办公室总则.docx

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办公室总则

办公室管理制度

1.为使公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。

2.由总经理办公室负责本制度的组织实施和管理监督。

办公室管理

1）、办公室日常管理规范。

1、上班时着装整齐、服装统一、坐姿端正。

树立良好的公司形象和个人形象。

2、员工每日工作时间基本以8小时为原则，每周休息一天。

3、员工上、下班均应亲自打卡计时，不得托人或受托打卡，否则双方均以办公室扣罚制度论处。

4、办公室人员应按时上班，不得迟到、早退、旷工，如有此情况，均按办公室扣罚条例进行处罚。

5、在办公室禁止喧哗、打闹，说粗话、脏话。

6、不得利用办公室聚会，不得在上班时间吃零食。

7、不得利用公司电话打私人电话，或在上班时间内听私人电话超过5分钟。

8、上班时间，员工不得随意到处串门。

9、爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。

10、各部门务必及时、认真递交下个月的工作计划和上一月的工作总结。

11、办公室工作由办公室人员全面负责，其他部门予以配合。

12、不准私自动用办公室物品，如需领用，则按办公室物品管理条例内规定，作好领取记录。

13、下班时随手整理自己的办公桌。

关闭空调，关窗，断电，锁门。

办公室规章制度

1、员工需不断学习努力提高自身的业务水平，工作认真负责，做事讲话严谨，保密意识强。

2、因病因事请假应按照公司规定的相关制度办理。

3、保管、爱护好公共财物，不要随意将办公室内的物品带走，若有遗失或人为损坏，要按照公司规定的相关制度办理。

4、办公室须设有专人值班，明确制度，不得上班时间空缺，值班人员必须按时到办公室，接待来访商户，处理当日事务，处理日常事务遇到的问题，及时向办公室主管报告情况，工作中必须热情、礼貌、认真的原则，在值班记录本上详细的记录当日的值班情况，做好办公室清洁卫生。

5、当日公告，请有关负责人员张贴在黑板上，让办公室人员对公司最新动态得以了解，避免不必要的误会。

6、办公室文具、纸张，均可循环使用的都要合理再使用，有关公司机密文件不再使用的要销毁，不得到处乱放，各自办公用品要保管好，如违失自负，办公室各部门每月按需分配，申领一次，申领时要以旧换新，并且由专人作好登记，不得浪费。

7、不得私自携带公物（包括客人资料、员工资料、公司文件及复印本）出公司，如需领用则按文件档案领用条例严格执行。

8、发扬团结友爱精神，同事之间要团结互助、真诚友爱，关心和爱护集体。

9、办公室会每星期召开例会，时间待定，各部门汇报一周工作情况和部门之间需协调事项。

会议制度

为规范办公会议的管理，严肃会议纪律，提高工作效率，保证公司正常运作，特制定本制度。

1、会议时间

如无特殊或重大情况，一般定为星期（待定）

2、会议地点：

商场会议室

3、与会人员

各部门负责人、组长（包括正副总经理、部门主管、以及会议记录人员。

必要时可由总经理指定扩大与会人员范围）。

4、会议一般程序

（1）总经理宣布会议开始，并主持会议。

（2）各部门汇报上期工作进展情况。

（3）总经理提出本次会议主要议题及需要商讨的事项。

（4）与会人员自由发言，阐述观点，提出建议。

（5）总经理对会议作总结，并宣布会议决定。

（6）会后由人事部写出会议纪要，发文至总经理及部门负责人。

5、会议须知

（1）与会人员在参加会议前须提前安排好本部门工作，并对会议内容做好准备工作。

（2）若因特殊情况不能参加，则应指定该部门副职或其他负责人参加。

（3）与会人员在会上应如实汇报工作情况，会后应及时准确地向部门员工传达会议精神。

违者将追究责任。

（4）会议记录员做好会议考勤、会议发言及现场记录工作，会后进行整理。

（5）若遇重大或特殊情况，可临时更改会议时间，人事部必须做好会前通知。

6、会议纪律

（1）与会者不得无故迟到、早退、缺席，违者予以罚款处理。

（2）参加会议者必须善始善终，严守会议纪律，无特殊情况不得随便出入。

（3）各部门参会人员，务必做好会议记录，以便及时安排和布置工作。

（4）与会者不得谈论与会议无关的事情和做其它私事。

、每次例会后，各部须交书面报告和工作计划。

（5）各项会议制度应充分坚持民主、认真、广泛听取每位成员的意见。

办公物品管理制度

一、总则

l.为完善公司的人事行政管理机制，建立规范化的管理，提高人事行政管理水平和工作效率，理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

2.本规定所指人事行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理等。

二、档案管理

1．归档范围：

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

2.档案管理要指专人负责，统一保管各部门的资料，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全，废弃文件要分类，重要文件应用碎纸机统一处理，不得到处乱扔，摆放。

3.档案的借阅与索取：

（1）总经理、办公室主管借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

（2）公司其他人员需借阅档案时，要经主管经理批准，并办理借阅手续；

（3）借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要必须摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案经办公室主管批准方可摘录和复制。

4.档案的销毁：

（1）任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

（2）若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主管批准后方可销毁。

（3）经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

三、印鉴管理

1.公司印鉴由公司财务负责保管。

2.公司印鉴的使用一律由总经理签字许可后，再经总公司执行董事签字后，管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

3.公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号、登记、存档以备查询。

4.公司一般不允许开具空白介绍信，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

5.盖章后出现的意外情况由批准人负责。

四、公文打印管理

1.所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

2.打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，各部室打印公司内部公文或其他资料须经本部门负责人签字，交办公司室助理统一打印。

3.文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。

工作任务繁忙时，应加班完成。

办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。

4.文件、传真等应及时发送给有关人员。

因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

5.公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。

6.严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

五、文件收发管理

1．公司的文件由办公室拟稿。

文件形成后，由总经理签发。

属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。

秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

2．已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。

文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

3．公司的文件由办公室负责报送。

送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。

秘密文件由专人按核定的范围报送。

4．经签发的文件原稿送办公室存档。

5．外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。

6．文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。

三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因

六、办公室购发及劳保用品的管理

公司领导及未实行经济责任制考核部门所需的办公用品，由办公室填写《资金使用审批表》，报总经理审批后购置。

实行经济责任制考核的部门所需购置办公用品，到办公室领用，办理出入库手续，明确金额。

需购置的，由部门负责人填写《资金使用审批表》，报总经理审批后由办公室购置。

大额资金的使用，由总经理审核并报董事长批准后办理。

1.办公用品的购发：

（1）每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；

（2）总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经总经理审批后，交由总公司负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划地分发给各个部、室。

由各部门主管签字领回；办公用品购置后，须持总经理审批的《资金使用审批表》和购货发票、清单，到办理出入库手续。

未办理出入库手续的，财务部不予报销。

（3）除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品的，须经总经理办公室主管批准方可领用；

（4）公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部、室负责人提供的名单和和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

（5）负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

（6）负责购发办公用品的人员要建立账本，办好人库、出库手续。

出库一定要由领取人员签字；办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

（7）办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进人库房。

（8）所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

2.劳保用品的购发：

劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。

七、库房管理（已制定）

八、电话使用规定

1.公司各部门电话费均按月包干使用。

具体标准如下：

办公室120元/月，财务部100元/月，工程部200元/月

2．若有超出当月包干标准的，从超额部门的工资中扣出。

当月节余部分累计到本部门下月话费中使用

九、附则

1.公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。

（1）私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。

（2）所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；

（3）控制各类挂号信。

凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。

2.本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。

3.本规定解释权归总经理办公室。

4.本规定从发布之日起生效。

保密制度

   为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。

 1、全体员工都有保守公司秘密的义务。

在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。

 2、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。

公司秘密包括下列秘密事项：

（1）、公司经营发展决策中的秘密事项；

（2）、人事决策中的秘密事项；

   （3）、招标项目的标底、合作条件、贸易条件；

   （4）、重要的合同、客户和合作渠道；

   （5）、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；

   （6）、董事会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。

 3、属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。

 4、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。

接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。

非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。

5、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。

如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。

 6、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。

违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。

 7、档案室、机房等机要重地，非工作人员不得随便进入；工作人员更不能随便带人进入。

8、办公室应定期检查各部门的保密情况。

办公用品管理规定

办公用品种类繁多、零星分散，各部门要严格控制并加强管理，不得挪作它用或造成浪费。

1、办公用品由财务部统一购置，其它部门不得擅自购买。

特殊情况须报行政人事部批准。

2、部门需要印制单据、表格、宣传品等，均由各部门自行设计样式，提出印刷数量，送交行政人事部统一办理，由各部门从行政人事部领用。

3、各部门领取办公用品时，必须填写领用单，由部门负责人签字，财务部审核无误后方可发放。

4、财务负责人在每月末根据部门所领物品登记表，统计出当月部门办公用品领用情况，以便实施办公用品的费用控制。

5、财务建立办公用品明细帐，按月核销，半年全面盘点一次，做到帐物相符。

核实盘点结果，若有遗失，保管人应负责赔偿。

办公室物资管理条例

为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。

一、物资分类

公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。

1、低值易耗品：

笔、纸、电池、订书钉、胶水、纸巾等

2、管制品：

订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等

3、个人保管物品：

个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资，如BP机、手机、助动车等

4、实物资产：

物资价格达300元以上，如：

空调、计算机、摄像机、照相机等

二、物资采购

1.公司物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室主管同意，可由申购部门自行购买。

申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，办公室主管批准；300元以上（含300元）部门经理同意，办公室主管批准，总经理批准。

2.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：

1）定点：

公司定大型超市进行物品采购。

2）定时：

每月月初进行物品采购。

3）定量：

动态调整，保证常备物资的库存合理性。

4）特殊物品：

选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。

三、物资领用管理

公司根据物资分类，进行不同的领用方式：

1、低值易耗品：

直接向办公室物品保管人员签字领用

2、管制品：

直接向办公室物品保管人员签字领用

3、贵重物品：

根据公司贵重物保存须知进行保管

4、实物资产：

由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状

四、公司物资借用

1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门经理签字认可

2.借用物资超时未还的，办公室物质管理员有责任督促归还

3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿

五、附则

1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，管理部不得为其办理离职手续。

2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。

3.贵重物品的保管条例:

指的是物资价格达1000元以上,其维护和保养定时由专业人员进行维护,并做好记录,其配件（包括遥控器,其它线据接口）都要妥善保管.（如遗失,由该部门负责并按价赔偿）

物质领用基本配备：

办公用具一套（包括：

铅笔、签字笔、剪刀、尺子、象皮擦、其它耗品），笔记本（软皮抄），订书机，胶水，计算器，文件夹，生活用纸巾

员工着装管理规定

为树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范化管理，本公司员工应按本规定的要求着装。

1.员工在上班时间内，要注意仪容仪表，按要求着装，不可以穿背心、吊带衫或其它有碍观瞻的奇装异服。

2.着装时衬衫的领扣要扣好,领带要系在与领口齐平位置，保持端正，衬衫下摆要放入裤子或裙内，长袖衬衫要系好袖扣，不许挽袖口和裤腿。

3.工装经常洗涤，保持干部、平整，领口袖口不能有污垢、汗渍。

裤口、袖口不能有破损和毛边，服装尺寸要合体，不能过大或过小。

 鞋面要保持干净无污。

4.按规定时间着春（秋）、夏、冬装，不能时节不分混乱着装。

5.员工上班应注意将头发梳理整齐。

男职员发不过耳，不准留大鬓角、胡须, 保持精神饱满、干净利落。

女员工发型端庄大方，不许染鲜艳的异色头发。

金银或其他饰物的佩戴应得当。

6.提倡女员工淡妆上岗，自然大方，不浓妆艳抹。

不准用深褐色、银色等异色口红；不准涂深色或异色眼影。

7.员工必须经常剪指甲，保持清洁卫生。

员工工作证管理

1.为建立企业形象，提高员工荣誉感，并显示本公司同仁身份，故全员应配挂工作证。

2.上班时间，员工在办公场所必须配挂好工作证。

3.员工一律要按要求配戴好工作证，不得配戴于腰际或以其它衣物遮盖，违者以未配戴工作证处理。

4.员工应爱护、保管好工作证，保持其完好、整洁，不得故意涂改、损坏工作证。

5.严禁将工作证佩带在指定以外的部位，不允许在工作证内外插放其他物品，不得伪造、及转借他人工作证。

6.各单位主管应督促所属员按要求配戴好工作证，并由管理部负责追踪考核工作。

7.员工工作证若有遗失或损坏，应及时向公司办公室申请补办，如为故意损坏，并记小过一次。

8.员工工作岗位调整应到公司办理工作证更改手续。

9.员工离职时应将工作证退还公司，不能交回工作证的公司将扣除相应的工本费。

工作证只作内部管理使用，对外无效；严禁利用工作证在外做不正当的事情或损害公司名誉的事情，违者严处。

电脑管理制度

1、电脑使用者应爱护设备，保持电脑的清洁卫生，遵循常规操作程序，相应的电脑设施由公司根据各岗位的需要进行统一安排。

2、未经允许不得随意删除和越权打开系统文件。

3、不得私自使用来路不明的磁盘或光盘。

4、不得私自打开或打印别人的文档文件，工作时间不得玩游戏。

5、不得在靠近键盘的位置饮水或吃食物。

6、不得私自安装光盘文件或拷贝与办公无关的文件。

7、电脑设备不得私自挪动或拆卸。

8、如发现电脑不能使用或出现系统问题，请及时与系统管理员联系。

　员工宿舍管理制度

为了使住宿员工更好地学习、生活和工作，维护职工宿舍的正常秩序，特制定本制度如下：

     一、宿舍内部所有的公共财产，每个职工必须爱护，不得任意搬迁，更不准损坏和拆改，否则照价赔偿，并视其情节轻重给予罚款。

二、入住宿舍者必须服从人事部的安排和调整，每个房间必须按规定住满室内人数。

不满者，人事部有权安排人员入住，任何人不得拒绝。

       三、爱护宿舍卫生，室内、过道、楼梯间保持清洁卫生，不准在室内外堆放垃圾，乱丢果皮、纸屑和乱倒脏物以及在墙上乱画，违者处以10－50元罚款，各入住人员必须每天轮流对自己相应的宿舍进行清扫。

四、注意节约用水、用电，杜绝长明灯、长流水等浪费现象，室内严禁使用电炉、电热器、电饭煲等高能器具。

室内电灯定为一室一灯、一插座，灯泡在100瓦以内（从制度下发之日起，凡宿舍存放电炉、电热器、电饭煲等高耗器具，视为使用处理，除没收器具外，并处以50－200元的罚款）                                                                

五、禁止在宿舍内进行赌博及其它违法活动，凡是赌博，除没收赌具外，每人处以50－200元的罚款，情节严重者，送交公安机关处理，并予除名。

六、严禁在宿舍内酗酒、打架、斗殴或侮辱他人，违者视其情节轻重处以10－100元罚款，情节严重者，送交公安机关处理，并予除名。

七、严禁男女混居一室（含已婚男女），违者处以100－500元罚款。

八、宿舍内安有保险丝并加上封条，凡私自拆封条、拆换保险丝的或因用电过大引起保险丝烧断者，视为偷电论处，发现一次罚款寝室20－50元。

九、提高警惕，搞好防火、防盗工作，严防火警，火灾事故的发生，宿舍内部发生被盗，除保护好现场外，应在24小时内报告人事部，否则不予处理，对于人为造成的火警、火灾事故，一经查实，给予责任者一次处以100－1000元的罚款。

十、入住宿舍人员，在住宿期间，无故在外租赁房屋者或无特殊情况，当月累计不在宿舍住宿时间超过7天者，按自动放弃住宿权利，人事部有权责令其将东西搬出，同时安排他人住入。

十一、入住宿舍人员，一经安排住宿后，必须坚持对号入座的原则，严禁擅自调换房间床位，如需逐换须经人事部同意后方能更换，违者处以10－50元罚款，并责令其改正。

本制度从公布之日起实施。