管理文秘第一章.ppt

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第一章第一章秘书概述秘书概述LOGO节节次次秘书的含义、类别和层次秘书的含义、类别和层次1秘书的作用和角色认知秘书的作用和角色认知2秘书的基本素养秘书的基本素养3第一节秘书的含义秘书的含义1秘书的秘书的分类分类2秘书的秘书的层次层次3秘书的秘书的职业特征职业特征4一、秘书的含义辞海辞海：

1、职务名称之一。

、职务名称之一。

2、官名。

秘书令、官名。

秘书令3、使馆中介于参赞和随员之间的外交人员、使馆中介于参赞和随员之间的外交人员。

4、宫禁里的藏书。

、宫禁里的藏书。

5、谶纬图箓等书。

、谶纬图箓等书。

辞源辞源：

1、宫禁中的藏书。

、宫禁中的藏书。

2、掌典籍或起草文书之官。

、掌典籍或起草文书之官。

（一）、中国古代：

宫中秘藏之书

（一）、中国古代：

宫中秘藏之书1、东汉之前：

宫中秘藏之书，皇宫中的图书资料；、东汉之前：

宫中秘藏之书，皇宫中的图书资料；2、东汉之后：

桓帝设管理藏书的官府、东汉之后：

桓帝设管理藏书的官府“秘书监秘书监”；“秘书监秘书监”：

秘书令（长官）秘书令（长官）秘书丞（副职）秘书丞（副职）秘书郎（分管者）秘书郎（分管者）3、唐朝：

、唐朝：

具有了现代意义上的秘书的含义具有了现代意义上的秘书的含义（“藏书藏书”、“机构机构”和和“人人”）；

（二）、国外：

辅臣

（二）、国外：

辅臣Secretary1、Secretary（大写大写S）：

“辅臣辅臣”，大，大秘书。

秘书。

（2）现代：

主管政府政务的部长或常务副部长，现代：

主管政府政务的部长或常务副部长，如，欧美国家的国务秘书卿如，欧美国家的国务秘书卿“（TheSecretaryofState）”；印巴的外交秘书是外交部的印巴的外交秘书是外交部的副部长；副部长；

（1）原来：

是在英国国王身边参与机要政务、掌）原来：

是在英国国王身边参与机要政务、掌管机密文件和印玺、宫廷内务的文职大臣；管机密文件和印玺、宫廷内务的文职大臣；2、secretary（小写小写s）：

“辅助人员辅助人员”，小秘书。

小秘书。

帮助上司处理文书和事务的人员；帮助上司处理文书和事务的人员；（三）、行政职位：

（三）、行政职位：

我国从我国从1923年中国共产党年中国共产党“三大三大”决定设立中央秘决定设立中央秘书（毛泽东）；书（毛泽东）；1949年后，各级政府均设立秘书，属于文职官员，年后，各级政府均设立秘书，属于文职官员，秘书长属于政务类，一般秘书属于事务类；秘书长属于政务类，一般秘书属于事务类；（四）、社会职业：

（四）、社会职业：

政府、事业；企业、私人（属于第三产业政府、事业；企业、私人（属于第三产业服务行业）服务行业）（五）一般定义（五）一般定义秘书是为政府机关、企事业单位、团体和秘书是为政府机关、企事业单位、团体和个人在工作上提供辅助管理、综合服务的个人在工作上提供辅助管理、综合服务的人员；人员；判判别别下面这些人是秘书吗？

下面这些人是秘书吗？

1、办公室主任、办公室主任2、魏忠贤、魏忠贤3、校长助理、校长助理4、史官、史官5、潘基文、潘基文6、司机、司机7、军机大臣、军机大臣8、师爷、师爷9、管家、管家10、菲佣、菲佣11、杨修、杨修12、司马懿、司马懿13、国务院秘书长、国务院秘书长14、图书馆长、图书馆长15、商鞅、商鞅二、秘书的类别二、秘书的类别

（一）、从服务对象和经济来源划分：

（一）、从服务对象和经济来源划分：

公务秘书公务秘书（officialsecretary）、私人秘书私人秘书（privatesecretary）1.公务秘书：

公务秘书：

为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组织和人事为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组织和人事部门选调，从国家和集体领取薪金，在编制上属于该机关、单位部门选调，从国家和集体领取薪金，在编制上属于该机关、单位的国家工作人员；的国家工作人员；2.私人秘书：

私人秘书：

为私营企业、外资企业等服务，由其聘请并支付薪金，不为私营企业、外资企业等服务，由其聘请并支付薪金，不属于国家机关编制的个人；属于国家机关编制的个人；少数为专家和较高级别领导个人服务的秘书，也属于公务秘书；少数为专家和较高级别领导个人服务的秘书，也属于公务秘书；

（二）、从具体的工作划分：

（二）、从具体的工作划分：

1.文字秘书：

文字秘书：

公务秘书公务秘书：

起草公文、综合情况、参与政策研究；起草公文、综合情况、参与政策研究；私人秘书：

提供个人资料的起草等；私人秘书：

提供个人资料的起草等；2.机要秘书：

机要秘书：

管理领导的文电材料、密码、印章，负责领导文件的管理领导的文电材料、密码、印章，负责领导文件的保密工作保密工作，承办领导交办的机密事项；承办领导交办的机密事项；3.通讯秘书：

通讯秘书：

管理通讯事务以及各种通讯设施，如电话、传真、信笺、管理通讯事务以及各种通讯设施，如电话、传真、信笺、E-mail等；等；4.信访秘书：

信访秘书：

沟通领导同群众的联系，加速政策的落实等；沟通领导同群众的联系，加速政策的落实等；5.事务秘书：

事务秘书：

负责总务、后勤等工作；负责总务、后勤等工作；6.外文秘书：

外文秘书：

负责口头以及书面的翻译等工作；负责口头以及书面的翻译等工作；生活秘书：

生活秘书：

负责领导的日常生活，一般为级别较高的领导配备；负责领导的日常生活，一般为级别较高的领导配备；三、秘书的层次三、秘书的层次

（一）、我国秘书层次的划分：

（一）、我国秘书层次的划分：

1、从全国来看，秘书所在机关级别的高低：

、从全国来看，秘书所在机关级别的高低：

中央：

高级秘书，正部级；中央：

高级秘书，正部级；省市：

中级秘书，厅局级；省市：

中级秘书，厅局级；基层；初级秘书，处、科级基层；初级秘书，处、科级但只是相对划分。

但只是相对划分。

2、从所在的部门看，秘书所在机关内部的不同级别：

、从所在的部门看，秘书所在机关内部的不同级别：

如省级，如省级，高级秘书：

秘书长、办公厅（室）主任；高级秘书：

秘书长、办公厅（室）主任；中级秘书：

文字秘书；中级秘书：

文字秘书；基层秘书：

通讯秘书；基层秘书：

通讯秘书；

（二）、英国秘书层次的划分（四个

（二）、英国秘书层次的划分（四个）1、行政级行政级（administrativelevel）：

政府首脑和部长的主要顾政府首脑和部长的主要顾问和助手；专业出身，名牌大学毕业，政治中立，不参与政党活动；问和助手；专业出身，名牌大学毕业，政治中立，不参与政党活动；2、执行级执行级（executivelevel）：

直接领导一定范围内的日常直接领导一定范围内的日常事务，一般毕业于行事务，一般毕业于行政学院政学院3、文书级文书级（paperworklevel）：

记录撰写、制定文件、统记录撰写、制定文件、统计资料；大专毕业；计资料；大专毕业；4、助理文书级助理文书级（assistantpaperworklevel）：

打字、速记、缮印、接待等工作，高中毕业打字、速记、缮印、接待等工作，高中毕业或经过短期训练者即可；或经过短期训练者即可；四、四、秘书的职业特征秘书的职业特征1、服务的直接性：

、服务的直接性：

（1）秘书工作内容和领导工作内容保持直接和一致秘书工作内容和领导工作内容保持直接和一致；

（2）秘书的工作内容由领导直接指派和安排，秘书的工作内容由领导直接指派和安排，秘书直接向领导做请示和汇报秘书直接向领导做请示和汇报；（3）秘书工作直接对领导负责，成败得失与领导直接相关秘书工作直接对领导负责，成败得失与领导直接相关；2、服务的稳定性：

、服务的稳定性：

Stability同时具备同时具备“业缘关系业缘关系”与与“人情关系人情关系”3、知识化：

、知识化：

BasedonKnowledge“白领白领”WhiteCollar、“参谋参谋”Brainman、“外脑外脑”ExternalBrain、“智囊智囊”Brainpower信息处理信息处理、现代办公设施、扎实的知识背景。

、现代办公设施、扎实的知识背景。

5、女性化：

、女性化：

BasedonFeminization我国的男性秘书居多；我国的男性秘书居多；世界范围，女性居多；善于并乐于做程序性、重世界范围，女性居多；善于并乐于做程序性、重复性工作，西方初级女秘书达到复性工作，西方初级女秘书达到90%，职业化程，职业化程度较高；度较高；4、年轻化：

、年轻化：

BasedonJuvenscence发达国家一般为发达国家一般为20至至35岁之间；岁之间；

（1）、主观上：

秘书工作可以看作是从操作层向）、主观上：

秘书工作可以看作是从操作层向管理层过渡的阶梯；管理层过渡的阶梯；

（2）、客观上：

工作繁重，对体力、脑力要求）、客观上：

工作繁重，对体力、脑力要求较高，记忆力、灵敏性、反应性；较高，记忆力、灵敏性、反应性；一、作用一、作用11、秘书人员的助手作用、秘书人员的助手作用第二节、第二节、秘书人员的作用和角色认知秘书人员的作用和角色认知2、秘书人员的参谋作用、秘书人员的参谋作用提供依据提供依据出谋划策出谋划策3、秘书人员的耳目作用、秘书人员的耳目作用44、秘书人员的桥梁作用、秘书人员的桥梁作用上情下达上情下达内情外达内情外达下情上达下情上达外情内达外情内达下情上达下情上达外情内达外情内达上情下达上情下达内情外达内情外达5、不管部作用、不管部作用6、窗口作用、窗口作用有什么样的领导就有什么样的秘书有什么样的领导就有什么样的秘书接电话接电话转达留言转达留言收邮件收邮件资料管理资料管理备茶备茶起草文书起草文书接待来客，转达留言接待来客，转达留言日程管理日程管理会议准备会议准备清扫办公室清扫办公室上司不在擅自预约日程安排上司不在擅自预约日程安排擅自改动日程安排擅自改动日程安排就单位发展提出意见就单位发展提出意见对上司工作提问对上司工作提问擅自代理上司接待来宾擅自代理上司接待来宾询问会议内容询问会议内容询问出差理由、目的询问出差理由、目的二、秘书的角色二、秘书的角色11、角色认知、角色认知秘书人员常扮演的六种角色秘书人员常扮演的六种角色（11）、）、秘书角色的重要意识秘书角色的重要意识心理意识心理意识AA、主动工作意识主动工作意识BB、参谋助手意识参谋助手意识CC、乐于奉献意识乐于奉献意识行为意识行为意识AA、服从意识服从意识BB、服务意识服务意识CC、保密意识保密意识（22）、秘书角色与领导角色）、秘书角色与领导角色与领导相处的基本原则与领导相处的基本原则思想一致原则思想一致原则知识互补原则知识互补原则相互信任原则相互信任原则相互适应原则相互适应原则人格平等原则人格平等原则维护团结原则维护团结原则（33）、容易出现的误区）、容易出现的误区主观态度上的问题主观态度上的问题服从和服务意识淡薄服从和服务意识淡薄没有敬业精神，工作态度不佳没有敬业精神，工作态度不佳保密意识差，导致泄密事件保密意识差，导致泄密事件向上错位，擅作主张向上错位，擅作主张客观能力上的问题客观能力上的问题专业技能水平差专业技能水平差各类知识较浅薄各类知识较浅薄概念、判断、概括能力差概念、判断、概括能力差秘书于雪的上司是财务部总经理周明。

这天上午十点左右，周经理对于雪说：

秘书于雪的上司是财务部总经理周明。

这天上午十点左右，周经理对于雪说：

“我现在要去趟银行办点私事，估计个把小时回来。

我现在要去趟银行办点私事，估计个把小时回来。

”他刚走，公司负责投他刚走，公司负责投资的副总裁刘总来电话找周经理，说有几个财务数据要请他确认一下。

面对资的副总裁刘总来电话找周经理，说有几个财务数据要请他确认一下。

面对这种情况，于雪应该如何处理？

现在于雪有这么几种选择：

这种情况，于雪应该如何处理？

现在于雪有这么几种选择：

a、告诉刘总说周经理去银行办点私事去了，并问刘总周经理回来后是否可、告诉刘总说周经理去银行办点私事去了，并问刘总周经理回来后是否可以马上与他联系。

以马上与他联系。

b、问刘总是几个什么样的财务数据需要周经理确认，是否可以把这几个财、问刘总是几个什么样的财务数据需要周经理确认，是否可以把这几个财务指标告诉自己，等周经理回来后马上向他。

务指标告诉自己，等周经理回来后马上向他。

c、告诉刘总说周经理外