武汉信息传播职业技术学院学生事务管理流程.docx
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武汉信息传播职业技术学院学生事务管理流程
武汉信息传播职业技术学院学生事务管理流程
为了规范学生管理工作、方便学生日常事务处理，提高工作效率，根据我院
《学生手册》相关管理制度，特制定以下学生事务管理流程：
一、学生请假审批流程
1、学生填写《学生请假审批单》，说明请假是由、请假天数；
2、请假的审批：
（1）请假在 1 天以内的，由辅导员批准；
（2）请假在 3 天（含 3 天）以内的，由辅导员核实情况后，报系主任批准；
（3）请假时间在 3 天以上，5 天（含 5 天）以内的，由辅导员核实，系主任同意
后，报教务处、学工处批准；
（4）请假时间超过 5 天以上的学生，经辅导员、系主任、教务处、学工处批准
后报分管学生工作的副院长审批；
（5）考试期间（包括补考、阶段性考试等）学生一般不得请假，如遇特殊原因，
无论请假时间长短，必须报教务处审批；
（6）《学生请假审批单》由辅导员保存备查。
3、请假期满，学生必须及时到相应管理部门履行销假手续，否则超过准假时
间者，按旷课处理。
学生请假审批流程图
≤1 天
＞1 天≤3
天
＞3 天≤5
辅导员
辅导员
辅导员
系主任
系主任
教务处
学工处
天
＞5 天
考试请假
辅导员
教务处
系主任
教务处
学工处
分管院长
武汉信息传播职业技术学院学生请假审批单
1
姓名
学号
所学专业
电话
请假是由：
（因病请假，必须提供医院的相关证明；因公请假，必须提供学校相关部门
的证明；因特殊事情请假必须提供学生家长意见）
请假时间：
年 月 日—— 年 月 日 共计 天
辅导员意见：
签名（章）：
年 月 日
系主任意见：
签名（章）：
年 月 日
教务处意见：
签名（章）：
年 月 日
学工处意见：
签名（章）：
年 月 日
分管院领导意见：
签名（章）：
年 月 日
销假记录：
二、学生违纪处分流程
2
1、发现学生违纪行为和违纪事实；
2、辅导员整理学生违纪材料（属教学考试违纪者由教务处整理违纪材料），
提交处分建议交学工处；
3、学工处根据辅导员提交的违纪材料进行调查核实，10 日内做出初步处理
决定；
4、学工处将初步处理决定提交分管院长批准；
5、院办公会对违纪学生的违纪行为、违纪材料和初步处理决定进行审定，做
出最终处理决定；
6、院办根据院办公会做出的处理决定，由学工处起草学院文件，由院办按规
定程序发文；
7、学工处将学院文件送达给违纪学生；
8、学工处根据处理决定视情况在全校或班级范围内公布；
9、对给予“留校察看”处分的，辅导员每半年向学工处报送《留校察看学生表
现情况》，留校察看期满，受处分的学生写出《解除留校察看申请书》，经辅导员审
核批准后报学工处。
学工处调查核实后做出是否解除留校察看的决定。
解除留校
察看的，由学工处下达《解除留校察看决定书》，同时告知学生本人，并将《决定书》
存入学生档案。
学生违纪处理流程图
学生违纪
所在系（教务处）提交违纪材料和建议处分报告
学工处审查，做出初步决定
分管院长批准
院办公会讨论，做出处理决定
院办根据决定发文
辅导员、学工处将处分文件送达给学
生
学工处根据处分种类在学院公布
系部拟文范本：
3
关于建议给予×××同学××处分的报告
×××，男/女，×族，×年×月出生，××省××市××县（区）人，系××××系××级×××专
业××班学生，学号××××。
该生×××××××××××××××××（描写违纪行为事实），该生的以上行为违反了学
院关于××××的规定。
为严肃校纪校规，教育该生本人和广大学生，根据《武汉信
息传播职业技术学院××××细则》（试行）第×条规定，建议给予×××同学××××处分。
特此报告
××××系
×××年××月××日
武汉信息传播职业技术学院学生违纪处分决定送达书
姓名院系学号
4
性 别
出生年月
联系电话
处分文号
处分原因
处分结论
送达文件名称
家庭地址
家庭联系电话
邮政编码
送达人姓名 1
职务
联系电话
送达人姓名 2
职务
联系电话
送 达 过 程
1、送达时间：
年 月 日；
2、送达方式：
□直接送达、□邮寄送达（请在送达方式前的方框中打勾）；
3、受处分当事人如对违纪处分决定有异议，请于接到本通知之日起五个工作日内向学院学
生申诉处理委员会提出申诉，学院将进行复查，并告之复查结论。
送达人签名：
年 月 日
接收人签名：
年 月 日
备注
1、本表必须用钢笔或水笔填写。
2、两名送达人一名为学生辅导员，另一名为学工处工作人员。
接收人为学生本人
或其直系亲属。
3、本送达书签收完毕，留存学工处。
武汉信息传播职业技术学院学生解除留校察看申请表
系部（盖章）：
填表时间：
系部姓名学号
5
专业处分结论处分决定文件号：
申
请
解
除
处
分
缘
由
学生签字：
年月日
班
级
鉴
定
意
见班长签字：
年 月 日
辅
导
员
意
见
签字：
年 月 日
系
部
意
见 签字盖章：
年 月 日
学
工
处
意
见
签字盖章：
年 月 日
分
管
院
长
意
见
签字盖章：
年 月 日
院办公会意见：
注：
一式三份，一份各系存档，一份学工处存档，一份存入学生档案。
三、受违纪处分学生申诉处理流程
1、受处分学生在接到处分文件后，对处分决定有异议的，可在 5 个工作日内
向学院学生申诉处理委员会提出书面申请；
6
2、学院学生申诉处理委员会自接到申诉申请书后，15 个工作日内作出对申
诉的处理决定；
3、需改变原处理决定的，提交院办公会重新研究决定；
3、学院学生申诉处理委员会将申诉处理决定送达给学生本人；
4、学生对学院的申诉处理有异议的，可在 15 日内向湖北省高校学生申诉处
理委员会提出书面申诉。
学生申诉处理流程图
学生接到处理文件，不服处理
5 日内提出申诉申请书
学生申诉处理委员会受理
15 日内做出处理意见
申诉处理结果送达学生
需改变原决定
院办公会讨论
学生不服处理决定
15 日内向湖北省高校学生申诉处理委员会提出书面申诉
学生证办理（补办）流程
解除学生留校察看流程图
学生提出申请所在班级评议意见辅导员考察意见
院办公会讨论
分管院长意见
学工处审查
四、学生证办理流程
1、新生入学资格审查取得正式学籍后，方可办理学生证；
2、辅导员以班级为单位汇总学生信息，每人收取 1 寸近照 1 张；
7
3、学工处审查辅导员上交的学生信息；
4、学工处组织辅导员填写学生证；
5、学工处组织以辅导员为单位到院办盖钢印和印章；
6、已全额缴纳学费的学生证加盖注册章；
7、学生证发放到学生手中。
五、学生补办流程
1、学生填写补办申请表；
2、辅导员签署补办意见；
3、系主任签署意见；
4、学工处签署意见；
5、学生持已签署意见的《申请表》每月 1-5 日到学工处申请办理；
6、当月第二周的周四到学工处领取补办的学生证。
学生证办理（补办）流程图
新生
入学资格审查通过
辅导员汇总学生信息
学工处审查学生信息
填写学生证信息
盖印
发
证
给
学
生
学生证遗失
填写申请表
辅导员同意
系主任同意
学工处同意
证件办理
8
六、学生休学流程
1、在校生因病、入伍等原因不能继续学业的，可以申请休学；
2、所在系签署意见，说明该生在读期间的学业和表现情况；
3、教务处签署意见；
4、财务处审查学生的缴费情况；
5、学工处签署意见；
6、分管院长签署意见；
7、院办公会讨论作出决定。
七、学生复学流程
1、学生休学期满，可提出复学申请；
2、所在系根据该生的现实情况签署意见；
3、教务处审批；
4、学工处审批；
5、分管院长签署意见；
6、院办公会讨论作出决定；
7、办理缴费（续费）等复学手续。
学生休学、复学办理流程
学生提交申请和证明材料
辅导员意见
系主任意见
教务处意见
财务处审查缴费情况
学工处意见
分管院长意见
复学
新的年级、班级
学工处备案
财务处办理缴费手续
教务处意见
休学休学期满所在系签署意见
9
姓名
学号
系部
专业
班级
电话
申请休学时段
休
学
理
由
（附申请书及相关证明材料）
家长签名：
学生签名：
年 月
日
系
部
意
见
（辅导员填写该生相关情况）
签名：
年 月 日
（系主任签署意见）
签名（章）：
年 月 日
教
务
处
意
见
（学工处处长签署意见）
签名（章）：
年 月
日
财
务
处
意
见
（说明该生费用交纳情况）
签名（章）：
年 月
日
学
工
处
意
见
（教务处处长签署意见）
签名（章）：
年 月
日
院
领
导
意
见
（分管院长签署意见）
签名：
年 月
日
院办公
会意见
签名：
年 月 日
武汉信息传播职业技术学院学生休学流程表
10
姓名
系部
休学前专业
原学号
原班级
休学日期
复学日期
休学期
复
学
理
由
签名：
年 月 日
系
部
意
见
（原辅导员介绍该生相关情况并填写意见）
签名（章）：
年 月
日
（系主任签署意见）
签名（章）：
年 月 日
教
务
处
意
见
（（教务处处长签署意见）
签名（章）：
年 月
日
财
务
处
意
见
（核算该生费用情况）
签名（章）：
年 月 日
学
工
处
意
见
（学工处处长签署意见）
签名（章）：
年 月
日
院
领
导
意
见
（教学院长签署意见）
签名（章）：
年 月 日
学
籍
备
案
（教务处学籍管理办公室）
签名（章）：
年 月 日
武汉信息传播职业技术学院学生复学申请表
11
院办公
会意见
签名（章）：
年 月 日
学
籍
备
案
（教务处学籍管理办公室）
签名（章）：
年 月 日
注：
因病休学的学生申请复学，必须附县级以上医院证明。
八、学生退学办理流程
1、学生本人提出退学或者因违纪达到退学条件；
2、辅导员和所在系签署意见；
3、教务处签署意见；
4、学工处签署意见；
5、分管院长签署意见；
6、院办公会讨论作出决定；
7、学生办理退学手续。
学生退学办理流程
学生提出申请学生违纪
辅导员提出意见
系主任同意
教务处同意
学工处同意
分管院长同意
院办公会讨论同意
教务处注销学籍
保卫处户口迁移
总务处办理退房等
设备住财产清算
图书馆退证
学工处领取档案
系部注销名单
办理退学手续
12
财务处核查学费
退学手续完毕
辅导员办理注销学
费户头手续
姓名
性别
专业
班级
本人联系
电话
家庭电话
学号
家庭住址
邮政编码
退学理由
辅导员
意 见
系主任
意见
财务处
意见
（说明该生费用情况）
学工处
意见
院办公会
意见
单位
内容
办理意见
经办人签字
办理日期
负责人签字
备注
学工处
收回学生证
党团关系转移
退还档案
系部
注销名单
总务处
住宿费
水电费
伙食费
公物押金
寝室床位及钥匙
图书馆
图书借阅证
外借图书
图书损坏赔偿
武汉信息传播职业技术学院学生退学流程表
13
逾期罚款
设备处损坏赔偿
保卫处
户籍迁移费
办理迁移手续
发放学习证明
教务处
单科成绩证明
注销学籍
财务处
培养费
补退费用总额
备注:
学生持此表到相关部门办理流程手续。
九、学生转学办理流程
1、学生入学满一学期，因病或其他特殊原因，无法在我校继续学习，可以提
出转学申请；
2、转入学校同意接收；
3、学生所在系确认该生学业和表现情况；
4、教务处签署意见；
5、学工处签署意见；
6、分管院长签署意见；
7、院办公会讨论作出决定；
8、省教育厅同意；
9、学生办理转学手续。
学生转学办理流程
学生提交转学申请
转入学校同意接收
辅导员确认该生学业和表现情况
教务处同意
学工处同意
分管院长同意
院办公会同意
14
姓名
系部
专业
学号
学年第 学期
转
学
理
由
家长签名：
学生签名：
年 月
日
系
部
意
见
（辅导员填写该生在校期间学业和表现情况）
签名（章）：
年 月
日
（系部负责人签署意见）
签名（章）：
年 月 日
教
务
处
意
见
签名（章）：
年 月
日
学
工
处
意
见
签名（章）：
年 月
日
省教育厅同意
转学
办理转学手续
武汉信息传播职业技术学院学生转学申请表
15
学
院
相
关
领
导
意
见
（分管院长签署意见）
签名：
年 月 日
（分管院长签署意见）
签名：
年 月 日
（院长签署意见）
签名：
年 月 日
院办公
会意见
学
籍
备
案
签名（章）：
年 月 日
十、学生危机事件应急处理流程
1、当学生的生命财产遇到抢劫、打架斗殴、被骗、车祸、自杀等危险时，启动
危机事件应急响应；
2、学生发生紧急事件时，目击者要第一时间告知学院保卫人员；
3、保卫人员接到事件报告后，要立即联系保卫处长和学生辅导员；
4、辅导员得知事件后，同时向系行政副主任、主任和学工处负责人报告；
5、保卫处负责人向分管院长报告，并联系治安机关协助处理；
6、学工处负责人向分管院长报告；
7、分管院长根据情况向院长汇报；
8、院长根据情况向集团汇报。
学生危机事件应急处理流程图
学生危机事件发生事件目击者
学院保卫人员
保卫处长辅导员
治安机关系行政副主任学工处长
16
学生家长
分管院长
院长
集团
心理危机事件联系
心理咨询中心负责
人协助处理
十一、学生评优评先流程
个人申报
班级民主评议
系部审核公示
式
教务处审核
学工处审核公示
院办公会审定
集体申报
系部审核公示
式
学工处审核公示
院办公会审定
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十二、保险理赔
一、大学生医保报销：
1、武汉市内住院报销：
武汉医保定点医院住院→持身份证在医院按比例结
算、报销（报销后剩余费用凭分割发票可再办理意外伤害商业保险理赔）
2、武汉市外住院报销：
武汉市外医保定点医院住院→自行垫付住院费用→
准备住院发票、病历等材料→学工处→武汉市医保中心开具分割单、下拨报销费
用（60 个工作日）→学院财务处打卡发放
办理报销手续时，学生个人需向学工处提供以下材料：
①发票原件；②住院
费用汇总清单（原件）；③出院小结（复印件）；④身份证复印件；⑤使用置换材料
的需附诊疗项目审批进价表或发票复印件；⑥ 临时医嘱、长期医嘱，病案首页、
手术记录、 医院等级证明；⑦放化疗费及治疗费用明细表；⑧转院审批表；⑨大
学生异地实习、寒暑假就医学校出具的证明（由所在系部出具外地就医原因等证
明材料）。
3、重症门诊报销：
持近一年重症门诊病历→学工处→领取并填写《重症疾病核定登记表》→学
院盖章→武汉市医保中心下拨报销费用（60 个工作日）→学院财务处打卡发放
办理重症疾病报销手续时，学生个人需向学工处提供以下材料：
①《重症疾
病核定登记表》（一式两份，学工处领取，学校盖章）；
升级会员 