p01文件与记录管理程序.docx
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p01文件与记录管理程序
钜鼎照明有限公司
文件名称
文件与记录管理程序
文件编号
P-01
版次
2
制（修）订单位
管理部
制（修）订日期
2008.05.28
页次
1
修订内容
页次
修订内容
修订日期
1~5
新制订
2007.06.30
3
1．原文:
5.2.5条款B.个别编号方式,增加内容:
.制成品检验报告类:
□□（部门别）+□□□（客户代号）+□□（月份）+□□□（以001开始之流水号）.
2．版次“0”改为“1”
2007.10.02
1-5
1.原文5.2.2增加制一课组代码：
Z--制网组，
原文5.3增加部、课代码：
MF--制四课.
2008.05.28
2.原文5.6.2改为5.6.3，并增加5.6.2的内容；
3.原文5.13内容取消，5.14、5.15改为5.13、5.14
4.原文5.8.3最后一句改为“如对回收之作废文件的空白页面再利用，由文管中心于正面盖“作废章”或打“×”后才能再次使用。
”
5.原文《文件分发一览表》和《管制表单一览表》改本程序“附件三和附件四”
6.版次改为第“2”版，第“1”版作废
管理代表:
部主管:
承办主管:
承办:
发布日期:
2008年05月30日
实施日期:
2008年05月30日
文件名称
文件与记录管理程序
文件编号
P-01
版次
2
制（修）订单位
管理部
制（修）订日期
2008.05.28
页次
2
1.目的:
1.1.建立一套完整且适用之文件和资料（包括客户文件）管理程序,依规定的形式表达与传递信息,以便于有关单位能正确有效地沟通与协调,并依此执行作业。
1.2.确立公司有关品质记录的鉴别、收集、编制索引、取用、归档、贮存、维护与废弃处置方法,确保品质记录于保存期内应清晰可读,以证明质量管理体系之有效运作及作为日后品质改善和追溯之依据。
2.范围:
品质文件是指一阶文件、二阶文件、除技术资料和外来文件以外的三阶文件,品质记录是指执行各阶文件时所产生的内、外部记录。
3.定义:
3.1一阶文件:
品质手册。
3.2二阶文件:
作业程序﹑工作说明﹑规定程序类。
3.3三阶文件:
检验标准﹑操作标准﹑设备操作点检保养标准。
（色样、外来技术资料、零件图、组装图﹑部品表﹑包装资料等依《技术资料管理程序》管制）.
3.4.四阶文件:
执行各阶文件时所产生的表单,记录。
4.权责:
无.
5.内容:
5.1.文件产生:
品质手册由管理部负责编制，其它文件由相关单位编制，经审批后由文管中心加盖管制印章发行生效，当实际管理需要，若须修改某文件时,应填写[文件修订申请表],申请修订相关文件或表格,首次新制订时可以免写。
5.2.文件及表格的制作:
本程序有关文件及表格之格式依下列规定制作:
5.2.1.一、二阶文件编码原则:
（文件类别）+（以01开始之流水编号）
5.2.2.三阶文件编码原则:
（文件类别）+（部（课）代码）+（以001开始之流水编号）
制一课、制二课三阶文件编码原则:
（文件类别）+（课代码）（组代码）+（以001开始之流水编号）
制一课组别代码：
W--制管组C--冲床组H--折床组Y--压克力组Z--制网组
制二课组别代码：
S---手工组Q---喷漆组L---磷化组J---包检组
若为课内通用之三阶文件组代码用“0”代替。
5.2.3.文件类别代码:
G---品质手册E---检验标准（原物料,在制品,制成品）
P---各类程序书F---检测设备操作点检保养校正标准
S---工程图M---机器设备操作点检保养标准
W---作业指导书、作业规范 Q---表单
文件名称
文件与记录管理程序
文件编号
P-01
版次
2
制（修）订单位
管理部
制（修）订日期
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3
5.2.4.受控表格之版次管制编号均为“Q+□□□（文管中心列管流水号）+□（以英文字母A、B、C……区分的版次识别代号）。
”
5.2.5.产生单位在制作品质记录时,须注意填写制发时间和流水编号,以利追溯，并且易于查找，如某种页数少、保存期限短或不需要保存的品质记录可以不用编写流水号，流水编号方式由各单位根据需要按如下方式选择:
A.一般编号方式:
①.□□（部门别）+
□□组别+□□月份+□□□（以001开始之流水号）+□（识别码）;
当课内无组别编码时，编号时组别栏取消。
②.□□（部门别）+□□□□（以0001（三位或四位）开始之流水号）+□（识别码）.
B.个别编号方式:
①.工作令、业务通知单:
□□□（客户代号）+□□□（以001开始之流水号）.
②.采购订单、托工单:
□□□□（供商号）+□□（年号）+□□□（以001开始之流水号）.
③.生产计划（排程）类:
□□（部门别）+□□（周次）+□□□（客户别）+□（识别码）.
.制成品检验报告类:
□□（部门别）+□□□（客户代号）+□□（月份）+□□□（以001开始之流水号）.
注：
如品质记录编号不需识别码识别时，编号时可取消末端识别码。
5.3.各承办部、课代码:
GM----管理部（稽核课） QA----品保课 AD----总务部 MP----资材部
MR----物料课PR----采购课MB----制一课MC----制二课
MA----生产部（生管课）MD----制三课 MF----制四课FM----工务组
SA----业务部PC----研发部 DD----设计课ED----工程一课
FD----工程二课PD----样品课MS----电脑中心
5.4.一、二、三阶文件封面及内文格式:
5.4.1.一阶文件格式参考[品质手册文件格式]（附件一）;
5.4.2.二阶文件格式参考[程序书文件格式]（附件二）.
5.4.3.三阶文件如检验标准﹑制程标准﹑量具仪器操作点检保养校正标准﹑操作标准、规格表﹑机器设备操作点检保养标准等,由各制订单位自行设计格式,不予限定。
5.5.文件审核:
文件制定﹑修订﹑废止时须将制修订完成之文件稿,呈上级审查核准。
5.5.1一阶品质手册:
管理部负责拟案与申请,呈管理代表审核,总经理核准。
5.5.2.二阶程序类:
课级主管负责拟案与申请,呈部主管审核,管理代表核准。
5.5.3.三阶标准类:
项目负责人负责拟案与申请,呈课级主管审核,部主管核准。
5.5.4.四阶表单:
项目负责人负责拟案与申请,呈部主管审核,管理代表核准。
5.6.文件的版本控制
5.6.1.一、二、三阶文件版次管制，文件初次发行版次以“0”记录,若文件增修订,第一次修订版次以“1”记录，第二次修订版次以“2”记录，依此类推。
5.6..2.如该文件页码过多（3页以上），只修改其中的一页或几页时，为不浪费纸张，修订的页次更换版次，其余页次版次号不变，当经多次修订的页次达到该文件的1/2时，对整份文件页次的版次进行换版，版次号以最后修订的版次为准。
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5.6.3.四阶文件版次管制，文件初次发行版次以“A”记录,若文件增修订,第一次修订版次以“B”记录，第二次修订版次以“C”记录，依此类推。
5.7.文件的修订作业
5.7.1.当某文件因内容不适切实际管理要求﹐若须修订文件内容时﹐承办单位填写[文件修订申请表]，申请修订相关文件，其程序依5.5规定执行。
5.7.2.若修订旧版文件中个别字句时﹐可不换版次﹐由文管中心依[文件修订申请表]在文件内容上用红色笔修改﹐并用“△”符号标明执行修改的次数，盖上蓝色更正确认章﹐并在背面记录相应次序的修改依据﹐日期及签名确认。
5.7.3.管制表单增修订,使用单位填写[文件修订申请表]呈部门主管审查,经管理代表核准后交文管中心换版处理,各部门申购印刷管制表单需经文管中心核对现行使用所请购表单内容版次后方可执行。
5.8.文件及记录的分发、收回、报废销毁等管制措施:
5.8.1.一、二阶文件初次发行时,由管理代表依据该文件的性质与部门作业的需要及组织功能,核示本文件应分发的单位及份数,文管中心依[文件分发一览表]（附件三）分发,三阶文件与四阶表单发行依生产单位与实际管理需求分发。
5.8.2.文管中心将呈批核准之制（修）订文件原稿背面盖上红色的“文件管制发行章”,而后将完整的文件依照[文件分发一览表]或实际管理需求复印且于每一页正面右上角盖上蓝色“文件管制发行章”（四阶表单盖在背面）分发给各应接收单位,并在[文件分发、回收记录表]记录发放日期,份数,接收单位签名以及旧版回收状况。
5.8.3.增修订之取消的管制文件及管制表单统一由文管中心作废处理,但保留上一版本原稿于正面盖上“文管中心旧版文件作废章”与[文件修订申请表]一起集中保存,以作追溯之用，如对回收之作废文件的空白页面再利用，由文管中心于正面盖“作废章”或打“×”后才能再次使用。
5.9.文件及记录保管,补发,储存,维护与清除:
5.9.1.文件若因遗失,缺页,破损,字迹模糊无法辩认或无法使用时或因管理作业需求更多的文件时,由使用单位填写[文件申请表]，经部门主管审查,管理代表核准后交文管中心补发,若为换发,则旧文件资料由文管中心收回并销毁。
其程序须依5.8点规定执行。
5.9.2.各使用单位不得自行影印管制文件,若因对外业务需求增发文件亦应填妥[文件申请表]经部门主管审查,管理代表核准,由文管中心加发并做好分发记录,须在文件每一页正面右上角盖蓝色“业务专用章”以区别在厂内使用之管制文件。
5.9.3.各单位使用之文件置于方便取得之场所,文件应保持清晰，易于识别，由主管指派专人集中管理,并依文件编号依序排列,并建立[文件目录索引]做好标识。
文件名称
文件与记录管理程序
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5.9.4.所有列管之表单由文管中心编制[管制表单一览表]（附件四）对其保存期限,保存单位做明确规定并分发到各单位以备参考执行,品质记录产生单位必须依保存期限保存,其它接收单位依管理需求做存档。
5.9.5.各单位管制品质记录依程序5.2.5规定予以编号列管,其各品质记录目录可自订格式,便于查找,所有的品质记录应保持清晰，易于识别和检索，适时清查品质记录是否过期,若已超过保存期限应做清除处理,（有关检测设备之检验记录须列入永久保管资料,直到该设备报废后,该记录才可以清除）。
5.10.文管中心使用各种印章仅能在本司程序规定范围内使用,其它单位不得私下仿造。
若因工作上的需求时到文管中心调阅文件资料,不得将文件带出文管中心。
5.11.品质记录的填写
5.11.1.品质记录由产生单位分发给相关单位品质记录由产生单位制定产生,品质记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划掉；各相关栏目负责人签名不允许空白。
5.11.2.如因笔误或计算错误要修改原数据，避免使用修正液，应采用单杠划去原数据，在原数据旁边写上更改后的数据，签上修改人的姓名及日期以示负责，以保持品质记录之有效性.
5.12.每年内审前由管理部组织对现在质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以更新，执行依5.7条款规定。
5.13.外来文件控制,相关国家、行业、国际标准等由文管中心接收，保持最新版本，并登录在[外来文件收发管制记录表]上，并控制分发相关单位。
5.14.外来技术资料及色样、产品零件图、产品组装图、部品表、产品包装图等内制技术资料,均依《技术资料管理程序》进行管理。
6.参考文件:
6.1.《技术资料管理程序》 P—12
7.参考表单:
7.1.[文件修订申请表]
7.2.[文件分发、回收记录表]
7.3.[文件申请表]
7.4.[文件目录索引]
7.5.[外来文件收发管制记录表]
附件一
品质手册封面格式
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品质手册
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品质手册
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1.目的:
2.范围:
3.定义
4.权责:
5.内容:
6.参考文件:
附件二
程序书封面格式
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文件编号
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修订内容
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5.内容:
6.参考文件:
7.参考表单
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