办展实用手册.doc

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办展实用手册

师盛会务

关键词：

主办单位,会务工作,项目策划,策划阶段,实施阶段,展后阶段,招商招展,网络营销,二维码应用,总结评估

你对展会的举办渠道了解多少，想了解吗，看看办展实用手册吧！

一.策划阶段

（一）项目的选定

1．执行项目市场调查；

一般情况下要根据本地、本区域的经济结构、产业结构、地理位置、交通状况和展览设施条件等特点，首先考虑本区域的优势产业和主导产业，其次考虑重点发展中的行业，再次考虑政府扶持的行业。

具体分析行业市场状况，要摸清楚市场的归属，即属买方市场还是卖方市场等；

2．办展资源的整合；

办展资源包括：

资金、人力、物力（办公设备和通讯工具）以及信息资源和社会资源；

　　A．信息资源是指目标客户的信息量、合作单位的信息量，还有关于该项目的行业、产业的信息量；

B．社会关系是指与该展览所属行业的主办单位、主管部门还有与各大专业媒体和公众媒体的关系等；

3．同行对此项目的反应；

4．该项目举办的时间选定；原则上要避开国内外同类展览项目的举办时间；

5．创意命题；

（二）寻求支持单位

寻求对口的主管部门和单位，作为展览会的主办或支持单位:

1.可以提高展览会的档次、规格和权威性；

2.扩大展览会的影响力，吸引媒体的广泛关注，便于展开新闻宣传和炒作；

3.提高行业号召力，利于组织目标客户参展和目标买家参观；

4.代表行业的发展状况和趋势；

5.有效地形成项目的品牌效应，最终实现可持续发展战略。

（三）寻求合作单位，建立营销网络

寻求对口的合作单位，作为展览会的招展组团代理：

1.提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递；

2.善用资源，优势互补，加快资源整合；

3.最大限度挖掘新客户，壮大参展队伍；

4.最大限度地降低招展成本。

二.实施阶段

（一）广告攻势

主办者应围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告；

　　除此之外，我们还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。

户外广告则是利用人流量较大的公共场所，其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势

（二）招展和组团工作

1.寻求支持及协助单位，建立展览营销网络；

2.组织实施的具体工作项目；

（１）认真做好项目预算。

（２）收集可能参展的企业名录，或叫展商目标名录，建立信息库。

（３）宣传资料的ＣＩ设计、制作，及发送调查表、征询表。

（４）主办单位打印文件下发。

（５）利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章。

（６）利用各种媒体做宣传广告（包括二维码媒体广告等）。

（７）短信发送、电话联系或发送传真件、通过因特网发布信息；（包括现在的二维码短信、彩信邀请功能，展会网站的构建风格，微博一键转发的互动方式，都是吸引客户注意力的新形式，在这方面针对客户的宣传和互动更具有影响力）。

（８）印刷宣传资料一般有：

a.招展邀请函、征询函、调查表等；b.展商须知（或参展手册）；c.招商邀请函；d.门票；e.会刊；f.纸袋；g.展览会进展报告、挖掘潜在的参展企业、大的参展商。

（９）对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。

（１０）上门拜访一些主要的牵头参展企业。

（１１）联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。

（１２）展位的销售安排及布置。

（１３）收集尽范围可能的参观商名录，或叫买家目标名录，有计划地发送登记表和门票：

可以利用现在的高科技二维码信息终端实现数据录入、信息查询、资料搜索等快捷方式。

（１４）与展览会有关的各项广告征集工作。

（１５）展览工程业务和展具租赁的预定工作。

（１６）展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。

（１７）展览现场的优质服务（会务、广告、工程、清洁、保安、交通等协调工作）。

（１８）主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务工作及礼品安排。

（１９）展览会有关数据、信息的统计和收集。

（２０）着眼于第二届的预告宣传工作

3.组织实施过程的阶段划分

从主办单位工作划分：

（１）信息发布阶段：

a.发送调查表；b.发送征询表；c.发送邀请函。

（２）营造气氛阶段：

a.媒体广告、文章宣传；b.新闻发布会、酒会及研讨会（由专业会务公司提供电子化管理服务）；c.主办单位文件下发对口企业；d.电话、传真、网络广泛宣传；e.第二次发邀请函；f.合作单位发邀请函（二维码短信彩信实现互动）。

（３）与展商直接联系阶段a.电话、传真、电子邮件；b.拜访重点客户；c.合作单位同时开始招展工作。

（４）与展商洽谈阶段a.电话；b.约见；c.拜访；d.传真；e.发送筹备进度报告；f.发送门票。

（５）展览服务阶段a.广告征集；b.工程预定展具工作；c.招商广告安排；d.招商邀请函；e.招商门票发放；f.现场营造气氛（特色电子题词，二维码手写签到，会务智能终端抽奖、互动、智能检票，这些都是近年较流行的互动环节）；G.发送各种类型的调查表；h.着眼于第二届的宣传；i.现场的专业服务。

三.展后阶段

展后工作一般分三个阶段进行：

展后跟踪阶段、总结阶段和评估阶段。

（一）展后跟踪阶段；

1.加深目标客户的印象；

2.树立展览会品牌形象；

3.为下一届展览会作预告宣传。

展后跟踪主要的工作是：

　1.感谢工作。

对象是所有的参展企业、重要的参观商和支持单位、合作单位以及曾给予展览会大力支持的媒体，都应该给予感谢。

对于重要的客户，我们可以采取登门致谢，甚至通过宴请方式表示谢意。

2.媒体跟踪报道。

主要是对展览会进行一个回顾性的报道，将有关情况、有关的统计资料数据，提供给新闻界炒作，进一步扩大展览会的影响；展览会的各类统计数据包括：

　　a.展览环境如：

参观人数、专业含量、平均参观时间等；

　　b.展览效果如：

展位布局、成交额、展商和观众的反馈意见等；

　　3.发布下届展览信息；

　　4.给展商发放展后意见调查表、征询表。

（二）总结阶段；

1.从筹备到开展中的各项工作总结；

2.效益分析和成本核算；

3.项目市场调查。

本展览会在市场同类项目中所占的市场分额、优劣势比较、竞争情况等。

（三）评估阶段；

系统评估，如：

对成本效益的评估、宣传质量效果的评估、招展代理完成目标任务的评估、主办单位是否具有预计的号召力的评估等，将有利于我们发现问题、改进工作和提高效率。

以上是师盛会务对办展具体步骤和注意事项的简单梳理，供大家在办展过程中借鉴参考！

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