企业关于OA办公系统引入使用项目可行性计划书.docx

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企业关于OA办公系统引入使用项目可行性计划书

关于引入OA办公系统的可行性分析

关于引入OA办公系统的可行性分析2

一、目前公司在办公中存在、并迫切需要解决的问题2

二、引进OA协同办公系统，能够解决以上部分问题2

1、利用OA电子办公桌实现协同办公2

2、工作流程成为作业指导3

3、智能表单与流程绑定4

4、“公文”实行电子文档管理6

5、互动沟通的即时信息平台7

6、通过日志、计划、任务实现个人办公管理7

7、移动商务审批8

三、启动OA协同的准备条件9

1、必要条件9

2、软件设施9

3、硬件设施10

4、人员配备10

四、引进OA协同办公，尚且不能解决的问题10

1、成本与财务的集成10

2、资金管理与财务的集成10

3、资金管理与合同管理的集成10

4、售楼销售信息与财务共享10

我公司正处于发展壮大期，五盘联动的关键时刻,如何让各部门、各岗位协调有序，工作区域之间无空白，让全员都能了解公司整体的战略、动态，让每个人都能明确工作的目标，靠少数领导的带动，力量比较薄弱。

一、目前公司在办公中存在、并迫切需要解决的问题

有的工作流程不清晰、不建全；

员工、部门之间沟通与协作效率较低；

业务动态进展监控难；

审批周期长，遇领导出差或事务繁忙审批效率低；

个别部门办公机制不透明；

业务数据形成数据孤岛；

缺少多层次沟通平台，通知、公告、领导随机交办的临时事件等信息，传达不顺畅；

多项目同时运作，跨部门、跨地域协调成本高，集中管控难度大等等其他实际工作中存在的问题。

二、引进OA协同办公系统，能够解决以上部分问题

把协同的管理行为，抽象提炼成“角色、事件、流程、结果”等要素，建立以人为本的角色驱动机制，以流程为导航，采用“事找人”的工作方式，从而提高跨部门、跨地域、动态团队的多个角度，进一步提升管理效率。

1、利用OA电子办公桌实现协同办公

可以在任何地点、任何时间、以任何方式协同处理任何人的事件诉求

协同工作目标

领导出差在外、工程人员下工地、采购人员外出办业务、人力专员参加招聘会等等情况，虽然本人不在办公室，均可随时、随地登录协同平台，处理公务，如：

领导签字审批、公文收发、查看通知、接受邮件，全体人员共享一个办公平台，缩短办事时间、大大提高工作效率。

OA协同办公系统信息门户，通过将内部和外部各种分散的信息组成一个统一的整体，使用户通过统一的渠道了解其所需的信息。

可按个人页面、公司页面展示，将个人急需办理的事项和公司动态一览无余。

个人页面：

公司首面：

2、工作流程成为作业指导

自定义工作流程：

采用可视化的技术表现形式，将每一个具体工作流程所涉及的相关岗位角色、相关资源进行多维度的整合，实现对业务管理能力和管理规范的全面提升。

3、智能表单与流程绑定

表单系统将企业的各环节、各种单据（表单），通过流转控制进行执行管理的平台工具。

如：

差旅费申请/合同审批/客户投诉处理/部门用人申请/办公用品申报/重要工作请示等。

举例1：

差旅费报销

举例1：

差旅费报销申请审批：

应用特点：

可按我单位的财务报销制度，贯彻报销程序及相关规范；

从费用报销申请、主管审批、会计复核、领导批示、出纳付款等全过程管理；

可对报销申请人、所在部门、报销类型、报销内容简要、支付方式等信息进行登记和管理。

通过按报销申请人、所在部门、报销类型等条件进行过滤检索和查询，形成汇总报表。

举例2：

我公司工程款审批，现用的纸质流程：

第1步　　　　　　　　第2步　　　　　　　　第3步

最后一步　　　　　第6步　　　第5步　　　　第4步

备注：

如果对施工单位有需扣款或罚款，工程部项目经理做书面说明。

以上步骤可在协同办公软件上进行，即制表、审批、签字均通过办公平台完成：

电子审批流程：

工程部项目经理接到进度报告后，在OA办公中发起并填制“用款计划审批表”并提出请“财务总监”、“主管副总”、“总经理”按顺序审核、签批；

财务部会计，看到OA该表单流程中，各主管领导审批完成打√后，打印“用款计划审批表”并填制“付款通知单”；

出纳见财务总监签批的书面“付款通知单”，方可付款。

4、“公文”实行电子文档管理

公文管理是系统中最重要的组成部分，涵盖了收文管理、发文管理、签报管理、流程管理、公文查询、公文督办、公文档案等几部分。

举例3：

财务部发布关于发票鉴别的通知。

财务部人员在公文管理中――点击“发文管理”页面中的“拟文”，填写以下内容，录入流程时，如本文有时效性，可设置期限（小时、天、月）管理，保存待发或立即发送。

期限设置，可跟踪监督审批超时情况；流程管理中，有超期管理、流程统计，系统会列出超期待办的公文，卡在哪个环节，对各岗位的工作进行时效考核。

通知的正文内容要通过右上角“正文”来书写，如有需要补充内容，最上面一行有“补充说明”，较大文件可“添加附件”。

行政部经理登录协同后，看到个人待办事项中的“收文提醒”，点击收取公文，出现以下页面。

查看正文、附件后，点击右上角“处理”按钮，做出“同意并尽快组织学习”的批示。

两天设置期限已到，原发起公文者“财务部经理”打开原发文件，查看“流程”，四个部门经理均做出“同意”批示，该通知可以公文形式正式发送。

已办公文中的手写笔批注、痕迹，均可保留，能查看某人在某时做出某些指示，要看到文件套红效果（政府发送的正式红头公文），需安装公文插件；实现痕迹保留功能，需安装高级OFFICE套件。

5、互动沟通的即时信息平台

包括：

公告、调查、讨论、新闻四个板块，将告知全体人员的信息在此发布，可分为行政公告或新闻动态。

例如：

公司召开运动会的消息、公司关于春季防火防水防盗的通知等。

通知公告的首页：

通过“新闻频道”“最新公告”的信息发布，打破企业内部信息孤岛，真正开始跨平台、跨地域、无障碍的接触；

通过参预“最新调查”“管理讨论区、职工园地、热帖排行”，加强员工的感情沟通，缩小人与人之间的距离，强化交流，增强企业凝聚力；

构建和谐的企业文化平台，让员工感知企业文化、体验企业文化、融入企业文化。

6、通过日志、计划、任务实现个人办公管理

企业在日常办公中对于各种计划，个人的日程，公司例会，都要准确、可控，在时间上强调进一步的管理。

工作计划按周期可以分为周计划、月计划、季度计划、年计划和半年计划五种。

管理人员或部门经理使用计划总结查询功能，可随时查询指定部门员工的工作计划，及时了解员工工作情况。

7、移动商务审批

移动平台将移动网络优势和企业应用有机整合，将移动应用技术应用到企业的生产、运作、销售、管理等各环节实现应用整合，在一定程度上突破地域、时间上的限制。

让企业的现有信息系统迅速延展到手机，让商务活动得以脱离办公桌面的桎梏。

移动业务审批功能的实现，无疑是领导者的一大福音，要实现这一功能，须另外购买移动OA办公插件，并在指定地点购买“卡”，产生的流量费用与移动公司结算。

但据软件公司介绍，多数企业只限公司高层领导使用移动商务，整天公务繁忙、经常出差，用过移动OA后，均反应实用性并不强，手机界面小、上网速度慢等因素影响，有时还不如打个长途电话来的快捷。

综上所述，使用OA协同办公系统，能够解决我公司办公中存在的问题。

从成本控制的角度考虑，OA协同的应用带来的无纸化办公模式，会使公司的纸张消耗节省三分之一，但这只是一个小的方面。

在今天这样一个信息年代，特别对地区跨度大的企业而言，管理效率的提高是发展的关键，这才是OA协同带给我们企业最大的帮助。

三、启动OA协同的准备条件

1、必要条件

工作流程不建全的部门，要使用OA系统，首先须完善本部门的工作流程及表单。

否则，系统实施时间将被拖长。

2、软件设施

据统计，我公司现有人员72人，电脑、笔记本数量36台，各部门均有上网条件。

目前，我公司需要30个并发可满足工作需要，即同时可容纳30人在线，第31人只能等待有人下线，才能登录平台办公。

购买OA协同标准版或企业版，主要功能均可以实现，基础许可数决定软件版本的价格，即同时在线人数。

要实现更高一级的功能，需要安装扩展插件，另外收费。

每个OA品牌均有多种扩展插件，可根据本单位需要随时购买。

本地目前能提供OA办公软件服务的有两家：

此处略去

3、硬件设施

A6产品序列支持32位和64位服务器，支持微软WINDOWS,SUSElinux操作系统。

配置：

IBM塔式服务器，8G硬盘，千兆网卡，价格约0.8-1万元。

4、人员配备

一名信息员，熟练应用OFFICE办公软件，打字、制表要求速度快、质量高。

软件安装用时一天，但安装前期需要录入的前期资料、信息量较大，耗时较长。

一名协调人员，负责与软件公司及我公司各部门协调。

A6系统中“智能表单”一项，需要录入我公司正在使用及有待完善的表格，现有成型表格拿来能用，待完善的表格，需要协助软件公司与各部门沟通完成。

四、引进OA协同办公，尚且不能解决的问题

OA协同办公软件的引进有利于提升工作效率，但只局限于解决行政办公中的问题，不能满足业务需求。

目前房地产行业使用的软件大多数是业务操作软件，单独使用，只能满足企业某一部门或某一个业务环节的需要，如售楼软件、财务软件、物业收费软件等，无法对企业整个运作流程进行系统化的管理与控制，特别是无法对企业最高领导者提供经营决策支持方面的信息。

以下内容将是我公司未来发展，要实现的管理目标：

1、成本与财务的集成

怎样实现财务、成本一体化？

财务部门提出财务成本核算的要求，成本部门对成本的核算做出相应调整，在核算动态成本的同时，自动形成财务成本数据，使成本核算既满足成本分析控制的要求，又满足财务核算的要求。

这样不仅避免两个部门做重复劳动，同时财务成本数据能够直接联查到成本系统，追根溯源到业务单据；

2、资金管理与财务的集成

随着企业的壮大，分支机构的增多，公司将会设置专门的“资金中心”来管控企业的资金流向，实现银企联网，如收付款单生成会计凭证、收付款单生成结算单、结算单生成会计凭证、利息单生成会计凭证、手续费生成会计凭证；

3、资金管理与合同管理的集成

根据房地产成本系统中的合同关联生成付款申请单，再根据付款申请单生成付款单，付款单提交结算中心及生成会计凭证；

4、售楼销售信息与财务共享

售楼处的收款单可自动导入系统，出纳自动生成收款凭证，实现资金与财务的集成管理，领导可适时了解楼房的销售情况。

要解决以上问题，实现公司各项业务的一体化管理，减少重复作业量，所有的统计、分析从一个系统中取数，为企业最高领导者提供经营决策支持方面的信息，需增加房地产一体化管理系统，总造价20-30万元。