销售前期筹备及关联交易管理工作手册.docx
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销售前期筹备及关联交易管理工作手册
物业管理中心
版号
2016版
分发号
前期配合及交房业务管理工作手册
（2016第1版）
批准：
审核：
编制：
主责单位
品质管理中心（品质部）
文件执行日期
2016-7-1
作废文件
无
前期配合及关联业务管理工作手册目录
序号
类别
文件名称
文件编号
版本
01
前期配合
销售配合阶段物业服务工作管理细则
WLC•ZG/WI-PG·QQ-01
C/0
02
前期物业服务管理权申办工作细则
WLC•ZG/WI-PG·QQ-02
C/0
03
关联业务
远成物流城物业前期配合工作细则
WLC·ZG/WI-PG·GN-01
C/0
04
远成物流城物业代设立业主委员会工作细则
WLC·ZG/WI-PG·GN-02
C/0
05
远成物流城物业代交房工作细则
WLC·ZG/WI-PG·GN-03
C/0
06
远成物流城物业地产空置资源及物业服务费让利部分收取作业细则
WLC·ZG/WI-PG·GN-04
C/0
07
远成物流城物业品牌经费支付作业细则
WLC·ZG/WI-PG·GN-05
C/0
08
远成物流城物业前期介入工作细则
WLC·ZG/WI-PG·GN-06
C/0
09
10
11
12
销售配合阶段物业服务工作管理细则
1.0目的
为全面配合物流城集团开发和销售，落实销售配合物业服务工作，规范前期销售配合和早期介入，特此制定本制度。
2.0适用范围
适用于物业板块新接管项目的销售配合物业服务工作。
3.0定义
无
4.0职责
4.1物业中心品质部负责对接项目开发进度，编制销售配合总控计划。
4.2集团人力资源部负责销售配合期物业筹备组的组建工作。
4.3物业工程管理岗负责实施早期介入工作。
3.4物业中心负责指导销售配合项目开展服务品质提升和改进。
4.5营销中心负责按照本制度督促销售配合项目开展物业服务工作。
4.6物业筹备组负责按照本制度开展销售配合的各项工作。
5.0程序要点
5.1筹备组成立
5.1.1项目所在城市公司总经理、分管领导及物业中心、人力资源中心应在项目开盘亮相3个月前，确定项目筹备组组长。
5.1.2项目筹备组组长拟定筹备组组织架构和人员编制，按程序经公司批准后，组建项目筹备组管理团队。
5.1.3项目筹备组组长负责编制培训计划，并组织开展公司核心理念、规章制度、岗位职责、岗位技能、服务标准、服务流程、服务质量、服务意识、前期配合方案等内容的培训。
5.2销售配合合同
5.2.1项目筹备组组长负责结合项目实际，测算销售配合费用标准，完成项目前期配合费、开办费的测算，并按程序进行报批。
5.2.2项目筹备组负责根据公司提供的《销售配合期物业服务合同》合同范本，拟定合同内容，经片区物业运营中心和品质管理中心审核后，与和骏公司进行广泛沟通和协调，并将最终版本按程序进行报批。
5.2.3筹备组成立后三十天内，项目筹备组负责完成《销售配合期物业服务合同》《工程配合合同》的签署工作。
5.3场景包装
5.3.1项目筹备组在成立后，应积极与和骏公司沟通和协调，落实销售配合期的物业服务用房，并按照公司要求，完成物业管理用房的场景包装，并结合项目实际情况，按程序申购办公设施设备。
5.3.2在项目开盘亮相前，项目筹备组负责完成各类必需物资（如员工工装、服务器具等）的申请和购买。
5.4物业管理方案
5.4.1在项目开盘亮相前2个月，项目筹备组负责按照品质管理中心提供的模版，完成《前期物业管理方案》的编制及物业服务成本的测算等工作。
5.4.2《前期物业管理方案》按程序报经公司审批同意，正式确定物业服务费收费标准。
5.5物业服务权
5.5.1成都区域的销售配合项目，在项目开盘亮相1个半月前，项目筹备组负责完成物业服务权申办，具体参照《前期物业服务管理权限申办工作细则》。
5.5.2中标备案完成后7日内，项目筹备组将相关资料全部移交物业品质和工程岗。
5.5.3成都区域以外的销售配合项目，按照当地政府主管部门相关要求开展物业服务权取得工作。
5.6前期物业服务合同
4.6.1在项目开盘亮相1个月内，项目筹备组负责根据品质管理中心提供的模板，完成《前期物业服务合同》的编制工作，经片区物业运营中心和品质管理中心审核后，按程序进行报批。
5.6.2在项目开盘亮相1个月内，项目筹备组负责与和骏公司沟通协调，并完成《前期物业服务合同》的签署工作。
5.7前期介入
5.7.1项目筹备组负责及时跟进项目建设施工进度、施工质量和隐蔽工程施工情况，并每月向工程管理部提交专项报告。
5.7.2根据和骏公司要求，项目筹备组负责参加项目建设沟通会，准确表达物业管理建议，必要时需求工程管理部和品质管理中心支持。
5.7.3及时了解和掌握项目设施设备系统的建设情况，包括系统参数、管网走向等，便于后期管理。
5.8承接查验
5.8.1项目筹备组负责参与承接查验小组，并按照相关总控计划，做好承接查验及其相关工作。
5.8.2项目筹备组负责跟进承接查验结果的整理、跟踪、处理，并每月向工程管理部报告承接查验进展和存在问题。
5.8.3项目筹备组及时参加已移交设施设备的相关技术交底和培训，并按照公司标准实施设施设备管理。
5.9物业交付
5.9.1在项目开盘亮相1个月内，项目筹备组负责根据品质管理中心提供的模板，完成《前期物业服务协议》、《临时管理规约》的编制工作，经片区物业运营中心和品质管理中心审核后，按程序进行报批。
5.9.2在项目开盘亮相15日内，项目筹备组根据房屋套数负责《前期物业服务协议》和《临时管理规约》印刷工作。
5.9.3在房屋交付过程中，项目筹备组负责与业主签订《前期物业服务协议》和《临时管理规约》，形成客户一户一档资料，并每月上报签约情况。
5.9.4项目筹备组负责按照公司提供的模板，编制《装饰装修工程服务协议》、《装修指南》等与装修相关的文件及其他资料。
5.10其他要求
5.10.1项目筹备组自成立之日起，应加强公司作业标准的宣贯和培训，并按照公司标准开展物业服务工作。
5.10.2接受公司组织的品质督导（包括第三方调查），并积极按照相关要求进行服务品质改进。
5.10.3每周开展服务品质自查自纠，发现问题，及时整改。
6.0支持性文件
《前期物业服务管理权限申办工作细则》
7.0记录
《前期物业管理方案》
《销售配合期物业服务合同》
《工程配合合同》
《临时管理规约》
《前期物业服务协议》
《装饰装修工程服务协议》
《装修指南》
前期物业服务管理权申办工作细则
1.0目的
根据相关法律、法规、政策的规定，结合公司实际，通过建立规范的前期物业管理权限申办工作细则，明确工作流程、方法、管控要点，确保前期物业服务管理权限申办工作有序开展。
2.0适用范围
适用于公司新承接项目前期物业服务管理权限取得的申办过程。
3.0定义
无
4.0工作职责
4.1品质管理中心：
负责收集、更新、发布前期物业服务管理权限申办的相关法律、法规、政策信息；
4.2片区运营中心：
负责所管辖范围内新项目前期物业服务管理权限申办工作进度统筹安排与协调；
4.3项目筹备组：
负责权限申办工作的执行，协助代理机构准备申办所需和骏公司营业执照、资质证明等文件的借用、复印等。
5.0程序要点
5.1前期物业服务管理权限申办工作流程及时限要求
5.2办理方式
5.2.1根据《物业管理条例》规定，住宅物业在业主、业主大会首次选聘物业服务企业之前，建设单位应当通过招投标方式选聘具有相应资质的物业服务企业，提供前期物业服务；
5.2.2根据项目所在地政策法规的要求，结合公司管理实际，新项目前期物业服务管理企业的选聘，采取委托具有相关资质的物业管理招投标代理机构来代为办理。
5.3立项
5.3.1筹备组与和骏公司核实项目实际总建筑面积；
5.3.2筹备组根据项目所在地《物业管理招投标服务中心服务费收费标准》、《物业行业招投标代理服务费收费最低标准指导意见》的规定，按项目实际总建筑面积测算前期物业服务权限申办所需人力、物力成本，申请立项；
5.3.2立项文件审批流程见《公司文件审批流程》。
5.4办理方的选择
项目筹备组按公司《招投标管理细则》选定前期物业服务权限申办机构，由中标单位按照项目所在地《物业服务招投标代理机构管理规定》，完成前期物业服务企业选定所需的建筑区划划分、物业服务等级核准与价格备案、拟定招标方案、招标备案、编制招标文件、开标、评标、办理中标备案等工作。
项目筹备组负责权限申办的资料准备。
5.5前期准备
立项同时筹备组准备权限申办所需和骏公司、物业公司相关资料、证明文件，如组织机构代码、营业执照等的借阅、盖章审批手续（各个申请过程中借阅资料明细可参照附表1）。
5.6物业管理招投标实施
5.6.1办理《建筑区划划分意见书》
5.6.1.1申请：
筹备组按附表1准备办理《建筑区划划分意见书》所需资料的借阅、盖章，代理机构负责将办理区划所需资料递交至项目所在地地房管局，并跟进办理进度；
5.6.1.2现场踏勘：
由办理方组织专家进行，踏勘完成由专家组出具《居委会和街道办的征求意见书》，筹备组负责到项目所在地居委会、街道办盖章；
5.6.1.3审批：
现场踏勘完成，代理机构将区划办理资料、《居委会和街道办的征求意见书》一起交由项目所在地房管局，进行建筑区划划分审核。
审核通过房管局将出具《建筑区划划分意见书》；若未能通过代理机构需将未能通过原因或需补充办理相关及时信息反馈至筹备组，筹备组及时补充后继续办理。
若因特殊原因无法通过，筹备组需向公司报备。
5.6.2物业服务等级核准及价格备案
据项目所在地政策法规不同，新项目物业服务等级核准及收费标准备案有要求的则需执行此条款（如在成都市范围内物业服务等级达超一级服务标准需办理《前期物业服务等级核准及收费标准备案》）。
5.6.2.1服务等级核准：
项目筹备组负责服务等级核准所需资料（详见附表1）准备，如拟定的前期物业服务合同、和骏公司营业执照等，代理机构负责将资料递交项目所在地区（县）房管局进行服务等级核准，于5个工作日内完成。
审核通过，项目所在地物管科签署同意意见，加盖公章后出具《前期物业服务等级核准及收费标准备案表》；
5.6.2.2价格备案：
代理机构将经物管科核准后服务等级对应的收费标准，到项目所在地物价局（市发改委）进行价格备案,物价局签暑同意意见并加盖公章。
5.6.3办理招标备案：
完成前期物业服务等级核准及收费标准备案后，代理机构编写招标公告，于5个工作日内完成在项目所在地房产管理局公众信息网、信用信息平台、物业网媒体上发布，由投标单位报名。
5.6.4准备投标文件：
代理机构准备投标文件，筹备组负责投标文件资料提供。
投标文件包括公司资信部分、技术部分、商务报价部分、投标人资格证明文件、投标报价表、法定代表人授权书、投标函等。
5.6.5开标、评标：
办理人据当地物业管理招投标管理办法组织评标专家，对投标单位的资信、技术、商务、现场答辩进行打分，评出优秀的物业服务企业。
5.6.6开标结果公示：
中标人确定后，筹备组负责中标公示盖章事宜（盖建设单位印章），交由代理机构向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。
5.6.7中标结果公示：
代理机构将盖章后的中标结果，在项目所在地物业网上公示。
5.7.8中标备案：
代理机构负责将中标备案表、中标通知书、投标文件一并递交到项目所在地房管局物管处办理中标备案。
6.0相关文件
《招投标管理细则》
7.0相关记录
无
远成物流城物业前期配合工作细则
1.0目的
为规范远成物流城物业前期配合工作，体现远成物流城物业在物流城集团产业链中的职能价值，特制订本作业细则。
2.0适用范围
本作业细则适用于远成物流城物业围绕物流城集团所开展的各项前期配合工作。
3.0定义
无
4.0工作职责
4.1品质管理中心为前期配合服务的归口管理部门；
4.1.1负责牵头与地产公司营销CRM中心确认前期配合费用与开办费用的费用核算公示与计费标准；
4.1.2负责督促各片区、项目收取相关费用；
4.2项目筹备组
4.2.1负责对接物流城集团项目的开发情况，并就项目前期配合工作与物流城集团各项目实施对接，签订以单个项目为单位的《工程施工期物业服务协议》（销售配合期服务协议内容包括项目开办费标准）；
4.2.2负责按照《工程施工期物业服务协议》之约定收取相应的销售配合费用；
4.2.3负责按照《工程施工期物业服务协议》之约定采办各类销售配合期开办物资，并在和骏公司实施费用报销；
4.3片区物业运营中心
负责协助、督促项目筹备组收取相关费用。
5.0工作程序
5.1前期配合对接单位
主责单位：
物流城集团营销CRM中心，负责对接前期配合计费公示与收费标准；
辅助单位：
物流城集团项目营销主责单位，负责对接费用的收取；
5.2前期配合工作流程图
5.2.1前期配合工作流程图
和骏营销CRM中心
嘉宝物业板块
双方挂账
工作联系单
由和骏营销现场管理人员与三方调查公司对嘉宝提供的服务质量实施评审并按照协议支付费用
就嘉宝拟定的费用标准实施协商达成一致
签署销售配合期服务协议
项目亮相初期，提出销售配合需求
项目筹备组根据和骏营销需求实施人力、物力等成本测算
拟定相关费用标准
按协议约定提供服务，并收取前期配合费用
5.2.2前期开办费工作流程图
和骏营销CRM中心
嘉宝物业板块
就采购计划实施审核
就嘉宝拟定的费用标准实施审核
确认给予报销
工作联系单
项目筹备组根据服务模式、项目规模测算具体开办费用
拟定项目具体费用标准
项目筹备组按要求推进工作进度，拟定采购计划
综合管理中心实施审核
物资采购完毕后，实报实销
5.3前期配合成果输出及价值体现
销售现场物业服务高品质呈现，以及物业服务品牌宣传，实现销售促进与溢价。
5.4前期介入成果确认方式
以和骏公司定期对远成物流城物业所提供销售配合期的各项服务品质评价（包括和骏公司评价、第三方公司服务品质评价）作为产品确认方式；
6.0支持文件
《远成物流城物业销售配合期管理方案》；
《远成物流城物业销售配合期服务品质督导标准》；
7.0记录
无
远成物流城物业代设立业主委员会工作细则
1.0目的
为规范远成物流城物业代设立业主委员会工作，体现远成物流城物业在物流城集团产业链中的职能价值，特制订本作业细则。
2.0适用范围
本作业细则适用于远成物流城物业围绕业主委员会成立所开展的各项工作。
3.0定义
无
4.0职责
4.1品质管理中心为代设立业主委员会的归口管理部门；
4.1.1负责牵头与地产公司营销CRM中心确认代设立业主委员会费用标准，并以备忘录方式确认；
4.1.2负责牵头与和骏成分公司就成都区域设立业主委员会工作实施沟通，并按照约定收取相关费用；
4.1.3负责督促其他片区与和骏相应分公司落实设立业主委员会工作，并收取相关费用；
4.2片区运营中心
4.2.1成都区域片区运营中心需配合品质管理中心做好和骏成分公司所属项目的业主委员会设立工作；
4.2.2其他片区运营中心需按照远成物流城物业与和骏公司关于代设立业主委员会工作内容及收费标准指导项目开展工作，并收取相关费用。
4.3物业服务中心
负责按约定实施代设立业主委员会工作，并根据业务推进情况收取相关费用。
5.05工作程序
5.1代设立业主委员会对接单位
主责单位：
物流城集团营销CRM中心；
辅助单位：
和骏各分公司客户关系部；
5.2代设立业主委员会工作流程图
和骏营销CRM中心
嘉宝物业板块
双方挂账
工作联系单
工作联系单
确认支付该笔费用
签订关联交易收费标准备忘录
和骏公司审批确认
费用由和骏营销CRM中心归口管理
品管中心牵头与CRM中心商议费用拟定原则与标准
品管中心发起与和骏公司签订关联交易收费标准备忘录
由拟成立业主大会项目收取该笔费用，作为活动经费
5.3代设立业主委员会成果输出及价值体现
为物流城集团分担物业售后职责，为客户提供优质的售后服务；
5.4代交房成果确认方式
按照国家相关法律法规完成业主大会的设立，并选举产生业主委员会，推动项目的市场化运作；
6.0支持文件
《业主大会设立专项工作方案》；
7.0记录
远成物流城物业代交房工作细则
1.0目的
为规范远成物流城物业代交房工作，体现远成物流城物业在物流城集团产业链中的职能价值，特制订本细则。
2.0适用范围
本细则适用于远成物流城物业围绕物流城集团所开展的各项代交房工作。
3.0定义
4.0职责
4.1品质管理中心为代交房工作的归口管理部门；
4.1.1负责牵头与地产公司营销CRM中心确认代交房费用，以及代交房衍生的精装空置房定期保洁费用标准；
4.1.2负责牵头与和骏成分公司签订《代交房服务协议》，并按照协议约定收取相关费用；
4.1.3负责督促其他片区与和骏相应分公司签订《代交房服务协议》，并收取相关费用；
4.2片区运营中心
4.2.1成都区域片区运营中心需配合品质管理中心做好和骏成分公司集中交房期后的数据统计、确认工作；
4.2.2其他片区运营中心需按照《代交房服务协议》开展代交房工作，并收取相关费用。
4.3物业服务中心
负责按约定实施代交房，并根据业务推进情况收取相关费用。
5.0工作程序
5.1代交房对接单位
主责单位：
物流城集团营销CRM中心；
辅助单位：
和骏各分公司客户关系部；
5.25代交房工作流程图
5.2.1代交房工作流程图
代交房管理流程：
和骏营销CRM中心
嘉宝物业板块
双方挂账
支付费用
确认房屋委托交付数量
和骏各子分公司与嘉宝住管公司签署代交房服务协议
就代交房事项及收费标准与嘉宝住管达成一致
品管中心牵头与CRM中心商议
按协议约定实施代交房，并明确房屋委托交付数量
根据协议约定申请付款
5.35代交房成果输出及价值体现
为物流城集团分担物业售后职责，为客户提供优质的售后服务。
实施空置房管理，实施零星房屋交付，收取交房费用与各类权证办理资料。
和骏公司办理完权证后，在代和骏公司向业主发放。
5.4代交房成果确认方式
代交房成果的支付以办理交房，将业主交房信息录入和骏ERP系统为准；精装修空置房管理费用，以双方确认的月度空置房数据为测算依据。
和骏营销CRM中心与和骏各分公司，将以季度为单位对远成物流城物业代交房业务实施情况进行督查。
6.0支持文件
《远成物流城物业代交房管理办法》
7.0记录
《交房日报》；
《交房月报》。
远成物流城物业地产空置资源及物业服务费让利部分收取作业细则
1.0目的
为规范远成物流城物业针对地产公司空置资源及物业服务费让利部分收取工作，体现远成物流城物业在物流城集团产业链中的职能价值，特制订本作业细则。
2.0适用范围
本作业细则适用于远成物流城物业围绕地产公司空置资源及物业服务费让利部分收取所开展的各项工作。
3.0定义
无
4.0工作职责
4.1品质管理中心为地产公司空置资源及物业服务费让利部分收取工作的归口管理部门；
4.1.1负责督促各片区与和骏相应分公司落实地产公司空置资源及物业服务费让利部分收取工作；
4.2片区运营中心
4.2.1片区运营中心需按照物业服务费用标准，督促项目向地产公司收取地产公司空置资源及物业服务费让利部分费用。
4.3物业服务中心
负责按物业管理法规及收费标准向地产公司收取向地产公司收取地产公司空置资源及物业服务费让利部分费用。
5.0工作程序
5.1地产公司空置资源及物业服务费让利部分收取工作对接单位
主责单位：
物流城集团营销CRM中心；
辅助单位：
和骏各分公司客户关系部；
5.2地产公司空置资源及物业服务费让利部分收取工作流程图
和骏营销CRM中心
嘉宝物业板块
支付费用
各项目与和骏各分子公司客户关系部联系收取约定费用
明确空置及物业服务费让利业主部分的金额
各项目与和骏营销管理中心、客户关系部对接明确和骏空置资源及让利业主部分的物业管理收入
5.3地产公司空置资源及物业服务费让利部分收取成果输出及价值体现
针对物业提供优质服务服务，确保物业的保值增值。
5.4地产公司空置资源及物业服务费让利部分收取成果确认方式
按照国家相关法律法规完成业主大会的设立，并选举产生业主委员会，推动项目的市场化运作；
6.0支持文件
《物业管理条例》；
《物业服务协议》
7.0记录
无
远成物流城物业品牌经费支付作业细则
1.0目的
为规范远成物流城物业对和骏品牌经费嘉宝品质提升部分的支付工作，体现远成物流城物业在物流城集团产业链中的职能价值，特制订本作业细则。
2.0适用范围
本细则适用于远成物流城物业围绕和骏品牌经费嘉宝品质提升部分的支付所开展的各项工作。
3.0定义
无
4.0工作职责
4.1品质管理中心为和骏品牌经费嘉宝品质提升部分的支付地的归口管理部门；
4.1.1负责和骏品牌经费嘉宝品质提升部分的支付立项与费用报销。
4.2片区运营中心
4.2.1负责协助品质管理中心实施和骏品牌经费嘉宝品质提升部分的支付立项与费用报销。
4.3物业服务中心
4.3.1负责协助品质管理中心实施和骏品牌经费嘉宝品质提升部分的支付立项与费用报销。
5.0工作程序
5.1和骏品牌经费嘉宝品质提升部分的支付对接单位
主责单位：
物流城集团营销CRM中心品牌管理部；
5.2和骏品牌经费嘉宝品质提升部分的支付工作流程图
和骏营销CRM中心
嘉宝物业板块
确认给予报销
和骏营销CRM中心负责人审核
费用由和骏营销CRM中心归口管理
品管中心牵头与CRM中心商议费用拟定原则与标准
品管中心拟定品牌活动经费使用方案，走内部报审流程
报批嘉宝总裁审核
根据嘉宝集团营销类非标采购执行
品管中心组织活动的实施
活动结束，实报实销
5.3和骏品牌经费嘉宝品质提升部分的支付成果输出及价值体现
通过各类品牌活动的开展，树立、巩固、传播远成物流城物业与物流城集团品牌。
5.4和骏品牌经费嘉宝品质提升部分的支付成果确认方式
以和骏品牌经费嘉宝品质提升部分的支付所组织开展的活动总结为成果确认方式
6.0支持文件
《品牌经费管理办法》；
7.0记录
无
远成物流城物业前期介入作业细则
1.0目的
为规范远成物流城物业前期介入工作，体现远成物流城物业在物流城集团产业链中的职能价值，特制订本作业细则。
2.0适用范围
本作业细则适用于远成物流城物业围绕物流城集团所开展的各项前期介入工作。
3.0定义
无
4.0职责
4.1品质管理中心：
4.1.1品质管理中心为前期介入服务的归口管理部门；
4.1.2负责对接物流城集团项目的开发情况，并就项目前期介入工作与物流城集团营销CRM中心实施
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