会计电算化节节高升.docx

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会计电算化节节高升

目录

1了解会计电算化与财务软件1

1.1什么是会计电算化1

1.1.1会计电算化与手工记账有什么不同1

1.1.2有了财务软件还需要手工账吗2

应用财务软件前的准备2

1.1.3你知道哪些财务软件3

1.2初识好朋友3

1.2.1版本及功能模块简介3

1.2.2运行环境4

1.2.3安装与卸载4

基本操作流程5

带着你快速上道6

建楼打地基——系统设置7

1.3进入系统管理7

1.3.1启动并初始化数据库7

1.3.2以系统管理员身份注册8

1.3.3退出登录9

1.3.4退出系统管理9

1.4白手起家创建新账套10

1.5添丁进口增加新操作员12

1.6分配任务为新账套指定账套主管13

1.7自己动手吧14

在总账中进行基础账务处理14

1.8账务处理第一步15

1.8.1进入工作平台15

设置总账业务参数16

1.8.2设置会计科目17

1.8.3设置凭证类别20

录入期初余额20

1.9填制凭证23

1.9.1录入凭证23

1.9.2修改凭证28

1.9.3删除凭证29

1.9.4查询凭证29

1.9.5打印凭证29

1.10审核凭证29

1.10.1审核凭证30

1.10.2取消审核30

1.1130

1.12记账30

期末损益结转30

1.12.1期末损益定义30

1.12.2进行期末损益结转30

1.12.3结转凭证的处理31

1.13月末对账与结账31

1.13.1期末对账31

1.13.2期末结账31

1.14反记反结操作31

1.14.1取消结账32

1.14.2取消记账32

自己动手吧32

1.14.3进行总账系统的基础设置32

1.14.4总账系统日常业务处理32

1.14.5总账期末业务处理32

1.14.6修改凭证32

账簿查询与打印32

1.15科目账查询32

1.15.1科目汇总表和余额表32

1.15.2总账33

1.15.3三栏明细账33

1.16日记账查询33

1.16.1现金及银行存款日记账33

资金日报表33

1.17多栏账的定义与查询33

查询多栏账34

1.18账簿打印34

打印科目账34

1.18.1打印现金和银行存款日记账34

自己动手吧账簿管理34

财务报表编制与日常管理34

1.18.2UFO报表的启动与退出34

1.18.3调用模板生成报表34

1.19追加表单生成多张报表35

1.20打印报表35

1.21自己动手吧利用报表模板生成报表35

1了解会计电算化与财务软件

现在是信息化的时代，名称术语满天飞，几天就会变换出新的花样来，令人目不暇接。

于是总会有人问我，什么是会计电算化？

它和财务软件有什么区别？

亦或是有什么联系？

“会计电算化”这个名字听起来好大、好宽泛、好吓人，似乎是一个常人不容易触及的高深领域。

可是考取会计证时有一门功课就叫“会计电算化”，于是吓着了许多想要入门者。

其实，让我来告诉你，你知道财务软件吗？

你知道电脑记账吗？

其实，所谓“会计电算化”只不过是通过财务软件实现电脑记账的“官方”术语罢了。

这本书的目的，就是让你从一点也不知道开始，快速成为一个会计电算化的高手。

1.1什么是会计电算化

会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。

目前已经时髦的叫做会计信息系统，其实说白了就是用财务软件代替手工记账而已。

会计电算化也是当前工业与信息化融合的典范，随着全面信息化的时代前进，会计的电算化、信息化程度也必将越来越高。

财务软件就是实现会计电算化的最重要的工具之一，当然除此之外还需要人。

没有了人的操作，财务软件也不会自动工作。

所以，只要有了一款合适的财务软件，再有了你——一个会计或希望成为一个会计的人，我们就可以实现理想中的“会计电算化”了。

1.1.1会计电算化与手工记账有什么不同

会计电算化和手工记账，一个基于计算机软件技术，一个完全依赖于人的手脑，它们之间当然存在着很多差别，但也不乏相互依存之处。

这些虽然对我们做账没有什么实质性的影响，但作为一个常识，还是让我们简单了解一下吧。

1．相同点

❒目标相同，都是为了提供会计信息，提高企业效益。

❒依据相同，进行核算的依据都是国家统一的会计制度和法律法规。

❒结果相同，最终都是为记录经济业务，出具会计报表服务。

对同一套账最终处理结果完全相同。

❒流程相同，业务核算的流程基本是相同，由从建账开始，一直到出具报表。

❒档案保管方式相同，无论是手工记账产生的凭证和账簿，还是电算化软件生成的数据，均需要按规定保管。

2．不同点

尽管手工账与会计电算化有诸多相通之处，但他们的区别还是十分明显的。

手工记账与会计电算化的区别如所示。

手工记账与会计电算化的区别

项目

手工记账

会计电算化

使用的工具不同

算盘、计算器、笔

计算机、财务软件

信息格式及

载体不同

固定格式的账簿

打印并自行装订的账簿、存放在软盘或硬盘的电子文件

记账规则

不尽相同

使用固定格式的账簿记账，更正错误有划线更正法、红字冲销法、蓝字补记法，空白账页需要划销

打印出的账页需自行装订，不能划线更正，已记账的凭证数据不能更改，只可红字冲销或蓝字补记

数据处理

过程不同

根据凭证记账后，需要人工进行账证、账账、账表核对等各项对账结账工作

录入凭证后，由程序进行各种勾稽关系的核对，自动对账结账出报表

组织体制、

人员分工不同

明细账、日记账、总账由不同岗位人员按照不同的科目，分别在不同的账册上加以记录，专人负责制作报表

人员分工发生变化，只需要设置凭证录入、审核、数据维护等岗位，后续工作全部自动化无须专人负责，增加了计算机软硬件维护人员。

效率不同

工作周期长、速度慢、效率低

速度快、质量高、便于查阅信息

1.1.2有了财务软件还需要手工账吗

尽管用计算机代替手工记账是许多会计梦寐以求的事，但这并不是说一买了财务软件，就可以完全甩掉手工账了，即使大家都希望是这样，因为手工记账实在太麻烦、太容易出错了。

因为财务软件毕竟是依靠机器来工作的，它的稳定性还是需要时间来考察的。

为了保证会计电算化实施以后会计工作的质量，有一个大前提必须要满足，那就是一般由手工账转电脑账时，计算机与手工会计核算应该并行3个月以上，并行期间计算机与手工核算的数据相互一致，财务软件运行也安全可靠。

另外，从财务软件中打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章也必须齐全。

也就是说，电脑记账的同时还需要手工记账一段时间，两者互相印证，以免电脑出问题带来大麻烦。

应用财务软件前的准备

一个企业要想上一套财务软件，应该事先做一些基础准备工作。

1．配有专用的或主要用于会计核算工作的软硬件系统。

设备是会计电算化的物质基础，必须配有足够的专门或主要用于会计核算的计算机或终端，以及相应的操作系统。

软硬件系统的配置需要按照打算购买的财务软件的类型和版本来进行。

2．配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员。

总之基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，保持相对稳定。

中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可以由一个人担任。

3．建立健全相应的内部管理制度。

包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度等。

会计电算化中人员分工管理是十分重要的，每个人对财务软件的操作权限都要严格规定，以免财务数据被窜改、盗取或丢失。

当然，对于一个人员有限的小企业来说，严格的分工管理显得不太实际，但会计人员的自律就变得十分重要了。

1.1.3你知道哪些财务软件

目前市场上的财务软件有很多，大的小的、简单的复杂的……，还有很多小公司出的小软件可以免费让你用，要想了解得多一些，不妨上网搜一搜。

每款软件、特别是大型开发商开发的财务软件都会区分不同的系列和版本，以适应不同类型企业的需求。

不过，一般的财务软件在财务处理流程上都大同小异，只是每个软件在界面上会有所差异，操作方法略有不同，但在账务处理方面的主要功能差别并不大。

因此，只要学会使用一款，其他的也就差不多了，基本可以依靠自学掌握。

1.2初识好朋友

如果要问那款财务软件被用得最多，我想大概要数好朋友财务软件系列了。

好朋友财务软件应该是我们国家最早的一批电算化软件之一，因而被广大的老板们所熟知。

如果你去一个地方应聘财务，被问到会不会好朋友是常有的事。

所以我们这本书的目的就是要教会大家如何使用好朋友财务软件。

1.2.1版本及功能模块简介

好朋友财务软件分为几个系列，适应于不同规模的企业，每个系列下又有多个版本，在功能上有所调整。

为目前好朋友财务软件的各个系列的适用范围以及所包含的功能模块的大致情况如所示。

好朋友财务软件版本及功能简表

好朋友版本

所包含的主要功能模块

所解决的需求

适应企业类型

好朋友T3—财务通普及版

总账（现金银行/往来管理）

财务报表

核算管理

账务处理、报表处理

满足一般企业会计核算电算化要求

创业型企业、

小公司、兼职

会计、记账公司

好朋友T3—好朋友通标准版

总账（现金银行/往来管理/项目管理）

财务报表、核算管理、工资管理、

固定资产管理、财务分析

业务通、出纳通、老板通

业务（购/销/存）和财务一体化管理

提供一般企业部门级应用

中小型企业

好朋友普及型ERP-T6企业管理软件

财务会计

总账

UFO报表

固定资产

工资管理

出纳管理

网上银行

应收款管理

应付款管理

财务分析

供应链管理

采购管理

销售管理

库存管理

存货核算

委外管理

生产制造管理

简单生产管理

计划生产管理

财务管理或财务业务一体化管理

提供中小企业全面应用

中小型企业

好朋友ERPU8系列

财务会计

总账

UFO报表

固定资产

应收款管理

应付款管理

专家财务评估

网上银行

现金流量表

出纳管理

报账中心

网上报销

人力资源管理

人事管理

人事合同管理

薪资管理

……

管理会计

资金管理

成本管理

……

供应链管理

采购管理

销售管理

库存管理

存货核算

……

生产制造管理

决策支持系统

集团管理

网络分销

内部控制

企业应用集成

……

企业全面应用管理

提供企业经营管理平台

大中型企业

好朋友NC管理软件

略

对下属企业进行集中管理

提供集团企业全线管理平台

集团型企业

提示：

并不是说一个软件的功能越多就越好，要根据自己企业的规模大小、业务范围等实际情况选择不同的系列和版本购买和使用。

1.2.2运行环境

硬件环境：

如果选择安装U872服务端（如应用服务器、Web服务器、数据服务器和文件服务器等），最好使用Server版的操作系统，且磁盘分区的文件系统格式应为NTFS；

确保系统盘有1G以上的空闲空间；如果安装数据库服务器，则需要确保存储数据文件的逻辑磁盘至少有10G以上的空闲空间，因U8产生的所有数据和临时数据均存储在这台服务器的硬盘上。

软件环境：

❒Windows2000及以上操作系统（Server版或Professional版，打相应版本关键补丁），同时安装IIS

❒IE6.0及以上版本

❒SQLServer2000及以上版本的数据库系统系统（打相应版本关键补丁）

❒若安装有其他好朋友版本，必须全部卸载干净。

1.2.3安装与卸载

在安装好朋友财务软件时必须安装配套的数据库程序。

每个系列及版本所需要的数据库支持版本可能是不同的，要安装前一定要看清所购买版本中的安装说明。

安装注意事项：

●必须按顺序安装。

安装U8前要将数据库及其他关键程序和补丁全部安装好，否则好朋友安装环境检测无法通过。

●安装数据库过程中，要记住数据库服务器的名称，以便安装结束后U8与数据库的连接测试。

建议数据库名称不要起得太长。

●好朋友U8是一个功能复杂、相当庞大的系统，对系统硬件要求比较高。

如果你的电脑配置较低，而又将U8的所有服务（包括数据库和应用服务）都安装在了一台电脑上，那么运行U8将会相当缓慢。

基本操作流程

好朋友U8是一款适用于大中型企业的集成财务管理软件，不仅包括了财务处理系统、还包含有供应链管理、人力资源管理、生产制造管理等多项产品功能。

不过，对于不同的功能，都有大致相同的操作流程……

对于小企业来说，U8的模块显得太过繁复了。

实际工作中我们能够用到的功能非常有限，最主要的就是总账的部分功能和UFO报表。

本部分我们主要教给大家好朋友财务软件的最基本的、最常用的，也是最有效的功能模块——总账。

好朋友总账系统的操作流程如所示，希望大家有所了解，这对于我们以后的学习具有提示性作用，也便于大家今后在实际工作中遇到问题时进行参考。

好朋友总账系统操作流程图

带着你快速上道

财务软件的使用和手工做账一样，是一个流程性的工作，除了初始建账时比较麻烦之外，以后的工作都是重复性的，仅有个别时候需要进行些微调整。

为了让大家对好朋友U8有一个比较全面的认识，我们在开始系统学习之前，带领大家一起快速浏览一下好朋友财务处理的过程。

第一步：

以系统管理员登录系统管理

第二步.新建用户（即操作员）

第三步创建新账套

第四步进入企业应用平台，进行初始设置。

第五步启用其他模块，进行初始设置和日常业务处理

第六步进入总账系统，进行日常业务处理

第七步对账结账

第八步生成报表

建楼打地基——系统设置

从这一章开始，我们进入到系统地学习使用好朋友U8的过程。

无论是好朋友的哪个版本，首次使用时必须进入到系统管理中进行相应的设置，之后一些关键性的操作也仍需在系统管理中进行。

也就是说，系统管理是好朋友U8的工作起点，只有系统管理运行正常，其他功能才能正常发挥作用。

系统管理包括：

新建账套、新建年度账、账套修改和删除、账套备份，根据企业经营管理中的不同岗位职能建立不同角色，新建操作员并为其分配不同的权限等功能。

能够通过系统管理进行上述操作的人员包括两类：

系统管理员admin和账套主管。

1.3进入系统管理

首次进入系统管理模块，先要以系统管理员的身份注册登录。

新建账套、增加账套主管必须由系统管理员操作。

好朋友U8默认的系统管理员情况如下：

操作员名称：

admin

密码：

为空

系统管理员的名称不能修改，但密码可以更改。

提醒大家注意，更改登录密码要谨慎。

在正式使用U8系统进行账务处理时，建议更改系统管理员登录密码以防非授权人员进入，但在练习阶段建议大家不要改密码、而是保持为空较好。

1.3.1启动并初始化数据库

默认情况下，好朋友安装完成后在“开始”菜单中生成程序组文件夹“好朋友ERP-U872”，所有功能的启用均可通过该文件夹实现。

我们以在WindowsXP系统下安装好朋友为例，启动系统管理的方法如下：

步骤1.依次打开“开始”→“所有程序”→“好朋友ERP-U872”→“系统服务”菜单，如所示。

通过“开始”菜单启动好朋友U8的“系统管理”模块

步骤2.最后单击“系统管理”命令，进入“系统管理”窗口。

步骤3.打开“系统”菜单，选择“初始化数据库”命令，弹出相应对话框。

步骤4.依次输入数据库名称和口令。

这两部分内容是你在安装SQLServer数据库时设定的。

一般情况下，数据库取系统默认值即可，口令如果没有设定即为空。

步骤5.单击“确认”按钮，提示对话框。

步骤6.单击“是”按钮，接着弹出另一个提示对话框。

因为我们在安装完成后曾经做过数据库连接测试，所以会有此一问。

步骤7.之后，可能还会出现各种提示是否覆盖相关内容的对话框出现，由于我们是初次使用，只需单击“是”按钮继续即可。

最后，系统进入初始化数据库过程，这一过程比较慢，需要一定的时间，请大家耐心等待。

步骤8.数据库升级结束后，将会直接进入如所示的“登录”对话框。

单击“取消”按钮，完成初始化数据库的操作。

有关系统登录，我们随后再进行系统地学习。

提示：

初始化数据库的操作只在初次使用时进行，在系统各个模块启用后不要再轻易执行这一操作，以免数据丢失。

1.3.2以系统管理员身份注册

系统管理员是好朋友U8系统中权限最高的操作员。

默认情况下，系统管理员的名称为admin，登录密码为空。

步骤1.依次选择“开始”→“所有程序”→“好朋友ERP-U872”→“系统服务”→“系统管理”命令，进入系统管理界面。

步骤2.打开“系统”菜单，选择“注册”命令，弹出一个“登录”对话框，如所示。

“登录”对话框

步骤3.在“登录到”下拉列表中选择需要连接的数据库。

这个数据库在前面初始化时已连接过，一般情况下，取系统默认的结果即可，无需修改。

步骤4.在“操作员”文本框中输入系统管理员的用户名“admin”。

默认情况下显示的就是该名称，一般无需修改。

如果不是，则需要手动输入。

步骤5.在“密码”文本框中输入登录密码。

默认情况下，系统管理员的登录密码为空，也就是说不用输入任何内容。

如果需要设置新密码，可单击选中“改密码”复选项

步骤6.首次登录时，保持默认“账套”选项即可，并保证“语言区域”为“简体中文”。

步骤7.单击“确定”按钮，如果在前述步骤5.中选中了“改密码”复选项，则会弹出如图2.所示的“设置操作员密码”对话框。

分别在“新密码”和“确定”两行中输入同一密码，即可完成密码的设置。

这里我们主要是为了练习账套，建议不要设置密码，所以单击“取消”按钮退出即可。

步骤8.随后，系统退出“登录”对话框，返加“系统管理”界面，窗口上部显示成功注册的信息，如所示。

“系统管理”窗口上部显示系统管理员已注册的信息

1.3.3退出登录

如果需要取消当前系统管理员的登录状态，只需打开“系统”菜单，从中选择“注销”命令即可，此时并不会退出系统管理状态。

1.3.4退出系统管理

如果需要退出系统管理窗口，只需打开“系统”菜单，从中选择“退出”命令，即可退出系统管理。

1.4白手起家创建新账套

创建账套是项重要且必要的工作，任何一个企业在初次使用U8进行财务处理时，都需要首先为该企业建立一个新账套。

下面我们来为一个小企业创建一个账套。

该企业的具体信息如下所列：

企业名称：

北京云海商贸有限责任公司

企业简称：

云海商贸

成立时间：

2009年2月

主营业务：

电子产品的批发和零售，

会计启用期：

2010年1月

记账本位币：

人民币

外币业务：

无

企业类型：

商业企业

行业性质：

纯内资有限责任公司，注册资本30万元人民币，小规模纳税人

会计核算依据：

执行2001年新企业会计制度，尚未实施2006年新会计准则

需要进行下列核算：

业务简单，只使用总账进行会计处理，不设任何辅助核算，仅通过设置明细科目处理业务

新建账套的具体操作步骤如下：

步骤1.如果已经退出了系统管理，那么就通过“开始”→“所有程序”→“好朋友ERP-U872”→“系统服务”→“系统管理”命令，重新进入系统管理界面吧。

步骤2.通过“系统”菜单下的“注册”命令，以系统管理员admin的身份登录系统。

此时，“账套”菜单项就会由灰变黑显示，如图2.所示。

步骤3.打开如图2.所示的“账套”菜单，从中选择“建立”命令，弹出“创建账套”——账套信息对话框。

步骤4.依次输入账套的基本信息，输入完成的对话框如图2.所示：

“创建账套”——账套信息对话框

账套号：

一个账套一个号码，不能重复。

默认情况下，系统按顺序给出当前账套的号码，我们只需直接使用，不需修改。

账套名称：

自己按情况设置。

这里，我们输入“云海商贸2010年（原制度）”做为账套名称。

账套语言：

取默认选项，不要修改。

账套路径：

本套账存放的位置。

建议取默认选项，不要修改。

启用会计期：

本账套准备建立电子账的日期，可以是任何一个月份。

这里，我们选择2010年1月会启用期，需要在“月”前面的文本框中输入1

其他均保持系统默认值不变。

步骤5.设置完成后，单击“下一步”按钮，进入如图2.所示的“创建账套”——单位信息对话框。

步骤6.依次输入有关建账单位的各类信息。

其中“单位名称”是必须输入的内容，其他内容可不输入。

这里，我们在第一行输入单位名称“北京云海商贸有限责任公司”；在第三行输入单位简称“云海商贸”。

步骤7.输入完毕后，单击“下一步”按钮，进入如图2.所示的“创建账套”——核算类型对话框。

步骤8.在该对话框进行下列设置，设置结果如图2.所示。

从“企业类型”下拉列表中选择“商业”；

从“行业性质”下拉列表中选择“新会计制度科目”；

保证“按行业性质预置科目”复选框已被选中。

因为我们还没有设置操作员，所以“账套主管”先不用指定，可先使用默认选项。

其他选项均取系统默认值，无需修改。

步骤9.设置完毕后，单击“下一步”按钮，进入如图2.所示的“创建账套”——基础信息对话框。

步骤10.因为这个账套很简单，不进行任何辅助核算，所以这些设置选与不选都对今后的账务处理没有影响，所以我们无需任何操作直接单击“完成”按钮，弹出提示对话框。

步骤11.单击“是”按钮，系统开始创建账套，对话框下部出现进度条如图2.右图所示。

这一过程可能时间比较长，大家需要耐心等待。

步骤12.随后，屏幕上弹出“编码方案”对话框。

无需做任何修改，直接单击“取消”按钮，弹出如图2.所示的“数据精度”对话框。

“数据精度”对话框

步骤13.不做任何修改直接作用系统默认值，单击“确定”按钮，稍候片刻，弹出提示系统启用的对话框。

提示：

系统启用也可以不在这里进行，而在企业门户中设置。

不过，任何一个账套都必须要启用总账系统才可以进行后续操作。

所以我们建议在新建账套时就同时启用总账系统。

步骤14.单击“是”按钮，进入如图2.所示的“系统启用”窗口。

步骤15.单击“总账”前面的复选框，弹出日历选择框，如图2.所示。

将月份指定为“一月”，将日期指定为“1”日，这样我们就设置为从2010年1月1日启用总账系统。

提示：

这一日期不能早于我们在创建账套时在“启用会计期”中设定的日期。

1.5添丁进口增加新操作员

账套建好了，必须有相应的操作人员才能进行账务处理，如账套主管、出纳、审核人员等，这些人员都被统称为“用户”，又叫“操作员”。

下面，我们来添加一个新的操作员，为新建的账套做准备。

步骤1.如果已经退出了系统管理，那么就通过“开始”→“所有程序”→“好朋友ERP-U872”→“系统服务”→“系统管理”命令，重新进入系统管理界面吧。

步骤2.通过“系统”菜单下的“注册”命令，以系统管理员admin的身份登录系统。

此时，“权限”菜单项就会由灰变黑显示。

步骤3.打开“权限”菜单，选择“用户”命令，进入如图2.所示的“用户管理”窗口。

步骤4.单击“增加”按钮，弹出如图2.左图的所示的“操作员详细情况”对话框。

步骤5.按下列提示依次输入操作员信息，结果如图2.中右图所示：

在“编号”文本框