总裁办岗位说明书.docx

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总裁办岗位说明书

XXX集团有限公司

文件名称

总裁办岗位说明书

文件编号

版次

A/0

页码

1/1

分发编号

生效日期

2020年1月1日

总裁办岗位说明书目录

编制

审核

批准

1、总裁办主任岗位说明书

职务名称

总裁办主任

职务编号

所在部门

总裁办

岗位定员

1人

直接上级

集团总裁

职务等级

总经理级

直接下级

行政部部长、战略研究所所长、工程物业部部长、中绿会所经理

薪酬类型

岗位简述：

协助集团总裁协调集团各职能中心与事业部业务及管理工作，保障总裁与执行层上传下达沟通顺畅，组织集团战略、管理制度修订发布，做好集团后勤保障工作。

职责与工作任务：

职责一

职责表述：

组织制订完善总裁办工作计划与工作规范，并监督执行

工作

任务

组织制定总裁办工作计划；

组织总裁办工作规范；

强化计划与规范管理，监督执行；

根据计划、制度与规范执行状况，对其进行修订完善。

职责二

职责表述：

协助总裁统筹、协调各职能中心与事业部业务及管理工作

工作

任务

组织总裁办公会，针对重要议题研讨解决方案，并跟进方案实施；

组织、主持中心办公会，以集团整体利益为出发点，协调各职能中心工作。

职责三

职责表述：

集团战略管理与实施跟进

工作

任务

组织战略研究所收集、分析外部环境重要信息，研究新商业模式，为集团战略决策提供参考；

组织战略研究所修订、制定集团发展战略；

跟进各职能中心与事业部战略实施状况，跟进实际情况制定战略调整方案，并上报集团总裁。

职责四

职责表述：

做好总裁与执行层之间上传下达工作，协助总裁处理对外关系

工作

任务

发布总裁指令，保证执行层准确及时了解总裁决策意见；

协助总裁管理工作时间，保证执行层重要事项汇报或意见及时得到总裁反馈；

协助总裁处理与外部政府机构、团体、重要客户关系。

职责五

职责表述：

集团制度管理

工作

任务

组织行政部制定、修订保证集团日常运营的基本管理制度；

组织各职能中心与事业部制定、修订相关业务管理制度；

及时废止过期和失效制度，发布培训新制度，保证制度统一、尽快发挥效力。

职责六

职责表述：

集团印章、档案、办公用品及固定资产管理

工作

任务

严格集团印章管理，保证印章合法规范使用；

负责集团档案管理，确保档案完整、查询程序规范，同时督导事业部档案管理工作；

建立并及时更新办公用品、固定资产台账，减少损耗。

职责七

职责描述：

构建并维护集团信息网络及相关设备

工作任务

构建集团OA信息网络，并维护其稳定运作；

维护计算机及其他办公信息设备，及时排查故障、保证其正常使用；

研究新信息沟通手段，不断提高集团信息化水平。

职责八

职责描述：

集团基建工程管理

工作任务

集团本部基建工程管理；

集团各事业部基建工程管理。

职责九

职责描述：

集团本部后勤与物业管理

工作任务

集团车辆管理；

维护集团本部设备设施正常使用；

集团本部保安、保洁。

职责十

职责描述：

中绿会所管理

工作任务

客房运营、持续增加客房收入；

内外部餐饮服务；

积极开拓会所新盈利方式，增加会所综合业绩。

职责十一

职责描述：

总裁办内部管理

工作任务

总裁办人员团队建设、塑造积极向上、勇于负责的工作风气；

强化总裁办内部费用预算控制。

职责十二

职责描述：

总裁交办的其他工作事项

工作任务

完成总裁交办的其他工作事项

权限：

职能中心及各事业部相关工作的协调权

总裁办公会、中心办公会的组织权、事项监督跟进权

权限之内办公用品费用的使用权

总裁办人员的考核权和任免建议权

工作协作关系：

内部协调关系

集团总裁、副总裁、集团各职能中心、事业部

外部协调关系

政府机构、相关行业协会等

任职资格：

教育水平

大学本科以上学历

专业要求

经济管理、工商管理、行政管理及其他相关专业

经验

10年以上中高层工作经验，5年以上本行业或相近行业及相关岗位从业经验

知识

通晓企业管理知识，熟悉食品饮料专业知识，熟悉财务、人事、法律、金融、质量管理等知识。

技能技巧

熟悉集团业务和运营流程；在团队管理方面有极强的领导技巧和才能；掌握先进企业管理模式及精要，具有先进的管理理念；熟悉企业全面运作，企业经营管理、各部门工作流程；具有优异的沟通和协调能力；熟练使用办公软件，具备基本的网络知识。

个人素质

优秀的组织管理能力；时时以集团利益为重的意识；擅长人员沟通和激励、商务谈判能力强；良好的敬业精神和职业道德操守，敢于发表个人不同意见，责任心、事业心强，具备一定的性格魅力。

其它：

使用工具/设备

计算机、一般办公设备、网络

工作环境

独立办公场所

工作时间特征

正常工作时间，根据需要加班

职位发展规划

可直接晋升的职位

行政副总裁、总裁助理

可相互轮换的职位

其他中心与事业部总经理

备注：

2、总裁秘书岗位说明书

职务名称

总裁秘书

职务编号

所在部门

总裁办

岗位定员

2人

直接上级

总裁

职务等级

专员级

直接下级

无

薪酬类型

岗位简述：

做好总裁与执行层的沟通联络工作、保证上传下达的准确和及时；参与总裁各种会议、督办会议决议或总裁交办的其他重要事项；协助总裁对外交际。

职责与工作任务：

职责一

职责表述：

上传下达，做好总裁与执行层的沟通联络

工作

任务

准确记录下达总裁决策和批示意见；

根据总裁意见，起草相关公文、计划和规划报总裁审批；

协助总裁管理工作时间，保证执行层汇报和意见能及时得到总裁批示和反馈；

及时收集执行层定期工作报告、呈交总裁。

职责二

职责描述：

督办总裁决议和批示意见、跟踪落实

工作

任务

参与总裁各种会议、准确记录会议决议和事项、责任人、完成时间等；

准确记录总裁对各种签呈的批示意见；

根据会议记录或总裁其他批示意见督办相关事项，并向总裁及时反馈事项进展和问题情况。

职责三

职责描述：

协助总裁对外交际

工作任务

负责总裁重要客人接待，协调行政部做好其食宿安排；

收集相关会议资料、起草讲话材料、协助总裁参加外部各种会议；

建立总裁客户资料库，协助总裁与重要人士建立良好关系。

职责四

职责表述：

完成总裁交办的其他事项。

工作

任务

完成总裁交办的其他事项

权限：

总裁批示意见的督办权

工作协作关系：

内部协调关系

总裁、总裁办主任、行政部部长、各中心（事业部）负责人、签呈提报人等

外部协调关系

总裁重要客人、相关协会、政府机构等

任职资格：

教育水平

大学本科或以上

专业要求

文秘、行政管理及相关专业

经验

5年以上本岗位或相近岗位工作经验，2年以上中层管理经验

知识

通晓礼仪规范，熟悉会议管理、熟悉相关法律知识，了解本行业的特点和相关知识。

技能技巧

熟悉企业全面运作，良好的写作、表达、阅读、沟通能力；熟练使用MicrosoftOffice专业办公软件，熟悉企业业务和流程。

个人素质

具有出色的人际交往和社会活动能力；精力充沛、性格外向，思维敏捷，具有亲和力，工作中注重细节、客户导向；拥有良好的敬业精神和职业道德操守。

其它：

使用工具/设备

计算机、一般办公设备、交通及通讯设备

工作环境

与总裁办公室相邻的办公室

工作时间特征

正常工作时间，根据需要加班

职位发展规划

可直接晋升的职位

总裁办主任

可相互轮换的职位

行政部部长、其他中心部长等

备注：

3、信息管理员岗位说明书

职务名称

信息管理员

职务编号

所在部门

总裁办IT管理部

岗位定员

2人

直接上级

总裁办主任

职务等级

专员级

直接下级

无

薪酬类型

岗位概述：

建立OA系统、维护集团信息网络和相关设备正常运行，并不断提升集团各项经营业务信息化水平；维护集团网站稳定，确保容易登陆。

职责与工作任务：

职责一

职责表述：

构建集团OA系统、维护其正常稳定运行

工作

任务

明确集团OA系统拟解决问题；

整合外部专业机构、确定整体OA系统方案；

解决OA系统安装调试问题、运行中硬软件问题，维护OA系统正常稳定运行。

职责二

职责表述：

维护办公信息设备正常运行

工作

任务

负责维护集团电话、电脑、打印机、视频监控等办公信息设备正常运行；

在采购办公信息设备时，提供设备选型建议；

负责与供应商共同调适、安装办公信息设备。

职责三

职责表述：

维护集团网站平台正常、稳定

工作

任务

联系网站空间提供商，构建集团网站平台、并确保任何时间容易登陆；

与企划中心保持紧密沟通，从技术上实现企划中心对网站功能和内容策划；

职责四

职责表述：

掌握信息化先进水平，持续提升集团各项经营业务信息化水平

工作

任务

掌握各职能中心（事业部）信息化需求

跟踪借鉴先进集团信息化建设模式，确定适合中绿的信息化解决方案

与相关职能中心（事业部）保持紧密沟通，提升其经营业务的信息化管理水平

职责五

职责表述：

在相关部门组织下，从技术方面建立完善信息化相关管理制度

工作

任务

在相关部门组织下，从技术方面建立完善OA系统相关管理制度，并培训、督导实施；

在相关部门组织下，从技术方面建立办公信息设备相关管理制度，并培训、督导实施；

针对日后拟开展的新信息化方案，在相关部门组织下，从技术方面建立完善相应的配套管理制度，并培训、督导实施。

权限：

信息化方案招标评审建议权

办公信息设备采购建议权

工作协作关系：

内部协调关系

总裁办主任、行政部、相关职能中心及事业部

外部协调关系

软件公司、IT咨询公司、网站平台提供商等

任职资格：

教育水平

大学本科以上

专业要求

计算机、管理信息系统及相关专业

经验

5年以上工作经验，3年以上本岗位或相近岗位经验

知识

精通计算机及网络知识、掌握相关办公信息设备技术、了解先进公司信息化模式

技能技巧

具有办公信息设备故障排查能力、网站后台相关软件应用能力、能够快速学习掌握先进信息化建设方案

个人素质

具有较强的问题分析、解决能力，具有客户导向意识

其它：

使用工具/设备

计算机、一般办公设备、通讯设备

工作环境

集体办公室

工作时间特征

正常工作时间，偶尔加班

职位发展规划

可直接晋升的职位

无

可相互轮换的职位

行政部相关岗位

备注：

4、战略研究所所长岗位说明书

职务名称

战略研究所所长

职务编号

所在部门

总裁办战略研究所

岗位定员

1人

直接上级

总裁办主任

职务等级

部长级

直接下级

无

薪酬类型

岗位简述：

掌握集团内外环境变化、跟踪重要政策、市场信息，制定修订集团战略和配套管理制度，并负责跟进战略实施，确保战略得到有效贯彻执行。

职责与工作任务：

职责一

职责表述：

战略管理

工作

任务

掌握集团内外环境变化；

制定集团战略，并向总裁/战略决策委员会汇报、根据研讨意见进行修订

跟进各职能中心（事业部）分解目标和战略措施落实执行情况，分析实际与目标偏差原因，组织相关部门进行研讨、提出解决方案

职责二

职责表述：

组织制定配合战略实施的重要管理制度

工作

任务

明确集团战略对管理制度要求；

组织相关部门制定配合战略实施的重要管理制度；

监督上述重要管理制度执行状况，确保其得到严格有效执行。

职责三

职责表述：

完成总裁交办的专项研究，为总裁决策提供支持论据

工作

任务

明确总裁交办事项的价值和意义；

收集相关内外部信息、组织内外有关专家进行专项研究；

形成专项研究报告，向总裁汇报；

根据总裁批复意见，采取相应措施或将事项交由相关职能中心（事业部）后续处理，并监督其执行落实情况。

职责四

职责表述：

跟踪研究重要政策及市场信息，为总裁决策提供支持论据

工作

任务

主动收集、了解对集团有重大影响的政策及市场信息；

自行或整合外部专业机构对重要政策及市场信息进行研究；

形成研究报告，及时向总裁汇报。

根据总裁批复意见，采取相应措施或将事项交由相关职能中心（事业部）后续处理，并监督其执行落实情况。

权限：

相关职能中心（事业部）战略研讨组织权

相关职能中心（事业部）战略实施检查督办权

工作协作关系：

内部协调关系

总裁、副总裁、总裁办主任、各职能中心、各事业部

外部协调关系

外部专业机构、相关行业协会、政府机构等

任职资格：

教育水平

大学本科以上

专业要求

经济管理、工商管理、企业管理等相关专业

经验

10年以上相关工作经验，5年以上企业中高层岗位工作经验

知识

熟悉集团各类业务运作，熟悉行业政策、外部市场变化和企业内部组织运作和各类资源状况；掌握战略管理知识

技能技巧

具备很强的环境分析能力、系统思维能力，跟进实施与辅导能力，对重要环境因素变化十分敏感，善于沟通表达、根据实际调整变通，拥有优秀的学习能力

个人素质

具有高度责任意识、主动性强、对领导敢于表达不同意见，善于抓住问题关键。

其它：

使用工具/设备

计算机、一般办公设备、通讯设备

工作环境

单独或集体办公室

工作时间特征

正常工作时间，偶尔加班

职位发展规划

可直接晋升的职位

总裁办主任

可相互轮换的职位

企划中心、其他职能中心（事业部）相关部门长

备注：

5、战略研究员说明书

职务名称

战略研究员

职务编号

所在部门

总裁办战略研究所

岗位定员

1人

直接上级

战略研究所所长

职务等级

专员级

直接下级

无

薪酬类型

岗位简述：

在战略研究所所长指导下，进行重要政策及市场信息收集分析，掌握各职能中心（事业部）战略跟进落实情况和实际问题，并及时向上级汇报，共同研讨解决方案。

职责与工作任务：

职责一

职责表述：

协助上级进行重要政策及市场信息收集分析、配合完成专项调研分析

工作

任务

在上级指导下，从各种公开渠道收集、整理政策与市场信息；

与外部专业机构或相关行业协会建立联系，整合外部相关成果、扩展信息来源；

协助上级进行重要信息分析，研讨其对集团发展影响；

在上级指导下，进行专项调研分析，并及时向上级汇报调研分析结果

职责二

职责表述：

协助上级进行集团战略制定与修订；

工作

任务

按照上级安排，完成战略中部分模块编写，并交与上级汇总、统稿；

根据内外部环境变化，对战略修订提出建议；

职责三

职责表述：

跟踪各职能中心（事业部）战略实施状况，并及时向上级汇报

工作

任务

明确集团战略中各职能中心（事业部）职能（业务）子战略目标和实施手段；

定期跟踪掌握各职能中心（事业部）职能（业务）子战略实施情况，并及时向上级汇报

分析各职能中心（事业部）职能（业务）子战略实施问题，向上级提供建议

职责四

职责表述：

在上级指导下进行战略配套制度组织编写

工作

任务

掌握集团战略对制度要求；

在上级指导下，组织相关职能中心（事业部）进行战略配套制度编写；

承担上级安排的部分制度模块编写，交与上级进行汇总和统稿。

权限：

对各职能中心（事业部）战略实施跟踪调查权

对各职能中心（事业部）战略配套制度编写组织权

工作协作关系：

内部协调关系

战略研究所所长、各职能中心（事业部）相关部门

外部协调关系

专业机构、相关行业协会等

任职资格：

教育水平

大学本科以上

专业要求

企业管理、工商管理等相关专业

经验

5年以上相近行业、相关岗位工作经验

知识

熟悉集团各类业务运营模式、熟悉政策、市场变化对集团运营影响，掌握集团内部组织运营特点和各类资源情况。

技能技巧

掌握重要战略分析工具，具有优秀的信息收集、统计、分析能力和决策的跟踪实施能力；善于表达自己观点；具备战略思维和系统思维能力。

个人素质

执行力强、原则性强，良好的团队协作精神，职业素养高、善于逻辑推理。

其它：

使用工具/设备

计算机、一般办公设备、通讯设备

工作环境

集体办公室

工作时间特征

正常工作时间，偶尔加班

职位发展规划

可直接晋升的职位

战略研究所所长

可相互轮换的职位

企划中心、生产管理中心内相应岗位

备注：

6、行政部部长岗位说明书

职务名称

行政部部长

职务编号

所在部门

总裁办行政部

岗位定员

1人

直接上级

总裁办主任

职务等级

部长级

直接下级

行政专员、档案管理与文印专员、行政文员、司机

薪酬类型

岗位简述：

制定、修订集团行政管理制度，并用该制度管理维护集团正常运营；组织实施各类会议、证照、文件、档案管理与客户接待，为集团提供规范、高效的行政服务。

职责与工作任务：

职责一

职责表述：

集团制度管理

工作

任务

制定集团行政管理制度，并根据实际情况定期修订；

监督集团行政管理制度执行情况，确保其得到严格规范执行；

汇总集团各职能中心（事业部）制定的业务管理制度，统一发布新制度、废止旧制度。

职责二

职责表述：

集团公文管理

工作

任务

根据上级指令起草集团内部公文，并及时发送到相关部门；

负责外部来函、文件、资料的签收、传达、归档等；

职责三

职责表述：

集团办公用品与固定资产管理

工作

任务

建立集团本部各职能中心（事业部）办公用品、固定资产台账、并及时更新；

根据办公需要采购小额办公用品；

配合采购中心集中采购集团大宗办公用品和固定资产；

职责四

职责表述：

集团层面档案、证照、印章管理

工作

任务

整理、分类集团层面档案，进行有效管理，确保其借阅规范、方便；

集团各类执照、证件保管、变更、展期；

妥善保管集团及总裁印章，按照相关程序、规定规范使用；

组织办理集团车辆年审和各类保险事宜；

保守集团秘密，防止重要信息和情报外泄。

职责五

职责表述：

集团层面会务与各类活动管理

工作任务

负责做好集团层面各种会议的会务管理工作；

组织集团举办的各项活动。

职责六

职责表述：

负责集团总部车辆管理

工作任务

客人接待用车安排；

各部门用车安排；

车辆日常使用维护、维修、保养、保险、年检的管理；

车辆费用统计及分摊。

职责七

职责表述：

集团客人接待与对外联络

工作

任务

按照规定和上级要求，接待集团来访客人；

负责集团与外部机构、社会团体的联系和关系维护。

权限：

制度发布与废止权

公文制定与发布权

小额办公用品采购权

工作协作关系：

内部协调关系

集团总裁、总裁办主任、各职能中心（事业部）

外部协调关系

证照管理机构、政府机构、社会团体、来访客人等

任职资格：

教育水平

大学专科以上学历。

专业要求

行政管理、企业管理、中文等相关专业。

经验

10年以上相近行业、相似岗位工作经验，5年以上企业中层以上管理经验。

知识

熟悉集团行政事务、集团各类业务运营模式、了解相关法律知识。

技能技巧

有优秀的协调和人际沟通能力、计划执行能力；较强的领导能力、判断与决策能力、影响力。

熟练使用电脑、网络、相关专业软件及办公软件。

个人素质

具有很高的职业素养、敬业精神、吃苦耐劳、注重细节、作风严谨。

其它：

使用工具/设备

计算机、一般办公设备

工作环境

集体办公室

工作时间特征

正常工作时间，根据需要加班

职位发展规划

可直接晋升的职位

总裁办主任

可相互轮换的职位

各职能中心（事业部）相关部长职位

备注：

7、行政专员岗位说明书

职务名称

行政专员

职务编号

所在部门

总裁办行政部

岗位定员

1

直接上级

行政部部长

职务等级

专员级

直接下级

无

薪酬类型

岗位概述：

负责集团公文、会务管理，组织相关活动、协调外部相关团体、接待集团客人，协助上级在集团构建规范、和谐的行政工作环境。

职责与工作任务：

职责一

职责表述：

集团公文管理

工作

任务

根据上级指令，起草公文，并及时发送相关部门；

负责集团外函件、文件的分类整理、传送与归档。

职责二

职责表述：

集团与总裁印章管理

工作

任务

妥善管理集团与总裁印章；

按照规定，严格规范使用集团与总裁印章。

职责三

职责表述：

集团会务与活动管理

工作

任务

集团层面会务管理；

集团层面各类活动组织、策划。

职责四

职责表述：

建立良好的集团外联关系

工作

任务

按照规定和上级要求，接待集团客人；

与外部相关团体、机构建立保持良好关系。

权限：

集团公文发布权

集团层面各类活动组织权

工作协作关系：

内部协调关系

总裁办主任、行政部部长、各职能中心（事业部）相关岗位

外部协调关系

来访客人、相关机构、团体等

任职资格：

教育水平

大学专科以上学历。

专业要求

行政管理、中文等相近专业

经验

5年以上行政管理、文秘等相关岗位从业经验

知识

熟悉集团行政管理，集团业务运营模式，熟悉礼仪规范、了解相关法律知识。

技能技巧

具有优秀的时间管理能力、文字表达能力强、善于协调与人际沟通、善于计划与执行。

个人素质

富于敬业精神、职业素养，具有很强的客户导向和服务意识、亲和力强。

其它：

使用设备

计算机、一般办公设备、投影仪、会议音响等

工作环境

集体办公室

工作时间特征

正常工作时间，偶尔加班

职位发展规划

可直接晋升的职位

行政部部长

可相互轮换的职位

各职能中心（事业部）相关岗位

备注：

8、档案与文印管理员岗位说明书

职务名称

档案与文印管理员

职务编号

所在部门

总裁办行政部

岗位定员

1人

直接上级

行政部部长

职务等级

专员级

直接下级

无

薪酬类型

岗位简述：

分类、整理集团档案，确保档案完整、借阅规范方便；负责集团办公用品管理和集团公文打印、复印设备管理和规范使用。

职责与工作任务：

职责一

职责表述：

集团档案管理

工作

任务

建立集团层面档案，定期整理、更新；

负责档案使用管理，确保其借阅规范、方便。

职责二

职责表述：

集团办公用品与固定资产管理

工作

任务

建立集团本部各职能中心（事业部）办公用品台账、并及时更新；

建立集团本部各职能中心（事业部）固定资产台账、与财务中心相关岗位定期对账。

负责固定资产的保管和借阅办理；

职责三

职责表述：

总裁办文印管理

工作

任务

负责公文打印、复印、传真等事宜；

负责打印、复印设备、纸张管理。

权限：

档案借阅管理权

总裁办打印、复印设备管理权

工作协作关系：

内部协调关系

总裁办主任、行政部部长、各职能中心（事业部）

外部协调关系

无

任职资格