物控部工作手册.docx

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物控部工作手册

文件编号:

WISG-1-001

受控状态:

□受控□非受控

受控号:

修订状态栏

序号

修订概要

生效日期

修订/版本

编写

审核

批准

01

因组织架构进行调整，进行换版修订。

1/C

尹俊文

张灵通

李爱军

02

1．目的：

根据ISO9001:

2000质量管理体系要求，规范本部门工作流程，提升本部门工作效率特制定本手册。

2．范围：

适用于物控部作业管理。

3．职责：

3.1该手册之制、修、废与解释权及执行责任由物控部担当；

3.2以生产单位的物料需求为核心,负责各类物料的计划安排、收发贮存、点数加工、品质检验、财务结算等仓库日常管理工作；

3.3贯彻公司质量方针，改进和健全仓库管理制度及物料运作程序，确保质量目标的实现，确保5S和ISO9000质量管理体系的全面展开和有效运作；

3.4有关工作内容之具体职责担当依该手册下述内容所述；

4．内容目录：

4.1部门组织架构4.2各岗位职责

4.3部门质量目标及统计方法4.4工作流程图

4.5流程描述4.6内部沟通规定

4.7数据分析与持续改进4.8岗位培训与考核

4.9管理评审报告4.10部门文件/记录控制清单

5．部门组织架构：

5.1组织架构（见附件1）

5.2岗位职责说明

5.2.1物控经理：

①负责统筹安排物控部的整体事务及各部门的协调沟通；

②负责审核物控部员工的招聘、培训、考核、调动、工资级别评定及奖罚查证；

③审核订单的物料需求计划的合理性，跟进物料需求计划的实施情况；

④评估相关物料损耗的合理性，有效控制物料损耗，掌握库存信息，监督利用库存的有效性，降低库存风险；

⑤对物控部营运成本的评估、控制；

⑥负责物控部ISO质量管理体系的落实与跟进；

⑦完成上级安排的其他事项。

5.2.2备料课长：

①负责统筹安排备料课的整体事务及各部门的协调与沟通；

②备料课员工的招聘、培训、考核、调动；

③掌握备料课工作进度、督导物料需求计划的有效实施；

④备料课文件单据的审批及相关资料的提报；

⑤备料课5S和IS0及安全防护工作的落实与跟进；

⑥对备料课运营成本的控制；

⑦掌握库存信息，有效利用库存，加速资金流转；

⑧完成上级安排的其他事项。

5.2.3课长助理：

①协助课长对备料课日常工作的管理及对其它部门的沟通协调工作；

②负责辅料仓备料人员的制单分配、工作指导、考核和绩效评估；

③向课长及时汇报备料异常情况并提出解决方案；

④督促、审核辅料备料员的辅料结算工作；

⑤落实和跟进5S管理及ISO9000体系在本部门的运行情况；

⑥完成上级安排的其他事项。

5.2.4文员：

①备料课相关文件的登记、收发归档与保存；

②打印订单电脑排期表，统计汇总各个备料员的月订单产量；

③ERP系统入、出仓单据的输入与打印工作；

④总务仓的管理及相关报表的提交；

⑤物料结算和库存盘点单据的整理与汇总；

5.2.5备料组长：

①负责本组人员的工作安排管理、培训与考核；

②负责跟进本组相关报表的填写与提交；

③负责单款物料卡的制作和配合入单组编码的编制；

④负责本组跟进制单事务同业务、生产、外发厂的沟通协调；

⑤确保本组跟进物料账实相符，异常情况发生时的及时处理和上报；

⑥负责本组管理区域5S的运行和跟进；

5.2.6备料/仓管员：

①负责来料的点数与检验；

②负责按时按量完成物料的收、发、储存工作；

③确保管理区各项标识清楚，物料摆放区域正确；

④负责本组管理区域5S的现场管理；

5.2.7物控专员：

①负责跟进、落实物料需求计划的实施情况；

②负责物料使用情况的跟踪，与相关生产单位的协调、沟通；

③掌握库存信息，负责跟进、落实查库存、抽仓存物料；

④负责物控部原材料成本分析，并将相关信息反馈给相关部门；

⑤完成上级安排的其他事项。

5.2.8辅助工：

①协助备料员完成物料的清点、加工、分类工作；

②开货前必须完成每张制单半成品辅料的加工工作；

③协助备料员搞好物料的摆放、搬运工作；

④搞好工作区域的5S管理及维护。

5.2.9叉车工：

①负责公司进出货品的装卸工作；

②协同其它部门工作，确保工作顺利进行，并如期完成；

③安全使用叉车，并对叉车进行一般保养护理。

5.2.10采购课长：

①根据各部门的申购请求完成采购计划，并确认、安排发货及跟踪到货日期；

②与相关部门做好充分的信息沟通，顺利完成货物的入库管理，如：

数目清点、质量检验与核对等；

③发展、选择及处理与供应商的关系，如通过产品价格比较、采购环境、供应链等建立数据库，获取相关信息；

④改进采购的工作流程和标准，通过尽可能少的流通环节，减少库存的单位保存时间和额外费用的发生，以达到提高存货周转率的目的；

⑤编制采购活动的分析总结报告，向上级提供采购报告；

⑥充分沟通协调，了解库存信息，有效利用库存物料。

5.2.11采购员：

①根据业务部门的申购请求完成布料采购计划，并确认、安排、及跟踪到货日期及布匹质量；

②发展、选择及处理与供应商的关系，建立良性互动的供应链，确保公司的利益；

③收集样本及开发物料新品种；

④负责与物料采购的各种合同、单据的填写、核对；

⑤自动更新仓库物料卡。

5.2.12物流组长：

①负责统筹安排物流组的整体事务及相关部门的协调沟通。

②负责物流组员工的的培训、考核、调动。

③负责统筹安排出货装柜、卸货及物料的搬运。

④完成上级临时安排的其他任务

6．部门质量目标：

在公司总目标及质量方针指引下制定本目标，以衡量、评估并持续改进本部门工作绩效。

6.1质量目标：

6.1.1发料准确率≧98%

6.1.3物料采购按时完成率≧98%；

6.1.4进料合格率达≧98%

6.2统计方法及频率：

6.2.1根据发料通知单和投诉记录按月/次进行统计，以该月发料正确款数/发料总款数*100%；

6.2.2根据物料采购合同与入库单按月/次进行统计，以每月按时入库批次/每月购买总批次*100%；

6.2.3根据物料检验报告按月/次进行统计，以每月检验合格批次/入库总批次*100%。

7．工作流程图（见附2、3）

8．备料课作业流程

8.1主料仓作业流程：

8.1.1布料进仓时，根据收布资料的布种、颜色、匹数、数量等要求和《收布明细表》核对实物所标识的数量，确认无误后剪百家衣、做布卡，将百家衣与布卡分别交布料专员、业务跟单相关负责人确认。

8.1.2经确认无误后将布料标识清楚后交验布组验布，并根据验布组的《验布报告及处理通知书》及时将实收数量输入电脑。

8.1.3并根据《百家衣报告》按LOT色分开摆放并予以标识。

8.1.4收到《布料结算、预算表》后，根据《发料通知单》之发料时间准备好所有布料并随时准备发料。

8.1.5因各种原因需要补料时，需严格按照有关规定进行，必须有经过PPC部经理批准的《补料单》。

8.1.6备料课收到结算通知后，将《布料预算、结算表》、《预裁用量确认表》、《物料分析表》、《主料（布）异常表》经备料课长审批后交财务结算。

8.2辅料仓作业流程：

8.2.1备料课长助理收到《生产制造单》后首先熟悉内容将资料发放给备料组长。

8.2.2备料组长根据《物料采购合同》、《送货单》核对采购细数：

①备料课长助理收到《物料采购合同》后，按品牌名称分发给负责相应工作的备料组长；

②备料组长核对制单号、款号、配比数量，若属通用采购物料必须注明每张制单号所需物料的数量配比；

③备料组长如发现采购单数量有误或缺少必项目时应及时通知采购员，并上报备料课长。

8.2.3备料组长收到《物料分析表》及《配比表》后开出《物料结算表》，并填写《物料结算表》之物料需求部分。

①收到来料时将来料情况记录在相应制单号之《物料结算表》相应栏位内，并在物料进仓后完成物料卡并在《物料分析表》内填写物料编码；

8.2.4收料：

①物料进仓，备料组长应立即安排配料员核对采购单及送货单，清点件数收货；如件数无误则于送货单加盖收货章（签名及签署收货日期），并注明“细数未点”字样，取送货单客户联留作记帐。

②若发现来料件数不符则应与送货人员当面确认，并于送货单上注明实收件数，并报备料课长查明原因后采购或业务跟单。

③备料员收料后应立即抽样办交备料组长贴单款物料卡。

④备料员收料后应立即安排点数员清点细数；每次来料均应在24小时内完成细数清点工作。

⑤备料员确认总数后将实收数量填写在《送货单》及《物料结算表》之“收货栏”上，并将物料摆放在物料架上，并贴上《存货标签》，并将存放位置于结算表上注明清楚。

⑥入单文员依据单款物料卡建立将来料数量电脑入数，打印一式三联入仓单交备料课长审核，第一联存档，第二联交备料员，第三联交采购。

⑦如来钮需要配模应立即交钮样给后整产品分析员配模具。

8.2.5点数：

①对于来料质量稳定、包装标准的，抽样点数30%即可；对于来料质量较差，包装不标准的则要100%清点查验。

②采用电子秤记数时，轻质料取样不少于100个，重质料取样不少于100个，并且需多次加进单位个数试称确认计数的准确性。

③点数时要根据质量要求，检查来料质量，将次料挑选出来后放于不合格品区并做好相应标识；对于有色差、质量不一致的要分开存放，由业务与客人沟通，经客人认可后予以使用。

④点数员点数包装时在包装袋贴上《点数标签》并填写相应内容。

⑤点数员点完一批料后要立即交备料员统计总数入箱，由备料员于结算表上记录数量和仓位并交入单员开电脑进仓单。

⑥对于贴纸、热切标等，需按照备料员提供的客户要求操作，完成后依照点数要求点数包装。

8.2.6物料卡：

①备料员将物料按制单号归类做齐单款物料卡一式三份一份由备料课存底，生产一厂、生产二厂各发一份。

②贴好单款物料卡后，由备料课文员统一交营业一部文员，由营业一部文员将物料卡分发给相应业务跟单员进行确认，经确认无误后由营业一部文员发PC员并发一份由备料课存档。

③如单款物料卡上物料不齐，交营业一部时需在物料卡上注明，当欠缺物料进仓后及时补齐后送营业一部，并依据手册之8.2.6/②办理。

8.2.7储存：

①备料课物料摆放区域可分为：

待检、检验区、存货区、待发区、不合格品区，且每个区域均划分为A、B、C三组，各组依据指定位置储存摆放物料。

②所有物料需在指定区域内摆放整齐，并贴上《存货标签》进行标识。

③每次向存放箱内增加或取走物料需在《存货标签》上作好增减数记录，注明清楚品名、规格、数量等，并将客供物料同自购物料在《存货标签》上进行标识。

8.2.8发料：

①PC课用邮件或书面文件的方式将《发料通知单》发备料课备料，且预留备料时间需保留在36小时以上，并同时必须注明预裁损耗比例。

②备料课长助理将《发料通知单》分发给相应备料组长，备料组长收到《发料通知单》后立即安排备料员备料，若在备料过程中发现欠料情况需及时通知PPC部、采购。

③配料员备齐料后填写《结算表》交入单文员入帐，并打印一式三联辅料出仓单交课长审核，第一联自存，第二、三联送加工厂签收，签回第二联交备料课。

④备料员配好料后进行标识并贴上标签，并填妥相关内容及总箱数，经复核无误后在标签上签名确认，并安排搬运工将物料搬运至待发区。

⑤发料时，备料员开具《放行条》交权责人员审批后交保安查验放行。

⑥发料时需要求领料人在《出库单》上签名确认后方可出货，各生产单位需在48小时内清点细数，如实际数量与单据数量不符应在48小时内反馈给备料课确认后方可投入生产。

⑦备料员备完货后，应立即到备料区将剩余物料分同制单号合并存放，并记录在《存货标签》内。

8.2.9补料：

①正常补料时需填写《补料单》或《备料课补料单》注明原因后交备料课长审核，如属异常补料需在补料单上注明责任人，并将此资料复印2份分别交备料组长和备料课长。

②备料组长收到经备料课长审批后之补料单后及时安排备料员备料，补料出仓时要于出仓单上注明货款承担方。

8.2.10备料课收到营业一部《出货结算通知单》后，完成结算表、异常表并经备料课长审核后交财务进行结算，

9．采购作业流程：

9.1采购申请：

9.1.1业务课根据新订单的预算用量并清查备料课的库存情况后由采购课开出《物料订购合同》。

9.1.2备料课根据安全库存情况提出采购申请，并填写《申购单》经部门经理批准交采购课实施。

9.1.3易耗物料及零配件的采购直接由使用部门填写《申购单》进行申请，经部门经理批准后交采购课实施。

9.2采购实施：

9.2.1采购课在实施采购前，首先需确定合格之供应商，并对各供应商的报价进行寻价、比价、议价后呈部门经理审批。

9.2.2采购课根据《申购单》之要求开立《物料订购合同》经采购课长审核后进行采购。

采购单的信息应包含以下内容：

①必需明确采购单编号、签发日期、供应商名称；

②采购货品编号、名称、单位、数量、交货期；

③组织负责人签核批准/供应商负责人确认签名；

④如有特别要求时，可以在《物料订购合同》或其附件上详细列明。

如产品的技术要求，检验方法等和有关程序方面要求，如样品、试生产、批量生产批准程序有有关供方过程的要求，有关供方设备的要求，有关供方人员资格的要求，有关供方质量体系的要求。

9.3产品外发加工：

9.3.1产品外发由外发部副经理签批《外发加工合约》并经供应商签字确认后方可生效，并将〖生产制造单〗、生产板与物料跟单员填写的〖外发装箱单〗同时发出。

9.3.2洗水外发由洗水收发员填写〖洗水送货单〗经外发部副经理审核后发出。

9.4采购信息的修改：

如果生产调整需对采购单内容进行个性及取消订购，均须由原责任人以书面形式由原核准人核准后通知供应商。

10.供应商管理：

10.1供应商评估：

10.1.1因产品之需要需新增加或原供应商因考核不合格而被淘汰时，采购课应根据公司之需要寻找新的供应商。

10.1.2采购课对所寻找之供应商的基本情况如公司的人员数量、产能、设备、品质、交期以及其它所需要了解的信息等进行了解后判断是否符合公司之需要，如初步判定能符合公司的要求后可安排相关人员进行实地考察。

10.1.3进行考察时采购课可协同生产、技术、业务共同前往供应商处对其基本情况作进一步的深入调查，同时采购课根据所调查的情况填写《供方调查报告》交部门经理审批。

10.1.4经审批认可后之供应商可由采购课要求供应商提供少量样品进行检验，并将检验结果记录在《供方调查报告》中。

10.1.5如相关试样结果合格，采购课可将该供方列入《合格供方清单》后呈部门经理核准如连续两次送样均不合格者，则可直接终止与其合作。

10.2合格供应商的监督管理：

10.2.1由采购课主持每年对合格供应商进之品质、交期、价格与协调性之情况进行一次综合性的考评，并将相关考评结果记录在《合格供应商考核表》上，并提出相关处理意见由部门经理裁决。

10.2.2供应商考评标准：

考评项目

考评等级

品质

物料或服务批次合格率为90%-100%者为A好

物料或服务批次合格率为80%-89%者为B良好

物料或服务批次合格率为60%-79%者C为差

物料或服务批次合格率为60%者为D较差

交期

完全在交货期内完成为A准确

虽有超期完成，但没有对本公司造成不良后果为B及时。

超期完成，造成本公司相关工作完成时间推迟，经与客户沟通取得认可为C延误。

超期完成，造成本公司相关工作无法在允许时间内完成，经与客户沟通无法取得认可的为D严重延误

价格

低于或等于市场调查价为A合理。

高于或等于市场调查价10%为B较合理

高于或等于市场调查价20%为C不合理

高于或等于市场调查价30%为D很不合理。

协调性

能主动配合本公司需求者为A很好

可以沟通并能配合本公司需求者为B好

可能沟通经常不配合本公司需求者为C差

无法沟通又经常不配合本公司需求者为D较差

11．内部沟通规定：

11.1根据控制内容，充分做好内部及与其他部门单位、与客户的协调和沟通，做到文件与记录表述清晰，内容完整，发放及时，归档正确。

11.2当物控部出现异常时，物控部应组织各相关单位共同协商制定解决方案，并将方案内容与实施结果加以书面记录，并知会各相关单位。

11.3由物控部或其委派代表组织本部门或相关单位人员不定期召开总结会，针对前期（如上月）目标达成状况、内部管理情况等进行总结、物控部问题解决情况等进行总结，并对重点问题进行检讨，同时作好与保存会议记录。

12．数据分析与持续改进

12.1物控部根据发料准确率、进料合格率、物料采购及时完成率情况统计当月目标达成状况做出各项目的统计分析图。

12.2物控部根据目标统计结果，当未达成既定目标值时，应对未达成原因做出排列图，以找出主要原因；同时针对主要原因制定书面改进措施，并积极落实与跟进。

12.3对于连续三个月未达成目标值时，物控部应对整个三月以来的工作情况与改进措施做出整体分析，以制定出更有效的书面改进措施，并落实与跟进。

13．岗位培训与考核：

13.1物控部经理应根据本部门制定的“职务说明书”相关要求招聘、培训、考核与使用下属人员。

13.2培训内容可包括：

质量方针与目标、ISO基本知识、本手册相关内容、工作指引等，必要时制定培训计划并积极落实。

13.3物控部应保存培训与考核记录，以证明该人员有足够能力胜任该岗位，以往的工作经验/简历、学历等证明由人事统一归档保存。

14．管理评审报告

14.1根据质量手册关于管理评审相关规定，物控部经理应由总经理或其委派代表主持召开的管理评审会议正式召开前一周，做出一份经管理者代表审阅合格的“物控部工作总结报告”，该报告内容应包括但不限于：

14.1.1工作内容总结；

14.1.2目标达成状况；

14.1.3重大问题预防和纠正措施的状况；

14.1.4内审中发现的不合格改善状况；

14.1.5要求获取的资源项目（如人力、设备等）；

14.1.6任何改进的建议等。

14.2如果在管理评审会议中有做出对物控部完成改进计划，改进计划内容应至少包括：

改进主题、负责人、参与人、原因分析、改进措施、预计完成时间、验证效果、验证人及时间等。

15．部门文件记录控制清单

15.1根据《文件控制程序》、《品质记录控制程序》编制部门文件记录控制清单，以对物控部使用的文件与记录进行有效控制。

具体内容参见《记录/文件一览表》。

16．本手册管理规定

16.1本手册原则上每隔12个月应根据实际要求进行整体内容换版修订，具体修订、版本等规定程序参照《文件控制程序》执行；

16.2本手册经物控经理审核，管理者代表或其代理人批准后由文控中心受控统一发放至各相关部门/人员。

16.3本手册经审批后原件保存于文控中心，受控副本发放部门如下：

16.3.1相关部门：

营业一部、营业二部、生产一厂、生产二厂、人力资源部、品保部、PPC部（跟单部、外发部、备料课、采购课、IE课、PC课、唛架课）。

16.3.1管理层：

总经理、管理者代表

附件1：

物控部组织架构图

附件2：

备料课作业流程图：

附件3：

采购作业流程图