2秘书国家职业资格培训.docx

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2秘书国家职业资格培训

秘书国家职业资格培训

（四级秘书）

第一章会议管理

一、会前筹备

（一）拟定会议议程和日程

（二）确定会议召开的地点

（三）布置会场

（四）发布会议信息

（五）安排食宿和交通

（六）邀请会议嘉宾

（七）准备会议材料和用品

（八）安排会议服务

（九）检查会议使用的设备设施

拟定会议议程和日程

1、会议议题、议程和日程的定义

议题：

是会议要集中研究和讨论的问题或事项。

议程：

是对会议要研究或讨论的问题（事项）的概略安排，是会议主持人主持会议的依据。

日程：

是根据会议议程逐日作出的具体安排。

通常以天为单位，将会议的各项活动进行分割，分别安排在不同的时段进行，注重会议的舒张有度、劳逸结合，保障会议达到预期的目标，收到好的结果。

2、如何制定会议议程

（1）明确会议的主题（内容）；

（2）确定会议的时间；

（3）确定与会人员和列席人员；

（4）确定要研究和讨论的议题（会议的每一项具体内容）的先后顺序；

此项须遵循的原则：

轻重缓急原则；时间明确原则。

（5）范例

A、学院办公会议议程

B、庆典大会议程

C、小型会议议程

3、如何制定日程

（1）编排原则

习惯性原则

集中性原则

重点性原则

（2）会议日程的格式

通常采用表格式，包含以下要素：

会议的名称、会议召开的时间、地点（大会地点、讨论地点）、参会的人员、主持人、备注等要素

在内容上，除会议各项议程外，还要注意把会议的就餐、休息、参观等事项列进去。

（3）范例

4、议程和日程的区别

见p.6-7

5、会议议题、议程、日程的审批

一支笔原则；唯一性原则；计划性原则；可行性原则。

会议召开地点的选择

1、选择会议地点要考虑的主要因素

（1）会议的性质和规模

（2）会议组织者和与会者的实际需求

（3）会议地点的交通、住宿、餐饮、休闲、购物等情况；

（4）会场的条件。

（容量、灯光、音响、视频等）

2、选择会场的主要要求

（1）交通要便利；

（2）会场的大小要与会议的规模相适应（每人2－3M2左右）；

（3）场地要有良好的设施设备；

（4）环境要安静；

（5）有足够的停车场；

（6）合理的费用。

3、会议地点的确认

（1）实地检查相关的条件和设施

会场；住房；餐饮；交通；服务；会议的报到和参会者是否能够方便地参加会议等等。

事无巨细，越细越好。

（2）谈判和签订合同

详见p.13.

会场布置

1、会场布局的内容

主席台的设置

座位的安排

会场的装饰

相关设施的布置

2、会场整体布局要求

（1）庄重、舒适，体现气氛和会议主题；

（2）整体风格和氛围要与会议的性质协调；

（3）大中型会议要突出中心，小型会议要集中，不能过于分散和零乱。

3、会场整体布局的类型

（1）大型会议一般采用方形、半圆形布局；设置主席台，主席台面对与会者。

（2）中小型会议一般采用方拱形、半月形、圆形、长方形、T字形等；一般不设主席台，但须突出会议主持人或会议主席的位置。

4、主席台座次的安排

主席台一般就座的是贵宾、主办方负责人、领导或主席团成员。

因此，座次非常重要，应遵循以下惯例：

（1）以职务高低和选举结果排序，职务高者居中，尔后先左后右、由前至后依次排列。

若是代表大会，还要遵循正式代表在前居中，列席代表在后居侧的惯例。

（2）主持会议的有时可在前排边座就座，有时依其职务顺序就座。

（3）在每个座位的左（上）侧放置座席牌。

座次表要事先编制成表，报主管领导审查后印好，或发给代表本人，或张贴在主席台入口处。

5、场内其他人的座次安排

（1）大中型会议：

横排法；竖排法；左右排列法。

（场内区域的划分）

（2）小型会议：

突出主持人、发言人；分清上下座。

会议食宿交通的安排

（一）确定接待规格的原则

1、根据客人的身份和来访的目的；

2、上司具有最终决定权；

3、对我方的利益和关系的重大程度；

4、参照以往接待规格。

（二）接待计划的拟定

1、确定接待规格：

接站，陪同，宴请的规格，宾馆的等级，房间的标准，用车的标准等等。

2、安排日程：

宴请的时间、地点、参加人员；会谈（会见）的时间、地点和参会人员；参观访问的地点、时间和陪同人员等等。

3、预算相关经费（见p.94）

4、确定接待工作人员和分工

5、与本单位相关部门沟通

6、与客人方沟通

7、报单位领导批准。

（三）接待车辆的安排

1、原则

人数少用小轿车，人多用大轿车；小轿车接待主宾，大轿车接待其他人员。

2、乘车座次的安排和乘车次序（ppt001）

3、团队的迎送礼节

A、迎接：

事前制作大牌子；准备鲜花；

B、见面：

主人方先自我介绍，从职位高的依次介绍；客人方介绍；主人方的司机或秘书帮助客人提较重的行礼，放到车上。

C、送别：

提前话别，时间控制在半小时之内；提前馈赠礼品；提前告知送行的时间、车辆和人员；主人应当送别到机场或车站、码头。

4、食宿的安排

1、餐饮、住宿安排的原则（见p.26－28）

2、预定餐厅和住宿房间（见p.103-104）

3、席位安排

A、桌次：

以离主桌的远近来确定桌次的高低，一般为左低

右高。

桌上应放置桌次牌。

（见ppt.002）

B、座次：

遵循左低右高的习惯。

席上摆上席签。

国外的习惯为：

以女主人为准，男女穿插就座，主宾在女主人的右上方，主宾夫人的男主人的右上方，以后依次就座。

中国的习惯：

按职位高低就座。

女主人通常同主宾夫人并排就座，主宾就座于男主人的右上方。

（见ppt.002）

4、进餐的相关礼仪（见p.100-102）

①夹菜时，不可用筷子在盘子时挑挑拣拣，应该在靠近自己的一边夹。

②夹菜时，筷子上不可粘有饭粒，更不得用嘴吸吮筷子。

③不要把菜从盘子里直接夹入口中，应先放入自己的盘或碗里，然后再送入口中。

④不要把筷子架在公用的菜盘上，可架在筷架或自己的盘子上。

⑤不要用自己的筷子为客人夹菜。

有些人视为客人夹菜为一种礼节，其实没有这个必要。

用自己的筷子不卫生，哪怕是用公筷也不太好，因为这样一来，客人就必须吃下这道菜，可是他也许并不爱吃。

⑥谈话时，不要拿着筷子比比划划。

⑦用公用匙盛滑溜、切得比较细小的菜肴，自己的匙只有没进过嘴的才可用来盛菜。

⑧用公用汤匙盛汤、调料，自己的汤匙只用来喝汤。

⑨用汤匙的时候，筷子就应该放下来。

不应该“左右开弓”。

⑩筷子不能插在米饭碗里，也不可横放在碗或盘子上。

喝咖啡的时候，勺不能躺在杯子里，也不可用勺喝咖啡。

（2）席间礼节

1）“主不动，客不食。

”在餐桌前坐下后，手要放于大腿上，客人不可先于主人拿起筷子。

要看第一主人的动作行事。

不论男女，在餐桌不能梳理头发。

2）进餐时，不拿餐具的那只手不要垂下去，要扶着自己的碗或盘子。

吃米饭及喝汤时要端起碗。

身体略向前倾，胳膊肘不能上桌，不要趴在桌上。

3）用公筷夹菜，或者请服务员分菜。

4）吃馒头时最好不要整个地咬，可以用手掰下约一口大小的一块，放入口中。

5）吃面条、喝汤都不能发出吸吮的声音。

不论吃什么，都要闭嘴咀嚼，不能出声。

6）如果汤太烫，不要用口吹或用勺搅，放在一边凉一凉再喝。

7）不可站起来夹菜。

放在远处的菜转到自己面前再夹。

8）尽量不在餐桌上剔牙或用手伸到嘴里去掏。

剔牙时要用一只手或餐巾遮挡一下。

有人把牙签插在牙缝里却还对别人说话，这是非常粗俗无礼的。

9）在席间要控制自己不要打嗝、咳嗽，不要发出异常的声响。

如果忍不住，就赶快用餐巾捂住嘴，头转向一边，事后对旁边人说声“对不起”。

10）餐桌中间的转盘要顺时针转，每道菜上过之后，要先转到主宾面前。

看到有人夹菜时就先等一等再转。

11）谈话声音不要过高，两边的人能听清就够了。

宴请外宾时尤其要注意这一点。

12）与两旁的人谈话时，要把嘴里的饭菜咽下去再说，不要一边嚼一边说。

看到别人正在进食，就要等一等，先别和他讲话。

13）意外情况的处理方法。

如果酒杯、饮料杯被碰翻的话，不要惊慌，赶快用餐巾擦拭。

旁边的人可以把自己的餐巾递给他或帮他擦拭，主人可用手示意服务员帮忙，切勿大声叫喊。

其他的人就装作没看见，继续谈话或进食。

这是最大限度减少当事人尴尬的礼貌做法。

安排会议礼仪服务

（一）工作人员服务礼仪

1、挑选服务人员

2、培训服务人员

3、执行礼仪服务：

发送请柬；接待（接站、报到）；引领；会场服务。

（二）参会人员礼仪

（p.35-36）

检查视听设备

应当注意的几个环节：

1、会议正式开始之前秘书一定要仔细检查每一个环节，对相关设备进行预演；

2、对一些重要的、容易出故障的设备要有备份；

3、对重要设备要熟悉其使用方法，出了问题要自己能够快速排除故障；特别专业的，要有一个专业人士在场，或者有一个救急的通道；

4、在会议进行中，设备如果出现故障，无论其难易，都不要手忙脚乱，尤其是不要让与会人员和发言人参与紧急抢修。

二、会中服务

（一）会议值班

（二）接待新闻媒体

（三）作会议记录

（四）收集会议意见和建议

（五）编发会议简报

（六）安排集体合影

第四节办公用品与设备的使用和管理

一、办公用品的管理

（一）库存

最大库存量、最小库存、再订货量

（二）库存控制

有效控制库存量，实现办公用品的有效管理，达到“两个不必要”（资金不被不必要的库存占用、空间不用来储存不必要的物品）。

（三）库存控制的作用P164.

（四）办公用品管理的注意事项p169.

二、数码相机的使用

（一）了解数码相机的几个专业术语

CCD，分辨率，光学变焦与数码变焦，相当感光度（ISO），白平衡，色彩位数。

（二）了解与成像质量有关的几个因素

光线，光圈，快门，镜头，焦距，测光，图像格式，存储卡，光学取景器，LCD显示屏，闪光灯，电池。

（三）数码相机的工作原理

（四）数码相机与传统相机的区别

（五）数码相机的保养

（六）使用数码相机应注意的问题

三、扫描仪的使用

（一）理解几个术语

Dpi（分辨率）：

图像每英寸所含有的像素。

Bit（色彩位数）：

每个像素点上颜色的数据位数。

点阵图

OCR

（二）扫描仪的工作原理

（三）使用扫描仪应注意的事项

四、光盘刻录机的使用

（一）光盘的分类

CD与DVD，CD-R与CD-RW。

（二）了解几个与刻录机性能相关的几个指标

倍速：

传输数据的速度，1X表示1秒钟传输150k数据。

刻录速度、擦写速度、读取速度。

缓存：

暂时存放数据的空间或能力。

兼容性：

硬件和软件兼容。

（三）刻录机工作的原理

（四）使用注意事项

五、投影仪的使用

（一）掌握几个影响投影质量的指标

分辨率（物理分辨率）：

800×600，1024×768，1280×1024。

流明：

“lightout”，光通量单位,即单位时间内光源辐射产生视觉响应强弱的能力,单位是流明，是投影仪亮度的指标。

对比度：

亮区与暗区的比例，即画面明暗变化的范围和大小。

带宽：

设备运行的频率范围和频率宽度，影响设备的分辨率、对比度和电子聚焦等性能。

均匀度：

画面中心区域与四周的亮度差异。

（二）使用注意事项

六、摄像机的使用

（一）数字摄像机与模拟摄像机的区别

（二）摄像机的维护

（三）DV数码采集

第五节信息管理

一、信息的收集

（一）信息的特征

客观性，时效性，可塑性，共享性，依附性，传递性，无限性。

（二）信息的分类

（三）信息工作

信息的收集、整理、传递、存储、反馈、利用。

（四）信息收集的渠道

（五）收集信息的要求

价值性，时效性，层次性，针对性，全面性。

（六）怎样收集信息

二、信息的筛选

（一）筛选信息的方法

留意标题，复印、剪裁，摘记，标记说明。

（二）筛选信息的要求

1.选择对工作有指导意义、与工作或业务相关的信息；

2.收集带倾向性、动向性和突发性的信息；

3.带预见性、能够为决策提供超前服务的信息；

4.注意剔除虚假、过时、重复、缺少实际内容的信息。

（三）如何筛选信息

1.看信息的来源；

2.看信息标题；

3.看正文；

4.决定取舍（突出主题；注意典型；富有新意；具有特点）

三、信息的分类

（一）信息分类的方法

（二）如何选择分类方法

四、信息的校核

（一）分析信息的可靠性和准确性，对其真实性进行认定。

（二）校核的范围

（三）校核的方法

五、信息的传递

（一）信息传递的方向

（二）信息传递的三要素

（三）信息传递的形式

六、信息的存储

（一）信息存储的载体

（二）信息存储的要求

（三）如何存储信息

登记，编码，排列，保存，保管。

（四）信息存储注意事项