整理采购部规范化管理工具箱光盘.docx
《整理采购部规范化管理工具箱光盘.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《整理采购部规范化管理工具箱光盘.docx（194页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
整理采购部规范化管理工具箱光盘
弗布克1+1管理工具箱系列
采购部规范化管理工具箱
周鸿编著
第一章采购部组织结构与责权
1.按专业分工划分的采购部组织结构图
采购经理
采购助理
来源
开发
专员
询价
专员
比价
议标
专员
决标
签约
专员
履约
专员
2.按职能设计的采购部组织结构图
采购经理
供应商主管
采购合同主管
采购质量主管
采购结算主管
采购成本控制主管
采购绩效主管
计划专员
预算专员
供应商关系
维护
专员
合同管理专员
采购检验专员
采购结算专员
采购成本分析专员
采购绩效专员
采购主管
采购计划主管
3.按物品类别设计的采购部组织结构图
一般物料组
采购主管
采购员
采购经理
采购助理
采购员
采购员
采购员
零部件组
采购主管
采购员
采购员
机器设备组
采购主管
主要原料组
采购主管
采购员
采购员
4.按采购地区设计的采购部组织结构图
国内采购主管
国外采购主管
采购员
（A产品）
采购经理
采购助理
内勤
采购员
（B产品）
采购员
内勤
5.大型企业的采购部组织结构图
采购经理
采购高级专员
A区采购处处长
B区采购处处长
采购一科科长
采购二科科长
采购员
采购员
采购员
主办（内购）
主办（外购）
采购员
总经理
采购员
采购二科科长
采购一科科长
采购三科科长
采购员
秘书
秘书
6.超市采购部组织结构图
采购副总
商品行政部经理
核算员
采购经理助理
数据分析员
录入专员
采购合同管理专员
家居百货采购经理
食品采购
经理
生鲜采购
经理
A类产品采购主管
B类产品采购主管
C类产品采购主管
买手
里手
排面员
7.生产制造企业采购部的职责
职责1
根据生产计划和安全库存，编制不同时期的物料采购计划，经批准后组织采购
职责4
供应商资料的收集、整理、选择、保管及合格供应商的评估
职责5
执行采购活动，包括询价、比价、议价、订购及交货的催促与协调
职责6
做好市场供求信息及价格调查，保质、优质采购，确保生产及经营活动的需要
职责7
做好物料消耗分析，在保证生产及经营需要的前提下降低资金占用，减少库存
职责8
收集市场的价格信息，利用各种途径降低成本，完成采购成本控制指标
职责9
采购结算工作
职责10
国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理
职责2
编制采购预算，经批准后实施
职责3
审查各类请购申请，核查采购的必要性以及请购规格与数量是否恰当
职责11
其他相关职责
8.商场、超市采购部职责
职责1
确定商品定位取向，开发引进适销商品
职责3
负责确定、调整商品在店内的陈列位置，增强商品的展示程度
职责4
根据市场需要，组织、审核落实商品促销活动，跟踪促销效果，提高市场竞争力
职责5
跟踪分店销售情况及配送中心的配送信息，及时补充货源
职责6
及时处理滞销、损坏的商品
职责7
管理采购部驻店人员，加强与各分店的沟通与协调，及时传递和反馈信息
职责8
根据季节和促销需要对商品进行组合、加工、拆分，提高商品适销性
职责9
负责商品资料的维护，保证商品资料信息的准确性
职责2
通过市场调研，把握市场动态，及时调整商品结构
职责10
负责采购部与分店、配送中心以及供应商之间的信息沟通
职责12
负责商品采购合同档案的管理工作
职责11
跟踪分析商品销售数据，为业务决策提供依据
9.采购部的权力
权力1
有采购方式设定、额度内资金支配的权力
权力3
在计划范围内，代表公司对外签署采购合同的权力
权力4
对于不合格的供应商，有索赔、解除供应关系的权力
权力5
对请购方式、手续权限、进度控制有监督权
权力6
在不影响公司正常经营的情况下，有对外进行物资调配的权力
权力2
代表公司选择、评估、确定合格供应商的权力
权力5
有处理公司废旧物资、损坏物资的权力
权力6
对本部门员工的调动、奖惩、晋级、工作任务的重新分配有建议权
10.采购经理的岗位职责
职责1
拟订和执行采购战略，拟订采购部门的工作方针与目标
职责3
编制年度采购预算，报批后监督实施
职责4
全面负责规划、指导和协调企业所需物资及相关服务的采购工作
职责5
组织对采购物品国内外市场行情进行跟踪，并预测价格变化趋势
职责6
寻找物料供应来源，调查和掌握供应渠道
职责7
负责采购物流、资金流、信息流的相关管理工作
职责8
参与协调采购、提货、供应工作
职责9
参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度
职责10
采购合同的制定、审核、签署与监督执行
、、
职责11
废料、质量事故的预防与处理
职责2
制订采购计划，保证满足经营活动需要，降低库存成本
职责12
控制采购成本和费用，审核采购订单和物资调拨单
职责13
向企业管理层提供采购报告
职责14
负责采购人员的绩效、培训等管理工作
职责15
负责本部门的日常管理工作，以及与其他部门的协调工作
职责16
完成上级交办的其他工作
11.采购主管的岗位职责
职责1
全面协助采购部经理开展采购及部门管理等工作
职责3
编制单项材料的采购计划，并监督实施
职责4
在部门经理的指导下，参与编制采购预算，并控制采购费用
职责5
参与供应商信息的分析，参与供应商的选择与评估
职责6
签订和送审小额采购合同
职责7
协助采购稽核员规范采购政策和行为，确保公司利益
职责8
制作物资入库相关单据，积极配合仓储部保质、保量地完成采购货物的入库
职责9
编制单项采购活动的分析总结报告
职责10
完成采购经理交办的其他工作
职责2
分派采购部所有人员的日常工作
12.采购稽核员的岗位职责
职责1
对采购管理制度、采购人员行为规范及采购流程等内控程度进行稽核
职责3
对供应商选择与评审、采购价格谈判进行稽核
职责4
检查招标、比价、议价等各种方式的决定是否根据相关规定办理
职责5
检查合同内容、罚则是否全面，合同内容是否合法，并检查合同的执行情况
职责6
对采购物资的质量与数量进行稽核
职责2
对采购需求合理性、产品与服务价格进行稽核
第二章采购计划与预算管理
1.采购计划主管的岗位职责
职责1
根据采购经理的工作安排，做好采购计划及预算管理工作
职责3
组织编制采购预算，交财务部审核后监督其执行情况
职责4
实时掌握物资材料的库存情况，对所订购的物资从订购至到货实行全程跟踪
职责5
深入了解市场的竞争态势，多方收集供应商信息，不断拓宽供货渠道
职责6
监控库存变化，及时补充库存，使库存维持合理的结构和合理的数量
职责2
汇总公司物资材料的月、季及年度的申购计划，组织编制月、季和年度采购计划
完成上级交付的其他任务
职责7
2.采购计划专员岗位职责
职责1
分析原材料、零部件历史消耗数据，依据主生产计划编制物料需求计划
职责3
对非计划备货物料，根据订单要求按单编制临时采购计划，以满足供货要求
职责4
跟踪订单情况，监督采购物料及时到货，保障库存，并满足销售订单及生产需求
职责5
完成上级交付的其他任务
职责2
依据物料需求计划和物料的库存情况，编制年度采购计划
职责3
汇总公司物资材料的月、季及年度的申购计划，编制月、季采购计划
3．采购预算专员的岗位职责
职责1
在采购计划主管及财务部预算员的指导下，确立采购预算原则
职责3
协助采购计划主管监督采购预算的执行情况
职责4
根据采购需求的变化情况，提出采购预算修正案并上报
职责5
对采购预算执行情况进行分析，并编制预算执行报告
职责6
完成上级交付的其他任务
职责2
对公司各部门的采购预算进行综合和平衡，汇总报公司决策层通过后下达实施
4.采购申请提出及审批权限规定表
物品类别
采购申请提出人
申购依据
审核人
审批人
工程项目所需公司采购的材料、设备等
项目负责人
合同及设计任务书所做的预算表、工程进度表、材料及设备采购清单
部门负责人或授权人
工程副总经理
日常经营所需的材料、设备等
各部门
经营需求、加工要求
部门负责人或授权人
经营副总经理
工具及配件、器皿、劳保用品、量检具等
使用部门
月初提出采购申请
部门负责人或授权人
相关主管领导
经营、办公等需要的大件设备和工具（属于固定资产投资类）
使用部门
在年初编制固定资产采购申请
总经理
普通办公用品、劳保用品等
综合办公室
根据使用部门需求统一提出年度或月度采购申请
部门负责人或授权人
总经理
常备用料
采购计划专员（由库房管理员配合）
日常领料情况、库存情况
各部门经理
研究开发所需要的原料、辅助材料、工具、设备等
技术中心
根据需求时间提出月度或日采购申请
部门负责人或授权人
技术副总经理
5.直接材料采购预算表
编号：
填写日期：
年月日
季度
一
二
三
四
合计
预计生产量（单位：
）
材料单耗
A材料
B材料
预计生产需用量
A材料
B材料
加：
期末库存量
A材料
B材料
预计需要量合计
A材料
B材料
减：
期初库存量
A材料
B材料
预计采购量
A材料
B材料
材料单价（单位：
元）
A材料
B材料
预计采购金额（单位：
元）
A材料
B材料
6.年度原材料采购预算表
编号：
填写日期：
年月日
采购项目
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
累计
原材料A
原材料B
原材料C
……
7.采购现金预算表
序号
物料类别
1月
2月
3月
……
新购
预付
到期
新购
预付
到期
新购
预付
到期
……
1
2
3
4
审批：
审核：
填表：
8.材料定期采购计划表
填写日期：
年月日页次：
材料名称
规格
每月估计用量
订购交货日期
每日用量
每日最高用量
基本存量
最高存量
基本存量比率
每次订购数量
9.订单采购计划表
填写日期：
年月日编号：
材料名称
品名
规格
适用产品
上旬
中旬
下旬
库存量
订购量
生产单号
用量
生产单号
用量
生产单号
用量
10.月度材料采购计划表
填写日期：
年月日编号：
材料名称
规格
部门
全年采购总量
单价
金额
每月采购计划
1月
2月
3月
……
数量
金额
数量
金额
数量
金额
……
……
批准/日期：
/年月日审核/日期：
/年月日编制人：
11.所有物品年度采购计划表
编号：
制表人：
物品种类
序号
品名
规格
单位
单价
年度
用量
现有
库存量
年计划
采购量
年用
金额
计划采购日期
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
制表日期：
年月日本表有效期：
年月日至年月日
12.物品申购表
编号：
申请部门
申请时间
物资品名
型号
技术标准
数量
预计价格
要求到位时间
物
资
用
途
描
述
申
请
原
因
申请人：
填写日期：
年月日
13.材料请购单
请购单编号：
请购日期：
年月日
请购项目
品名
规格
物料编号
部门
数量
用途
说明
需要日期
预算编号
总经理
厂长
主管副总经理
经办人
材料类别
□原料□物料□设备□维护、零件□其他
交货情况
□一次交货□分批
询价记录
供应商
名称
单价
总价
交货期及品质
供应商
选择
参
考
资
料
库存量
可用天数
1
请购量
可用天数
2
前次购买
单价
供应商
3
总经理
采购经理
4
主管
副总经理
采购专员
14.设备采购申请表
序号
名称
型号
规格
零件
编号
数量
单位
参考
单价
要求到
货时间
购买
单价
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
申请
部门
经办人
备注
负责人
审批
意见
设备部经理
采购经理
主管副总经理
总经理
完成
情况
订货期
月日
订货人
预计
到货期
月日（如在月日前收不到货，请与订货人联系）
收货期
月日
收货人
数量型号
是否相符
有无合格证
有无说明书
收货情况简述
供应商
资料
名称
联系人
地址
邮编
电话
传真
开户行
账号
15采购变更申请表
请购部门
原请购单编号
品名
规格
采购日期
变动内容
变动原因
联系电话
经办人
采购部
意见
采购专员
采购主管
采购经理
日期：
年月日
日期：
年月日
（盖章）年月日
财务部
核准意见
经办人
负责人
日期：
年月日
（盖章）年月日
主管副总
（盖章）年月日
总经理
（盖章）年月日
备注
1．随附资料：
原采购请购书复印件、已采购合同复印件
2．本表一式四份：
请购部门、采购部、财务部、企业管理部各一份
16.采购变更审批表
编号：
申请日期：
年月日
申请部门
变更内容概述
原采购请购单编号
原采购审批表编号
变更金额
变更采购方式
部门经理意见
采购经办人
采购经理意见
财务经理意见
主管副总意见
总经理意见
批复文号
是否通过审批
□是□否
附件
制表人：
电话：
17.采购审核表
日期：
年月日
申购部门
申购单编号
总经理
品名
数量
询
价记录
序号
供应商
价格
品牌
1
副总经理
2
3
4
采购经理
签署意见
承办人
18.材料采购记录表
日期：
年月日
求购
日期
求购
单号
材料
编号
品名
规格
供应商
单价
数量
订购
日期
验收
日期
质量
记录
19.采购月报表
月份：
年月
日
期
预定
实际
请购部门
品名
数量
单价
订购日期
传票编号
数量
单价
金额
交期
检验结果
付款
摘要
合计
20.单件产品采购统计表
产品品名：
填写日期：
年月日
序号
名称
规格型号
供应商
联系人
单价
单件产品用量
金额
升级会员 