办公用品管理制度79281.docx
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办公用品管理制度79281
贵州广发利融资担保有限公司
行政办发【2014】007号
办公用品管理制度
第一章总则
第二章办公用品管理范围
第三章办公用品采购
第四章办公用品入库
第五章办公用品领用
第六章办公用品日常管理
第七章办公用品费用成本控制
第八章办公用品合理使用流程
第九章附则
附件一：
办公用品申领单
附件二：
办公用品入库单
附件三：
办公用品采购申请表
第一章总则
为了确保公司办公用品的正常使用，规范办公用品管理、严格控制成本、合理节约开支减少浪费，从而使行政部工作系统化，提高工作效率，特制定本制度。
第二章办公用品管理范围
根据办公用品的性能及功能，办公用品包括以下两大类：
一、耐用品：
1.办公家具，如：
各类办公桌、空调、微波炉、椅子、档案柜、沙发、茶几、储物柜、保险柜等;
2.办公设备，如：
电话、电脑、传真机、复印机、碎纸机、投影仪、移动硬盘、U盘等。
二、易耗品：
1.文具类办公用品，如：
铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、中性笔、剪刀、订书钉、插线板、大头针、纸类印刷品。
2.生活类办公用品，如：
饮用水、卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、抹布等。
第三章办公用品采购
一、申请范围：
1.办公用品申请以部门为最小单位，各部门每月29日提交次月的采购申请计划到行政部，便于行政部根据申请计划统一安排采购，预期不报视为无需求，届时行政专员有权拒发；部门采购申请内容主要为耐用品。
2.审核及审批：
（1）由申请部门填写《办公用品采购申请表》报行政部经理审核签字后，提交分管副总、总经理批准后方可购买。
3.采购安排：
（1）各部门所需办公用品，需经行政部统一购买，其它部门不得擅自购买。
办公用品购买实行两人以上共同负责制。
（2）采购分为定期采购和临时应急采购。
行政部根据批示意见，在规定时间内完成采购。
（3）行政部根据公司需求和市场情况，选择固定办公用品合作商，采取上门送货、定期结算的合作方式。
部门特殊物品或专业物品采购，由行政部派专人负责采购，使用部门派专业人员协助采购。
行政部会定期对办公用品市场价格进行调查、核实，随时与合作商根据市场情况，对供货价格进行调整。
第四章办公用品入库
一、入库登记
办公用品采购到位后，由行政专员核对、入库。
行政专员办理入库后，建立办公用品采购登记，对年度办公用品采购情况进行整体统计。
二、入库物品明细单
每次采购入库后，行政专员制作入库明细单，行政部经理签字确认，填写办公用品入库单。
第五章办公用品领用
一、耐用品由行政部一次性发放到各部门，部门办公用品由部门指定人员签字领用，如领用人更改，由部门经理到行政部做变更记录。
易耗品于每周一早上统一领用，除特殊情况，其他时间不发放或领用办公用品。
二、耐用品的领用、管理实行部门负责制。
耐用品由部门负责人指定专人或使用人领取，部门负责人需签字确认，行政部存根备案。
三、新员工入职后，行政部统一为其配备办公用品，耐用品由本人签字领取，部门负责人签字确认，行政部存根备案。
第六章办公用品日常管理
一、易耗品统一由行政部负责申请、采购、发放。
行政部会定期进行盘点（每季度一次）、整理、成本核算，做出后期调整计划。
二、耐用品的管理，主要是指办公用品/设备的报修：
（1）耐用品的维修对象为员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等，报修人到行政部详细描述并登记故障现象，行政专员统筹安排，维修人员于每周一下午排查并解决问题，此费用纳入办公物品耗损维修保养费预算内。
（2）各部门耐用办公用品的保养，主要由各部门专人进行维修保养登记并跟踪维护情况，行政部将不定期检查。
公共设施或设备，由行政部统一管理。
（3）其他办公设备（办公桌、沙发）等出现故障，各部门应及时与行政部联系，由行政部负责协调厂家维修解决。
在保修期内不能维修解决的，凭购买发票、保修单退、换给厂家。
三、办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品申领单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。
四、各类办公用品应爱惜使用、节约能源，打印或复印资料时，如非正式或非对外文件可使用双面打印；回形针、大头针不得随意丢弃。
五、礼品的购买、管理与赠送（或发放）类同易耗品，由行政部统一办理。
第七章办公用品费用成本控制
一、各部门需做出年度预算，并且分解个人指标。
二、行政部需严格控制办公用品的申请、领用、使用过程等。
三、各部门电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等办公设备的耗材及维修费用，由行政部统一管理，年终计入各部门办公用品总费用当中。
属多个部门共用的，费用按照公司使用人数进行分摊。
四、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。
有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
五、公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣除。
员工应自觉爱护各类办公用品，如因不正当或不合理使用而损坏物品应照价赔付。
第八章办公用品合理使用流程
一、耐用品合理使用流程
1.碎纸机操作细则；
⑴打开电源开关，电源指示灯亮，即进入碎纸工作状态。
⑵从喂纸口放入纸张，机器自动进纸粉碎，当纸张全部粉碎后，机器会自动延时停机。
⑶如果一次性粉碎纸张过多，机器会停止进纸。
操作者应退出纸张，此时智能电路自动清除碎纸刀上的纸屑，机器重新恢复正常工作状态。
⑷当机器箱内的纸屑超过2/3箱时，将电源切断，提起主机，将机箱内碎纸倒去，这时安全指示灯亮，表示主机进入断电状态，当主机重新按放在机箱上后，机器又恢复正常。
⑸及时清理机器内纸屑。
⑹粉碎文件时，将回形针、订书针等金属物去除，以免损坏刀具。
⑺无论机器是否工作，都不要将手或衣物伸进入纸口。
⑻当电源电压较低时，要适当减少粉碎张数。
⑼碎纸机进纸张数每次不得超过四张，连续使用不得超过20分钟。
2.复印机
⑴复印时原稿不要有装订针、回形针，以免导致进稿器卡纸；
⑵为防止复印机卡纸，禁止使用非复印纸、已皱折或超出复印尺寸的纸，卡纸时，打开右边侧门取出纸张，看看取出来的纸张是否完整，如果有残缺，请仔细查找纸张的剩余，取完纸张后，请关严实所打开的侧门；
⑶在复印多份的情况下，复印者应当先复印一份，做出调整后再复印；
⑷注意保持复印机周围的卫生，在每一次复印之后要及时处理复印产生的废纸、脏纸，及时将自已打印的文件拿走，机密文件应使用碎纸机进行处理；
⑸因操作失误造成复印机损坏，责任人负责维修费用，并承担一切损失。
3.会议室使用
⑴A4纸3张、铅笔1支、签字笔1支，会议结束后应由行政部专人收回可用物品。
第九章附则
1、本制度须严格遵守，对违规操作者，公司将视情节轻重，追究其相应责任。
2、以上条款中涉及有合同、上级领导批复文件和政府有关文件应在行政人事部留档一份，以便于审核和档案管理
3、本制度由行政人事部负责解释和修订。
4、本制度从二〇一五年一月一日起执行，此前与本制度不相一致的制度或规定同时废止。
贵州广发利融资担保有限公司
二0一四年十二月二十五日
附件一：
办公用品申领单
贵州广发利融资担保公司
抄送：
行政部办公用品申领单
申领部门
时间
申领物品名称
数量
申购用途
申领人：
直属上级：
附件二：
办公用品入库单
贵州广发利融资担保有限公司
办公用品入库单
抄送：
行政部
采购日期
入库日期
入库物品清单
序号
品名
数量
序号
品名
数量
采购人签字
入库人签字
贵州广发利融资担保有限公司
办公用品采购申请表
抄送：
行政部
申请部门：
申请日期：
序号
申请采购办公用品名称
规格/品牌
数量
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
申请人签字
部门经理审批签字
总经理审批签字
说明：
1、申请采购办公用品需在每月29日.30日报送办公室统一采购；
2、提交本单时申请人与申请人主管领导应签字完毕。
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