数字档案馆数字化加工中心建设方案共享版.docx
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数字档案馆数字化加工中心建设方案共享版
档案
数字化加工中心
建设方案
目录
一、前言1
二、单位数字化建设现状1
三、系统建设目标2
四、系统总体构架3
五、系统建设方案0
六、数字档案系统关键技术解决方案7
七、项目实施步骤8
八、档案数字化加工系统简介17
九、项目合作方式22
一、前言
长久以来，我们一直在采用柜架式的资料存放目录本式的查询检索方法管理我们的文档资料。
这无疑会占用大量的库房空间，而在查阅档案时又费时费力。
即使现在有不少单位使用了计算机管理也多数目录级电脑管理调档，仍然要去库房所以依然存在库房压力大、调卷不便、响应速度慢、原件易损等问题。
很显然在信息化社会的今天，随着科学技术的不断发展，特别是无纸化办公、电子商务等应用技术的不断普及，社会发展和各级政府对档案的数字化建设提出了迫切的需求。
上述传统的档案管理方式，已经无法满足社会企事业单位内各层次人员对文档资料的查询调阅再利用等方面的要求。
二、单位数字化建设现状
为推动我省档案事业持续健康发展,使档案工作更好地为全面建设小康社会和海峡西岸经济区服务，福建省特制定“十一五”（2006-2010年）全省档案事业发展规划。
根据规划要求，各级档案馆、事业单位要根据各自档案应用情况，加快档案信息化建设、完善档案基础网络建设、完成档案信息应用平台建设、加快存量档案数字化、努力实现增量档案电子化、建立和健全档案信息保障体系。
目前，各省市档案馆已根据规化完成对应的数字档案馆建设。
区市（县）数字档案馆建设，目前已经提到了议事日程。
福建省、福州市、泉州市等档案馆在数字化、信息化、网络化建设方面取得了较大成效。
其他各市区档案馆正在积极筹措，有的已经取得了不少的进展。
各事业单位也根据各自档案特点、不断加快数字化建设、提高档案数字化利用水平。
如国土、房地产、税务、电信、证券、电力等系统根据各自事业单位特点完成综合数字化资源管理平台建设、同时完成历年存量档案的数字化建设。
为档案信息资源的综合应用提供高效的信息平台。
目前，各事业单位数字化加工中心建设，具备了环境、基础、技术和财力的可行性。
它必将推动整个福建档案信息化建设向更高水平迈进，实现档案信息资源充分共享，为海峡西岸经济区建设提供优质、高效的信息服务。
三、系统建设目标
根据数字化建设理论和方法，按照福州市数字档案馆建设模式开展，即构建四个基础设施平台，建设两个大型数据库，开发一个综合数字化资源管理系统，制订一系列操作标准、规程，培养一支档案信息化建设队伍。
形成一个集成数据采集、数据存储、数据应用和数据管理为核心的数字化加工中心。
档案馆数字化档案建设的是以纸质文档数字化建设为核心的档案数字化加工中心，其基本原理通过各种高速扫描设备（高速扫描仪、工程图纸扫描仪、平板扫描仪、数码相机）采集影像信息，通过数字化加工系统的图象处理、文件排序、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流水化作业，把纸制文档转化为可供数据检索的全文信息影像，实现数据的共享和利用。
四、系统总体构架
五、系统建设方案
（一）基础设施建设
1、数字档案信息传输平台建设
网络传输平台主要由局域网络（内网）和Internet互联网（外网）络两个个平台组成。
①局域网络平台，承担数字档案馆内部数据采集、数据处理、数据利用等主要业务工作。
所有保密信息只能在局域网络处理，严格控制使用人员，确保档案信息安全。
②国际互联网络平台，数字档案馆连接Internet国际互联网的外部网络平台，承担档案信息发布、档案信息在线利用等工作。
目前，绝大多数的事业单位均已完成这一部分的基础平台建设，
只要进行部分调整即可满足数字化加工中心网络建设的需求。
2、数字档案信息采集平台建设
采集平台主要建设电子目录采集平台，全文数据采集平台等，承担数字档案信息的日常采集工作。
①目录采集平台主要承担馆藏各种档案资料目录数据信息的采集工作。
实现每人1台计算机联网工作（局域网络），按照分工开展目录数据接收、录入、检查等工作。
②全文数据采集平台主要包括馆藏纸质档案采集（扫描）、新增电子档案数据采集（接收）、照片档案采集（扫描或接收）、多媒体档案采集（接收、制作）、资料信息采集（接收）等平台。
一般可以配备高速扫描仪1台，普通扫描仪1台以上，建立适合的数字化加工中心；扫描设备的性能和数量配置可根据各事业单位馆藏历史数量和数字化建设进度进行合理配置。
根据需要配备音视频信息系统，开展多媒体信息的采集、编辑、制作。
3、数字档案信息存储管理平台建设
数字化加工中心存储管理平台主要包括馆内数据存储管理服务器2台，NAS结构全文存储管理服务器1台，数据库实时备份系统1套，光盘刻录机1部，断电保护UPS系统1套，SQLSERVER数据库系统1套，Windows2000AdvanceServer服务器操作系统1套，承担数字档案信息的存储管理和信息发布工作,目前多数档案馆多已使用的档案馆提供的馆藏资源数字化管理系统，其服务器，数据库多已在使用，需要补充的是数据库实时备份系统，以保证数据信息的安全存储。
4、数字档案信息应用平台建设
数字化应用平台建设，基本实现每人1台计算机，安装“综合档案馆数字信息管理平台”，通过网络连接服务器，实现数字档案信息的查阅利用、编辑研究、数据输出等综合应用功能。
互联网档案信息发布和在线利用平台建设，即网站建设。
事业单位网站建设可以充分利用区市政府计算机中心的网络资源，将档案主页挂接在计算机中心的服务器上；也可以租用服务器资源或自己购买服务器，利用自己的网络出口，服务器放在本单位或实行服务器托管。
政府网络信息服务平台建设，利用1台服务器和1台全文存储服务器，连接政府网络来实现。
主要用于接收电子政务产生的电子公文数据，接收通过机关档案管理系统整理完毕的电子档案数据，浏览下载各种有价值的数据信息，开展档案信息发布，档案信息在线利用工作，可以实现网上文档服务功能（代替实体文档服务中心），保密信息不在网上传输。
（二）档案信息数据库建设
数字化服务中心规划构建两个大型信息数据库：
档案目录数据库，全文影像数据库，这二个数据库集中存储了数字档案馆的所有数据信息。
考虑到大容量的数据存储和管理是整个数字档案馆的基础，因此，针对档案馆数据的特征，我们分别采用大型的关系数据库来保存管理其业务及条目数据，如档案目录，以达到易管理、易检索利用的要求；用非结构化的文件方式存储其全文数据，如照片、多媒体，可以达到大容量（1TB）、不依赖于现有平台和系统、易扩展的要求。
详见数据库建设一览表
1、档案目录数据库：
该数据库主要存储著录标引产生的以二维数据表方式存放的档案二次文献，主要包括档案资料案卷级、文件级目录，人名索引。
数字档案馆目录数据库主要数据来源包括馆藏档案资料目录数据，以及应用过程目录数据。
2、全文数据库：
档案全文数据库包括纸质档案资料数字化形成的图像数据，照片档案数字化形成的图像数据，馆藏录音带、录像带数字化后形成的多媒体信息，其他新增的电子档案数据，重要资料信息数据。
目前，事业单位的档案情况主要有两种形式，一种为存量档案，即多年来积累形成一系列需要长期保存的档案资料。
这部门档案的主要特点是档案数量较多。
完成存量档案的全文数据库建设需要建立完整的数字化加工中心，通过流水线作业，完成数据录入、影像扫描、图像处理、数据归档、审核等一列列工作。
另一种为每天新增档案资料，它的是数量较少、每天的产量不定。
这部分可通过数据采集系统，在接收过程中逐步实现数据录入、扫描、归档、应用等一系列工作。
同时完成全文影像库建设。
（三）数字档案信息综合管理系统
根据事业单位的规模、人员以及所承担的业务，其数字档案馆管理系统主要应包括以下几个方面的内容：
1、文档数字化加工系统。
该系统通过集成高速扫描仪、大幅面图纸扫描仪、平板扫描仪等采集设备采集纸制文档资料。
经过流水线数字化处理，实现纸制文档到数字化电子文档的转换。
系统包括档案出入库登记、数据双机录入、文件扫描、影像处理、一次质检、二次审核，实现文档数字化流水线作业。
完成档案数字化加工所涉及的全部工作流程。
同时具有流水线定制、任务分配、工作量统计、工资统计等功能。
能满足大批量历史档案的集中扫描工作。
数字化作业流程图
2、综合档案馆数字信息管理平台。
该平台按照文档一体化、馆室一体化建设的考虑，应对事业单位档案进行前瞻性控制，按照电子文件与纸质文件“四同步”的管理模式，实现标准统一，数据共享。
平台主要包括电子档案以及新增档案接收、录入、扫描、处理、归档、流程应用，档案资料编目、在线检索利用、库房动态管理、档案资料征集、档案信息编研、数据报表打印、系统维护等功能。
同时可根据不同单位档案特点以及应用实现系统定制。
3、档案信息发布系统（网站）。
在各单位已开发建立的网站和网页中，增加含有目录查阅、文档服务、在线利用等基本功能，具有很强可维护性的数字档案的信息发布系统。
（四）数字档案馆理论、标准及操作规程建设
标准化、规范化是数字档案馆建设的重要前提和基础。
数字档案馆有关理论、标准、规程，可以参照福建省数字档案馆制订的标准开展，不足部分相应添加，主要包括以下内容：
Ø电子档案管理技术标准
Ø电子文件归档与管理规范
Ø文书档案目录数据库交换标准
Ø档案文件开放控制办法
Ø档案资料数字化标准
Ø光盘载体档案封面标注格式
Ø纸质档案数字化操作规程
Ø照片档案数字化操作规程
Ø缩微档案数字化操作规程
Ø馆藏档案资料数字化范围
Ø数字化加工项目质量保证体系
Ø数字化加工安全保密措施
（五）数据安全建设
数据安全建设主要保证过程数据和最终成果数据的安全。
主要是保证档案目录数据库和全文数据库的安全。
目录数据库以二维数据表方式存放在数据库中，数据在增加、修改、删除以及误操作、系统崩溃、病毒侵害、文件损坏等情况均可能导致系统数据库损害，因此对于数据库的安全，我们建议采用可实时备份、实时回退、即时托管的数据库保镖，保证任何时候在数据受到损害时可以及时回退恢复，同时在系统崩溃或服务器异常时可以及时托管，保证业务的正常运行。
全文数据库安全，全文数据库主要存储系统的电子影像、电子文件数据。
这些包含增量数据和存量数据的影像文件。
为了保证这些数据的安全需要双备份。
建议采用PlasmonUDO光盘库进行永久性数据备份。
其具有永久性（50年）、不可更改、高可靠性、以及总体成本低的特点。
可以根据数据增长情况，选用相应的型号的设备。
（六）人才队伍建设
数字档案馆要求馆内业务人员不仅掌握传统档案管理的技术、技能，还要具备现代化、数字化、网络化管理的基本技能，拥有较高水平的信息化管理人才。
至少应配备2名计算机专业人才，负责网络和应用系统管理维护，具体掌握网络技术、网站建设维护技术、数据库应用技术、档案资料数字化技术、多媒体采编技术等等；其它工作人员应能够独立操作计算机，掌握网络应用技能，档案管理系统操作技能等。
同时。
为了保证数字化建设质量，需要指定专人负责数字化建设质量的管理、考核、监督，保证数字化建设最终质量。
六、数字档案系统关键技术解决方案
1、数据库选择
目录数据是数字档案系统馆主要的、需要反复查询的数据，选择何种数据库系统管理目录数据，是我们首先应提出的主要问题。
本着节约、实用、通用的原则，建议选用SQLSERVER2000（50用户以上）数据库管理系统。
主要原因是微软公司是世界上最大软件公司，其数据库产品具有稳定性好、安全性强、查询速度快、投入较低的特点，非常适合作为档案行业的主数据库系统。
2、服务器选择
服务器是数字档案馆的关键设备，是各个平台建设的基础，关系到数据安全、检索利用速度等多个环节，要求连续不停机运行。
按照数字档案系统规划，至少应购置2台较高性能的企业级服务器,一台用于馆内局域网络系统，支撑档案信息管理服务；一个用于支撑数字化加工系统的数据服务，保证流水线作业的稳定运行。
3、全文数据信息存储服务器选择
数字档案系统所有数据主要包括以二维数据表方式存储的目录数据、各种档案全文数据（图像、文本等）和多媒体数据。
全文数据是数字档案馆的基础数据，数据量庞大，要求存储性能安全、可靠，具有扩展功能。
我们建议采用光盘镜像服务器解决，该服务器采用NAS结构，直接连接在网络交换机上，且可以扩展以满足系统今后海量信息存储的需要，多媒体数据则全部以MPEG2文件方式一式两套保存在光盘上。
对于需要进行永久数据备份的用户。
则采用PlasmonUDO光盘库进行永久性数据备份。
4、扫描设备选择
扫描仪主要负责文档采集端的文件扫描工作。
适合性能的扫描设备是保证整个数字化常量的关键一环。
其主要性能包括最大扫描幅面（A4/A3）、扫描速度（保证日常量）、可靠性（满足长时间运行需要）、进纸能力、售前、售后支持等。
这些性能的选择主要根据用户的档案纸质情况、资金预算情况、项目数字化进度等因素进行综合考虑。
5、文档在线利用
数字档案馆与传统档案馆最根本的区别之一就是要实现档案的在线利用，即通过网络实现档案的检索利用。
考虑到区市档案馆的实际情况以及文档服务的特点，我们在此提出文档在线利用问题。
文档在线利用主要借助数字档案馆的信息网站，将可以开放的文件、档案（目录和原件），在政府网络或internet上提供利用，实现文档服务中心的功能。
七、项目实施步骤
目前，各部门还没有形成一个完善的数字化建设标准，即使已明确提出建设数字档案系统的单位，其在投资规模、建设模式、建设手段等相差也比较大，有的投资数千万元，有的投资几百万元。
实际上，作为数字档案系统建设，不可能千篇一律，只要具备数字档案系统的基本功能，即能够实现各种类型信息的采集功能，以形成丰富的综合信息资源数据库；具备海量数据存储功能，满足数字档案信息安全存储要求；具备档案信息的有效访问和查询功能，满足不同用户的不同需求；具备档案信息的发布与传递功能，能够实现信息的在线检索利用；具备数字档案信息的系统管理功能，满足档案业务工作的基本需求，就可以认为其已经基本建成了数字档案系统平台建设。
用户可根据自己的档案情况、档案数量、利用情况、以及档案重要性程度建立适合的综合档案数字化加工中心。
完成档案数字化建设。
其具体实施总体步骤如下：
Ø数字化建设需求分析
Ø确定数字化建设方案
Ø软硬件设备选购、人员配置
Ø建设数字化建设标准和规范
Ø建立数字化加工中心
Ø建立数字化加工制度
Ø人员培训和试运行
Ø项目稳定运行
Ø项目验收
Ø项目总结
下面，以具体单位内部档案室建立纸制档案数字化加工中心为例，按照数字化加工中心建立步骤具体讲解实施方案：
（一）数字化建设需求分析
首先是数字化建立的需求分析，了解自己的档案情况，详细内容包括：
需扫描的档案类型，是哪一类型档案，如婚姻档案、土地档案、房产档案、工程档案、科技档案、会计档案等每种档案都有各自不同的特点。
文档的特点：
纸质、厚薄、大小尺寸，这些决定了使用什么样的采集设备，如：
纸制幅面为A4的只要使用A4幅面的扫描仪，如果有A3幅面的档案就需要配备A3幅面的扫描仪，如果有大于A3的文件如工程图纸、大的地契、地震图等就需要配备工程图纸扫描仪，如果还有更大幅面的就可能需要采用配置较好的数码相机。
档案纸制的好差关系到使用什么样的设备，如果纸制较好就可以选用高速扫描仪进行批量扫描。
如果较差可能只用使用单张扫描。
档案室的档案量大约有多少，本期需要数字化档案是多少，按正常每天5000张的数字化建设速度需要多长时间？
新增档案的数量多少，是每天都在产生，还是每个月或是每年产生，产生的这些档案是要即时数字化还是可以延后处理。
如果有下级单位，这些单位的档案是集中进行数字化建设还分布到各个点进行数字化建设，集中建设有助于档案的集中和人员的统筹安排。
单位现有软硬件情况，设备情况（扫描设备、电脑、存储设备）、网络环境、人员情况（项目负责人、档案管理人员、技术人员、档案数字化服务人员（整理、录入、扫描、质检、审核））、现有软件平台：
档案系统、OA系统、业务系统、
档案查询利用情况，数字化成果需要马上查询利用，还是可以等全部验收合格后在利用。
数字化建设的长期规划，完成指定档案量数字化建设的工期，对于档案数字化巨大的单位，可以根据实际情况合理安排数字化建设工期，可以一次性集中完成，也可根据时间分期进行。
（二）确定数字化建设方案
随着国家信息化建设的进程，政务信息公开的需求，各政府企事业都已经把档案数字化工作提上工作日程，多数都已正在进行或已完成档案数字化建设任务。
目前，数字化工作的主要方式有两种：
1、单位内部独立进行数字化工作。
采购设备、安排人员进行档案数字化工作。
2、采用服务外包的方式。
把档案扫描任务整体外包为专业的档案数字化加工企业，在规定时间内保质保量完成数字化任务，单位只负责档案的数据的最终验收和监督工作。
这两种方式的区别如下：
采用单位内部独立进行数字化工作，主要特点是需要投入大量的硬件设备，如高速扫描仪、若干电脑设备、相关网络设备等，其中扫描设备多比较昂贵，其次，单位内部熟悉数字化加工的专业技术服务人员不足。
档案数字化建设需要既熟悉档案管理业务，又精通计算机软硬件、网络、安全防范等技术；技术人员既能参与数字化建设全过程，把握关键技术问题，又能在正常运行后，了解和把握运行过程中可能出现的各种技术问题，这方面的人才还比较缺乏。
同时内部安排人员还会占用内部人员编制。
但优点也很明显，建立成功的数字化加工中心可以长期不间断的完成档案数字化建设，提高自身的数字化加工能力，同时还能锻炼培养自己的档案技术服务人员。
但前提是前期需要很长时间的摸索和实验，不断的进步和积累。
（三）软硬件设备选购、人员配置
根据前期的需求分析，档案情况，以及每天完成的档案量采购适合的扫描设备、档案数字化加工系统（扫描、处理、质检、排序、审核、挂接、统计、人员安排、工资统计、权限管理、数据备份等），并进行前期的人员配置，安排基本的一条流水线配置，一般需要一台高速扫描仪、一个扫描人员、两个质检人员、一个总质检人员、一个档案拆装人员，五台电脑、一台服务器。
（四）建设数字化建设标准和规范
数字化建设前期的纸制档案数字化建设标准规范建设非常的重要，它是整个数字化建设工作的前提。
它的主要指标内容包括：
数据录入标准
档案整理标准
档案扫描技术标准（扫描格式（TIF、JPG、PDF）、扫描模式（黑白、灰度、彩色）、扫描分辨率（200DPI、300DPI）、影像清晰度、影像处理标准（裁减、纠偏、去污、去边等）、数据归档标准、数据挂接标准、数据审核标准等）
档案存储标准（档案大小、存储格式、保存方式、压缩方式等）
（五）建立数字化加工中心
根据每天需要完成的档案情况配置生产流水线，建立纸制档案数字化加工中心。
其总体流程包括生产线配置、设备安装、加工环境安装、加工软件安装、场地布置、作业区分配等，其作业流程图如下：
以一条流水线，每天完成5000张档案进行配置，数字化的加工设备及人员配备情况如下表，常量翻倍，人员及设备在此基础上递增。
项目
数字化加工中心人员及设备配置
设备
详细设备
数量
备注
硬件配置
1、高速扫描仪
1台
完成纸制情况较好的资料
2、平板扫描仪
1台
完成纸制情况较差的幅面资料
3、PC机
5台
完成扫描、处理、质检、审核等工作
4、服务器
1台
工作服务器
5、交换机
1台
8个接口
6、档案装订、篮子、办公用纸等。
7、网线、电源设备。
8、其他设备。
软件配置
1、档案数字化加工系统
1套
完成档案接收、档案双机录入、档案扫描、图象处理、档案质量审查、档案排序、档案质量二次审核、档案抽检、档案挂接、工资统计、数据统计等一系列操作
2、影像采集软件
3、各种图象处理软件
4、数据库软件
一套
完成图纸、大图等扫描、处理工作
人员配置
1、档案整理人员
1名
完成档案拆分和装订工作
2、数据录入人员
3名
完成数据双机录入工作
3、高速扫描人员
1名
完成高速扫描工作
4、平板扫描人员
1名
完成补扫等操作
5、图纸扫描人员
名
完成图纸扫描工作
6、质检人员
2名
完成图象处理、档案扫描质量审核、页面排序、补扫处理工作
7、总质检人员
1名
对质检质量的二次审核工作。
8、管理（交接）人员
1名
负责档案交接、中心日常管理、异常处理、质量考核、抽检等工作
9、技术服务人员
1名
负责中心扫描仪、软件、电脑等维护和保养工作
合计：
11名
其中工作人员录入组人员3名。
扫描加工组人员：
6名
管理及技术服务人员2名
（六）建立数字化加工制度和操作规范
在软硬件配置完毕后，需要建立有效的加工制度，保证整体项目的顺利实施。
其中主要制度包括
1、加工中心岗位责任制度（管理人员、档案技术服务人员、设备维护人员）
2、数字化加工保密制度
3、档案交接制度
4、档案整理操作规范
5、档案录入操作规范
6、档案扫描操作规范
7、档案数字化加工岗位操作细则
8、档案数字化质量保证（奖惩）制度
（七）人员培训和试运行
对相关人员（管理人员、档案技术服务人员、设备维护人员）进行相应岗位的责任制度人员、加工中心制度培训、档案数字化标准培训、档案数字化加工岗位操作细则培训、扫描仪使用培训、扫描设备维护培训、档案数字化加工软件使用培训。
调用少量档案进行流水化作业实际操作培训，针对操作中常见错误错误培训，并实际操作，结合在操作中遇到的问题进行现场培训。
（八）项目稳定运行
采用流水线作业，调用每天需要完成的档案进行档案数字化作业，并结合实际操作，完善操作细则，并安排足量的人员进行项目的稳定运行。
运行中需要不断监控数字化作业质量、人员积极性、设备稳定性。
保证作业的顺利运行。
（九）项目验收
根据档案技术标准进行数据验收，可根据项目进度进行阶段性验收，在验收中总结改进操作规范。
直至完成整个项目的验收。
（一十）项目总结
对完成的项目进行项目总结，统计数据、分析常量、效率、质量，并总结经验、改进流程和推广。
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