易石库存操作使用手册.docx
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易石库存操作使用手册
1、登陆
库存主要业务介绍
2、设置凭证模版及其他参数（核算日期设定、凭证修改限制设定、设
置限价模式、设置报表模板）
3、基本资料设置
设置仓库
设置仓库授权
设置财务科目
设置供货商资料
设置订货商资料
设置物品类别明细
设置库存物品助记码
设置物品模版
设置非出品部门领料对应的成本或费用科目
设置物品采购控制价格
设置物品货位信息
4、物品初始化
5、验收入库单
6、退货出库单
7、部门领料单
8、部门退料单
9、内部加工单
10、仓库调拨单
11、库存盘盈单
12、库存盘亏单
13、电子秤
电子秤收货
设置电子秤称重物品清单
14、其他特殊工具
库存凭证检查
导入菜谱数据
物品编码转换
15、结转处理
日结业务处理（日结生成财务凭证）
更新自动销售单的物品价格
根据成本卡和销售数据重新产生自动销售单
预估入库月末价格处理
更新物品价格异常
取消日结业务处理
凭证封存
16、库存盘点
物品明细汇总表
物品类别汇总表
凭证分类汇总表
物品明细汇总表（计数数量）
17、物品查询
18、报表查询
耗用-成本统计表
耗用-部门领料汇总表
耗用-供货商关联物品统计表
采购-供货商供货汇总表
采购-供货商供货明细表
采购-物品采购价格表
综合-凭证汇总表
综合-采购耗用汇总表
综合-直拨单查询
综合-代经销汇总报表
综合-其他单据汇总表
系统-物品模板
19、前台日终自动出库
20、保质期
保质期管理
21、主界面说明
22、库存管理注意事项
1、登录
功能说明：
主要供操作员在使用“库存管理”模块之前进行身份验证。
操作时，先用鼠标点击下图
画红色框里面的“库存管理”菜单项：
系统弹出如下界面：
根据界面提示，输入“用户编号”、“登录密码”，然后选择“登录”按钮进入系统。
注意：
“登录训练模式”，平常不需要选中，只有在操作员使用训练库用来练习操作时，才建议选中。
如果系统存在自动销售或者是配送送货且还没有操作价格修复功能，那么系统提示如下操作：
如果你要进行价格处理，则点击“确定”按钮，反之选择“取消”按钮。
价格处理的作用主要是针对自动出库的物料，系统生成他们对应的出库成本。
前期准备工作：
《库存管理》最终目的就是管理，为了方便管理，我们在首先要清楚《库存管理》都能实现什么功能，它们的作用都是什么。
我们要做的工作就是要清楚最初的基本设置，明白这些之后我们才能明白建设一个库需求什么。
要明确酒店使用的所有物品名称，归属类别，供货商资料，以及对应的核算财务科目类别。
2、设置凭证模版及其他参数
功能说明：
主要供操作员对使用库存管理的基本参数进行设置，如：
单据模版、盘点日期、价格限
制、打印及显示设置等。
操作时，用鼠标点击【设置】下面的“设置凭证模版及其他参数”，具体操作界面如下：
打印和显示设置
2.1.1物料出库数量显示为正数：
正常情况，库存数量和金额都是显示负数，如果把本选项选中，则在相关查询和统计界面，出库的数量和金额显示成正数。
2.1.2录入凭证时自动打印：
系统一般情况是凭证保存后，暂时不打印，如果需要打印，则在主界面浏览查看单据的时候，对选中单据再进行打印。
选中本项功能，则凭证在编辑保存的时候就自动打印。
2.1.3打印凭证金额圆整到元：
系统金额一般到分，如果在打印的时候，只显示到元，请你选中这个选项，否则就不要选中，建议不选中。
自定义库存凭证打印名称用来设置凭证的抬头名称。
月份盘点日期设置主要用来库存月末盘点的日期设置，系统提供两种日期选择，一是通用的从月份的
第一天至当月最后一天，来算一个月；另外一种就是上个月的26号开始，到这个月的25
号截止，算一个月。
入库单采购价格填写的限制
2.4.1不限制，根据入库单如实填写：
不限制价格，是多少填写多少。
2.4.2限制上限，输入的采购价格不能超出设置的采购价格：
系统设置了采购限价，选中本项，则输入的入库价格只能小于等于采购限价。
2.4.3完全限制，只能输入数量，金额根据设置的采购价格自动填写：
启用本选项，
则填写入库单的时候，价格是系统自动取的采购协议价（需要在采购收货模块去管理协议价格），操作员只能输入数量。
权限设置
2.5.1具有库存管理权限的操作员能够修改删除自己录入的凭证：
选中此项，就是具有“库存管理权限”的操作员能对自己录入的凭证进行修改和删除操作。
2.5.2具有财务管理权限的操作员能够修改删除他人录入的凭证：
选中此项，就是具有“财务管理权限”的操作员能对他人录入的凭证进行修改和删除操作。
模版编辑
2.6.1电子秤模版：
如果不编辑，则打印时，系统取的是默认模版，如果要根据自己的实际情况进行打印，则需要先用鼠标点击“编辑”按钮，系统弹出编辑窗口，如下图：
明细栏目。
这里的图标主要是用来对输出栏目加线条
出的单据是用栺子框起来的，则可使用此标点击这里的图标，然后把鼠标移劢到要
后单击鼠标左键便可以实现。
建议把边框
这里是明细栏目的相关属性，在设置同
一种明细栏目时，必须要保证他们的数据来源是同一个，通过改变右边的属性
来显示丌同的内容。
根据界面提示，你可以编辑输出内容，比如：
字体、输出栏目、加边框等。
本模版
主要用于电子秤称重打印，编辑后需要点击保存按钮进行保存。
如果你不需要自己定义的模版且启用系统默认模版，则操作“删除”按钮，删除自己编辑的模版，在打印时系统自动取默认模版。
对于编辑的模版，系统默认情况下是直接打印的，如果你想预览打印，则在相关目录下找到对应文件，如下图：
找到电子秤模版文件“”，然后用记事本打开，如下图：
如果要预览打印，则把这里的
“Printer”替换成“Screen”，然后保存即可。
2.6.2通用模版：
主要用于打印加工单、盘盈及盘亏单等。
2.6.3入库单模版：
用于打印入库单或退货单。
2.6.4部门领料单模版：
用于打印部门领料单及退料单。
其他操作
2.7.1物料助记码由系统临时生成:
默认不选中，如果选中，相关功能界面检索助记码不是从数据库取，而是临时生成，以解决数据库助记码长度不够问题（数据库最长只能保留10个字符）。
选中次选项，速度会有一点影响。
2.7.2入库单编辑不考虑输入税金:
软件支持增值税功能，如果客户在使用的过程中，不需要考虑税金，则可以选中本项，在填写入库单据的时候，屏蔽相关税金输入栏
目。
3、基本资料设置
功能说明：
本功能主要用于设置软件的基础资料，软件在正式使用之前，一般建议通过本项功能操
作，把库存操作的基础资料补齐，然后才正式进行相关业务数据的录入工作。
设置仓库对业务设计管理的仓库名称进行设置，具体操作界面如下：
根据界面提示，选择“新增”、“修改”、“删除”等操作。
设置仓库授权系统里面管理的仓库有很多个，可能是分不同的人去操作的，且相关人员只能操作
指定的仓库，那么，你就可以通过使用本功能来对操作员能操作的仓库进行授权，具体操作界面如下：
注意：
系统设置的是不能操作的仓库，如果你不设置，表示对应操作员对所有仓库
都是可以操作和查看的。
设置时，用鼠标双击对应的操作员，然后根据界面提示，设置不能操作的仓库，然后保存。
设置财务科目软件在使用的过程中，需要根据物料类别对对应的物料设置“采购库存科目”、“领
用成本科目”、“配送收入科目（启用配送的时候才需要）”，本功能主要是对相关的科目来源进行管理。
操作【3设置】✍【设置基本资料】✍【3.2.3设置财务科目】，具体操作界面如下：
如上图所示（本软件采用的2003年小企业财务制度所规定的库存科目，常用科目有下划线标示）
左侧的库存一级科目分为：
1211材料（即原材料）
1231低值易耗品
1243库存商品
1244商品进销差价
1251委托加工物资
1261委托代销商品
1281存货跌价准备
1501固定资产
1502累计折旧
1601工程物资
1603在建工程右侧的成本一级科目分为：
1301待摊费用
1901长期待摊费用
5401主营业务成本
5501营业费用
5502管理费用
1211材料类：
餐饮企业用的原材料就是日常制作部门用来加工成食品菜品提供个客人，我们把这些所用到的原材料进行归类处理，把这些大类都归属到“1211材料”这个一级科目下。
例如我们生活常识种可以分：
肉类，蔬菜类，调料类，水果类，海鲜类，茶类等等，具体的分类要看具体企业的习惯以或是他们习惯的方式。
这个没有固定的模式，可以灵活处理。
1231低值易耗品：
一般是1000以下的物品，在这个科目中主要就是把一些办公用
品，酒店用具，常使用的辅助工具等。
例如办公耗材，餐具，清洁用品，厨具，日用品，工服等等。
具体设置也是没有固定模式，看具体情形可以灵活变通。
1243库存商品：
一般是酒水，香烟等,这个科目中，主要放在“商品”上，所谓商品就是直接可以出售，不用经过加工处理的东西，在这里我们主要是针对酒水，香烟，一些礼品等等。
以上三大类没有固定统一分类方法，对于有的存在歧异的分类方式，在这里我们要视具体情况来定，例如：
有一酒店，他们的茶既做为原材料来加工比如茶水，或者某些菜品中用来做配料，他们还直接把茶作为礼品可以让顾客购买，这个时候可以换一种名称在两个一级科目中分别建立大类如：
1211茶类；1243礼品茶类。
当我在“科目名称”中输入类别名称，系统会自动产生它的库存科目代码和成本科目代码，而且会自动把成本归属于5401主营业务成本一级科目下。
主营业务成本是营业成本例如：
一般客户的库存分类是，干货、调料、豆制品、时蔬、粮油、海河鲜、
冻品等，都是对应的材料&主营业务成本。
营业费用是营业产生的费用管理费用是管理产生的费用
添加时，两者之间的关系是：
添加肉类，需要选择材料，然后再选择主营业务成本，在科目名称中输入肉类，会自动生成肉类库存和肉类成本。
常见对应关系如下图
添加类别
库存
成本
肉类
材料
主营业务成本
蔬菜
材料
主营业务成本
调料
材料
主营业务成本
酒水
库存商品
主营业务成本
香烟
库存商品
主营业务成本
营业低值
低值易耗品
营业费用
管理低值
低值易耗品
管理费用
设置供货商资料
设置供货商资料这也是很重要的一个工作：
在财务管理中，我们想查看应付帐款，主要就是针对供货商；另外，整个库存物品都是通过自购或供货商来提供，填写供货商资料便于明确物品的提供者。
库存管理模块的日结业务处理过程，除了产生库存物品的相关帐务科目数据之外，还能够根据验收入库凭证生成应付帐款数据，提供给《饮易石软件》帐务管理模块进行后处理。
这就要求整理供货商的资料并录入计算机。
在操作入库单或者退料单的时候，必须选择供应商，用于产生应付款以及质量出现问题的时候知道是谁供应的，本功能主要是对相关的供应商资料进行管理。
操作【3设
置】✍【设置基本资料】✍【3.2.4设置供应商资料】，具体操作界面如下：
根据界面提示操作“增加”、“修改”、“删除”按钮，实现对供应商的新增、修改和
删除，需要注意的是：
在操作“修改”和“删除”供应商的时候，先要选中要操作的供应商，然后在进行相关操作。
如果供应商比较多，可以在查找处通过输入供应商的编码或者名称助记码进行快速检索。
以“增加”为例，点击“增加”按钮，具体操作界面如下：
编号属于系统自动生成，根据界面提示，建议尽量把供货商资料输入完全，方便以
后工作交接。
对于每个分店，都要设置一个叫自购的供货商，对应的人员是店内采购员。
因为严格意义上来说，采购员也是属于一个供货商，无非是己方人员罢了。
如果这个供应商开增值税发票，则填写对应的税率，反之输入0就可以，这里输入的税率在填写入库单或者入库退货单的时候用到。
所属店名不需要填写，在详细输入相关资料后，选择“确定”按钮进行保存。
设置订货商资料在操作送货单的时候，必须选订货商，用于把或送给谁以及产生应收款，基本上是
操作配送模块的时候使用，如果只是使用库存模块，这里就不需要去操作设置。
操作【3设置】✍【设置基本资料】✍【3.2.5设置订货商资料】，具体操作界面和方法参考“设置供应商资料”。
设置物品类别明细系统在正式使用之前，必须要把物料类别及所包含的物料资料设置好，本功能就是
用来管理相关资料的。
操作【3设置】✍【设置基本资料】✍【3.2.6设置物品类别明细】，具体操作界面如下：
这两个按钮为修改和删除按钮，当左下
角的光标定位是在类别上的时候，这两个按钮显示和功能是对物料类别的。
如果光标定位在物料明细上，则这两个按钮分别显示为“修改明细”、“删除明细”，此时你操作这两个按钮时，是针对物料明细的。
当物料特别多的时候，如果你要对物料进行编辑，查找可能特别麻烦为了实现快速定位，你可以在这里入物料的编号或劣记码来检索实现。
物料主要有3个规栺：
1、供货规栺，2、库存规栺，3、成本卡规栺，如果想对所有物料这三个规栺的对应关系进行批量设置，请操作这个功能。
郑州丰之捷计算机科技有限公司河南易石项目服务中心2
选择“新增类别”按钮，具体操作界面如下：
按上图所示填写内容，其中“配送销售对应的收入科目”只有在配送模式下才有效，单店无效，可以不用填写。
如果无对应的财务科目，可以点击“新增财务科目”按钮来添加财务科目，详见如何设置财务科目。
本系统在操作填写出库单的时候，默认情况下单价是按移动加权平均的计价模式来实现的，当然操作员也可以把某些物料改写成可以手工改价模式。
设置所有物品出库采用加权平均：
把所有物料设置成出库单价是按移动加权平均的计价模式。
设置所有物品出库采用手动设价：
把所有物料设置成出库单价是按移动加权平均的计价模式，但是手工可以修改。
输入完相关信息后，选择【保存并新建】按钮，保存新建类别并继续在当前窗口添加新类别。
如果选择“保存并退出”，则保存新建类别并退出。
徐泽【修改类别】按钮，具体操作界面如下：
设置当前类别所属物品为库存有存量：
把当前编辑类别对应的所有物料设置成库存有存量物品。
库存存量物料主要指仓库里面是有库存的，比如：
干货、调料等，库存不足的时候再去采购，收货进行入库进入仓库。
在配送中心操作配送模块，填写采购订单取外部订单的时候，如果对应物料是存量物料，则系统是不取的。
物品为库存没有存量：
把当前编辑类别对应的所有物料设置成库存没有存量物品。
库存非存量物料主要指仓库里面是没有库存的，比如：
蔬菜、鲜货等，需要的时候随时
去采购，收货进行入库时直接做直拨。
设置当前类别所属物品出库采用加权平均：
把当前编辑类别对应的所有物料设置
成出库单价是按移动加权平均的计价模式。
设置所有物品出库采用手动设价：
把当前编辑类别对应的所有物料设置成出库单价是按移动加权平均的计价模式，但是手工可以修改。
选择“新增明细”按钮，具体操作界面如下：
编号：
必填内容，不允许重复。
名称：
必填内容，不允许重复。
订货规格：
可填内容，即供货商送货时的最小单位，例如箱、盒等，一般是供货商
按供货规格制订价格的时候用，建议不填，因供货规格多变，手动换算为库存规格即可。
与库存规格换算关系：
必填内容，默认为1；即订货规格/库存规格=与库存规格换
算关系。
库存规格：
必填内容，即领料的最小单位，例如斤、瓶等。
库存与成本卡换算关系：
必填内容，默认为1；即库存规格/成本卡规格=库存与成
本卡换算关系。
成本卡规格：
必填内容，默认跟库存规格一致，做成本核算时才会用到，如果客户
没有成本核算需求，则保持默认；即用料的最小单位，例如克，ml等。
最大库存量：
可填内容，默认为10；库存物品的上限，高于上限时，盘点的时候会
有报警。
最小库存量：
可填内容，默认为0；库存物品的下限，低于下线时，盘点的时候会有报警。
并且配送模块在采购订货时启用智能配货补足库存下限时会用到该数值。
计数规格：
可填内容，默认为空白，如果用不到的话保持空白；软件主要的规格为库存规格，但是海河鲜等活鲜物品，在盘点的时候不方便捞起来在进行称重，这时候就会用到计数规格，即物品同时有两个规格，库存规格是主要规格，计数规格是辅助规格，两个规格同时作用，每次出入库的时候，软件都会提示填写；这样，盘点的时候以计数规格为准，通过人眼识别数量就行了，主要就是方便盘点用的，例如，鱼类所用到的条，鲍鱼所用到的只，在计数规格出填写条或者只就行了
助记码：
必填内容，通常情况下由软件自动生成，不需要修改；但是库存物品是通过工具导入，或者库存物品含有多音字的时候，需要修改该内容，手动修改成想要的内容即可。
条码：
可填内容，某些客户通过扫描枪识别物品的时候才会用到，填入条码内容即
可。
集团物料编号：
可填内容；客户有集团配送模块，并且先使用库存，后使用集团配
送，从而倒是集团端跟单店端的物品编码不一致的时候才会用到。
出库单的物品单价填写方式：
默认为自动（加权平均），如果某些物品需要控制出库
价格的时候，修改为手动即可。
物品图片：
就是把每种物品配上图片，一般不启用，在启用的时候，一般也是建议
在浏览物料入库单的时候操作。
操作本功能需要软件安装远程报表支持，然后在【设置凭证模版及其他参数】功能里面设置好图片服务器参数。
库存有存量物料：
库存物料分有存量和没有存量物品。
库存非存量物料主要指仓库里面是没有库存的，比如：
蔬菜、鲜货等，需要的时候随时去采购，收货进行入库时直接做直拨。
存量物料一般指调料、酒水等，需要采购一定数量存放在库存里面，以共随时领用。
设置该物料属性，主要在配送填写订货单，取外部订单的时候，系统自动过滤掉“存量物料”。
设置库存物品助记码用来批量自动生成物料的助记码或者临时手工修改。
设置物品模版这个在操作单据管理的时候比较有用，操作员如果计算机水平不高，在填写单据输
入物料的时候，因为助记码发音不准等其他因素，输入一个物料要花费很长时间，这样效率就不高，此时操作员可用通过调用模版的方式来输入就很方便了。
操作【3设置】
✍【设置基本资料】✍【3.2.8设置物品模版】，具体操作界面如下：
这个选项主要是针对下面
的排序。
增加新的模版之前，建议先做好分类，比如：
1、采购模版：
根据供应商供应的物料创建模版，起名规则：
采购-XXX供应商；
2、领用模版：
根据平常各部门的领用习惯，选择相关的物料，起名规则：
领用-XXX
类别；
3、假退料模版：
根据各个部门精细盘存的物料来填写模版，起名规则：
假退料-XXX
部门。
选择【新增模版】，根据界面提示输入模版名称，然后确认；接着选择当前模版所
包含的物品，可以根据用户的习惯（比如原来没有使用计算机，用户采购使用固定印刷好的纸张，里面包含了相关物料，定义模版时，可以参考这里的先后顺序，这样在使用的时候容易找），对选择物料进行排序，最后选择【保存按钮】保存。
模版定义好了之后，可以导出成Excel文件，当然也可以参考导出格式编辑Excel模版，然后进行导入。
在实际使用的过程中，可能有多个操作员自己在定义自己的模版，在使用的时候，不希望去查看别人的模版，这样，你可以通过选择【模版授权】来实现。
设置非出品部门领料对应的成本或费用科目物品类别的属性中已经定义了每种物料在出库时对应的成本科目，能够满足大部分
制作部门的成本核算需要。
例如：
香烟，在正常的耗用过程中，一般各个部门领用时，都是是记为“香烟成本”，但是如果某些部门（例如：
办公室）领料时需要计为“管理费用”，像这种情况，可以在这里进行额外的设置。
操作【3设置】✍【设置基本资料】✍【3.2.9设置非出品部门领料对应的成本或费用科目】，具体操作界面如下：
设置时，先选择要设置的部门，然后通过操作【新增】和【删除】按钮进行相关操作。
如果想修改，则用鼠标直接双击要修改的类别，然后根据界面提示进行编辑。
设置物品采购控制价格客户在实际使用的过程中，管理者有时为了不让采购价格太离谱，可能会采用价格
限价来进行控制，本功能就是用来对那些需要实行价格控制的物料进行价格上限设定。
当然，要想使这里的设置生效，必须在【设置凭证模版及其他参数】功能里面，把“入库单采购价格填写的限制”选择为“限制上限，输入的采购价格不能超出设置的采购价格”。
设置物品货位信息软件在使用的过程中，每个仓库可能堆放了很多物料，具体那个物料是存放在什么
位置，相关人员是很难知道的。
为了让他们能快速的知道这些物料在什么位置，那么，通过本功能对每个仓库堆放的物料指定一个位置，在入库是，把对应物料存放到对应地点，领用时，就可以很方便的到对应位置去取了。
系统在主界面浏览单据明细时，在备
注里面就显示了他们对应的位置。
4、物品初始化
功能说明：
期初：
库存软件在正式启用的时候，可能仓库里面已经有很多物料了，这时，需要用户
把每个仓库的物料进行盘点，然后通过本功能来对有库存的物料进行初始化录入，即告诉电脑，当前仓库有多少剩余物品。
该部分物品在录入的时候，不需要对应供货商，表示以手工记账为准。
平衡数量：
餐饮企业采购入库的原材料，在销售或者领用的过程中，出现出库数量大于入库数量并且有实际结存的情况，例如：
海鲜在销售过程中，实际出售数量大于采购数量。
《易石软件》提供的解决办法不是盘盈和盘亏，而是通过填写一张该仓库的零金额初始化单，即单价和金额均为零，数量为库存帐面盘点的负库存，既能正确进行日结操作和成本核算，又能够真实反映库存实际数量。
注：
零金额的初始化单因为没有金额变化，所以不会生成凭证，不影响采购和消耗成本。
录入的关键类容包括，存放仓库、物品名称、数量、合计。
建议把初始化单录入成Excel
文件，填写单据时直接导入。
操作时，参考如下界面：
第一步、选择凭证类型为
【物品初始化】。
第二步、确定凭证录入日
期。
第三步、选择【增加】按
钮，根据界面提示输入相关凭证。
选择【增加】按钮，具体操作界面如下：
第一步、选择要操作的仓
库。
第二步、输入初始化
信息。
正常的操作，根据上图的四步，基本上就可以完成一张初始化凭证的录入。
读取负库存：
软件在使用的过程中，可能出现负库存，该问题常见于海鲜类物品使用成本卡进行自动销售所导致。
企业采购入库的原材料，在耗用的过程中，实际结存＝
0，但是出现凭证耗用数量大于凭证采购数量的情况，导致负库存。
针对这种情况，需要填写一张该仓库的零金额初始化单，即单价和金额均为零，数量为负库存数量，以便正确进行日结操作，由于金额＝0，所以不影响成本核算。
当然，其他物料也有可能出现类似情况，例如：
酒水设置自动出库，客户是混合酒的方式。
很容易出现一段时间后某种酒水负的情况，但是实盘的时候发现没有负库存，这时就可以单击读取负库存，自动把仓库的负库存读取出来，单击保存，系统会自动填写凭证。
库房多酒的情况也可
以使用初始化单，把多出来的酒水输入到凭证中，价格输入
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