标准采购作业细则doc 11页.docx

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二、标准采购作业细则

□请购

第一条请购部门的划分

各项材料的请购部门如下：

（一）常备材料：

生产管理部门

（二）预备材料：

物料管理部门

（三）非常备材料：

1.订货生产用料：

生产管理部门

2.其他用料：

使用部门或物料管理部门

第二条请购单的开立、递送

（一）请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单（内购）（外购）”附“请购案件寄送清单”送采购部门。

（二）需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。

（三）紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。

（四）材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。

（五）庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。

第三条免开请购单部分

（一）下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：

1.贺奠用物品：

花圈、花篮、礼物等。

2.招待用品：

饮料、香烟等。

3.书报（含技术性书籍及定期刊物）、名片、文具等。

4.打字、刻印、报表等。

（二）零星采购及小额零星采购材料项目。

第四条请购核决权限

（一）内购：

1.原物料：

（1）请购金额预估在1万元以上者，由科长核决。

（2）请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。

（3）请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。

2.财产支出：

（1）请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。

（2）请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决。

（3）请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。

3.总务性用品：

（1）请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。

（2）请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。

（3）请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。

附注：

凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。

（二）外购：

1.请购金额预估在10万（含）元以下者，由经理核决。

2.请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。

第五条请购案件的撤销

（一）请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单（内购）”或“请购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。

（二）采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：

1.采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。

2.原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据此将原请购单退回原请购部门。

3.原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。

□采购

第一节一般规定

第六条采购部门的划分

（一）内购：

由国内采购部门负责办理。

（二）外购：

由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。

（三）总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。

专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。

第七条采购作业方式

除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

（一）集中计划采购：

凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。

（二）长期报价采购：

凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。

第八条采购作业处理期限

采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。

第二节国内采购作业处理

第九条询价、比价、议价

（一）采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。

（二）若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先请使用部门或请购部门签注意见后呈核。

（三）属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。

（四）对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。

（五）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

（六）“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。

第十条呈核及核决

（一）采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。

（二）采购核决权限：

采购别

核决限额

采购核决权限

列属统购项目的原料、物料

（包括燃料）

不论金额多寡

经理→总经理

非属统购项目的原料、物料

不论金额多寡

经理→总经理

（包括燃料）

财产支出（包括什项购置）

的非生产器材

3000元以下

300l元至100000元

100000元以上

采购主管

经理直接核决

经理→总经理

财产支出（包括什项购置）

的生产器材

3咖元以下

300l元至幼000元

20001元以上

采购主管

经理直接核决

经理→总经理

庶务用品

3000元以下

3001元至50000元

50001元以上

采购主管

经理直接核决

经理→总经理

附注：

凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。

第十一条订购

（一）采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。

（二）若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。

（三）采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。

第十二条进度控制及事务联系

（一）国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。

（二）采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。

第十三条整理付款

（一）物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。

会计部门应于结账前，办妥付款手续。

如为分批收料者，“请购单（内购）”的会计联须于第一批收料后送会计部门。

（二）内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。

（三）短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。

（四）超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。

第三节境外采购作业处理（含进口事务、关务）

第十四条询价、比价、议价

（一）外购部门依“请购单（外购）”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于“请购单（外购）”注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。

（二）请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，交请购部门确认。

第十五条呈核及核决

（一）比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单（外购）”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。

（二）核决权限

1.采购金额以CIF美元总价折合在×××元（含）以下者由经理核决。

2.采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决。

（三）采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。

第十六条订购与合同

（一）“请购单（外购）”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。

（二）需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。

第十七条进度控制及异常处理

（一）外购部门应以“请购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。

（二）外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。

（三）外购部门于外购案件“装船日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。

第十八条进口签证前（“请购单（外购）”核准后）的专案申请

（一）专案进口机器设备的申请

专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并应请求“国贸局”在“输入许可证”上加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭此向海关申请专案进口及分期缴税。

（二）进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“输入许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。

第十九条进口签证

外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单（外购）”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”（需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”）送进口单位办理签证。

进口单位应依预定日期向“国贸局”办理签证，并于“输入许可证”核准时通知外购部门。

第二十条进口保险

（一）FOB、FAS、C＆F条件的进口案件，进口单位应依“请购单（外购）”外购部门指示的保险范围办理进口保险。

（二）进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单（外购）”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭此联络该指定的公证行办理公证。

第二十一条进口船务

（一）FOB、FAS的进口案件，进口单位（船务经办人员）于接获“购单（外购）”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。

（二）进口单位（船务经办人员）应将所选定的船公司或承揽商名称，提供进口结汇经办人员，于“信用状开发申请书”列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。

（三）如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单（外购）”上注明，避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船。

第二十二条进口结汇

进口单位应依“请购单（外购）”标示的“间发信用状日期”办理结汇，并于信用状（L／C）开出后以“开发L／C快报”通知外购部门联络供应厂商。

第二十三条税务

（一）免货物税及“工业用证明”的申请

1.进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“输入许可证”核准后，出具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。

2.除“免凭经济部工业局证明办理具结免税进口”的项目外，其他合于免税规定的人造树脂类材料，外购部门应于开发“信用状”后检具必需文件向经济部工业局申请“非供塑胶用”证明，以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税。

（二）专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前，出具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。

第二十四条输入许可证、信用状的修改

供应商成本公司要求修改“输入许可证”或“信用状”时，外购部门应开立“信用状、输入许可证修改申请书”经呈核后，出具修改申请文件送进口事务科办理。

第二十五条装船通知及提货文件的提供

（一）外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。

（二）外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应出具“输入许可证”及有关文件，以“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。

（三）提货背书办妥后，外购部门应出具“输入许可证”及提货单等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。

（四）管理进口物品放行证的申请：

进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”，以便据此报关提货。

第二十六条进口报关

（一）关务部门收到“请购单（外购）”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单”（含外购收料单）送材料库办理收料。

（二）不结汇进口物品，进口单位（邮寄包裹则为总务部门）应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。

如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单（含外购收料单）”通知收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。

（三）关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。

（四）海关估税的税率如与进口单位估计者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。

押款提货的案件，进口单位应于“进口报关追踪表”记录，以便督促销案。

（五）税捐记账的进口案件，进口单位应依“请购单（外购）”，于报关时检具必需文件办理具结记账，并将记账情况记入“税捐记账额度记录表”及“税捐记账额度控制表

”。

（六）船边提货的进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记账手续，以便船只抵港时，即时办理提货。

第二十七条报关进度控制

关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表”控制通关进度。

第二十八条公证

（一）各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目（如外购散装材料），通知进口单位于材料进港时，会同公证行前往公证。

（二）外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口单位应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。

（三）进口货品办理公证时，进口单位应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。

第二十九条退汇

（一）外购部门依进口材料的装运情况，判断信用状剩余金额已无装船的可能时，应于提供报关文件时提示进口单位，并于进口材料放行及“输入许可证”收回后，开立“信用状退汇通知单”连同“输入许可证”送进口事务科办理退汇。

（二）退汇金额较大，但信用状未逾有效期限者，外购部门应向供应厂商索回信用状正本，送进口单位办理退汇。

第三十条索赔

（一）外购部门接到收货异常报告（“材料检验报告表”或“公证报告”等）时，应立即填制“索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。

（二）以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。

（三）索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。