集团法务系统项目实施背景.docx
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集团法务系统项目实施背景
集团法务系统项目实施背景
在经济全球化不断加剧的背景下，法治经济和契约经济的理念已经逐渐深入市场的每个角落，企业作为经济发展的重要载体，其市场竞争日趋激烈，企业经营的法律环境变得日益复杂。
合同作为所有经济活动的起点，是企业遵循市场经济规律的重要体现。
为了适应市场的变化和业务的快速发展，企业十分有必要加强对合同的规范管理，以不断提高企业经营管理水平和风险把控能力，提升企业的协同作战水平。
企业要加快推进信息化建设，通过信息化手段将合同审核作为不可逾越的风险管控环节，建立健全合同信息共享机制，提高企业法务管理工作水平和效率。
目前企业法务系统存在多系统并行使用，没有统一的模板、流程、权限控制等标准，用户使用体验较差，功能较单一，合同管理、案件管理等没有全周期管理。
本项目规划建立一套标准的集团法务体系，实现合同模板的制定，合同关联性的处理，合同的审签，合同的盖章，合同的归档，合同的履行、监控、查询等需求的实现；同时加强集团纠纷案件管理、授权书管理、律师库管理、商标维权等的管理力度。
基于此系统实现集团法务统一入口和统一管控。
1.1项目总体目标
结合本RFP为输入，配合法务部门的实际需求，标准化合同模板和案件模板，规范合同类型及属性定义，规划案件类型和属性定义，搭建集团级法务系统，实现平台的国际化，并作为集团法务的唯一管理平台，方便用户快速的草拟合同和案件，通过固化模板，减少重复的工作量以及用户因为手工填写产生的错误，由于目前系统移动化的趋势，需要定制移动端的APP应用，充分考虑系统的易用性和系统的用户体验。
本项目需要以先进的信息化技术手段，建设符合美*集团实际业务需要的法律事务管理相关的合同管理、印章管理、法律事业管理业务子系统，支持公司各项法律事务工作的开展，提高法务工作效率，加强业务管理及企业法律风险管控。
合同管理子系统需要实现美*集团集团公司及其成员企业从合同起草、登记、审批、签订、履行、监控到履约完毕后的评估和查询统计的全生命周期管理。
减少人为操作风险，实现信息透明、监控便捷，具备查询、汇总、提醒功能，并建立相关的业务数据库。
印章管理子系统需要实现公司各类公章分类管理，对印章使用、借用、备案、刻制等分别设定审批处理流程，防止印章误用、滥用的法律风险。
纠纷管理子系统需要提供非诉案件、被诉案件、主动起诉案件填写与报送，并实现通过系统进行流程化的案件处理，建立相应的纠纷案件数据库。
本项目所建设的法务电子化系统需要支持智能手机或平板电脑（iPhone、iPad、Android操作系统）等智能移动终端的应用，满足领导或相关业务管理人员进行流程审批、业务处理、信息查阅等方面的移动应用需求。
1.2现有问题与提升
大型制造企业在目前的市场形势下，面临着巨大的危机：
Ø客户需求日益分化并且迅速变化：
社会的发展，使人们的生活和生产方式发生了巨大的变革，人们越来越不满足于千篇一律的产品，更加倾向于追求个性化的产品，并且更加容易发生喜好的改变。
由此导致生产商必须快速适应形形色色的需求，进而对整个产业链提出了更高的要求。
Ø融资成本与难度增加、供应链成本增加：
前十多年的房地产迅猛发展，把大量的资金转入房地产相关行业，导致实体企业的融资日益困难，进而导致大量的实体企业在生存与死亡的边缘挣扎，最终也导致可供选择的供应商减少。
而客户需求的离散化必然要求企业进行个性化营销、柔性化生产、社会化供应链。
Ø内部人力成本急速增加：
中国的人口红利已经消失，正步入老龄化社会，但整个社会的生产力水平又没有达到可以支持少量劳动者即可推动社会运作的程度，基于这个现象，各行各业均已经出现了用人危机，具体表现在各岗位没有充足合适的待聘人员，需要大量的培训才能上岗，同时，员工的流动性明显增加，不停的寻找更高薪水，更好环境的工作。
Ø传统信息化已经捉襟见肘：
制造业的信息化是以ERP和财务管理为核心的信息系统，其前提假设是完整、精确的计划，基于此进行MRP运算，保证制造成本最低。
很显然，这个假设在当前的社会环境下已经不太现实。
以客户为中心的营销基本是无法达到ERP所要求的那种精度的。
大型制造集团企业面临的问题总结起来，可以归结为三对管理矛盾：
分散与集中、动态与持续、效益与风险。
Ø分散与集中：
集团化企业的一个重要特点就是分散，表现在组织分散、空间分散、业务分散、信息分散。
Ø动态与持续：
集团化企业始终处于动态的变化之中，无论是内在组织和人的动态变化、业务发展的动态变化，还是外在的环境的动态变化、商机的动态变化，都无法阻止，只能顺应变化。
企业的愿景、目标、文化则是需要持续的建设方能达成。
Ø效益与风险：
企业始终要在长期效益与短期效益、显性效益与隐性效益中取舍，要在追求效益的同时注意风险。
通过风险识别、风险控制来达成效益与风险的兼顾。
上述的危机和矛盾，对制造业而言，是危险，更是机会。
因为互联网的持续进化，导致大量的新技术、新体验、新习惯涌现。
具体表现为从技术层面看，大数据技术、云计算、移动互联网、物联网等新潮技术已经得到广泛深入的应用，并且已经提供了社会化、规模化的商业模式。
从社会生活层面来看，以上述技术为支持的电子商务、移动应用、无缝沟通已经渗透到社会生活的方方面面，可以说是无处不在。
真正的信息化社会随着移动互联网的普及，正在快速走来。
信息化社会的一个重大特征就是信息民主化。
先进制造企业就是要充分应用信息民主化来打造自己独特的企业战略，把握竞争优势。
1.4.1合同与法务管理信息化战略
国务院总理李克强在政府工作报告中提出实施“中国制造2025”，坚持创新驱动、智能转型、强化基础、绿色发展，加快从制造大国转向制造强国转型。
工信部产业政策司司长冯飞表示，“中国制造２０２５”实质上就是中国版的“工业4.0”。
“工业4.0”就是把工业互联网、云计算、机器人融合在一块，缩短供货商和生产的时间，减少中间环节，提高整个效率，然后使得整个生产过程变得更自动、更自主、更有预测性。
事实上，无论是德国的4.0战略还是美国提出的“先进制造和工业互联网”战略，抑或是中国提出的“中国制造2025”，其矛头无不指向了开放的网络平台。
工业4.0战略的落地，实现大规模制造向大规模定制转型，为用户打造按需设计、按需制造、按需配送的体系。
同时制造商与其供应链之间的关系也高度改变，由单纯的买卖关系转变为共同面对用户共创共享的利益共同体。
在全球工业4.0的革命浪潮下，新一轮的制造业变革不是在原有制造逻辑上的小修小补，而是结合互联网信息通讯技术实现制造体系逻辑的全新颠覆。
在用户、创客、供应商之间搭建了一个开放共赢的生态圈，加速工业4.0战略的落地。
而对互联网技术的把握和应用的程度，决定了制造企业的互联网应用阶段。
对中国集团型制造企业而言，建立以客户为中心，实现业务财务管控一体化的互联网应用战略不失为一种可行的方式。
而围绕客户的需求来展开业务，必然就是以合同为导向的业务驱动战略。
而这也恰恰是社区化运营的核心。
客户、企业、供应商通过合同紧密连接在一起，形成一个共同的消费社区，各方的信息在此社区得到充分的表达和理解，并最终形成对各方的约束与权利。
基于此模式的信息化能够得到最大程度的共识，节约大量的交易成本。
具体到此模式的信息化实现，可以归结为三点：
建立以合同主数据为核心的内部合同系统，建立以满足制造为核心的供应商系统，建立以需求与满意度为核心客户系统，三个系统之间，可以合同来进行互联互通。
1.4.2合同与法务管理信息化难点突破
前已述及制造业推行工业4.0的一个核心是信息化互联，合同与法务系统作为一个连接客户、企业、供应商的业务系统，如果把它提升到集团管控的角度来建设，将是非常重要的核心业务系统。
首先要充分认识到合同与法务系统不仅仅是管理合同与法务本身，而是一种重要管理方法和管理战略的执行系统。
要认识到合同是企业发展的蓝图，是企业运营的仪表盘，是资金流动的载体，更是贯通内部与外部管理的抓手。
其次要认识到建设合同与法务系统需要从企业管理本身入手，需要真正把对人的管理和发展摆到一个重要的位置。
良好的执行系统一定是制度、流程和人的紧密匹配的协调体系。
要把企业的战略目标和个人的发展结合，真正提升个人的工作效率，降低其学习成本，营造一个分享的社区，推动软件与人的结合。
再次要把合同全生命周期管理全程贯通，充分借助PDCA闭环管理原则，把业务的计划与检查放到同等重要的位置。
对法务管理、合同管理之间的关系要清晰明确的认识到，法务从风险控制与处理的角度介入业务管理，合同从资金与进度介入业务管理，其核心目标仍然是为了达成效率与风险的统一。
以下基于美*集团法务管理目前主要存在的问题进行总体分析，并提出相应的整体解决思路，为项目建设提供方向指引。
序号
问题简述
解决思路概述
1
目前企业法务系统存在多系统并行使用。
基于目前存在的多套系统进行整合、梳理与业务管理优化，通过本项目建设一套适用于全集团法务管理需求的信息系统，做到统一业务操作入口、统一业务管理平台、统一数据信息获取渠道。
2
没有统一的模板、流程、权限控制等标准。
在新建设的法务系统中，建立统一的合同模板库、授权书模板、以及其他法务文书模板；制定统一的合同管理流程、纠纷案件管理流程、商标管理流程，规范业务操作及处理活动；从组织、部门、岗位、人员等不同维度分别建立系统操作、数据访问权限控制规则，规范用户对系统的应用。
3
用户使用体验较差。
充分共享系统内及系统间的数据信息，减少用户的表单及数据录入工作量，降低系统使用难度，提高系统易用性，从而提升用户使用体验。
4
功能较单一，合同管理、案件管理等没有全周期管理。
完善合同管理功能，建立合同草拟、审批、盖章、归档、履行进度跟踪、付款及合同履行结束的全生命周期管理过程；通过系统提供纠纷案件上报、案件受理、案件处理状态跟踪、案件诉讼及结案等全过程管理能力。
5
本项目需要建立一套标准的集团法务体系，实现合同模板的制定，合同关联性的处理，合同的审签，合同的盖章，合同的归档，合同的履行、监控、查询等需求的实现。
充分调查集团及各事业部的法务管理现状，梳理分析相关业务流程，制定一套符合集团管理实际需要的法务管理体系，并通过系统进行落地，实现合同模板管理、合同草拟、审签、盖章、归档、履行监控及合同信息查询等全过程管理。
并提供关联合同管理功能，可关联查询类似合同，关联调阅供应商的历史签约合同。
6
需要加强集团纠纷案件管理、授权书管理、律师库管理、商标维权等的管理力度。
在新建设的法务系统中，建立符合集团管理需求的纠纷案件管理、授权书管理、律师库管理、商标维权管理等业务功能，统一集团法律事务管理工作平台，规范法务工作流程，提升法务工作效率。
7
基于此系统实现集团法务统一入口和统一管控。
统一集团法务信息化管理平台，建立统一的法务工作入口、统一的单据提交、数据录入及访问、信息查阅及管理机制，简化业务人员的日常工作及系统使用。
8
操作复杂，手工录入资料过多，操作效率较低。
新建设的法务系统，通过简化业务流程、规范系统操作、充分共享系统数据、减少数据录入量、由系统依据业务进展进行实时监控并提醒相关业务人员进行下阶段工作等方式，简化用户对系统的操作复杂性，提高系统使用效率，提升系统易用性。
9
统计数据缺失。
由系统将合同签订、履行及案件处理过程中的所有业务数据进行归集管理，提供用户对相关业务数据进行汇总、统计及数据分析的人机接口，并输出相关数据汇总统计报表及图形，减少人工的数据统计工作量。
10
目前对各个事业部的法务管理和风险难以管控。
建立覆盖全集团的法务管理系统，将各事业部的法务工作全部纳入系统进行管理，结合各事业部的实际情况及系统应用需求，建立统一的业务流程及管理规范，做到可以统揽全局、统一监控、及事前防范、事中控制、事后补救的风险管控机制，降低集团法务风险。
综上所述，集团的法律事务管理主要存在以下三个方面的困难：
Ø法律事务处理方面：
公司的法律事务信息化管理平台不统一，信息不对称，存在多个信息源头及业务处理平台，系统间的业务切割及界线不明显，使用户在进行实际业务活动时产生疑惑，并可能重复劳动，导致工作效率较低，难以多人流程化高效协同工作。
Ø管理制度贯彻方面：
企业法律事务相关规章管理制度及业务流程的执行，缺少统一的平台支撑，难以系统化、流程化、规范化的进行有效监管及风险控制、评估，导致管理制度难以贯彻执行，风险不可控。
Ø法律文化建设方面：
由于缺少统一的业务平台，法律事务各项活动经验及知识难以长期累积，导致业务人员对法律知识的了解与相关法律事务的处理经验不够，所以需要借助于系统，建立企业法律文化建设的长效机制，全面加强法律文化建设，以保障企业的稳健、安全、合规运行。
基于以上管理难题，本次项目将结合集团管理实际，以法务信息系统作为载体，提升和完善公司的法律事务管理体系。
✧建立和完善法律风险管理制度，进一步提高公司依法决策、依法经营和依法管理的水平。
✧建立、健全符合国家法律法规要求的公司规章制度及保障其有效执行的监督管理体系。
✧建立、健全规范员工经营管理活动和有效控制经营管理权力的责任追究机制。
✧建立公司法律风险识别、评估、管理机制，并将其融入公司经营管理活动中。
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