建筑工程项目档案管理细则.docx
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建筑工程项目档案管理细则
建筑工程项目档案管理细则
第一章总则
第一条为做好档案的收集、整理工作，根据GB/T50328《建设工程文件归档整理规范》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T2002）文件要求，结合公司工作实际，特制定本细则。
第二章项目登记备案
第二条工程项目档案是指公司在工程经营管理、工程施工管理及工程竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等不同形式的反映工程全过程的纸质和电子文件的统称。
第三条公司建立新开工工程项目备案制，明确编制开竣工的责任、验收要求及归档资料的套数。
项目管理部门、综合办公室根据“工程项目备案登记表”安排时间进行施工过程中的资料检查，并以此作为工程完工移交资料的依据，无“工程项目备案登记表”的资料，综合办公室可拒绝接收。
第三章资料收集与整理
第四条项目（经理）部项目经理是工程项目档案归档的第一责任人，项目（经理）部总工负责工程项目档案具体工作，保证工程资料真实和完整，资料员负责工程资料的收集、保管和移交归档工作。
第五条工程项目归档的文件资料必须齐全、完好和准确。
第六条公司承建项目的工程项目档案和竣工图，先移交公司工程部，需经工程部审核，确保符合要求后，移交公司综合办公室存档。
工程项目档案内容见公司《施工生产管理制度》工程资料有关规定。
第七条工程项目文件材料立卷一般以单位工程组卷。
厚度不得超过40mm。
第八条由两个或两个以上单位共同施工的工程（指同一专业或不同专业共建的单位工程），归档文件可单独组卷,也可合并组卷。
第九条一个单位工程由多个单位施工，文件材料只有一份时，其他案卷内可为复印件，但应在卷内目录上注明原件装订在何卷内。
第十条卷内文件材料应去掉金属物,破损的文件材料应予以托裱；卷内不同尺寸的交工文件材料可剪贴或折叠为统一幅面;装订采用三孔一线的方法,保证案卷整齐和美观。
第十一条横板的文件材料，文头应排放在装订线一边。
第十二条案卷页号的编写：
（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号,页号从“1”开始依次编写。
（2）页号编写位置：
单面书写的文件材料在右下角，双面书写的文件材料正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角（托裱后的文件材料页码应编写在原件上）。
（3）成卷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
第十三条卷内目录的编制：
（1）序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”开始依次标注。
（2）责任者:
填写文件的直接形成单位或个人，有多个责任者时选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
（3）文件题名：
填写文件标题的全称。
（4）日期：
填写文件形成的日期。
（5）页次：
填写文件在卷内所排的起始页号.最后一份文件填写起止页号。
（6）重号、漏号补救：
重号：
如果两页编为同一个页号，如第8页重号有两页，可将8页编为8-1、8-2，并在卷内备考表上注明：
“第8页有8-1、8-2两页。
”
漏号:
如果第8页后应是第9页，却编成第10页，可将第8页编为8～9，并在卷内备考表中注明“8～9共为一页”字样。
（7）卷内目录排列在卷内文件首页之前。
（8）案卷题名应简明，准确的揭示卷内文件的内容，案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件材料的主要内容。
（9）编制单位一栏，应填写卷内文件材料的形成单位或主要责任者。
（10）卷内备考表除填写重号、漏号及卷内需要说明之外，在表中还应填写立卷人、审核人（检查人）姓名或盖章。
（11）编制日期：
填写案卷内全部文件形成的起止日期。
（12）保管期限、密级、档号等由档案部门填写。
第四章归档质量要求
第十四条根据公司对基础管理工作和档案利用的要求，建设工程前期立项及施工过程中的文件材料必须将原件交公司综合办公室保存。
第十五条建设工程施工文件材料的内容必须真实、准确；书写应采用耐久性强的碳素墨水或蓝黑墨水，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
第十六条建设工程施工文件材料幅面尺寸规格为16K（260mm×185mm）或A4（297mm×210mm）。
图纸宜采用国家标准图幅。
第十七条档案案卷的封面、卷内目录和卷内备考表，采用公司综合办公室统一制定的式样（见附录K、L、M）。
第五章检查与移交
第十八条以公司名义承建（统管）工程竣工验收前，项目经理部按公司档案管理和当地档案部门要求组织专班对工程项目文件材料进行预检，提请集团公司项目管理部审核、档案管理部门验收后，由项目经理部统一向集团公司档案馆和业主移交。
第十九条公司承建工程竣工验收前，项目部应提请公司工程部、综合办公室档案室对工程项目文件材料进行检查验收，符合要求后，向业主移交，移交公司办公室的档案由公司工程部向公司办公室移交。
第二十条工程部、综合办公室，在进行工程项目文件材料检查时，应重点检查以下内容：
（1）工程项目文件材料的内容是否真实、准确地反映工程施工活动和工程实际情况；
（2）工程项目文件材料整理、立卷、书写是否符合归档要求；
（3）文件材料的形成、来源是否符合实际，签章手续是否完备；
（4）文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱是否符合要求；
（5）竣工图规格是否符合专业技术要求，是否做到图面整洁并盖有竣工图章。
第二十一条向综合办公室移交的工程项目文件材料必须在工程交工验收后三个月内完成；
第二十二条移交工程项目文件材料时，由项目（经理）部填写“承建工程（基建工程）文件材料移交清单”一式三份，交接双方签字盖章各留一份存档、另一份交项目管理部门备案销号。
第六章附则
第二十三条本细则由办公室档案馆负责解释。
第二十四条本细则自发布之日起施行。
在本细则施行前公布的制度、规范性文件与本细则的规定不一致的，适用本细则。
编号：
序号：
工程项目备案登记表
年月日编号：
项目名称
项目所在地
隶属单位
项目负责人
电话
资料人员
电话
地址
邮编
开工时间
工期
工作量
编号：
序号：
工程项目档案归档认可书
单位
工程名称
开工日期
工程地点
竣工日期
归档责任人
项目经理意见
工程技术管理部门意见
档案管理部门审核意见
分管领导签字
编号：
序号：
承建工程（基建工程）文件材料移交清单
序号
文件名称
张数
卷数
备注
检
查
考
核
意
见
工程部门（章）
年月日
接
收
检
查
意
见
档案部门（章）
年月日
移交单位：
接收单位：
移交人：
接收人：
移交时间：
接收时间：
附录J：
项目文件归档范围和保管期限
项目文件归档范围和保管期限表
序号
归档文件
保管期限
建设
单位
施工
单位
市城
建馆
1
可行性研究、任务书
1.1
项目建议书及报批文件
永久
1.2
项目选址意见书及其报批文件
永久
1.3
可行性研究报告及其评估、报批文件
永久
1.4
项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件
永久
1.5
环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
永久
1.6
设计任务书、计划任务书、报批文件
永久
2
设计基础文件
2.1
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明
永久
长期
2.2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
永久
长期
2.3
水文、气象、地震等其它设计基础资料
永久
长期
3
设计文件
3.1
总体规划设计
永久
永久
3.2
方案设计
永久
永久
3.3
初步设计及其报批文件
永久
永久
3.4
技术设计
永久
永久
3.5
施工图设计
长期
永久
3.6
技术秘密材料、专利文件
长期
3.7
工程设计计算书
长期
永久
3.8
关键技术试验
永久
永久
3.9
设计评价、鉴定及审批
永久
长期
4
项目管理文件
4.1
征地、移民文件
4.1.1
征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图
永久
长期
4.1.2
征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书
永久
长期
4.1.3
建设前原始地形、地貌、状况图、照片
永久
4.1.4
施工执照、施工许可证
永久
4.2
计划、投资、统计、管理文件
4.2.1
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划
长期
长期
4.2.2
概算、预算管理、差价管理文件
长期
长期
4.2.3
合同变更、索赔等涉及法律事务的文件
长期
长期
4.2.4
规程、规范、标准、规划、方案、规定
长期
长期
4.2.5
招标文件审查、技术设计审查、技术协议
长期
长期
4.2.6
投资、进度、质量、安全、合同控制文件
长期
长期
4.3
招标投标、承发包合同协议
4.3.1
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
长期
长期
4.3.2
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
永久
4.3.3
开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告
长期
长期
4.3.4
中标通知书
长期
长期
4.3.5
合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件
永久
长期
4.4
专项申请、批复文件
4.4.1
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件，
永久
长期
4.4.2
水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件
长期
长期
4.4.3
原料、材料、燃料供应等来源协议文件
长期
长期
5
施工文件
5.1
建筑施工文件
长期
5.1.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期
5.1.2
施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件
长期
长期
5.1.3
原材料及构件出厂证职、质量鉴定、复验单
长期
长期
5.1.4
建筑材料试验报告
长期
长期
5.1.5
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
长期
5.1.6
施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探
永久
长期
5.1.7
土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验销记录
永久
长期
5.1.8
施工日记、大事记
长期
5.1.9
隐蔽工程验收记录
永久
长期
5.1.10
各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告
永久
长期
5.1.11
工程质量检查、评定
永久
长期
5.1.12
技术总结、施工预、决算
长期
5.1.13
交工验收记录证明
永久
长期
5.1.14
竣工报告、竣工验收报告
永久
长期
5.1.15
竣工图
永久
长期
5.1.16
声像材料
长期
长期
5.2
设备及管线安装施工文件
5.2.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期
5.2.2
施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件
长期
长期
5.2.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
长期
5.2.4
建筑材料试验报告
长期
长期
5.2.5
设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
长期
5.2.6
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
永久
长期
5.2.7
隐蔽工程检查验收记录
永久
长期
5.2.8
强度、密闭性试验报告
长期
长期
5.2.9
设备、网络调试记录
长期
长期
5.2.10
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
长期
长期
5.2.11
系统调试、调试记录
长期
长期
5.2.12
管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录
短期
长期
5.2.13
管线标高、位置、坡度测量记录
长期
长期
5.2.14
中间教交工验收记录证明、工程质量评定
永久
长期
5.2.15
竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算
永久
长期
5.2.16
竣工图
永久
长期
5.3
电气、仪表安装施工文件
5.3.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期
5.3.2
施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件
短期
长期
5.3.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
长期
5.3.4
建筑材料试验报告
长期
长期
5.3.5
设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
长期
5.3.6
系统测试、整定记录．
长期
长期
5.3.7
绝缘、接地电阻等性能测试、校核
长期
长期
5.3.8
材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告
永久
长期
5.3.9
操作、联动试验
短期
长期
5.3.10
电气装置交接记录
短期
长期
5.3.11
中间交工验收记录、工程质量评定
永久
长期
5.3.12
竣工报告、竣工验收报告
永久
长期
5.3.13
竣工图
永久
长期
5.3.14
声像材料
长期
长期
6
监理文件
6.1
施工监理文件、资料
6.1.1
监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复
长期
长期
6.1.2
施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审
长期
长期
6.1.3
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审
长期
长期
6.1.4
开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书
长期
长期
6.1.5
设计变更、材料、零部件、设备代用审批
长期
长期
6.1.6
监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件
长期
长期
6.1.7
工程材料监理检查、复检、实验记录、报告
长期
长期
6.1.8
监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录
长期
长期
6.1.9
各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录
长期
长期
6.1.10
施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告
长期
长期
6.1.11
工程进度计划、实施、分析统计文件
长期
长期
6.1.12
变更价格审查、支付审批、索赔处理文件
长期
长期
6.1.13
单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认证、评估
长期
长期
6.1.14
主要材料及工程投资计划、完成报表
长期
6.2
设备采购、监造工作监理资料
长期
6.2.1
设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划
长期
长期
6.2.2
市场调查、考察报告
长期
长期
6.2.3
设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表
长期
长期
6.2.4
原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告
长期
长期
6.2.5
开动、复工报审表、暂停令
长期
长期
6.2.6
会议纪要、来往文件
长期
长期
6.2.7
监理工程师通知单、监理工作联系单
长期
长期
6.2.8
监理日志、监理月报
长期
长期
6.2.9
质量事故处理文件、设备制造索赔文件
长期
长期
6.2.10
设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件
长期
长期
6.2.11
设备采购、监造工作总结
长期
长期
6.3
监理工作声像材料
长期
长期
7
工艺设备文件
7.1
工艺说明、规程、路线、试验、技术总结
长期
长期
7.2
产品检验、包装、工装图、检测记录
长期
长期
7.3
设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明
长期
长期
7.4
设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单
长期
长期
7.5
设备图纸、使用说明书、零部件目录
长期
长期
7.6
设备测绘、验收记录及索赔文件
长期
长期
7.7
设备安装调试、测定数据、性能鉴定
长期
长期
8
科研项目
8.1
开题报告、任务书、批准书
永久
长期
8.2
协议书、委托书、合同
永久
长期
8.3
研究方案、计划、调查研究报告
永久
长期
8.4
试验记录、图表、照片
永久
长期
8.5
实验分析、计算、整理数据
永久
长期
8.6
实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书
永久
长期
8.7
实验装置操作规程、安全措施、事故分析
长期
长期
8.8
阶段报告、科研报告、技术鉴定
永久
长期
8.9
成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料。
永久
长期
8.10
考察报告、重要课题研究报告
永久
长期
9
涉外文件
9.1
询价、报价、投标文件
短期
短期
9.2
合同、合同附件
永久
长期
9.3
谈判协议、议定书
永久
长期
9.4
谈判记录
长期
长期
9.5
谈判过程中外商提交的材料
长期
长期
9.6
出国考察及收集的相关材料
短期
长期
9.7
国外各设计阶段文件及设计联络文件
永久
长期
9.10
国外设备、材料检验安装手册、操作使用说明书等随机文件
永久
长期
9.11
国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明
短期
长期
9.12
设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件
永久
长期
9.13
国外设备、材料的防腐、保护措施
短期
长期
9.14
外国技术人员现场提供的文件材料
长期
长期
10
生产技术设备、试生产文件
10.1
技术准备计划
短期
长期
10.2
试生产管理技术责任制
短期
长期
10.3
开停车方案
短期
长期
10.4
设备试车、验收、运转、维护记录
长期
长期
10.5
试生产产品质量鉴定报告
短期
长期
10.6
安全操作规程、事故分析报告
长期
长期
10.7
运行记录
短期
长期
10.8
技术培训材料
短期
长期
10.9
产品技术参数、性能、图纸
永久
长期
10.10
一业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录
短期
长期
11
财务、器材管理文件
11.1
财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计
短期
长期
11.2
工程概算、预算标底、合同价决算、审计及说明
永久
长期
11.3
主要材料消耗、器材管理
短期
长期
11.4
交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册
永久
长期
12
竣工文件
长期
12.1
项目竣工验收报告
永久
长期
12.2
工程设计总结
永久
长期
12.3
工程施工总结
永久
长期
12.4
工程监理总结
永久
长期
12.5
项目质量评审文件
永久
长期
12.6
工程现场声像文件
永久
长期
12.7
工程审计文件、材料决算报告
永久
长期
12.8
环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划档案等验收审批文件
长期
12.9
竣工验收会议决议文件、证明书及验收委员会名册、签字、验收备案文件
长期
12.10
项目评优报奖申报材料批准文件及证书
永久
13
其他资料
13.1
向其他相关单位移交资料的反馈单
长期
永久
13.2
经营结算资料
长期
长期
13.3
财务资料
长期
长期
附录K-1：
移交档案案卷封面式样
类别：
工程施工类（基本建设类）
题名：
工程名称及案卷内主要内容
编制单位
保管期限
编制日期
年月日
密级
档号
档案馆（室）代号
缩微号
附录K-2：
移交档案案卷封面式样
类别：
工程施工类（基本建设类）
题名：
工程名称及案卷内主要内容
编制单位
保管期限
编制日期
年月日
密级
档
升级会员 