企业关于OA办公系统引入使用项目可行性计划书.docx

1、企业关于OA办公系统引入使用项目可行性计划书关于引入OA办公系统的可行性分析关于引入OA办公系统的可行性分析 2一、 目前公司在办公中存在、并迫切需要解决的问题 2二、 引进OA协同办公系统，能够解决以上部分问题 21、利用OA电子办公桌实现协同办公 22、工作流程成为作业指导 33、智能表单与流程绑定 44、“公文”实行电子文档管理 65、互动沟通的即时信息平台 76、通过日志、计划、任务实现个人办公管理 77、移动商务审批 8三、 启动OA协同的准备条件 91、必要条件 92、软件设施 93、硬件设施 104、人员配备 10四、 引进OA协同办公，尚且不能解决的问题 101、成本与财务的集

2、成 102、资金管理与财务的集成 103、资金管理与合同管理的集成 104、售楼销售信息与财务共享 10我公司正处于发展壮大期，五盘联动的关键时刻,如何让各部门、各岗位协调有序，工作区域之间无空白，让全员都能了解公司整体的战略、动态，让每个人都能明确工作的目标，靠少数领导的带动，力量比较薄弱。一、 目前公司在办公中存在、并迫切需要解决的问题有的工作流程不清晰、不建全；员工、部门之间沟通与协作效率较低；业务动态进展监控难；审批周期长，遇领导出差或事务繁忙审批效率低；个别部门办公机制不透明；业务数据形成数据孤岛；缺少多层次沟通平台，通知、公告、领导随机交办的临时事件等信息，传达不顺畅；多项目同时运

3、作，跨部门、跨地域协调成本高，集中管控难度大等等其他实际工作中存在的问题。二、 引进OA协同办公系统，能够解决以上部分问题把协同的管理行为，抽象提炼成“角色、事件、流程、结果”等要素，建立以人为本的角色驱动机制，以流程为导航，采用“事找人”的工作方式，从而提高跨部门、跨地域、动态团队的多个角度，进一步提升管理效率。1、利用OA电子办公桌实现协同办公可以在任何地点、任何时间、以任何方式协同处理任何人的事件诉求协同工作目标领导出差在外、工程人员下工地、采购人员外出办业务、人力专员参加招聘会等等情况，虽然本人不在办公室，均可随时、随地登录协同平台，处理公务，如：领导签字审批、公文收发、查看通知、接受

4、邮件，全体人员共享一个办公平台，缩短办事时间、大大提高工作效率。OA协同办公系统信息门户，通过将内部和外部各种分散的信息组成一个统一的整体，使用户通过统一的渠道了解其所需的信息。可按个人页面、公司页面展示，将个人急需办理的事项和公司动态一览无余。个人页面：公司首面：2、工作流程成为作业指导自定义工作流程：采用可视化的技术表现形式，将每一个具体工作流程所涉及的相关岗位角色、相关资源进行多维度的整合，实现对业务管理能力和管理规范的全面提升。3、智能表单与流程绑定表单系统将企业的各环节、各种单据（表单），通过流转控制进行执行管理的平台工具。如：差旅费申请/合同审批/客户投诉处理/部门用人申请/办公用

5、品申报/重要工作请示等。举例1：差旅费报销举例1：差旅费报销申请审批：应用特点：可按我单位的财务报销制度，贯彻报销程序及相关规范；从费用报销申请、主管审批、会计复核、领导批示、出纳付款等全过程管理；可对报销申请人、所在部门、报销类型、报销内容简要、支付方式等信息进行登记和管理。通过按报销申请人、所在部门、报销类型等条件进行过滤检索和查询，形成汇总报表。举例2：我公司工程款审批，现用的纸质流程：第1步第2步第3步最后一步 第6步 第5步 第4步备注：如果对施工单位有需扣款或罚款，工程部项目经理做书面说明。以上步骤可在协同办公软件上进行，即制表、审批、签字均通过办公平台完成：电子审批流程：工程部项

6、目经理接到进度报告后，在OA办公中发起并填制“用款计划审批表”并提出请 “财务总监”、“主管副总”、“总经理”按顺序审核、签批；财务部会计，看到OA该表单流程中，各主管领导审批完成打后，打印“用款计划审批表”并填制 “付款通知单”；出纳见财务总监签批的书面“付款通知单”，方可付款。4、“公文”实行电子文档管理公文管理是系统中最重要的组成部分，涵盖了收文管理、发文管理、签报管理、流程管理、公文查询、公文督办、公文档案等几部分。举例3：财务部发布关于发票鉴别的通知。财务部人员在公文管理中点击“发文管理”页面中的“拟文” ，填写以下内容，录入流程时，如本文有时效性，可设置期限（小时、天、月）管理，保

7、存待发或立即发送。期限设置，可跟踪监督审批超时情况；流程管理中，有超期管理、流程统计，系统会列出超期待办的公文，卡在哪个环节，对各岗位的工作进行时效考核。通知的正文内容要通过右上角“正文”来书写，如有需要补充内容，最上面一行有“补充说明”，较大文件可“添加附件”。行政部经理登录协同后，看到个人待办事项中的“收文提醒”，点击收取公文，出现以下页面。查看正文、附件后，点击右上角“处理”按钮，做出“同意并尽快组织学习”的批示。两天设置期限已到，原发起公文者“财务部经理”打开原发文件，查看“流程”，四个部门经理均做出“同意”批示，该通知可以公文形式正式发送。已办公文中的手写笔批注、痕迹，均可保留，能查

8、看某人在某时做出某些指示，要看到文件套红效果（政府发送的正式红头公文），需安装公文插件；实现痕迹保留功能，需安装高级OFFICE套件。5、互动沟通的即时信息平台包括：公告、调查、讨论、新闻四个板块，将告知全体人员的信息在此发布，可分为行政公告或新闻动态。例如：公司召开运动会的消息、公司关于春季防火防水防盗的通知等。通知公告的首页：通过“新闻频道”“最新公告”的信息发布，打破企业内部信息孤岛，真正开始跨平台、跨地域、无障碍的接触；通过参预“最新调查”“管理讨论区、职工园地、热帖排行”，加强员工的感情沟通，缩小人与人之间的距离，强化交流，增强企业凝聚力；构建和谐的企业文化平台，让员工感知企业文化、

9、体验企业文化、融入企业文化。6、通过日志、计划、任务实现个人办公管理企业在日常办公中对于各种计划，个人的日程，公司例会，都要准确、可控，在时间上强调进一步的管理。工作计划按周期可以分为周计划、月计划、季度计划、年计划和半年计划五种。管理人员或部门经理使用计划总结查询功能，可随时查询指定部门员工的工作计划，及时了解员工工作情况。7、移动商务审批移动平台将移动网络优势和企业应用有机整合，将移动应用技术应用到企业的生产、运作、销售、管理等各环节实现应用整合，在一定程度上突破地域、时间上的限制。让企业的现有信息系统迅速延展到手机，让商务活动得以脱离办公桌面的桎梏。移动业务审批功能的实现，无疑是领导者的

10、一大福音，要实现这一功能，须另外购买移动OA办公插件，并在指定地点购买“卡”，产生的流量费用与移动公司结算。但据软件公司介绍，多数企业只限公司高层领导使用移动商务，整天公务繁忙、经常出差，用过移动OA后，均反应实用性并不强，手机界面小、上网速度慢等因素影响，有时还不如打个长途电话来的快捷。综上所述，使用OA协同办公系统，能够解决我公司办公中存在的问题。从成本控制的角度考虑，OA协同的应用带来的无纸化办公模式，会使公司的纸张消耗节省三分之一，但这只是一个小的方面。在今天这样一个信息年代，特别对地区跨度大的企业而言，管理效率的提高是发展的关键，这才是OA协同带给我们企业最大的帮助。三、 启动OA协

11、同的准备条件1、必要条件工作流程不建全的部门，要使用OA系统，首先须完善本部门的工作流程及表单。否则，系统实施时间将被拖长。2、软件设施据统计，我公司现有人员72人，电脑、笔记本数量36台，各部门均有上网条件。目前，我公司需要30个并发可满足工作需要，即同时可容纳30人在线，第31人只能等待有人下线，才能登录平台办公。购买OA协同标准版或企业版，主要功能均可以实现，基础许可数决定软件版本的价格，即同时在线人数。要实现更高一级的功能，需要安装扩展插件，另外收费。每个OA品牌均有多种扩展插件，可根据本单位需要随时购买。本地目前能提供OA办公软件服务的有两家：此处略去3、硬件设施A6产品序列支持32

12、位和64位服务器，支持微软WINDOWS,SUSE linux操作系统。配置：IBM塔式服务器，8G硬盘，千兆网卡，价格约0.8-1万元。4、人员配备一名信息员，熟练应用OFFICE办公软件，打字、制表要求速度快、质量高。软件安装用时一天，但安装前期需要录入的前期资料、信息量较大，耗时较长。一名协调人员，负责与软件公司及我公司各部门协调。A6系统中“智能表单”一项，需要录入我公司正在使用及有待完善的表格，现有成型表格拿来能用，待完善的表格，需要协助软件公司与各部门沟通完成。四、 引进OA协同办公，尚且不能解决的问题OA协同办公软件的引进有利于提升工作效率，但只局限于解决行政办公中的问题，不能满

13、足业务需求。目前房地产行业使用的软件大多数是业务操作软件，单独使用，只能满足企业某一部门或某一个业务环节的需要，如售楼软件、财务软件、物业收费软件等，无法对企业整个运作流程进行系统化的管理与控制，特别是无法对企业最高领导者提供经营决策支持方面的信息。以下内容将是我公司未来发展，要实现的管理目标：1、成本与财务的集成怎样实现财务、成本一体化？财务部门提出财务成本核算的要求，成本部门对成本的核算做出相应调整，在核算动态成本的同时，自动形成财务成本数据，使成本核算既满足成本分析控制的要求，又满足财务核算的要求。这样不仅避免两个部门做重复劳动，同时财务成本数据能够直接联查到成本系统，追根溯源到业务单据

14、；2、资金管理与财务的集成随着企业的壮大，分支机构的增多，公司将会设置专门的“资金中心”来管控企业的资金流向，实现银企联网，如收付款单生成会计凭证、收付款单生成结算单、结算单生成会计凭证、利息单生成会计凭证、手续费生成会计凭证；3、资金管理与合同管理的集成根据房地产成本系统中的合同关联生成付款申请单，再根据付款申请单生成付款单，付款单提交结算中心及生成会计凭证；4、售楼销售信息与财务共享售楼处的收款单可自动导入系统，出纳自动生成收款凭证，实现资金与财务的集成管理，领导可适时了解楼房的销售情况。要解决以上问题，实现公司各项业务的一体化管理，减少重复作业量，所有的统计、分析从一个系统中取数，为企业最高领导者提供经营决策支持方面的信息，需增加房地产一体化管理系统，总造价20-30万元。