重大建设项目档案管理规范.docx
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重大建设项目档案管理规范
1.0依据和目的
1.1依据
《中华人民共和国档案法》
《四川省重大建设项目档案管理办法》
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA／T28—2002》》
1.2目的
为进一步加强公司重大建设项目档案资料管理工作，促进公司重大建设项目档案工作的制度化、标准化、系统化、规范化，确保重大建设项目档案资料的完整、准确、系统、安全，符合归档要求，充分发挥项目档案资料在工程建设、生产管理、设施维护及改建、扩建中的作用，保障移动通信建设持续、快速、健康的发展。
2.0适用范围
适用于各项重大建设项目档案的立卷、整理、移交、归档、保管、利用等管理工作
3.0职责
3.1省公司综合部档案管理负责贯彻执行国家档案业务主管部门及中移动集团公司的政策、法规以及有关重大建设项目档案工作的规定，接受集团公司、省档案局的档案业务指导，拟订本公司重大建设项目档案管理的相关规范，接收省公司省管重大建设项目的所有档案。
3.2省公司综合部档案管理负责对公司所管辖范围重大建设项目档案管理工作进行业务指导、督促、检查。
3.3省公司综合部档案管理负责接收各建设单位和相关部门已立卷整理后的重大建设项目档案资料，并对所接收的重大建设项目档案资料进行系统二次核对整理、排列、编写案卷目录、专题目录、机读目录等。
3.4省公司综合部档案管理负责重大建设项目档案资料的保管、编研、开发、利用、鉴定和销毁工作
3.5省公司综合部档案管理负责所接收的重大建设项目档案的安全、保密工作。
3.6省公司各重大建设项目管理部门负责收集，立卷、整理、移交本部门负责组织建设的重大建设项目档案资料。
3.7省公司计划部、重大建设项目建设部门负责协助综合部档案管理及时完成向省政府相关部门上报重大建设项目投资建设情况和档案资料情况动态表，确保所填数据的完整、准确。
3.8省公司合同管理部门负责收集、立卷、整理、移交重大建设项目合同档案资料。
3.9省公司集中采购部门负责按照集团采购文件资料管理办法的相关规定收集、整理、立卷、移交采购中形成的各类重大建设项目档案资料。
3.10省公司审计管理部门负责按照集团内部审计档案管理办法及工作规范的相关规定收集整理、立卷、移交审计中形成的各类重大建设项目档案资料。
3.11省公司财务管理部门负责收集、立卷、整理、移交重大建设项目竣工决算及批复等档案。
3.12各市州分公司所管重大建设项目档案由市州分公司各相关部门负责收集、立卷、整理移交市公司档案管理部门
3.13、由于重大建设项目相关管理部门原因造成重大建设项目档案逾期不归档及归档文件不完整、不准确、整理不规范的,由相应的归档部门负责。
4.0档案的定义
4.1重大建设项目档案：
是指从重大建设项目的提出、立项、审批、招投标、勘测设计、施工、到竣工投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的各种形式与载体的文件材料（包括技术图纸、影片、照片、光盘等）。
5.0档案的归档范围
5.1档案的归档范围：
参照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》
6.0档案归档要求
6.1重大建设项目管理部门要由一名主管领导分管重大建设项目档案工作，要把项目档案纳入项目建设管理内容,纳入相关人员岗位责任制,纳入合同管理，并落实专人负责对本部门重大建设项目档案归档工作进行收集、汇总、检查、立卷、整理、移交。
6.2归档的重大建设项目档案必须反映其管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统、齐全。
归档的重点是建设项目各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，特别是具有法律依据和凭证的重要文件材料（审批文件、产权证明、使用证明等）和竣工图在内的全套图纸。
6.3所有竣工图均应加盖竣工图章。
竣工图章的基本内容应包括：
“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
尺寸为：
50mm×80mm.竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
6.4凡按施工图施工无变动的可使用施工图纸做为竣工图，但必须加盖竣工章。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
没有超过1/3的应加盖变更章。
6.5不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm）,图标栏露在外面。
6.6凡归档的文件材料均应是原件，如使用复印件必须注明原件存放地点，图片、照片、光盘等要标明时间、地点、人物、背景、作者、名称等要素，所有的归档文件材料要求字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书写。
如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等.
6.7请示与批复要同时归档，缺一不可。
如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。
6.8对于引进设备的外文资料，应由建设项目管理部门负责对案卷题名和卷内章节等目录进行翻译，加入卷内目录和备考表，并有翻译者签名。
7.0档案的分类及编目：
7.1为保持档案分类的连贯性,重大建设项目档案的分类仍按原《四川移动通信企业分类实施细则》的三类分类标准执行，即
E．基本建设类：
E01综合工程：
E01.01依据性文件、E01.02基础性文件、E01.03设计文件、E01.04施工文件、E01.05竣工及验收文件
E02移动通信工程:
E02.01依据性文件、E02.02基础性文件、E02.03设计文件、E02.04施工文件、E02.05竣工及验收文件、E02.06涉外文件
E03建筑工程：
E03.01依据性文件
E03.02基础性文件
E03.03设计文件
E03.04施工文件
E03.05竣工及验收文件
F．设备仪器类:
F01.01设备仪器购置文件
F01.02设备仪器随机、安装、维护文件
F01.03引进设备的文件
G．通信产品类:
G01.01产品开发决策文件
G01.02产品研制鉴定、生产文件
H．移动通信研究类：
H01.01依据性文件
H01.02研究试验、总结鉴定、成果报奖等文件
7.2案卷的编目是指卷（盒）内文件的页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面的编制规定和要求
A、页号编号
（a）每卷（盒）单独编号，页号从有书写内容的页面编起，从“1”开始。
（注：
卷内目录、备考表不编号）
（b）页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
小于A4幅面的文件，应托裱成A4幅面后再按规定编写页号。
（c）图纸。
凡大于A4幅面的图纸一律折叠成A4幅面，并要求折叠后图标露在外面，页号就编写在图标的右下角。
（d）成套图纸或印刷的科技文件材料，自成一卷的，不必重新编写页码。
（e）成套的图纸和印刷成册的文件必须分成两卷或两卷以上。
此时应根据从新分成的案卷，编写卷内目录，按编号规定编写页号。
B卷内目录:
卷内目录排列在卷内文件之前。
包括序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注等内容。
（a）序号：
序号是以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
（c）文件编号：
填写文件原有的文号或图号
（b）责任者:
填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
（e）文件材料题名：
填写文件标题的全称。
（f）日期:
填写文件形成日期。
（g）页次:
填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。
（h）备注:
备注项要填写本份文件须说明的问题。
C卷内备考表:
排列在卷内文件之后。
是对案卷完整、准确情况的说明。
如没有需要说明的事项可不必填写。
D案卷封面和脊背:
案卷封面印刷在卷盒的正表面，也可采用内封面形式。
案卷封面、脊背的内容包括：
档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限。
（a）档号应由全宗号、分类号、案卷号组成。
（b）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
案卷题名应包括建设工程项目名称、专业名称、卷内文件的内容。
（c）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
（d）编制日期应填写案卷（盒）内全部文件形成的起止日期。
（e）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
永久是指项目档案需永久保存、长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命、短期是指工程档案保存20年以下。
同一案卷盒内有不同的保管期限文件，均以长定期限。
（f）密级分为绝密、机密、秘密三种。
同一案卷盒内有不同密级的文件，应以最高密级为本盒密级
8.0案卷装订
8.1 案卷可采用装订与不装订两种形式.文字材料必须装订，既有文字材料，又有图纸的案卷应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
8.2不装订的案卷要注意页号的编写，按编号顺序排列好后装盒。
并将卷内目录和备考表一起，装入盒内。
8.3装订时必须剔除金属物（案卷（盒）内不能有金属物和塑料制品，因此在案卷装订前必须剔除金属物和塑料制品，装订用的物品也不得使用金属和塑料制品）。
9.0档案归档的份数
9.1省公司档案室一份,相关维护单位和相关市州分公司各一份,局房工程、城市基础设施（各种管线）工程所在地的城建档案馆（室）一份
10.0档案验收及移交时间
10.1重大建设项目档案的验收是工程验收的重要组成部分。
须与建设项目的单项验收、初步验收、竣工验收同步进行。
建设项目管理部门在工程初、终验时必须通知档案室档案管理人员参加。
10.2重大建设项目管理部门在建设项目终验前须向综合部申请重大建设项目档案预验收和提交完整的档案目录清单。
由综合部档案室派人对整个项目档案进行审核抽查，对不符归档要求的，提出整改意见，限期整改。
整改完成后，再向四川省发展和改革委员会、省档案局申请重大建设项目档案专项验收。
对验收和执法检查不合格的，由相应的归档部门负责。
10.3凡在规定时间内未移交档案资料或档案资料移交不全的.且未经四川省档案局重大建设项目专项验收合格的和公司终验未经档案验收人员签字认可的，网络管理部门应不予发放终验证书.建设项目管理部门和财务部门不得办理工程结算或拒付相应的款项。
10.5对列入城建档案馆接收范围的局房等重大建设项目工程，在组织工程竣工验收前，项目建设管理部门应提请当地城建档案管理机构对项目档案进行预验收；未取得建设项目档案验收认可文件，不得组织建设项目竣工验收；建设项目竣工验收后3个月内，项目建设管理部门向当地城建档案馆移交一套符合规定的建设项目档案。
10.6所有建设项目档案资料应在竣工验收后三个月内移交.
10.7建设项目管理部门向档案室移交档案时，应办理移交手续，填写移交目录（含电子目录）一式二份，双方签字、盖章后交接。
11.0档案的保管、利用和借阅
11.1建设项目档案移交后，由公司档案室实行统一管理，并定期对所管档案进行检查、鉴定.发现破损档案应及时修复或复制。
11.2档案室设置规范的档案专用库房及柜架存放建设项目档案、并有“八防”等安全措施。
库房内应设有空气调节设施，温度控制在14—24℃之间，相对湿度控制在40%—65%之间。
11.3建立多种检索工具和参考资料，编制并公布重大建设项目档案目录，积极开发重大建设项目档案信息资料，更好地发挥其在工程建设、生产使用、维护管理和改扩建中的作用,为保护公司产权和处理建设工程项目工作中的各种权益问题提供凭证。
11.4档案查（借）阅
A．本公司员工因工作需要查（借）阅档案，须办理查（借）阅登记手续，填写“档案借阅利用效果登记表”。
查（借）阅重要档案时，须经主管领导批准，方能按规定查（借）阅。
B．外单位需查阅本公司档案，须持单位介绍信，经主管领导批准后，方可借阅。
借阅后需填写“档案借阅利用效果登记簿”，详细说明借阅利用档案所取得的效果和作用，加盖单位公章后归还档案室留存。
C．案卷一般仅供在档案室阅看。
确因工作需要借出档案的，须办理借阅手续，借阅期限一般不得超过十天，到期归还。
如需再借，应办理续借手续。
D．绝密和重要档案一律不得借出。
E．借阅者应对档案的保密与安全负责，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取，拆卸或损毁。
凡借阅档案因丢失、损毁、倒卖等给公司和国家造成损失的，将依照《档案法》第五章的有关条款处罚。
F．员工调离本公司时，必须将所借档案还清.
12.0档案的统计
12.1档案管理人员对所管理的建设项目档案进行定期的统计，并按照上级的的相关规定及时报送各类报表。
13.0档案的鉴定和销毁
13.1公司分管领导、综合部总经理、档案管理员和相关部门负责人组成鉴定领导小组。
先由鉴定人员对已过期档案文件进行审阅、分析，提出初步鉴定意见提交鉴定领导小组审核，待审核同意签字后，到指定地点进行销毁。
附件：
14.0相关文件和记录：
14．1四川省档案局、四川省发展和改革委员会川档发[2010]29号“关于进一步推进全省重大建设项目档案工作的通知”
14．2《四川省重大建设项目档案管理办法》
14．3《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA／T28—2002》
15．0相关记录
15．1竣工章样图
15．2档案移交目录清单
15．3卷内目录
15．4卷内备考表
15．5档案借阅利用效果登记簿
15．6档案借阅登记表
附表1
四川省重大建设项目档案管理登记表
（项目及项目档案和资料情况动态表）
项目名称
建设单位或项目法人
地址
邮编
上级主管部门
批准概算总投资
万元
计划工期
年月—年月
主要单位工程名称
现已完成的单位或单项工程
主要设计单位
主要施工单位
主要设备安装单位
主要监理单位
项目档案和资料管理情况
档案管理部门名称
隶属部门
联系地址、邮编
负责人及电话
电子邮箱
项目建档时间
专职档案人员数量
兼职档案人员数量
库房面积
档案工作用房面积
设施设备
现有档案和资料数量（正本）
卷册件
图纸张数
对项目档案日常监督、指导的上级单位
填表单位
（盖章）
年月日
附表2
四川省重大建设项目档案验收测评表
验收
内容
测评细则
标准分
自评分
实评分
备注
第一部分：
项目档案的基础管理工作15分
（一）制度建设
⒈建立了项目档案工作各项规章制度，1分；未建立档案收集、整理、移交、保管、利用等制度的，缺1项扣0.2分；
⒉建立了项目档案工作管理体制和工作程序，1分；
⒊形成了建设单位内部档案管理网络、建设单位与各参建单位之间的档案管理网络，1分。
3
（二）同步开展
⒈项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督指导，1分；
⒉自觉接受档案行政管理部门及主管部门对项目档案工作的检查、监督和指导，对检查中发现的问题能及时整改，1分；
⒊及时填报《四川省重大建设项目档案管理登记表》，1分；
⒋项目档案工作与项目建设同步进行，1分。
4
（三）责任考核
⒈项目档案工作实行领导责任制，0.5分；确定了负责档案工作的部门及领导，0.5分；
⒉实行了各部门和有关人员档案工作岗位责任制，0.5分；并采取了有效的考核措施，0.5分。
2
（四）合同管理
项目文件材料的收集、整理、归档、移交纳入合同管理，1分；要求明确，0.5分；控制措施有力，0.5分。
2
（五）人员配备
⒈配备了适应工作需要的专职档案管理人员，1分；
⒉档案管理人员具有专业学历或经过档案专业岗位培训，1分。
2
（六）设备配置
⒈保证档案工作所需经费，1分；
⒉配备了性能优良、满足工作需要的计算机、复印机、打印机、扫描仪及声像器材等必备的办公设备，1分；每缺一项扣0.2分，扣完为止。
2
第二部分：
项目档案的完整、准确、系统75分
一、项目档案的完整性（45分）
（一）归档文件材料门类、载体齐全
⒈项目管理、设计、施工、监理、设备、科研等类目的文件材料齐全，2分（每缺一类扣0.5分，扣完为止）；
⒉应归档的不同载体（照片、光盘、录音带、录像带等）全部归档，1分;
⒊项目全部单项工程归档率达100%，1分；每缺一个单项工程扣0.5分,扣完为止。
4
（二）移交手续完备
⒈设计、施工、监理单位及时向建设单位提交项目档案,1分;
⒉交接手续完备，1分。
2
（三）管理文件
⒈项目来源及其批准文件、可行性研究、任务书等齐全，1.5分；
⒉征用土地、移民、拆迁、安置、红线图等文件材料齐全，1分;
⒊项目计划、投资、统计、管理等文件材料齐全，1分;
⒋招投标、承发包文件材料及合同、协议、索赔等文件材料齐全，1分;
⒌环保、劳卫、安全、消防及其他应归档文件材料齐全,0.5分。
5
（四）设计文件
⒈地质、水文、气象、地震等设计基础文件材料齐全，2分;
⒉设计评价、鉴定及审批等文件材料齐全，1分;
3
（五）施工文件
⒈开工报告、技术交底、图纸会审纪要、施工方案及报批等文件材料齐全，1分;
⒉原材料检测、试验及施工定位测量、基础处理记录等文件材料齐全，1.5分；
⒊设计变更、更改洽商、技术变更等文件材料齐全，1分;
⒋工程质量检测、评定，焊接探伤记录、隐蔽工程验收记录、交工验收记录等齐全，2分（工程质量评定文件材料不全扣1分;隐蔽工程验收记录不全扣1分）;
⒌设备、管线、电气、仪表等其他应归档施工文件材料齐全，0.5分。
6
（六）监理文件
⒈监理合同、大纲、规划、细则及批复、备忘录、会议纪要、日志、月报等文件材料齐全，1分;
⒉质量控制、进度控制、投资控制等文件材料齐全,1分;
⒊合同管理、组织协调等文件材料齐全，1分；
⒋其他应归档监理文件材料齐全,1分；
⒌监理单位对项目文件质量审查记录齐全，1分。
5
（七）竣工图
竣工图套数能满足需要,竣工图编制完整,3分。
（没有竣工图编制说明扣0.5分；每缺少一张竣工图扣0.5分,扣完为止。
）
3
（八）工艺设备、科研等文件
⒈设备采购、开箱、安装调试、性能鉴定等文件材料齐全,1分;
⒉科研项目立项、研究过程、技术鉴定，成果申报、审批、推广等文件材料齐全，1分；
⒊考察报告、重要课题研究报告齐全，1分。
（项目建设过程中没有形成设备、科研文件材料，不扣分）
3
（九）涉外文件
⒈合同及附件、谈判协议、议定书、谈判记录齐全，1分；
⒉设计阶段联络文件、技术问题等来往函电、审查议定书齐全，1分；
⒊设备随机文件、开箱记录、海关、商检、索赔及国外技术人员现场提供的文件等齐全，1分。
（没有形成涉外文件不扣分）
3
（十）生产技术准备、试生产文件
⒈设备试车、运转、验收、维护记录齐全，1分；
⒉安全操作规程、事故分析报告齐全，1分；
⒊产品技术参数、性能、图纸等文件齐全，1分。
3
（十一）财务、器材管理文件
⒈工程概算、预决算、审计等文件齐全,1.5分；
⒉固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册等齐全,1.5分。
（缺一项扣0.5分,扣完为止）
3
（十二）声像电子文件
⒈施工前旧貌、开（竣）工仪式、施工过程、隐蔽工程、领导视察等声像材料齐全，1分。
⒉项目建设过程中形成有电子文件，并及时归档,0.5分；
⒊电子文件与纸质文件一一对应，0.5分。
2
（十三）竣工验收文件
⒈工程设计、施工、监理总结，项目质量评审、工程审计文件、财务决算报告等文件材料齐全，1.5分；
⒉竣工验收报告、竣工验收会议、各单项（专业）验收审批文件齐全，1.5分。
（项目档案验收前，尚未形成这些文件材料，不扣分）
3
二、项目档案的准确性（15分）
（一）保障制度和措施
有确保竣工文件真实准确的制度、措施、手段并有效执行3分。
（有制度但执行不力的扣2分）
3
（二）内容真实、准确
⒈归档文件应为原件,1分；
⒉文件内容填写完整，数据真实,1分；
⒊归档文件无涂改现象,1分；
⒋归档文件签认及交接手续完善,1分；
⒌.档案目录与档案实物相符，关系清晰,1分。
5
（三）竣工图编制规范
⒈竣工图图面整洁、线条清晰,1分;
⒉竣工图准确真实反映项目竣工实际情况，有修改的竣工图修改到位、变更依据标注到位,2分;
⒊竣工图修改方式、书写材料规范,1分;
⒋所有竣工图逐张加盖规范的竣工图章,1分;
⒌竣工图章填写内容齐全，签字完善，不得代签,1分；
⒍所有竣工图按GB/T10609.3要求统一折叠,1分。
7
三、项目档案的系统性（15分）
（一）分类方案或说明
⒈制定了切合项目实际的分类方案或说明，2分（分类不科学，有交叉或无类可归的现象扣1分）；
⒉各级类目设置清晰，能反映工程特征和工程实况,0.5分。
（无分类方案或说明的不得分）
2.5
（二）组卷编目
⒈遵循文件材料形成规律和成套性特点,保持卷内文件材料有机联系,1分;
⒉卷内文件材料排列规范有序,并按要求编号,0.5分;卷内文件目录、备考表填写规范、清晰,0.5分;卷内文件整齐,无金属物装订,0.5分;
⒊案卷题名准确、简明,0.5分；案卷封面填写规范、清晰,0.5分;案卷排列有序、实用,0.5分；
⒋外文资料应保持原貌，排列有序，不再重新整理,0.5分;
⒌声像、电子文件按规范整理,1分；
⒍无未整理的积存文件,1分。
6.5
（三）检索利用
⒈编制了规范实用的分类目录、案卷目录,0.5分;
⒉编制了规范的案卷文件目录、归档文件目录,0.5分；
⒊档案人员熟悉所管范围档案及相关业务，0.5分;
⒋档案人员调卷迅速、准确，服务态度好，0.5（不能及时、准确提供档案利用扣0.5分）；
⒌利用档案取得明显效果（5个以上实例）,0.5分。
2.5
（四）信息化管理
⒈利用微机及档案管理软件管理档案，0.5分；
⒉利用信息技术和设备,实现档案存贮、分类、检索、统计、开发等功能，0.5分；
⒊全套项目档案同时编制有纸质和电子目录的,0.5分；竣工图已数字化的,0.5分；其余项目档案完全数字化的,0.5分。
2.5
（五）档案管理基本情况统计
⒈档案数量、机构、人员、库房、设备、利用等统计内容全面，0.5分；
⒉统计数据准确，0.5分。
1
第三部分：
项目档案的安全 10分
（一）档案用房能满足工作需要
⒈库房、阅览室、办公室三分开，1.5分;没有分开的不得分,两分开的扣1分；（库房未单设的视为未分开）
⒉档案库房应按《档案馆建筑设计规范》修建或改造，1分；
⒊应配备防火、防盗、防光、防尘、防潮湿、防高温、防有害生物、防有害气体和能满足档案工作需要的设备设施，2.5分。
5
（二）档案装具
柜架、卷盒、卷皮符合规范和质量标准，2分；不符合要求的酌情扣分。
2
（三）归档文件制成材料的耐久性
⒈归档纸质材料、字迹材料等符合耐久性要求，1分
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