10.1.2招标经办人应按招标文件注明时间提前预定会议室、提前通知评标小组开标时间、地点，并提前准备所有开标所需《回标记录表》、《开标记录表》、《会议签到表》、《样品接收表》（若需要）等，如有需要还需准备好照相机、摄像机，拍摄开标过程及样品，对需要检测评分的项目准备好相关检测用具。
10.1.3招标经办人应确认所有招标工作小组成员均能参与开标，如招标工作小组成员不能参与开标，应指定代理人代为参与，无法指定代理人的可以电话或视频参与，但现场参与者必须保证三部门五人参加。
10.1.4效果类、方案设计类等需投标人参与公开开标的，技术标和商务标分开开标。
技术标由招标技术组成员参与，投标人只进行技术标的讲述，不拆封商务标，技术标评审完成后另行组织商务标开标，商务标开标由招标商务组成员参与，技术组成员旁听，最终由招标小组组长组织综合评标、定标工作。
10.1.5要求携带样品参加开标的招标项目，开标时应检查样品是否齐全，若有遗漏应补齐。
样品保管应分类上架，做到完整安全、摆放整齐有序。
10.2开标流程
10.2.1主持人宣布投标截止、开标会议开始；
10.2.2宣布会场纪律，并宣布按时回标和参加开标会议的投标人名称（如需投标人参加会议讲述具体方案）；
10.2.3组织招标小组核查投标人按规定提交的各种证件（法人证明、授权书及身份证），宣布核查结果；
10.2.4投标人代表自行核查投标书密封情况，宣布核查结果；（适用于投标单位提前移交投标文件，开标时随身携带不适用）
10.2.5招标小组组长核查密封情况，并当众开封，按送达标书情况逆序开标，并进行记录《开标记录表》，记录开标结果由招标小组全体成员签字确认；
10.2.6招标人当场宣布无效标和弃权标；
10.2.7招标人宣布评标期间的有关注意事项；
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