常用公文格式标准.docx
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常用公文格式标准
常用公文格式标准
为进一步规范公司公文格式,参照《国家行政机关公文格式》,结
合公司工作实际,特制定本标准对几种常用公文格式进行规范。
一、请示报告
请示报告适用于向公司领导请示工作,请求答复、批准。
1、标题采用“关于×××××××的请示报告”字样,用小2号
宋体字(可加粗),可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完
整,排列对称,间距恰当。
2、标题下空1行,左侧顶格用4号宋体字写上“公司领导”(可加
粗),之后标全角冒号,再下1行开始写正文。
3、正文用4号宋体字,要简明扼要、层次清楚。
4、正文结尾单独一行左空2格写“妥否,请批示”。
5、若有附件,在正文下空1行左空2字,标识“附件”,后标全角
冒号和名称。
公文仅有1个附件时,附件名称前不标识序号,有多个附
件时,应在附件名称前用阿拉伯数码标识序号(如“附件:
1.×××”);
附件名称后不加标点符号。
6、最后以“××部门”和日期结束。
日期要用汉字将年、月、日
标全;“零”写为“〇”;成文日期的标识位置应居右空4字。
7、请示报告必须要有起草部门负责人的亲笔签名,签名置于成文
日期之下。
8、请示报告的具体格式样本见附件1。
1
二、报告
报告适用于向平级职能主管部门提交需求申请,需要主管部门给予
明确的审核意见。
涉及到费用的报告均提交给财务信息部,由财务信息
部进行审核后向总裁提交专项请示报告,请示报告中写明审核结论和意
见建议,并附上申请部门的报告原件(或复印件)。
人员调动申请向人
力资源及管理部提交报告;办公物品采购申请向综合办公室提交报告。
1、标题用“关于×××××××的报告”字样,用小2号宋体字
(可加粗),可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排
列对称,间距恰当。
2、标题下空1行,左侧顶格用4号宋体字(可加粗)写上“财务
信息部(或人力资源及管理部、综合办公室)”,之后标全角冒号,再下
1行开始写正文。
3、正文用4号宋体字,每自然段左空2字,回行顶格。
4、若有附件,格式见前文。
6、最后以“××部门”和日期结束,格式见前文。
7、报告必须要有起草部门负责人的亲笔签名,签名置于成文日期
之下。
8、报告的具体格式样本见附件2。
三、通知
通知适用于传达公司领导的指示;部署工作;下达各类计划;要求
下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项。
1、通知的标题为“关于××××的通知”字样,用小2号宋体字
2
居中排列(可加粗)。
2、标题下空1行,左侧顶格用4号宋体字写上“商管公司各部门(或
特定的部门)”,之后标全角冒号,再下1行开始写正文。
正文格式参照
前文所述。
3、以“商业管理有限公司(或发文部门)”和日期结束。
日期要用
汉字将年、月、日标全;“零”写为“〇”;日期的标识位置应居右空4
字。
4、通知的具体格式样本见附件3。
四、工作联系函
工作联系函适用于商管公司与集团公司、商管公司各部门之间相互
商洽工作、询问或答复问题,向有关平级或不相隶属的部门请求解决处
理问题。
工作联系函分为两类:
一是发往集团公司相关部门的函件(含集团
来函);二是商管公司内部各部门之间往来的函件。
工作联系函的行文要把需解决的问题描述得清清楚楚,让接收部门
明白函件所要表述的意思。
发函前,必须与对方进行充分沟通,并在函
件开头写明双方沟通的情况。
凡是涉及到费用问题的函件必须经总裁签字以后方可发送。
1、发往集团公司的联系函:
1.1、标题为“商业管理公司工作联系函”,用2号宋体字加粗,居
中排列,左侧定格加上“沿江一号”的LOGO。
1.2、标题下空1行标注“报:
董事长,总裁”,再下一行标注“送
3
接单位:
集团配套部”,之下4mm处印一条与版心等宽的反线。
1.3、反线下左侧顶格用4号宋体字写上“××××(部门)”,之
后标全角冒号,再下1行开始写函件正文。
1.4、函件正文开始要写明双方事前沟通的情况和结果,可以这样
写“×年×月×日,经与贵部××商讨,就××问题达成如下意见:
”。
1.5、若有附件,见前文中规定的格式。
1.6、另起一行写“要求工作完成时间:
××××”,突出标明要求
完成的时间节点。
1.7、正文最后以“商业管理有限公司××部门”和日期结尾,日
期格式参照前文。
1.8、日期后另起一行写“函件起草部门负责人:
××”,由起草部
门负责人亲笔签名确认。
1.9、下一行写“综合办公室负责人:
××”,由函件转发部门综合
办公室负责人亲笔签名。
之下,印一条与版心等宽的反线。
1.10、反线下分别写“接收部门(签收):
××”、“行政秘书(签
收)××”字样。
1.11、发往集团的工作联系函具体格式样本见附件4。
2、商管公司内部各部门之间往来的工作联系函:
2.1、标题为“商业管理公司工作联系函”,用2号宋体字加粗,居
中排列,左侧定格加上“沿江一号”的LOGO。
2.2、标题下空1行左侧顶格用4号宋体字写上“××××(部门)”,
之后标全角冒号,再下1行开始写函件正文。
重要函件也可以报送总裁
4
(格式参照前文)。
2.3、函件正文开始要写明双方事前沟通的情况和结果。
再叙述问
题,提出意见和要求。
2.4、若有附件,见前文中规定的格式。
2.5、另起一行写“要求工作完成时间:
××××”,突出标明要求
完成的时间节点。
2.6、正文最后以“××部门”和日期结尾,日期格式参照前文。
2.7、日期后另起一行写“函件起草部门负责人:
××”,由起草部
门负责人亲笔签名确认。
之下,印一条与版心等宽的反线。
2.8、反线下写“接收部门(签收):
××”字样。
2.9、内部往来的工作联系函具体格式样本见附件5。
五、公司正式红头文件
公司的正式红头文件由眉首、主体、版记三部分组成。
置于公文首
页红色反线以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题
词(不含)之间的各要素统称为主体;置于主题词以下的各要素统称为
版记。
1、眉首
文件头使用“商业管理有限公司文件”字样,使用一号宋体字,居
中排列,用红色标识。
下一行为发文字号,由发文代字、年份和序号组
成,用小3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年
份应标全称,用六角括号“﹝﹞”括入;序号不编虚位(即1不编为001),
不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
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2、主体
红色反线下空1行写公文标题,用小2号宋体字,可分一行或多行
居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
标题下空1行,写主送部门“商管公司各部门(或特定部门)”左侧
顶格用4号宋体字标识,部门名称之后标全角冒号。
主送部门名称下1行,开始写公文正文,每自然段左空2字,数字、
年份尽量不回行(可采用改变字体间距的办法进行调整),使用4号宋
体字。
公文如有附件,在正文下空1行左空2字标识“附件”,后标全角
冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:
1.××××
×”);附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订,并在附
件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和
名称前后标识应一致。
若附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上
角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
主体部分以发文部门和成文日期结束。
日期要用汉字将年、月、日
标全;“零”写为“〇”;成文日期的标识位置应居右空4字。
正式文件还应在发文部门和成文日期上加盖公章。
3、版记,包括主题词、抄送部门、印发部门和印发日期。
“主题词”用小3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词
目用4号宋体字;词目之间空1字。
再依次分行写“发:
各部门经理”、“送:
各副总裁、各总监”、“报:
董事长、总裁”、“存:
档案室”。
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印发部门和印发日期,位于“存:
档案室”之下占1行位置;印发
部门写“商业管理有限公司××部门”;印发日期以公文付印的日期为
准,用阿拉伯数码标识。
版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。
版记应置于公文最
后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。
4、正式红头文件具体格式样本见附件6。
六、会议纪要
会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
1、标题为“商管公司××××会议纪要”,用1号宋体字居中排列,
红色标识。
2、标题下写“商管(×)字﹝××﹞××号”,红色标识,用4号
仿宋字居中排列,发文字号格式参照前文,之后印一条与版心等宽的红
色反线。
3、反线下用4号宋体字左顶格依次分行写上“会议时间:
×××
×”、“会议地点:
××××”、“参加人员:
××××”、“会议主持:
×
×××”、“会议记录:
××××”。
4、之后正文部分用4号宋体字写明会议主要内容。
5、最后附上版记,格式参照前文。
6、物业公司的会议纪要参照上述要求执行。
7、会议纪要具体格式样本见附件7。
七、附则
1、本标准由综合办公室负责制定并解释,自批准下发之日起执行。
7
2、本标准仅用于商管公司内部印发的公文,所有报送政府机关部
门的公文函件一律按《国家行政机关公文格式》要求执行。
附件:
1.请示报告的格式样本
2.报告的格式样本
3.通知的格式样本
4.发往集团的工作联系函格式样本
5.商管公司内部往来的工作联系函格式样本
6.正式红头文件的格式样本
7.会议纪要的格式样本
8
附件1
关于×××××的请示报告
公司领导:
××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××。
妥否,请批示。
××(部门)
二〇一〇年×月×日
(部门负责人签字)
9
附件2
关于×××××的报告
财务信息部(或××部门):
××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××
以上内容,请审核。
××(部门)
二〇一〇年×月×日
(部门负责人签字)
10
附件3
关于×××××的通知
商管公司各部门:
××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××
商业管理有限公司
××××(部门)
×年×月×日
11
附件4:
(发往集团的函件格式)
商业管理公司工作联系函
报:
董事长,总裁
送接收单位:
××(部门):
(首先要写明双方事前沟通的情况和结果,然后开始写正文内容)
附件:
××××××
要求工作完成时间:
××
商业管理有限公司
××部门
×年×月×日
函件起草部门负责人:
综合办公室负责人:
12
接收部门(签收):
行政秘书(签收):
附件5:
(内部函件格式)
商业管理公司工作联系函
××(部门):
(首先要写明双方事前沟通的情况和结果,然后开始写正文内容)
附件:
××××××
要求工作完成时间:
××
××部门
×年×月×日
函件起草部门负责人:
13
接收部门(签收):
附件6
商业管理有限公司文件
商管﹝2010﹞×号
×××××(标题)
商管公司各部门:
××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××
商业管理有限公司
×年×月×日
主题词:
××××
发:
各部门经理
送:
各副总裁、各总监
报:
董事长总裁
14
存:
档案室
商业管理有限公司××部门×年×月×日印制
附件7
商管公司×××会议纪要
商管(×)字﹝2010﹞××号
会议时间:
××××
会议地点:
××××
参加人员:
××××
会议主持:
××××
会议记录:
××××
会议内容
主题词:
会议纪要
发:
各部门经理
送:
各副总裁、各总监
15
报:
董事长总裁
存:
档案室
商业管理有限公司××部门×年×月×日印制
16