广东石油化工学院党政机关公文处理办法doc.docx

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广东石油化工学院党政机关公文处理办法doc

广石化院党〔2013〕3号

中共广东石油化工学院委员会

广东石油化工学院关于印发《广东

石油化工学院党政机关公文处理办法》的通知

各党委（党总支）、院（系、部），机关各处室：

经学校领导同意，现将《广东石油化工学院党政机关公文处理办法》印发给你们，请遵照执行。

在执行中遇到问题，请及时向党委办公室、学院办公室反映。

中共广东石油化工学院委员会

 广东石油化工学院

2013年1月8日

广东石油化工学院党政机关公文处理办法

第一章总则

第一条为贯彻落实《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），推进学校党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本办法。

第二条本办法适用于学校各级党政机关公文处理工作。

第三条党政机关公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条学校机关各处室、各院（系、部）应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。

第七条党委办公室、学院办公室（以下简称“两办”）主管学校的公文处理工作，并对机关各处室、各院（系、部）的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章公文种类

第八条公文种类主要有：

（一）决议。

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）命令（令）。

适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

（四）公报。

适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）公告。

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（六）通告。

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（七）意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）通知。

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（九）通报。

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（十）报告。

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（十一）请示。

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十二）批复。

适用于答复下级机关请示事项。

（十三）议案。

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（十四）函。

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十五）纪要。

适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章公文格式

第九条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。

公文印制份数的顺序号。

涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。

公文的秘密等级和保密的期限。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。

公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。

由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。

上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。

由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。

公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。

公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。

公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。

署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。

公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。

公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。

除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。

公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。

公文页数顺序号。

第十条公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行（见附件）。

第十一条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十二条公文用纸幅面采用国际标准A4型。

特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十三条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十五条向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）机关各处室向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学校同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

（三）机关各处室的请示事项，如需以学校名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（四）请示应当一文一事。

不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以学校名义向上级机关负责人报送公文，不得以学校负责人名义向上级机关报送公文。

（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

第十六条向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。

重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（二）“两办”根据学校授权，可以向机关各处室、各院（系、部）行文，其他部门和单位不得向机关各处室、各院（系、部）发布指令性公文或者在公文中向机关各处室、各院（系、部）提出指令性要求。

需经学校审批的具体事项，经学校同意后可以由学校职能部门行文，文中须注明已经学校同意，其文件由发文单位负责印发。

（三）机关各处室在各自职权范围内可以向其他处室、各院（系、部）行文。

（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，学校应当责令其纠正或者撤销。

第十七条同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。

属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

凡向上、对外发文必须以学校或党委名义。

学校内设机构除“两办”外不得对外正式行文。

纪委、工会、团委等单位按其职能性质，也可对外发文，但必须经学校主管领导签发。

第五章收文办理

第十八条收文办理一般包括签收、登记、拟办、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

第十九条收文办理主要程序是：

（一）收进、开启、编号、登记、分送。

“两办”机要秘书对收进的外来文件应当逐件清点，在检查无误后开启，并按收进时间先后顺序编号、登记，及时送“两办”主任提出拟办意见。

上级党政部门发来的公文由“两办”工作人员负责签收登记，由“两办”主任提出拟办意见，校领导批示办理意见。

上级党政部门发到机关各处室的文件由各处室负责签收登记，由各处室负责人提出拟办意见，报主管校领导批示。

各单位或学校领导如直接收到或代表学校参加有关会议带回的上级文件，要及时交“两办”处理。

发给学校的上级公文不得存在二级单位或职能部门和个人手里。

（二）拟办。

“两办”主任收到文件后，在24小时内提出拟办意见（急件应马上拟办），于当天呈送主管领导阅批或交有关部门承办。

（三）批阅。

校领导批阅文件一般不超过两天，急件应及时批示，批阅后将文件退回给“两办”机要秘书。

（四）承办。

承办是指有关部门根据批办或拟办的意见具体处理公文。

承办单位应按公文要求认真办理，并将办理结果及时向有关领导汇报，并存“两办”备查，文件传阅或办理完毕应及时退还“两办”机要秘书。

（五）催办。

为了加强对公文处理工作的监督，及时掌握公文运转和处理情况，“两办”机要秘书应登记承办单位、承办人和承办期限，并根据每份公文的重要性、缓急程度和领导的批示意见适时地对承办单位进行催询和检查；需上报的重要文件，“两办”主任应协助催办，保证按期办理。

（六）注办。

公文承办完毕，承办单位或承办人要对公文的处理结果在文件首页合适位置作出简要注明，以备查考。

（七）反馈。

“两办”要将公文处理结果反馈给批办的学校领导。

（八）归卷。

“两办”处理完毕的公文，应按照立卷原则，清点齐全，分类收集，按时间要求移交综合档案室立卷归档。

第二十条“两办”收到的上级各类文件、函电，登记、提出拟办意见和转出的时间最长不超过一个半工作日，学校领导阅批时间最长不超过两个工作日，职能部门办理时间最长不超过1周。

凡是急件均须即到即办，需上报的视情况提前3～7天送“两办”核稿。

第二十一条学校领导对公文的审批应当签署明确的意见。

需几个部门共同办理的，要署明主办单位。

承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。

属几个部门联合承办的文件，会办单位应积极配合，如学校领导批示的意见没明确主办单位，一般由排在首位的单位负责牵头办理。

凡需办理的文件，因特殊情况不能按时办妥的，承办单位应当及时报告“两办”，并函（电）告来文单位。

文件办毕，主办单位要向批文的学校领导汇报处理结果并告知“两办”，并在文件办理栏内注明。

第二十二条凡需传阅办理的文件，一律由“两办”工作人员负责分送或通知有关人员阅读，不得横传。

传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全，机密以上密级的公文不得利用计算机、传真机传输。

第六章发文办理

第二十三条发文办理指制发公文的过程，一般包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。

第二十四条发文办理主要程序是：

（一）拟稿。

拟稿人应根据主管领导的指示和有关要求，按期完成拟稿任务，并严格遵守撰制公文的原则、要求和注意事项。

联合发文的由主办单位负责起草。

公文起草应当做到：

1．符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

2．一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

3．内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

4．文种正确，格式规范。

5．深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

6．公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

7．要使用学校发文稿纸，并按稿纸格式要求逐项填写清楚。

书写所用笔墨必须符合存档要求（即不能用铅笔或圆珠笔）。

不得在稿纸装订线外书写。

8．机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（二）审稿。

拟稿人拟好公文草稿后，交本单位领导审核，对公文的内容、文字、格式等进行严肃认真的审核。

（三）会签。

涉及有关业务部门的文稿，要经各有关部门领导会签。

凡内容涉及两个或两个以上单位业务的公文，主办单位应主动与会办单位协商，由处室负责人会签。

一般情况下，应在对发文取得一致意见后再呈学校领导签发。

如确有重大分歧意见，无法在处室间协调解决的，可由主办单位或“两办”将分歧意见列出，连同文稿一并送学校领导审定。

（四）核稿。

文稿经部门负责人审核检查及有关单位会签后，送“两办”秘书核稿，除特殊情况外，不应越级直送校领导。

核稿的重点是：

1．检查是否符合文书处理程序及要求。

2．检查是否需要行文。

3．检查公文的审批手续是否完备，发布程序是否恰当，是否经过主管负责同志的审阅，是否需要提交一定的会议进行讨论，是否需要经有关机关会签或报上级机关批准等。

4．检查公文内容同党的方针政策、上级和有关部门的规定及学校以前的规定有无矛盾，是否和其他有关公文有重复或脱节的地方。

文字笼统含糊、模棱两可或规定过死、过于繁琐等，要认真加以修改，以免受文机关在理解和执行中发生困难，出现偏差。

5．检查公文规定的措施是否有根据，是否符合实际或切实可行，由谁执行，怎样执行及执行时限是否相宜，涉及的有关单位是否已同意等。

6．检查文字表达是否准确、通顺、简炼、明了，是否合乎语法逻辑、标点符号使用是否正确、有无文字错漏等。

7．检查公文格式是否合乎规定，公文名称的使用是否恰当，语气是否得体，是否合乎行文关系，主送单位和抄送单位是否适当，标题、发送机关名称、密级、时限是否准确、安排是否妥当。

核稿时，对在上述方面发现的不妥之处，均须逐一修正，属原则性的问题或具体业务问题的修改，应附上具体修改意见退交拟稿部门修改。

核稿之后，应注明印数及密级，对改动较大的文稿，应由拟稿部门誉写清楚。

（五）复核。

文稿经过审稿、会签、核稿之后，必须经过“两办”主任复审，再送校领导签发。

（六）签发。

签发是决定文件最后定稿和批准发出的关键环节。

文稿经过主管领导人核准签字后即成为定稿，并据此生效。

签发人代表学校或部门对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负完全责任。

签发公文是一项十分严肃的工作，签发人应认真对待。

属综合性的和重要的公文，由学校正职领导签发，正职领导不在家时，由主持日常工作的副职领导签发。

经学校领导授权，“两办”主任可代签发以学校或党委名义发出的一般事务性的文件或函电。

（七）编号、登记、排版。

对领导签发后的文稿，由“两办”秘书送文印室，文稿电子版由主办单位送文印室。

文印室按文书处理的有关要求进行编号、登记、排版。

（八）校对。

校对由主办单位负责。

付印清样由“两办”秘书或文印人员及时通知有关人员校对。

校稿人应按领导核准签发后的文稿进行校对。

校对时应采用国家出版、印刷部门统一规定的校对符号认真仔细校对。

（九）印刷、装订。

文件清样经校对无误后方可送印。

印刷、装订力求使文件美观、整洁、牢固。

以便受文机关阅读、处理和保管。

（十）用印、封发。

校级文件，由拟稿单位到“两办”盖印后封发。

处室发文，盖各自公章，并分送受文单位。

（十一）注发。

文件发出后，拟稿人或拟稿单位文书管理人员应及时在文稿签发稿上注明发送数量及日期，以备查考。

（十二）归卷。

对于按发文程序处理完毕的文件，拟稿单位文书管理人员应及时将文件形成过程中的底稿和印制件两份收集整理，按时间要求移交综合档案室。

（十三）公文处理的全过程的书写必须用钢笔或毛笔，严禁用铅笔、圆珠笔书写。

钢笔水必须是标准的黑或蓝黑墨水，不许用红墨水或纯蓝墨水，书写必须字迹清楚，容易认。

不得在文稿装订线外书写。

第二十五条涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第七章公文管理

第二十六条各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十七条党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。

学校应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第二十八条公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。

确定密级后，应当按照所定密级严格管理。

绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第二十九条公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。

公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第三十条复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校负责人批准。

绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。

复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。

翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。

汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十一条公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。

公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十二条涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十三条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。

销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。

销毁按本校制定的《档案材料的鉴定和销毁制度》及《档案文件材料鉴定销毁程序》进行。

个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十四条机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交综合档案室。

工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十五条新设立的机关应当向“两办”提出发文立户申请。

经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。

第八章附则

第三十六条党政机关公文含电子公文。

电子公文处理工作的具体办法另行制定。

第三十七条法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。

外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。

第三十八条本办法包含附件《党政机关公文格式》。

第三十九条本办法由学校授权“两办”负责解释。

第四十条本办法自公布之日起施行。

原《公文处理办法》（茂名学院[2002]42号）停止执行。

附件

党政机关公文格式

1范围

本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。

本标准适用于各级党政机关制发的公文。

其他机关和单位的公文可以参照执行。

使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行，其余可以参照本标准并按照有关规定执行。

2规范性引用文件

下列文件对于本标准的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。

GB/T148印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

GB3100国际单位制及其应用

GB3101有关量、单位和符号的一般原则

GB3102（所有部分）量和单位

GB/T15834标点符号用法

GB/T15835出版物上数字用法

3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1

字word

标示公文中横向距离的长度单位。

在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离。

3.2

行line

标示公文中纵向距离的长度单位。

在本标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。

4公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。

纸张白度80％～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。

5公文用纸幅面尺寸及版面要求

5.1幅面尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：

210mm×297mm。

5.2版面

5.2.1页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。

5.2.2字体和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。

特定情况可以作适当调整。

5.2.3行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

特定情况可以作适当调整。

5.2.4文字的颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

6印制装订要求

6.1制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

6.2印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。

黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。

印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

6.3装订要求

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当：

a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；

b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

7公文格式各要素编排规则

7.1公文格式各要素的划分

本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。

公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

7.2版头

7.2.1份号

如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

7.2.2密级和保密期限

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

7.2.3紧急程度

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

7.2.4发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

7.2.5发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

7.2.6签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。

“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.2.7版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

7.3主体

7.3.1标题

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

7.3.2主送机关

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。

7.3.3正文

公文首页必须显示正文。

一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左