学校公文管理办法.docx

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学校公文管理办法

公文管理办法

第一章总则

第一条目的及依据

为规范和加强（以下简称“学院”）公文管理，提高学院公文质量和办结效率，实现公文管理工作的制度化及标准化，根据学院发展需要,结合学院实际，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于学院各类公文管理。

具体涉及公文的拟发、收文、办理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条定义

（一）本办法所称公文的密级包括三类：

决密、机密、秘密

1.绝密公文：

指极为重要，只限于学院领导班子才能接触的文件，一旦泄露会使学院的安全和利益遭受特别严重的损害；

2.机密公文：

是涉及学院重要秘密内容的文件，一旦泄露会使学院的安全和利益遭受较大的损害；

3.秘密公文：

是涉及学院一般秘密内容的文件，一旦泄露会使学院的安全和利益遭受一定的损害。

第四条公文处理原则

（一）坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全;

（二）严格执行国家的法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全，同时也要遵守学院保密制度和保密事项。

第二章职责与权限

第五条学院办公室是公文处理的管理部门，主要负责：

（一）制定、完善公文管理办法；

（二）负责各类公文的接收、处理、存档；

（三）负责指导、审核各部门提报的各类公文。

第六条各部门负责本部门公文的拟定及按流程提报审批。

第三章公文种类、格式、规则

第七条公文种类

学院的公文种类主要有：

决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等。

（一）决定：

适用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排，奖惩有关部门和人员，变更或者撤销下级不适当的决定事项；

（二）决议：

适用于学院党委经会议讨论通过的重要决策事项；

（三）通告：

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；

（四）通知：

适用于传达上级单位指示精神，部署安排工作，印发有关工作制度（办法），任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；

（五）通报：

适用于上级单位向下级单位或有关单位表彰先进、批评错误、传达重要精神或者重要情况；

（六）报告：

适用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级单位的询问或交办事项，上报有关材料等；

（七）请示：

适用于向上级单位请求指示、批准；

（八）批复：

适用于答复下级单位的请示事项；

（九）意见：

适用于对重要问题提出见解和对重要事项提出解决办法;

（十）函：

适用于不相隶属单位之间商洽工作、通报情况、征询意见、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；

（^一）纪要：

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第八条组成及格式

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、抄送单位、印发单位、印发日期和页码等部分组成。

（一）份号。

公文印制份数的顺序号。

采用3位阿拉伯数字虚位编排（如：

001）字体使用3号黑体，顶格编排在版心左上角第一行。

涉密公文应当标注份号，其它公文可不编制份号；

（二）密级和保密期限。

涉及秘密的公文应当标明密级和保密期限，

公文密级分为“绝密”、“机密”、“普通”三种，用3号黑体字，顶格编排在左上角第二行。

秘密等级和保密期限之间用★隔开（如：

机密★5年），如果只标识密级不标识保密期限，密级两字之间空1字，密级和保密期

限由公文办理者标注；

（三）紧急程度。

对公文送达和办理的时间要求。

紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”。

紧急程度标注在秘密等级垂直下方位置

1.特急公文，是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的公文；

2.加急公文，是指涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文；

3.常规公文，是指可以按正常速度形成、运转和办理的公文。

但常

规公文也要及时办结。

（四）发文单位标识是由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成；也可以使用发文单位全称或者规范化简称；

（五）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办单位、发文字号。

年份、序号用阿拉伯数码标识；年份为四位数，用六角括号“〔〕括入；序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字。

发文字号用3号仿宋体字，标于发文单位标识之下空2行，上行文发文字号居左空1字，下行文发文字号居中排布。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线;

（六）上行文应当注明签发人姓名。

其中，请示性公文应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，居右空1字。

“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名；

（七）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

公文标题由发文单位名称、事由和文种组成。

公文标题中除法规、

规章名称加书名号外，一般不用标符号。

公文标题用2号方正小标宋GBK字，标于红色反线下空2行。

可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；

（八）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化

简称、统称。

用3号仿宋体字，左侧顶格标于标题下空I行，回行时仍顶格，最后一个主送单位名称后标全角冒号。

（注：

上行文和平行文主送单位只能是一个，如需送多个主送单位，应分别行文）；

（九）正文指公文所要表述的内容。

位于主送单位下1行，每自然段开始左空2字，回行顶格。

回行时要保证数字、年份完整。

正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。

正文中如有小标题可用4号黑体字；

（十）公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体标识

“附件”，后标全角冒号和附件名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如:

附件：

1.XXXXXX）;附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）；

（十一）发文单位署名。

署发文单位全称或者规范化简称；

（十二）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

成文日期：

行政公文和党委公文均使用阿拉伯数字将年、月、日标全；

（十三）以学院名义对外发文，应当加盖印章。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法，使印章与正文同处一页，不采取标识“此页无正文”的方法；

（十四）公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加圆括号。

用3号仿宋体字标于成文日期下一行，居左空2字；

（十五）抄送单位指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单

位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

抄送单位，左右各空1字，

用3号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐，在最后一个抄送单位后标句号；

（十六）印发单位和印发日期，指公文印制单位与送印日期。

位于抄送单位之下占1行位置；用3号仿宋体字，印发单位左空1字，印发日期右空1字。

印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（十七）页码指公文各页的连接顺序

4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm公文应双面印刷，公文单页码居右空1字，双页码居左空1字。

空白页不标识页码。

（十八）公文中的表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双面码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封面上）第九条行文规则

（一）行文应当确有必要，注重效用；

（二）行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告；

（三）学院对外的正式文件均由学院办公室以学院文件形式行文，各部门不得对外正式行文；

（四）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时报送其他单位的，应当用抄报形式，但不得抄送其下级单位。

报告不得夹带请示事项；

（五）不相隶属单位之间一般以“函”商洽工作，且不应该有指示性内容；

（六）除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第四章发文管理

第十条发文办理指以学院名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、复核、签发、登记、印制、校对、用印、分发等程序。

第十一条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及学院的有关制度和规定。

凡拟提出新的政策、规定，应充分征求各有关方面意见，切实可行并加以说明。

如果提出学院内一些特殊办法和措施，应加以说明；

（二）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼；

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定；

（四）文稿中不得以政策、法律、法规的未定稿作为拟文的依据。

（五）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相

关部门意见，为求达成一致;

（六）学院院长主持、指导重要公文起草工作；

（七）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（八）人名、地名、数字、引文要准确。

引用公文，应不引用公文的标题（加书名号），后引发文字号（加括号），引用原文应加引号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日；

（九）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“

（二）”，第三层为“1”，第四层为

（1）；

（十）使用国家法定计量单位。

（^一）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，使用

国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；

（十二）公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；

（十三）涉密公文，应当根据国家有关保密规定标相应的密级。

第十二条拟制公文时，对涉及其它有关职能部门职权范围内的请示性事项，主办部门应当主动与其协商，取得一致意见并会签后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，请主管领导协调或裁定并在主管领导授意下，列明理据，方可行文上报。

各职能部门之间征求意见或会签意见时，协办部门必须在一周内予以签发，否则视为失职。

第十三条转发文件应当做到

（一）转发上级机关和其他部门正式文件，应结合工作实际，提出具体贯彻要求转发;

（二）下列文件不得转发：

各种密级文件、资料；各级领导未公开

的讲话；规定限制阅读范围的文件；政策、法律、法规、重要措施的未定稿；其他不得转发的文件。

第十四条公文要坚持精简、高效的原则。

（一）压缩公文数量，提高公文质量，可发可不发的公文坚决不发，

可抄送可不抄送的公文一律不抄送；

（二）在报刊上已公布的行政法规和已发至各部门的公文，无新的要求时，不再原文转发；

（三）凡能通过当面商定、电话联系、开会协商和领导面示等方式解决或答复的问题，或将领导批示已抄送、复印有关部门执行的，不再印发批复、复函；

（四）不涉及重大事项的职能部门业务会议，一般不印发会议纪要；

（五）各部门召开会议的通知由部门自行印发；

第十五条学院各部门起草的公文应在送部门负责人审签前，由部门核稿

人员（各部门须确定1名核稿人，并在办公室备案）先行核稿、把关，部门负责人审签（需要其他部门会签的，由会签部门负责人会签）后，交由办公室文字秘书审核，审核的重点和流程是：

（一）是否需要行文。

行文理由是否充分，行文依据是否准确；

（二）行文内容是否符合国家的法律、法规和方针、政策以及本部

门的有关规定；是否完整准确体现发文部门意图；是否同现行有关公文

相衔接；所提出的措施和要求是否切实可行；

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一

致意见；

（四）行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要

求；

（五）公文格式是否符合本办法的规定；

（六）其他内容是否符合公文起草的有关要求；

（七）公文审核中，如需对文稿作较大修改，应当与拟文部门协商或请其修改；修改后的文稿须由部门领导确认，核稿人员应当进行复核。

部门复核后交学院办公室审核后报学院分管副院长会签的，则报学院分管副院长会签，学院分管副院长会签后，报请院长签发。

第十六条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发言条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第十七条公文签发

（一）报送学院领导签发的公文，应当做到：

1.符合《国务院国资委公文处理暂行办法》、《集团公文管理办法》的具体要求；

2.必须经本部门核稿人核稿、主要负责人审签。

如主要负责人外出，由主持工作的负责人审签；

3.送签的文稿应当为誊清稿；

4.送签的公文要标页码：

如：

第X页（共X页），部门负责会签、学院领导会签及签发公文时的修改之处须标注修改人姓名。

（二）公文的签发，实行权责结合的原则

1.以学院、学院党委名义报上级单位或机关的公文，分别由学院院长、党委书记签发；

2.以学院名义公布的政策、规章、决定、公告、人事任免事项等，

由学院分管副院长审核会签后，由学院院长签发；

3.出访考察、出访审批、接待来访等涉外活动，由学院党委书记会签、学院院长签发；

4.学院重大经营决策、战略合作等，由学院院长签发；

5.学院中长期计划、经营计划、任期目标考核、经济运行分析等由

学院院长签发；

6.学院的资金管理、资金管理、国有资本经营预算、产权变动、国有资产管理等由学院院长签发；

7.学院的发展规划等由学院院长签发；

8.学院年度投资计划、产权投资、固定资产投资、重大技改项目、

土地管理等由学院院长签发；

9.各专项审计工作由学院党委书记会签、院长签发；

10.如遇学院院长外出，由院长签发的文件，必须经学院分管副院长审查、会签后，由学院院长授权的其他负责人签发；

11.以学院名义下发的其他公文，由学院院长或其他分管副院长签发；

12.以学院党委名义公布的制度、决定、规定，贯彻落实党的路线、方针、政策的重要工作部署、人事任免事项等由学院党委书记签发或授权副书记签发。

其他公文，经学院党委书记授权可由其他党委常委签发；

13.各类会议纪要由主持人签发。

如涉及其他分管副院长分管的事项，会议主持人应批请相关分管副院长会签或报请学院院长签发。

第十八条各级负责人审批或签发公文要认真负责，应在文件上签署自己的具体意见、姓名和日期。

文字不要批写在装订线左侧。

第十九条学院领导审批或签发的公文，应退学院办公室统一办理，不得直接转给其他承办部门。

第二十条公文的印制

（一）公文送印前，应当交由学院办公室进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全；行文格式是否统一、规范；发文字号、分送单位和印制份数是否准确等；经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审；

（二）公文印制的份数由主办部门根据文件发放范围和有关规定确

疋;

（三）公文印制时，排版的清样由拟稿人初校，学院办公室复校，初校应消灭漏字、错字、多字等差错；复校应检查初校指出的差错有无改正，并依据原稿对全篇内容再次校核，同时对公文格式、排版清校进行检查。

校对和打印人员应签署姓名、日期。

印制的文件要做到无缺损，版头鲜明，套印准确，无脏污、倒头、多页、缺页、白页、错页等质量问题。

第二^一条草拟的公文应用计算机打印初稿。

修改、审批签发公文，应用钢笔、签字笔等符合存档要求的笔书写。

第二十二条各部门要积极应用计算机对公文的收发、传递、办理、立卷、归档和查询调阅进行跟踪管理，逐步实现办公手段的现代化。

第五章收文管理

第二十三条收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、答复等程序。

第二十四条接收公文时，学院办公室应认真核查来文单位、件数、时限要求和密封情况，确认无误后方可签收。

第二十五条对各部门上报的需要办理的公文，学院办公室应当进行审核。

审核重点是：

来文是否属公文受理范围；是否符合行文规则；内容是否符合规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；重大事项是否有学院办公会决议及相关专题会议决议；文种使用、公文格式是否规范；签发人是否是学院院长或受委托负责人。

对不符合规定的公文，学院办公室负责人可以退回呈报单位并说明理由。

第二十六条对符合规定的公文，学院办公室负责人应当及时提出拟办意见送分管副院长批示或交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

紧急公文应标明办结时限。

第二十七条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿＜紧急公文应当按时限要求办理。

确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本部门职权范围或进不宜由本部门办理的，应当及时退回学院办公室向分管副院长说明理由。

第二十八条收到上级单位下发或交办的公文，由学院办公室提出拟办意见，送分管副院长审批后办理；各部门在收到上级交办的文件，必须在规定时间回复，凡没有正常理由拖延不办，贻误时机，造成损失的，要追究部门主要领导和经办人的责任。

第二十九条凡需呈送学院领导传阅或阅批的各类文件，均需先送学院办公室，各业务部门不能直接报送有关领导。

学院办公室收到文件后，应进行登记，并附上学院《公文拟办单》（见附件），然后由学院办公室负责人根据来文分类批请领导阅示；凡国资委等上级部门下发的指示类文件和部门上报的报告、请示类文件由学院院长阅批，其他一般性文件由学院分管副院长阅批。

学院领导阅批后，由学院办公室按领导批示分别送有关部门传阅及办理。

学院办公室在文件传阅过程中应做好登记，并注意督促部门尽快传阅和办理。

文件传阅结束后应进行归档。

第三十条公文办理中遇到涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可请分管副院长协调和裁定。

第三十一条审批公文时，对有具体请求事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意，没有请求事项的，圈阅表示已阅知。

第三十二条部门上报请示，应给学院留出研究决策时间，一般事项不得少于两周，紧急事项不得少于7个工作日，特别紧急事项必须在“请示”中说明紧急原因，并予以标明；对于部门上报的请示，主办部门要在收到批转文件后10个工作日内进行批复或答复，未能按时办结的事项，主

办部门应主动向部门作出解释，并向学院办公室说明情况；上级部门要求报告的文件要在文件要求时限或领导批示完成时限前4个工作日内完成起草、核稿、部门会签程序，送达学院办公室核稿，以便尽快呈报领导会签、签发；部门之间会签原则上不超过2个工作日，最迟不超过4

个工作日，超过需提前与主办部门协商；学院办公室应及时传递领导传阅、传批文件，遇领导出差，注明后依次传递，需有关部门办理的紧急传阅件可复印有关部门先行办理，原件继续传递。

第三十三条送分管副院长批示或者交由部门办理的公文，由学院办公室

负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，并定期公布公文处理结果。

第三十四条公文的办理结果应当及时答复来文部门，并根据需要告知相关部门。

第六章公文归档

第三十五条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和学院的有关制度规定及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十六条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映学院的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十七条联合办理的公文，原件由主办部门整理（阅卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。

第三十八条归档范围内的公文按档案管理的规定确定保管期限。

第三十九条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第七章公文处理

第四十条公文由院办公室文书统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十一条学院办公室应当建立健全学院公文处理的有关制度和细则。

第四十二条上级的公文，除标有密级和注明不准翻印或转发的以外，经分管副院长或学院办公室负责人批准，可以转发。

转发时一般加盖转发印章，编号后转发，转发件视同正式文件妥善保管。

第四十三条公文的复印件不能作为正式公文外送。

第四十四条公文的被撤销，视作自如不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十五条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经学院办公室负责人批准，可以销毁。

第四十六条销毁密级公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失,不漏销。

其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第四十七条部门合关时，全部公文应当随之合并管理。

部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交指定的档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借调的公文按照有关规定移交、清退。

第四十八条公文处理必须严格执行有关保密规定。

（一）部门制发的公文，凡涉及秘密事项的，应按照密级划分的规定标明密级；

（二）密级（包括机密、绝密）公文要有严格的收发、登记、阅办、传递、保管制度；

（三）绝密和重要的机密公文在传阅过程中应单独送阅；

（四）禁止用不加密机的传真机传送秘密公文；

（五）不得将密级公文带到家里、医院里或者其它公共场所阅读。

第八章奖惩与责任追究

第四十九条学院办公室负责本办法的培训及公文管管理工作，未有效履

行职责的，可由分管副院长给予警告、通报、处罚；

第五十条发文部门所发文件未到学院办公室备案，也未及时提交归档

的，由发文部门承担责任；

第五十一条学院办公室没有按时限转呈而延误批复时限的，或因公文批复后办公室没有按规定时限下发的，学院将对责任人和学院办公室负责人进行处理。

第五十二条针对学院下达的指令性或限期完成的工作任务，对因执行部门工作效率低下、前期工作开展满后、上报请示不及时等原因造成工作延误、错过最佳办理时机的，学院将根据实际情况追究相关人员的责任。

第九章附则

第五十三条本办法自院长办公会议审议通过，院长签发之日起生效。

第五十四条本办法委托学院办公室负责解释。

附件1:

权责清单

附件2:

发文管理流程与收文管理流程

附件1

权责清单

骨口.序号

管理事项

经办部门

学院办公室

院长/分管副院长

承办部门

发文管理

拟定

审核

审批

收文管理

登记/拟办

批示

执行

附件2

发文管理流程

1.控制目标

规范和加强学院公文管理，提高学院公文质量和办结效率，实现公文管理工作的制度化及标准化。

2.流程图

3.流程说明

编号

流程步骤

责任部门/岗位

控制编号

流程步骤描述