《秘书公文写作与公文处理》第一讲公文概述.docx
《《秘书公文写作与公文处理》第一讲公文概述.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《秘书公文写作与公文处理》第一讲公文概述.docx（85页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
《秘书公文写作与公文处理》第一讲公文概述
《秘书公文写作与公文处理》第一讲公文概述
[内容提要]公文的含义，公文的产生与发展，公文的特点及其在机关工作中的重要作用，公文的分类及文种名称。
第一课什么是公文
一、公文的含义
公文，即公文文书，又称文件。
是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务、记载工作活动的重要工具。
公文的这一基本含义，可以从以下几个方面来理解：
1、公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。
这些机关或组织都是依据国家的法律和有关的章程、条例建立起来的，是具有法定地位的。
这种法定的地位赋予了这些机关与组织在自己的职权范围内制定和办理公文的权力。
2、公文形成的条件是行使职权和实施管理。
具有法定地位的机关、组织，都有自己的组织系统、领导关系和职权范围，有自己主管的事务与办事意图它们在行使法定职权和实施有效管理的公务活动中，必然会产生体现自身意志的文字材料。
这是公文形成的必要条件。
3、公文是具有法定效力与规范格式的文书。
这是公文区别于其他文章和图书资料的主要之点。
公文的法定效力是由公文形成者的法定地位所决定的。
公文的规范化格式，不仅增强了公文的权威性与有效性，也方便了公文的处理。
4、公文是国家机关及其他社会组织处理政务、办理事务的重要工具。
任何一个机关、组织在日常的工作活动中都需要通过公文这一工具来表达意图，处理公务，实施管理。
比如：
向上级汇报工作，则使用“报告”；向下级布置工作，则使用“指示”或“通知”；向有关单位联系公务，则使用“函”；记载会议议决事项，则使用“决议”或“会议纪要”等。
二、公文的产生与发展
公文，或称文书、文件，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。
它是伴随着阶级、国家、文字的产生而产生，伴随着生产的继续发展而不断发展的。
千百年来，人们在社会的政治生活与经济活动中都要凭借文书这一工具来进行彼此间的联系。
这种联系，是人类社会向前发展的必要条件。
恩格斯在《家庭、私有制和国家的起源》一文中说：
“从铁矿的冶炼开始，并由于文字的发明衣其应用于文献记录而过渡到文明时代。
”在这里，恩格斯把文字应用于文献记录，即文书的出现当作人类文明时代的重要标志，评价是很高的。
斯大林在《马克思主义与语言学问题》一文中指出：
“生产的继续发展，阶级的出现，文字的出现，国家的产生，国家进行管理工作需要比较有条理的文书，商业的发展，商业更需要有条理的书信来往……”这段话，科学地阐明了文书产生的社会背景，以及文书在国家管理工作和社会经济效活动中的重要作用。
就某种意义上说，人类社会的灿烂的历史文明，就是凭借那些帙卷浩繁的、不同形式的文书记载而传之于世的。
我国是世界文明古国，有悠久的历史与古老的文化。
在上古时期，我们的祖先就创造了“结绳记事”的办法。
随着社会的不断进步和越来越复杂的生产与生活的需要，又渐渐产生了表意与表声的原始刻写符号与文字。
这在我国古代的经籍中是有记载的。
“人类有政治之组织，即有法令。
有文字之法令即有公牍。
”在我国，文书的出现可以上溯到夏、商、周三代。
《周易·系辞》中说：
“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察，盖取诸夬。
”这里说的“书契”，就是指的是用文字作为物质载体而形成的文书。
有了文书，才能贯彻统治者的意图，以实现社会的信息传递，才便函于“治”、“察”与“夬”。
文书也就成了治世的工具。
在三千多年前的商代后期，出现了一种体式较为完整的甲骨文书。
它是书刻在甲骨上的商代后期王室占卜活动的记录文字，是我国考古学家发现的最早的文书珍品。
到了西周，则设有专门管理文书与起草文书的官吏了。
据《周礼·天宫·宰夫》云：
“五曰府，掌官契以治藏，六曰史，掌官书以赞治。
”汉郑玄注：
“治藏，藏文书及器物，赞治，若今起文书草也。
”这说明，在我国，作为国家管理工具的官文书的产生已经有三四千年的历史了。
马克思主义认为，国家机构是统治阶级的工具，是一种暴力机关。
统治阶级为了实现自己的统治，就要制定和施行政令。
我国早在夏商和西周奴隶制社会，统治者就十分重视公文的作用。
现在保留下来的《尚书》，即上古之书，儒家尊称为《书经》，其中不少就是统治者对属下和民众发布的指令性下行文书，包括“诰”、“誓”、“命”等文种。
如《汤诰》、《大诰》、《康诰》等篇，就是当时统治者商汤、周公、成王发布的告民众书；《甘誓》、《汤誓》、《牧誓》等篇就是当时统治者夏启、商汤、周武王在出征前向军队发布的誓师词；“命”就是统治者发布的命令，如《文侯之命》等。
以上这些内容都是有关国家政力大事的，故《荀子·劝学篇》说：
“《书》者，政事之纪也。
”所以说，《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本。
秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期。
秦代出现的“书”、“秦”，是我国最早的上行公文。
如李斯的《谏逐客书》，就是在秦王朝建立之前，秦国客卿李斯向秦王呈送的一份意见书。
它用大量事实，反复论证，终于说服秦王收回了驱逐客卿的成命。
到了汉代，又出现了“章”、“表”、“疏”等上行文；两汉时，官府之间，平级官员之间的平行文种“移民”的使用也逐渐多了起来；下行文则有“令”、“谕”、“教”等。
秦汉以后，以至明清，两千多年的封建社会里，下行、上行、平行的公文种类不断演变增多，据徐望之《公牍通论》所计，不下六七十种，这说明了历朝封建统治者对公文的重视，也反映了政权机构工作的日趋细密。
辛亥革命以后，南京临时政府为了适应其资产阶级政权建设的需要，对沿习已久的封建王朝的文书工作进行了全面改革，简化文书种类，划一公文程式。
1912年元月，临时政府内务部奉大总充令，颁发了《公文程式》五条，指出：
“现今临时政府业已成立，所有行用公文程式，亟待规定，以期划一，而利推行。
”并规定行用公文分为“令”、“咨”、“呈”、“示“状”五种，明确了这些文种的使用范围。
从而废除了封建王朝几千年来所使用的“制”、“诏”、“诰”、“敕”、“奏”、“表”、“笺”等公文名称，表现了革命党人反对封建专制的思想，这也是公文名称上的一次革命。
在此，在北洋军阀政府和国民党政府统治时期，为了适应其统治的需要，又多次对文书工作进行改革，增加了一些文种。
语体也由文言文发展为半文半白，并规定公文必须使用标点符号。
可见，公文的发展、演变，反映了历代政权的性质，也反映了统治者的需要及其对公文在行政治权力中的重要性的认识程度。
如前所述，公文是统治阶级实现自己统治的一种工具，文书工作具有鲜明的阶级性，它从属于一定的政治集团并为其服务。
新中国建立前，中国共产党领导下的文书工作，从它诞生的那天起，就是为实现党的纲领，推翻三座大山，争取中国人民的彻底解放的伟大事业服务的。
它和以前各个朝代，各个时期的文书工作在内容、形式、工作方法上都有着本质的区别。
它的出现，使我国的文书工作进入了一个崭新的发展时期。
三、文书、文件和公文
在机关工作活动中，常常出现“文书”、“文件”和“公文”这三种概念同时使用的情况。
如文书、文书处理、文书工作；文件、文件拟写、文件往来；公文、公文格式、公文立卷等。
这些概念有时还可以互为通用。
如文书处理也可称为文件处理、公文处理；文件往来也可称为文书往来、公文往来；公文格式也可称为文件格式、文书格式等等。
这就说明，在机关工作中，文书、文件和公文这三个概念的基本含义是一致的，都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。
根据不同情况、不同场合，分别使用这三个概念。
从这个意义上说，文书、文件和公文三者之间是可以互为通用的。
但是，在实际工作中，由于历史沿革和使用习惯，以及其他原因，在不同的场合往往强调不同的侧面，有着不同的称呼和用法。
文书一词，在人们日常生活和公务活动中，使用的极为普遍和广泛。
它可以作为所有文件材料的总称，既可以指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。
文书还可以指一种职业，如某某人在做文书工作，也可以指职务名称，如文书、文书科长、文书处长等。
文件同文书一样，有时也可以指文件材料的总称。
如一次大型会议，会议结束之后，要将会议文件立卷归档保存。
这里说的文件，即指会议形成的有规范格式的正式文件，如会议纪要、决议等，也包括会议进行中的简报、领导讲话、代表发言、会议纪录，甚至还包括录音、录像、照片等有关资料。
但是，对于一些重要的文件，如：
中共中央文件、国务院文件等具有规范格式的正式文件，人们往往郑重地称之为“文件”，而不称文书或公文。
就某一单份的文件来说，人们也习惯地称之为一份文件，而不叫一份公文或一份文书。
至于公文的概念，它的特指范围是很清楚的，是指各级关单位为了办理公务二产生的文书或者文件。
从这个意义上说，它是公务文书或者公务文件的简称。
从一些史籍的记载来看，文书、文件和公文这三个要领是分别在不同的历史时期出现的，有一个产生和演变的过程。
“文书”一词，最早见于西汉贾谊《新书·过秦下》：
“禁文书而酷刑法，先诈力而后仁义。
”王充《论衡·别通》也有关于“文书”的记载：
“萧何入秦，收拾文书，汉所以能制九州者，文书之力也。
”这些地方所说的“文书”，是泛指古代的文籍图册。
在我国先秦时期，“文”与“史”是很难分开的。
“文书”的概念范围要大些，一些有史料价值的文字材料都可称之为文书。
汉代以后，文书作为公文与案卷的含义才逐步被确定和沿用下来。
《汉书·刊法志》：
“文书盈于几阁，典者不能遍睹。
”唐元稹《望喜驿》诗有“满眼文书堆案边，眼错偷得暂时眠”的句子。
这些地方所说的“文书”就是指的公务文书。
“公文”一词，出现于东汉末年和三国时期。
汉代多称文书，称公文较少。
三国以后，多称公文，指官府之间往来的公事文书。
如《后汉书·刘陶传》：
“州郡忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文。
”是说东汉末年，黄巾起义的领袖张角等人势力强大，可能聚众起事，但州郡官员只是口头相互转告，不肯以公务文书的形式上奏朝廷。
《三国志·魏志·赵俨传》中也有“辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”的记载。
自此以后，公文就成为公务文书的统称了。
“文件”一词，大约在清末才出现，当时在外交文书中提到“寻常往来文件”，“交涉文件”等。
宣统三年五月，朝廷三年五月，朝廷颁布的《内阁属官官制》，将“掌本阁公牍文件”，作为承宣布厅职责之一。
后人承袭历史，文书、公文、文件这三种叫法一直沿用至今。
第二课公文的特点与作用
一、公文的特点
公文，是在机关公务活动中形成的，是各级机关与组织行使法定职权，实施有效管理的重要工具，具有很强的现实效用性。
它的特点主要表现在以下几个方面：
1、公文有法定的作者。
公文不是谁都可以任意制发的，公文是由法定的作者制成和发布的。
这是公文同图书、情报资料、通讯报道以及一般的文章作品的一个显著区别，是公文的显著特点之一。
所谓法定的作者，就是指依据法律和有关的章程、条例、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。
在我国，各级党政机关、社会团体、企事业单位，只要是依据法律、章程、条例等规定并履行法定的程序建立和存在的，它们都是法定的作者，它们都有独立对外行文的资格。
如各级党的组织、人民代表大会、人民政府及其部门是根据《中国共产党章程》、《中华人民共和国宪法》以及有关的《组织法》建立的。
在《章程》、《宪法》和《组织法》中规定了这些机关的职能以及这些机关制定和发布公文的权限。
文件法定的作者指的是发文的名义。
也就是说，文件主要是以机关的名义或机关的某一部门的名义制发的。
例如，国务院文件、某某省人民政府文件是以机关的名义制发的；某省人事厅文件、某县县委组织部文件是以机关的某一个部门的名义制发的；工会、共青团、妇联的文件是以社会团体的名义制发的；工厂、学校、科研单位的文件是以企事业单位的名义制发的。
这些能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。
机关的发文有时也用国家领导人或机关首长的名义。
如中华人民共和国主席令、国务院总理令以及机关首长对所属工作人员的任免令（或任职通知）等。
用领导人作为发文的名义，并不是以他个人的名义出现，而是代表他所在的机关的身份来发文的，也是法定的作者。
这是领导人行使自己法定职权的一种表现。
必须说明的是，以领导者个人的名义发文，在个人名字前面都应冠以机关的名称与职务。
如中华人民共和国主席×××，某市中级人民法院院长×××，某大学校长×××等。
一旦这些人不再担任这一职位，也就失去了这一法定作者的地位。
2、公文有法定的权威。
公文既然是党政机关、社会团体、企事业单位为了传达意图、办理公务、记载工作活动而制发的。
这就必然要赋予文件以机关喉舌的地位。
也就是说，文件可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威。
因此，文件也就成为各级机关组织开展工作的法定依据。
比如，党的文件，就代表党的中央委员会这一党的最高领导机关的法定权威，传达的是党中央的意见，所以它在全党、全军、全国人民中享有极高的威信。
通过党中央文件的制发，传达了党的路线、方针和政策，作为全国各条战线、各个地区、各个系统、各个部门工作的依据和准绳。
再如，国务院是全国最高行政机关，它所制定和颁发的文件，代表中央人民政府的职能和职权范围，具有行政领导和行政指挥的权威等。
这种法定的权威性，也叫做法规的强制力，如国家领导机关发布的命令、法令、法规等。
是通过一定的立法程序产生的，是要强制执行的，违反了是要依照法律追究的。
3、公文有特定的效用。
公文的特定效用指公文的现实效用，是文件制发机关的法定地位所赋予的。
从每一份具体的文件来说，都有它本身的特定的现实效用，代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用。
比如，党政领导机关所发出的每一项指示，每一项决定，要求所属机关认真贯彻、坚决执行。
即使是一份通知，同样要求地方收文机关阅知和办理。
下级机关的一份报告、一份请示也同样要求上级领导机关阅知或批复等。
文件所具有的特定盗用是有一定的时间性的。
任何文件都不是永远有效的。
虽然有的文件具有历史文献价值，但从总体上说，它还是着眼于现实效用的。
文件在现行工作中形成，在现行工作中使用，为推动现行工作服务。
一旦它们的现行使命完成，就转化为档案保存，对今后的工作还起着参考、凭证作用。
4、公文有规范的体式。
公文有规范的体式，这是公文不同于图书、情况资料、通讯报道以及一般文章作品的又一显著特点。
由于公文是党和国家具体领导和管理政务的工具，是机关的喉舌，代表制发机关的法定权威。
所以，制发公文是一件极其严肃的，具有重要政治意义的工作。
为了维护公文的严肃性、权威性和便于进行公文处理，在党和国家有关部门发布的关于公文处理的一系列法规性文件中，对公文的体式作出了统一的规定，提出了统一的要求。
各级党政机关、社会团体、企事业单位制发文件都必须按照规定的体式（包括文体、书面格式和版面形式），不能随心所欲，另搞一套。
比如，公文的结构、附加标记都要符合规定。
一般说来，正式公文都有文件版头、公文管理标记、发文字号、公文标题、主送机关、正文、发文机关、机关印章、发文日期、主题词、抄送机关、印发说明等项。
5、公文有规定的处理程序。
公文的制发和办理必须经过规定的处理程序。
如，公文的制发，必须经过起草、核稿、签发的程序。
经过机关领导人签发的文稿才能缮印、用印和传递。
几个机关的联合发文必须履行完备的会签程序；重要的规范性文件还需报请上级机关程序。
任何人不得违反上述程序擅自处理。
只有如此，才能维护公文的严肃性与权威性，也有利于机关文书工作的科学化、规范化、制度化和提高机关工和效率。
二、公文的作用
在机关的日常工作中，文件拟制与处理的工作量是相当大的，它是机关工作的重要组成部分。
一个国家、一个政党、一个部门或者社会团体、企事业单位要行使职能，开展公务活动，都离不开文件。
没有文件，那简直是不可思议的。
总的说来，机关公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系和机关内部处理工作事务的一种工具。
有作用才有地位。
公文之所以在机关中占有重要的地位，也主要是体现在公文对于机关公务活动所起的作用上。
认识公文的作用是使用好公文这一工具的重要前提。
具体地说，其作用主要表现在以下几个方面：
1、领导指导作用。
党和国家的各级领导机关，可以经常通过制发文件来部署各部工作，传达自己的意见和决策，对下级的工作进行具体的领导与指导。
例如，党的中央领导机关通过它所制定和发出的各项指示、决议等重要文件，阐明重大方针政策、战略措施和工作步骤，用以领导和指导各条战线，各个地区的工作。
党的领导是政治领导。
党对国家事务实行政治领导的主要方式，是使党的主张经过法定程序变成国家意志，通过党组织的活动和党员的模范作用带动广大人民群众，实现党的路线、方针和政策。
党发布的领导性文件不是国家法规，但我们国家的法规，包括法律，法令以及行政法规，都是党的政策的具体化。
因此，党的政策性文件，代表党的权威，人人都要贯彻执行，并作为领导指导各项工作的依据。
国家各级行政领导机关和业务主管部门则根据党的政策性文件，制订和发布各种指示、决定、计划、意见、通知来领导和指导下级机关和下级业务部门的工作。
上级机关传达领导意图与下级机关贯彻执行相结合，就使文件成为纽带，充分发挥其领导与指导的作用。
2、行为规范作用。
文件的行为规范作用，是文件强烈政治性和法定的权威性等特点赋予的。
这种行为规范作用又称之为法规约束作用。
党和国家的各种法规和规章都是以文件的形式制定和发布的。
这些法规性文件一经发布，便成为全党、全社会的行为规范，必须坚持依照执行，不得违反。
它对于维护正常的社会秩序、安定社会生活、保障人民的合法权益有着极其重要的作用。
必须指出的是，法规文件的行为规范作用与社会道德规范不同，违反社会公德将受到舆论的谴责，而文件的行为规范作用是带有强制性的。
国家以强制手段保证它的权威，谁违反了法令或法规，就要受到法律制裁和行政处分、经济处罚。
例如《中华人民共和国宪法》是国家的根本大法。
根据《宪法》又制定与颁布了《民法》、《刑法》、《刑事诉讼法》、《婚姻法》等基本法。
对这些法律、法令，如有违反，国家的执法机关就要“唯你是问”。
如违反了法规（如章程、条例、规定、守则等）虽不至于犯法，但要受到批评、警告、记过直至开除等行政处分，有的还要处以罚款。
这就说明，这些法令、法规性文件在它的有效范围内，必须成为人们的行为规范，而且强制执行，人人都得遵守。
3、传递信息作用。
文件是传递信息的重要渠道。
党和政府上下左右机关之同，其决策、方针、设想和意图等政务信息，常常是通过文件的传递而取得的。
例如，各级党政领导同志的工作活动情况，各地的突发事件，社会动态，经济技术情况等信息的收集、传递和处理，工作情况的汇报，上级决策、指示的下达，下级贯彻落实上级指示的经验总结和存在问题的报告等，都离不开文件这一工具。
上级领导机关通过批阅下级机关送来的报告、请示、汇报、调查报告以及简报、总结等，就及时掌握了下级机关的信息动态。
这就为上级机关指导工作、解决问题以及进行各项决策提供了客观依据。
又如，下级机关通过阅读上级机关的指示、决定、通报、通知等文件，就能及时掌握从上级机关传递过来的信息动态。
根据这些信息动态，下级机关就可以及时开展工作和完成规定的任务。
至于平级和不相隶属机关之间相互使用的“函件”等文件，更多是用于直接沟通信息及联系各种事务的。
通过文书的这种信息传递作用，使得各级机关组成了一个四通八达的信息网络，机关工作靠文件传递的信息得到处理和解决；上下左右之间的关系，靠文件传递的住处得到调整。
从而保证了各级各类机关组织的工作正常地、有秩序地运转。
4、公务联系作用。
各机关单位在处理日常事务工作中，经常要与上下左右有关的机关单位进行联系。
随着改革开放的不断深化，各机关单位之间的横向联系日趋频繁。
机关公务文书的协调联络作用就显得越来越重要、越来越广泛了。
一个机关的工作活动，不是孤立地进行的，有时要向它的上级领导机关报告情况、请示问题；有时要与一般机关单位就工作业务进行商洽、询问、回答或交流情况和经验；有时要与有关企业、部门或单位签订合同、协议书等。
文件在同一系统的上下级机关之间、平级机关之间以及不相隶属机关之间，都能起到沟通情况、商洽工作、协调关系、处理问题的公务联系作用。
5、凭据记载作用。
文件是机关公务活动的文字记录。
一般来说，绝大多数文件在传达意图、联系公务的同时，也具有一定意义上的凭据作用。
这是因为，既然每一份文件都反映了制发机关的意图，那么，对受文机关来说，就可将文件作为安排工作、处理问题的依据。
有些文件，则具有比较明显的凭证作用。
如经过当事人双方共同签订的协议书、合同等文件，它的凭证作用是作为证实签约双方曾经许诺和承担的责任和义务的依据。
谁违反了协议和合同的条款，就要追究谁的责任。
可以说，形成这类条件的目的，就是为了作文字凭证的。
还有一些文件具有明显的记载作用。
例如会议记录、电话记录、会议纪要、机关大事记、值班日记、各种登记等，它们都是机关工作活动的真实记录，具有记载作用，可以供日后的利用查考。
文件不仅在机关的现行工作中具有凭据记载作用。
同时，对于过去的事情，它又成为各级党政机关公务活动的历史记录。
是机关史料的积累，是解决矛盾、澄清是非的凭证，也是若干年后编史修志的重要依据。
所以，文件在完成它的现实使命以后，都要立卷归档保存，是备查找利用。
例如，制定一项新的政策，为了保持政策的连续性，还要参考过去的文件；机构调整、人事任免、调解矛盾、落实政策等也需要参考过去的文件规定。
因此，文件作为历史事件的记载与查找的依据，其凭据作用是不可忽视的。
以上所述，是就文件的主要作用而言的，文件还有知照作用、协调作用、宣传教育作用等，就不一一详述了。
实际上，从每一份具体的文件所起的作用来看也并不是单一的，往往同时具有几种作用，我们应该结合起来认识和理解。
第三课公文的分类与名称
一、公文的分类
由于公文所反映的社会现象是极其纷繁复杂的，为了保证机关文书工作有秩序、高效率地进行，就必须从分析和研究机关公文的性质、特点和作用入手，对机关在日常工作活动中所使用的公文进行科学的分类。
这是人们认识公文这一事物并探求其科学规律的一种有效的方法。
常见的、基本的公文的分类，主要是从文件的来源、使用范围、行文关系、性质与作用内容与特点等方面来划分的。
现分述于下：
1、从公文的来源来划分
一般所来，一个机关或机关内部某个部门的文件，按照他们的来源可以分为外机关发来的文件和本机关制成的文件两大类。
其中，由本机关制成的文件按照制发文件的目的、发送对象，又可以分为向外机关发出的文件和在本机关内部使用的文件。
因此，按照文件的来源，一个机关的文件可分为三个部分：
对外文件、收来文件和内部文件。
（1）对外文件。
对外文件简称发文。
是指本机关拟制的对外单位发出的文件，它是作为传达本机关的意图发往需要与之联系的针对机关的文件。
如林业部1987年9月16日向国务院发出的《关于加强森林防火工作的报告》，就是林业部的对外文件，是发文。
而国务院就是这份发文的针对机关。
（2）收来文件。
收来文件简称收文，是指由外机关拟制的，作业传达其自身机关的意图，发送到本机关来的文件。
比如上面讲的林业部向国务院发出的报告，对国务院来说就是收来文件。
又如上级机关发来的指示、通知，下级机关送来的报告、请示，同级机关或不相隶属机关送来的公函等，都是本机关的收文。
（3）内部文件。
内部文件就是指制发和使用都限于机关内部的文件。
比如机关内部的规章制度、会议记录、工作计划、经验总结以及内部的通知、通报等。
如《××工厂1996年度生产计划》、《××大学关于加强校园管理、维护教学秩序的几项规定》，就是限定在某工厂和某大学内部使用的文件。
在机关文书工作中，为了管理文件的方便，对机关的发文、收文和内部文件，一般由文书部门或指定专人分别进行登记。
需要说明的是，在实际工作中，对某份具体文件来说，这样划分又不是绝对的。
有时会发生交错或互
升级会员 