会计基础第六章.docx

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会计基础第六章

第六章

会计凭证

第一节会计凭证的概念、意义和各类

一、会计凭证的概念

会计凭证是记录经济业务事项发生或完成情况的书面证明，也是登记会计账簿的依据。

各单位在进行会计核算时，应当以实际发生的经济业务为依据，这是会计核算应遵循的基本原则。

任何单位在处理任何经济业务时，都必须由执行和完成该项经济业务的有关人员，从单位外部取得或自行填制有关凭证，以书面形式记录和证明所发生经济业务的性质、内容、数量、金额等，并在凭证上签名或盖章，以对经济业务的合法性和凭证的真实性、完整性负债。

例如，企业从外部购买材料，必须由业务经办人员取得购货发票，并签名或盖章；企业生产中领用材料，应填制领料单等。

各种发票、领料单等，都属于会计凭证。

任何会计凭证都必须经过有关人员的严格审核并确认无误后，才能作为记账的依据。

二、会计凭证的意义

合法地取得、正确地填制和审核会计凭证，是会计核算的基本方法之一，也是会计核算工作的起点，是一项重要的基础性会计工作。

做好这一工作，对于实现会计的职能，保证会计资料的真实性、客观性、正确性，提高会计核算的质量，加强财产物资的管理等，都具有十分重要的意义。

（一）记录经济业务，提供记账依据

由于企业对发生的每一项经济业务都要由经办人员按照规定的程序和要求，及时填制或取得会计凭证，如实写明经济业务的内容及发生或完成的时间，确认应记入的账户名称、方向和金额，使各种经济业务的发生或完成情况通过会计凭证的记录真实地反映出来。

因此，通过会计凭证的填制和审核，可以如实反映各项经济业务的具体情况。

但是，会计凭证只是对经济业务所做出的初步归类记录。

要全面反映经济活动情况，还必须对经济业务在账户中做出进一步归类和系统化的记录。

任何单位都不能凭空记账，登记账簿必须以经过审核无误的会计凭证为依据。

会计凭证是登记账簿的依据，会计凭证所记录有关信息是否真实、可靠、及时，对于能否保证会计信息质量，具有至关重要的影响。

（二）明确经济责任，强化内部控制

由于每一项经济业务都要填制或取得会计凭证，并由有关部门和人员签章，从而明确了有关部门和人员的责任，这必须增强经办人员以及其他有关人员的责任感，促使其严格按照有关法律法规和制度的规定办理，在其职权范围内各负其责，相互控制，同时也有利于今后发现问题时查明责任归属。

通过凭证审核还可以及时发现经营管理上的薄弱环节，总结经验教训，以便采取措施，改进工作。

（三）监督经济活动，控制经济运行

通过会计凭证的审核，可以查明每一项经济业务是否符合国家有关法律、法规、制度的规定，是否符合计划、预算进度，是否有违法乱纪、铺张浪费行为等。

对于查出的问题，应积极采取措施予以纠正，实现对经济活动的事中控制，保证经济活动健康运行。

三、会计凭证的种类

会计凭证种类繁多、形式多样，通常按填制程序和用途的不同，分为原始凭证和记账凭证两类。

原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录和证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任的原始凭据，它是会计核算的原始资料和重要依据，是登记会计账簿的原始依据。

记账凭证又称记账凭单，是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，是登记会计账簿的直接依据。

原始凭证和记账凭证都称为会计凭证，但就其性质来讲却截然不同。

原始凭证记录的是经济信息，它是编制记账凭证的依据，是会计核算基础；而记账凭证记录的是会计信息，它是会计核算的起点。

由于原始凭证的内容不同，格式各异，种类繁多，对应关系也不直观，如果直接根据原始凭证记账，容易发生差错，也不便于查账。

因此，应先根据原始凭证或汇总原始凭证编制记账凭证，在记账凭证摘要中说明经济业务的内容、确定应借、应贷的账户名称和金额，并将原始凭证作为附件，然后根据记账凭证登记账簿。

这样可以减少记账错误，便于核对和查账，保障记账工作的质量。

对原始凭证和记账凭证，又可以根据不同的标准划分为若干种类，可概括如图6-21所示。

图6-1

第二节原始凭证

一、原始凭证的概念

原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据，是会计资料中最具有法律效力的一种证明文件。

它是会计核算的原始资料和重要依据。

原始凭证的质量决定了会计信息的真实性和可靠性。

会计人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，应予以退回，要求更正、补充。

各单位在办理现金收付、款项结算、财产收发、成本计算、产品生产、产品销售等各项经营业务时，都必须取得或填制原始凭证来证明经济业务已经发生或完成，并作为会计核算的依据。

例如，由材料仓库管理人员在验收材料时填制的收料单，由车间或其他用料部门领用材料时填制的领料单，由供应单位开给的发票和结算凭证等可以用来证明经济业务已经实际发生的单据就属于原始凭证，并作为会计核算的原始资料。

二、原始凭证的种类

（一）按照来源不同分为外来原始凭证和自制原始凭证

1、外来原始凭证。

是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。

如：

购买原材料取得的增值税的收费发票、银行转来的各种结算凭证、职工学习支付学费取得的收费收据、职工出差取得的飞机票、火车票等。

外来原始凭证都是一次凭证，它也是根据实际发生的经济业务由外单位或个人直接填制的。

例如，企业在购货时取得“增值税专用发票”就是外来原始凭证。

它是一般纳税人在销售货物时开具的销货发票，一式四联，销货单位和购货单位各两联。

基中留在销货单位的两联，一联存在有关业务部门，一联作为会计部门的记账依据；交购货单位的两联，一联作为购货单位的结算凭证，一联作为税款抵扣凭证。

购货单位向一般纳税人购货，就取得“增值税专用发票”，因为只是“增值税专用发票”税款抵扣联上记录的进项税才能在购货单位作为“进项税额”列账，销货单位也不漏税，否则销货单位就会漏税，给国家带来损失。

其一般格式如表6-1所示。

表6-1增值税专用发票

开票日期：

××年8月9日No：

02245813

购货单位

名称

大华机械厂

纳税人登记号

××××010*********

地址、电话

××市建国路1号

22233457

开户银行及账号

××市支行518-128

商品或应税劳务名称

计量单位

数量

单价

金额（元）

税率（%）

税额

B材料

公斤

900

28

25200

17

4284

合计

￥25200

￥4284

价税合计（大写）

贰万玖仟肆佰捌拾肆元整￥29484

销售

名称

华光物资公司

纳税人登记号

××××010*******

单位

地址、电话

××市幸福路5号

8076541

开户银行及账号

××市支行224-765

备注

收款人：

王红开票单位：

（未盖章无效）华光物资公司

2、自制原始凭证。

是指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项业务时填制的、仅供单位内部使用的原始凭证。

这类凭证的数量在企业中占很大比重，如：

收料单、领料单、职工借款单、折旧计算表、限额领料单、产品入库单、产品出库单、工资发放明细表等。

格式如表6-2、表6-3所示。

表6-2收料单

供货单位：

凭证编号：

收料日期：

收料仓库：

材料类别

材料编号

材料名称及规格

计量单位

数量

金额（元）

应收

实收

单价

买价

运杂费

合计

备注：

合计

仓库保管员：

（签章）收料人：

（签章）

表6-3领料单

领料单位：

年月日——仓库发料第号

用途

产品批量

订单号

材料类别

材料编号

材料名称

规格

计量单位

数量

单价

金额

请领

实发

备注：

无论是自制的还是外来的原始凭证，都是用来证明经济业务已经完成，并用以作为会计核算的原始资料。

凡是不能证明经济业务已完成的文件或证明，如经济合同、材料请购单、生产通知单等，都不能算作会计凭证，也不能作为会计核算的依据。

示经对单位签章，不具备法律效力的凭证，或不具备凭证基本内容的白条，也同样不能算作会计凭证。

（二）按照填制手续及内容不同分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证

1、一次凭证。

是指一次填制完成、只记录一笔经济业务的原始凭证。

它是一次有效的凭证，一经填写完毕就不能再次填写使用。

外来原始凭证都是一次凭证，自制原始凭证绝大数是一次凭证。

如：

收据、领料单、收料单、发货票、银行结算凭证、借款单行等。

填制一次性凭证时，应将经济业务的内容清楚填写，经办的部门和人员应签章以明确经济责任。

2、累计凭证。

是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。

其特点是在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。

累计凭证是多次有效的自制原始凭证，可多次填写使用。

累计凭证的特点是可以随时计算发生额累计数，便于同定额、计划、预算数进行比较，借以达到控制费用支出、节约开支的目的；同时，还可以减少原始凭证的数量，简化了会计核算手续。

工业企业用的限额领料单就是一种典型的累计凭证。

在限额领料单中，注明某种材料在规定日期内（通常为一个月）的信用限额，每次领料或退料，应在凭证上逐笔登记，并随时结出限额的余额，期末求出实际领用材料的数量和金额，送交会计部门作为核算的依据。

限额领料单的格式，如表6-4所示。

表6-4限额领料单

领料部门：

年月

用途：

发料仓库：

材料编号

材料名称规格

计量单位

计划投产量

单位消耗定额

领用限额

实发

数量

单价

金额

万

千

百

十

元

角

分

百

十

万

千

百

十

元

角

分

日期

领用

退料

限额结余数量

数量

领料人

发料人

数量

退料人

收料人

生产计划部门：

供销部门：

仓库：

3、汇总凭证。

是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。

汇总凭证既可提供经营管理所需要的问题指标，又可简化记账凭证编制的手续。

如：

在会计期末根据领料单汇总编制的发出材料汇总表、工资结算汇总表、差旅费报销单等，如表6-5所示。

表6-5发出材料汇总表

年月日

会计科目

领料部门

领用材料

原材料

周转材料

周转材料

合计

生产成本

一车间

二车间

小计

供电车间

供水车间

小计

制造费用

一车间

二车间

小计

管理费用

行政部门

（三）按照格式不同分为通用凭证和专用凭证

1、通用凭证。

是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的、具有统一格式和使用方法的原始凭证。

通用凭证的使用范围可以是某一地区、某一行业，也可是全国通用，由其主管部门制定。

如：

全国通用的增值税专用发票、统一商业零售发票、银行转账的结算凭证等；某省（市）印制的发货票、收据等，在该省（市）通用。

2、专用凭证。

是指由单位内部自行印制的、仅在本单位内部使用的原始凭证。

如：

收料单、差旅费报销单、工资费用分配表、折旧计算表等。

三、原始凭证的基本内容

在会计实务中，由于各种经济业务的内容和经营管理的要求不同，原始凭证的名称、格式和内容是多种多样的。

原始凭证填制的依据和填制的人员有三种：

以实际发生或完成的经济业务为依据，由经办业务人员直接填制，如“入库单”、“出库单”等；以账簿记录为依据、由会计人员加工整理计算填制，如各种记账编制凭证；以若干张反映同类经济业务的原始凭证为依据，定期汇总填制汇总原始凭证，填制人员可能是业务经办人也可能是会计人员。

但无论哪种原始凭证，作为记录和证明经济业务的发生或完成情况、明确经办单位的人员的经济责任的原始证据，必须具备以下基本内容：

（1）原始凭证的名称；

（2）填制原始凭证的日期；

（3）接受原始凭证的单位名称；

（4）经济业务的内容（含数量、单价和金额）；

（5）填制单位及填制人姓名；

（6）经办人员的签名或者盖章；

（7）凭证附件。

实际工作中，根据经营管理和特殊业务的需要，除上述基本内容外，可以增加必要的内容。

对于不同单位经常发生的共同性经济业务，有关部门可以制定统一的凭证格式。

如人民银行统一制定的银行转账结算凭证，标明了结算双方单位、名称、账号等内容；铁道部统一制定的铁路运单，标明了发货单位、收货单位、提货方式等内容。

四、原始凭证的填制要求

（一）原始凭证的基本要求

1、从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章（或账务专用章）；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。

自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者指定的人员签名或者盖章。

对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章（或财务专用章）。

2、凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写和小写金额必须相符。

购买实物的原始凭证，必须有验收证明。

支付的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。

3、一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。

一式几联的发票，必须用双面复写纸套写，并连续编号。

作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。

4、发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。

5、职工外出借款凭据必须附在记账凭证之后。

收回借款时，应当另开收据或者退还借款副本，不得退还借款收据。

6、经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附近。

如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

（二）原始凭证的填制要求

原始凭证是编制记账凭证的依据，是会计核算最基础的原始资料。

要保证会计核算工作的质量，必须从保证原始凭证的质量做起，正确填制原始凭证。

原始凭证的填制必须符合以下要求：

1、记录要真实。

必须根据实际发生的经济业务的内容和数字，填制原始凭证，必须真实可靠，符合实际情况。

任何单位不得以虚假的经济业务事项或者资料进行会计核算。

2、内容要完整。

原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全，少量遗漏和省略。

需要注意的是，年、月、日要按照填制原始凭证的实际日期填写；名称要齐全，不能简化；品名或用途要填写明确，不能含糊不清；有关人员的签章必须齐全。

3、手续要完备。

单位自制的原始凭证必须有经办业务部门和人员签名盖章对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章等；从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章。

总之，取得的原始凭证必须符合手续完备的要求，以明确经济责任，确保凭证的合法性、真实性。

4、书写要清楚、规范。

原始凭证在按规定填写，文字要简明，字迹要清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字，并符合下列要求：

（1）阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。

阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。

币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。

凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。

（2）所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“—”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。

（3）汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。

大写金额数字到元或者到角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”字或者“正”字。

（4）大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。

（5）阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。

5、编写要连续。

各种凭证要连续编号，以便查考。

如果凭证已预先印定编号，如发票、支票等重要凭证，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。

6、不得涂改、刮擦、挖补。

原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。

原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

7、填制要及时。

对发生的经济业务要及时填制原始凭证，并按规定的程序及时送交会计机构、会计人员进行审核，以便及时提供会计信息。

五、原始凭证的审核内容

为了如实反映经济业务的发生和完成情况，充分发挥会计的监督职能，保证会计信息的真实性、可靠性和正确性，会计机构、会计人员要对填制或取得的原始凭证进行审核。

只有经过审核合格的原始凭证，才能作为编制记账凭证和登记账簿的依据。

审核原始凭证是会计核算工作中必有可少的环节。

原始凭证的审核内容主要包括：

原始凭证的真实性、合法性、合理性、完整性、正确性和及时性。

1、审核原始凭证的真实性。

原始凭证是会计核算的原始资料，其真实与否直接影响着会计信息的质量。

真实性的审核包括原始凭证是否根据实际发生的经济业务填列、日期是否准确、业务内容和数据是否真实等。

对外来原始凭证，必须有填制单位公章和填制人员签章；对自制原始凭证，必须有经办部门和经办人员和签名或盖章。

此外，对通用原始凭证，还应审核凭证本身的真实性，以防假冒。

2、审核原始凭证的合法性。

审核原始凭证所记录的经济业务是否符合国家有关政策、法规、制度的规定，是否履行了规定的凭证传递和审核程序，是否存在违法乱纪等行为。

3、审核原始凭证的合理性。

审核原始凭证是否连续编号，写坏作废的凭证是否加盖“作废了“戳记，作废凭证是否妥善保管等。

4、审核原始凭证的完整性。

审核原始凭证各项基本要素是否齐全，包括：

有无漏记项目、日期是否完整、数字是否清晰、文字是否工整、凭证联次是否正确、有关人员签章是否齐全等。

5、审核原始凭证的正确性。

审核原始凭证各项金额的计算及填写是否正确，包括：

阿拉伯数字分位填写，不得连写；小写金额前要标明“￥”字样，中间不能留有空位；大写金额前要加“人民币”字样，中间不能留有空位；大写金额前要加“人民币”字样，大写金额与小写金额要相符；凭证中有书写错误的，应采用正确的方法更正，不能采用涂改、刮擦、挖补等不正确方法。

6、审核原始凭证的及时性。

原始凭证的及时性是保证会计信息及时性的基础。

为此，要求在经济业务发生或完成时及时填制有关原始凭证，及时进行凭证的传递。

审核时应注意审查凭证的填制日期，尤其是支票、银行汇票、银行本票等时效性较强的原始凭证，更应仔细验证其签发日期。

原始凭证的审核是一项十分重要、严肃的工作，会计人员必须熟悉国家有关法规和制度以及本单位的有关规定，这样，才能掌握审核和判断是非的标准。

确定经济业务是否合理、合法，从而做好原始凭证的审核工作，实现正确有效的会计监督。

另外，审核人员还必须做好宣传解释工作，因为原始凭证所证明的经济业务需要由有关领导和职工去经办，只有对他们做好宣传解释工作，才能避免发生违法违规的经济业务。

经审核的原始凭证，应根据不同情况处理。

（1）对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账；

（2）对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式会计手续；

（3）对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构、会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。

六、原始凭证错误的更正

原始凭证记载的各项内容均不得涂改。

原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应加盖出具单位印章。

原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

第三节记账凭证

一、记账凭证的概念

记账凭证又称记账凭单，是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。

它是登记账簿的直接依据。

由于原始凭证只表明经济业务的具体内容，不能反映其归类的会计科目和记账方向，再加上原始凭证多种多样，其格式、大小也不尽一致，直接据以记账容易发生差错，因此，要根据原始凭证编制记账凭证，应事先确定好应记账户和金额，再据以记账，可避免许多差错，提高会计工作的质量。

记账凭证根据复式记账法的基本原理，确定了应借、应贷的会计科目及其金额，将原始凭证中的一般数据转化为会计语言。

因此，记账凭证是介于原始凭证与账簿之间的中间环节，是登记明细分类账户和总分类账户的依据。

二、记账凭证的种类

根据企业经济业务的繁简程度、记账分工和对会计核算手续要求的不同，记账凭证具有不同的格式和种类。

（一）按照使用范围分为通用记账凭证和专用记账凭证

1、通用记账凭证。

是指使用统一的格式，能够记录所有经济业务的记账凭证。

一般情况下，规模较小、经营业务数量不多、收付款业务较少的单位，采用通用的记账凭证。

格式如表6-6所示。

表6-6记账凭证

年月日第号

摘要

总账科目

明细科目

√

借方金额

√

贷方金额

附件

张

合计

会计主管记账出纳审核制单

2、专用记账凭证。

是指使用不同的格式，分别记录不同类型经济业务的记账凭证。

一般适用于规模较大、经济业务数量以及收付款业务较多的单位。

专用记账凭证按照所反映的内容不同，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

（1）收款凭证。

是指用以记录库存现金和银行存款收款业务的会计凭证。

收款凭证根据有关库存现金和银行存款收入业务的原始凭证填制，是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细账和总账等账簿的依据，也是出纳人员收讫款项的依据。

收款凭证可以分为现金收款凭证和银行存款收款凭证两种。

格式如表6-7所示。

表6-7收款凭证

借方科目年月日收字第号

摘要

贷方科目

√

金额

附

件

张

总账科目

明细科目

合计

账务主管记账出纳审核制单

（2）付款凭证。

是指用以记录库存现金和银行存款付款业务的会计凭证。

付款凭证根据有关库存现金和银行存款支付业务的原始凭证填制，是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细账和总账等账簿的依据，也是出纳人员支付款项的依据。

付款凭证又可以分为现金付款凭证和银行付款凭证两种。

格式如表6-8所示。

表6-8付款凭证

贷方科目年月日付字第号

摘要

借方科目

√

金额

附

件

张

总账科目

明细科目

合计