构建有效的企业内部沟通平台.docx

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构建有效的企业内部沟通平台

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第一部分现状分析和效果预估

xxx公司：

1.一家新型的IT企业

2.有近300台计算机

3.公司业务对网络依赖性强

4.总部位于北京，分别在广州、上海设有分公司

5.总部设有财务、研发、生产和销售四个部门

6.分公司有销售、生产和财务三个部门

组织结构如图所示

当前企业网络状况：

更多的即时信息交流都是采用QQ、MSN等通讯软件进行的，大家在利用这些平台方便交流的同时也为病毒木马提供了方便。

整个企业网络的安全性大打折扣。

而在此同时各部门下发通知多采用邮件+电话+纸张（QQ/MSN）的形式。

一旦牵扯到跨校区的信息交流工作，通讯录.xsl文件便从电脑中开始寻找。

有些部门更换人员通讯方式也得不到及时的更新。

而下发的各种通知、协作文件、报表都分散的存储着，无法集中式的对各种信息进行管理，优化和即时处理。

而我们在广州、上海的分公司与总部的联系也是多用电话、传真、QQ、MSN等传统和非企业平台进行交流。

对客户和潜在客户的跟踪回访等也都是通过电话，邮件、QQ、MSN的方式进行沟通和关系管理。

综合上述，我们的企业信息沟通分散、没有良好的时效性。

而我们工作管理和沟通协作的若干问题也正反映了，我们的发展对一个整合式（文件、信息集权管理）信息沟通平台体系的迫切需求。

加强我们的有效沟通，加强对我们的客户和潜在客户进行关系管理和更有效的沟通。

良好的体系需要良好的平台，良好的人员需要良好的管理，良好的管理需要良好的技术方式。

03年度末在汽车行业搞信息化建设的时候接触到了RTX这样的企业级实时协作平台，如今RTX已经在各大知名企业中得到了良好的应用和发展。

继IBMLOUTS之后国内企业跨网络实时管理的又一强大武器。

相信RTX项目的建设实施能为XXX公司注入时代的动力，成为XXX公司腾飞和发展推进剂。

1.1公司管理现状问题列举

目前管理工作主要通过传统方式实现。

根据实际调研结果我们在本方案中抽取了部分办公现状列举如下：

问题列举

●对于单位组织结构不明确；联系方式不能及时更新，导致工作沟通不及时；

●关键性业务流程中的执行和管理延迟；

●单位内部不能实现高效沟通和管理；

●使用非企业级的通讯软件（QQ、MSN），出现了信息泄漏怎么办；

●信息化好处多，但难推进、难普及怎么办？

●在传统大型企业中不能认识每位员工；

●部门、员工各自为政，企业信息孤岛，需要一次全面整合；

●员工众多、超大办公区域，怎么提高沟通效率；

●不在同一网内怎么办？

●办公目前主要以电话交互、传真、电子邮件方式实现。

电话易造成失误，对异地管理粗放、传真只能完成纸质文件的传送、电话费用高，而电子邮件不安全不稳定；图纸的电子文件较大，通过电子邮件接收不及时不方便。

1.2问题分析

通过调查，我们发现公司各部门权责分工基本合理，各部门间有较为良好的协调，但是由于办公方式的严重滞后，没有一个统一的办公平台，造成了以上很多的问题，导致工作效率受到较大的影响。

结合我们在信息化建设过程中所积累的成功经验和贵公司具体情况，以下提出解决方案供参考。

第二部分解决方案建议

2.1推荐功能

针对公司各部门管理上存在的问题，本项目需要实施腾讯通企业及即使通讯软件以下主要功能模块：

RTX2006版

企业组织结构表现可与AD活动目录同步

集中式的IM管理方案

实时信息交互

丰富的二次开发接口

企业短信中心

远程登录及日常办公辅助

2.2问题解决预估

我们建议通过用腾讯通软件，可以有效解决以下的问题：

1、企业组织结构表现：

使用者清晰看到树型目录表达多层次企业架构，实时更新通讯信息。

2、实时信息交互：

察看联系人再线状态，即时消息、文件发送与接收，多人讨论，群发广播通知，支持语音视频交流，支持高清晰6路语音交流，主题讨论，可灵活定义群组及发起讨论。

3、企业短信中心：

支持移动、联通及小灵通手机短信，手机资料导入，短信群发，短信SDK接口。

4、远程办公沟通：

可通过远程登录功能实现和公司内部交流。

5、日常办公辅助：

共享应用程序、远程协助、远程维护、简易统计。

6、内部IM信息监控：

通过监控可以详细记录到每个员工之间的信息、文件、短信交流的内容。

7、丰富的二次开发接口：

支持COM接口、标准C接口，提供JAVA封包装、支持HTTP方式的跨平台调用、可远程调用。

2.3为管理层带来的价值

对组织的管理：

一目了然的组织架构——帮您清晰建立企业内部架构图表，员工的所属部门、详细资料、联系方式及照片一点即得。

对沟通的管理：

多层次沟通的纽带——成百或上千员工不论是同在一座办公场地还是在远隔千里之外，传统的作业方式都不能跟上现状的信息化建设步伐，RTX为您满足同员工多层次沟通需求，建立企业内部畅通、便捷、同平台交流发挥关键作用。

集中的管理方案——集中式的IM管理为您创建强大的信息管理中心。

安全加密机制管理——采用128位消息加密机制，灵活的用户权限管理功能,可对部门、分组、个人进行权限控制，允许或禁止使用某项功能，保证即时通信的可管理性和网络资源的合理分配，此外，可对信息进行存档和监控，保证企业的信息传播安全。

易用性——对领导来说，管理工作紧张忙碌，一般的信息化软件使用程序复杂，不易掌握操作；而RTX则延用了腾讯QQ的使用习惯，简单、易上手。

2.4为企业带来的价值

全方位企业级实时通信——不仅为企业的员工带来种类繁多的实时通信服务，而且也为企业带来一种全新的实时沟通理念！

提高企业协作效率。

节约办公费用——降低传统的沟通使用频率，利用全新的信息化沟通手段。

研究表明，正确使用，企业将有效提升收入15%——25%

解决异地办公——远程登录使两地办公面对面。

实现资源整合——通过丰富的二次开发接口，集成的业务系统，特别是对我们繁忙的管理者工作提供了极大的方便。

知识管理——公司中所有的公文、重要文件、会议、计划一一沉淀，实现公司的知识沉淀，再通过共享方式分级授权给全体员工，实现公司的知识共享，最终完成公司的知识管理建设。

第三部分服务器选型与应用功能介绍

1、选型

采用微软SystemCenterCapacityPlanner2006withsp1工具，自定义服务器选型向导。

CapacityPlanner会在IT架构模块上仿真使用者工作量，将计算架构上每一个设备的使用量，包括服务器，磁盘子系统，局部局域网络与广域网络频宽。

根据这些模拟信息，我们采用70%的服务器负荷工作量为满工作量，预留30%的提升空间，部署能够符合现行与未来的性能与容量需求。

这样科学测试的结果可以保证在一个应用程序的生命周期中内，将能够帮助IT专业人员持续地确保企业应用程序与服务器能有效地运作并避免遇到瓶颈。

具体压力测试操作情况见下图：

1.1服务器名称规划及型号：

华硕旗舰级服务器

TS700-E4/RX8

处理器

2*SocketLGA771，支持双核/四核英特尔®至强®5000/5100/5300处理器，FSB667/1066/1333MHz，EM64T，8M或4ML2高速缓存

芯片组

英特尔®5000PMCH

英特尔®6321ESBI/OControllerHub

内存

12*Fully-BufferedDIMMDDR2533/667Reg.ECC最高支持至48GB

扩充槽

2xPCI-X133/100MHz（其中一个支持ZeroChannelRAID适配卡）

2*PCI-Ex8

1*PCI-Ex16（x8link）

1xSODIMM插槽预留选购的ASMB3管理扩充

网络

英特尔®82563EB网络连接（双接口）

电源供应

730W1+1RedundantPSU冗余电源（标配单电源）

尺寸

431.4mm（H）*215.8mm（W）*701mm（D）

2、体系架构

借助强劲的TS700-E4/RX8塔式服务器，RTX系统这个开放的体系结构，淋漓尽致的发挥出它平台化、组件化的可扩展优势。

第三方厂商可以在RTX系统所提供SDKAPI的基础上，开发具有即时通讯特性的新型应用。

2.1系统整体架构

图2.1RTX系统整体架构图

图2.2RTX应用服务架构图

2.2软硬件部署

RTX系统的软硬件部署，主要包括三个部分：

RTX用户工作台（安装RTXClient）、RTX服务器（安装RTX各类服务）、数据/文件服务器（安装数据库软件/文件系统）。

其中，在实际应用中，RTX服务器与数据/文件服务器可以根据实际情况整合为一台服务器。

另外，整个系统通过应用网关——RTX_Gateway——与Internet连接，所以，网关的服务器与应用服务器为同一台服务器。

示意图2.3如下：

图2.3软硬件部署示意图

3、技术特点

RTX系统的技术应用，以“先进合理的企业应用理念”、“高效率的通信服务”、“安全的企业系统服务”、“灵活的系统可拓展性”等几个方向为指导，力求在合理理解应用逻辑的基础上，最大限度的提高技术含量，为企业用户提供一套优质的即时通信系统软件。

3.1先进合理的企业应用理念

3.1.1组织架构的自由定义

RTX系统在数据结构上将人员和部门分开定义，采用部门多层的应用，让企业用户可以根据自身的实际组织架构，自由的定义企业内部的部门结构和RTX用户结构，以满足企业的内部分组、分部、分级等实际需求。

示例图3.1如下：

左边--管理台（用户管理器）进行组织架构的自由定义和权限分配；

右边--客户端在好友列表里面所呈现的组织架构；

图3.1组织架构的定义和展示

3.2高效率的通信服务

3.2.1高效的数据传输机制

前面我们提到，RTX系统除了即时通信的常用功能，还有会议、讨论组等功能。

RTX系统的通信方式不是只在RTXClient与RTXServer的单一TCP或UDP连接上进行通信，这其中还有File-Storage（文件存储服务，即FileServer）的参与。

RTX通信数据按字节大小和应用上的区别，可以走两种途径：

1、小块数据（小于4K），走的是吞吐量较小、持续时间相对较长的RTXClient与RTXServer之间的轻总线；

2、大型数据（文件），通过与高效、大吞吐量的FileServer或者SessionServer建立的重总线进行中转发送；

这个模型可以让数据合理分包传输，最大限度的利用网络带宽，提高传输速率。

另外，在进行语音和视频数据传递的时候，一般采用的是UDP方式进行数据传输，充分发挥了UDP协议的大数据量传输的高效性。

3.2.2先进的多媒体技术应用

RTX使用了业界最先进的视频和语音引擎。

RTX用户可以进行包括Audio/Video的直接交流。

在技术上，RTX系统采用了业界先进的Audio/Video处理和传播技术，传输通道上采用了P2P优选网络技术，同时可以根据网络带宽情况进行自适应调节，确保最佳的表现效果。

Audio应用的基本过程是：

采样->编码->传输->解码->播放。

其中，Audio编码技术主要分为三类：

第一类是波形编码，力图使重建语音的波形保持原始语音的波形形状，如PCM和ADPCM（G.711、G.721、G.722、G.723、G.726、G.727）。

第二类是参数编码，通过提取、编码语音的特征参数，保持重建语音的可懂度，如LPC-10e等（G.723.1）。

第三类是混合编码,结合了上述两种方法的优点,能重构高质量的语音,如矢量和激励线性预测和码激励线性预测（CELP）等,如G.728、G.729、GIPS。

在RTX系统中，Audio采用了业界最先进的GIPS编码技术，保证了音频在采集后的快速、准确、高效的编码及最佳的表现效果。

Video应用的基本过程与Audio类似，也是：

采样->编码->传输->解码->播放。

其中，Video编码技术主要分为三类：

第一类，考虑到图像信源的统计特性采用的预测编码方法、变换编码方法、矢量量化编码方法、子带-小波编码方法及神经网络编码方法等；

第二类，考虑到视觉特性采用的基于方向滤波的图像编码方法、基于图像轮廓/纹理的编码方法；

第三类，考虑到图像传递的景物特征，采用的分形编码、基于模块的编码方法。

在IP视频通信应用中，编码方法的选择不但要考虑到压缩比、信噪比，还要考虑到算法的复杂性。

太复杂的编码算法可能会产生较高的压缩比，但也会带来较大的计算开销，软件实现时会影响通信的实时性。

目前，在众多视频编码算法中，影响最大并被广泛应用的算法是MPEG和H.26x系列。

在RTX系统中，Video采用的是在H264基础上自行研究的增强编码方法。

H264编码就是MPEG4与H26L的有机结合，是ITU和IETF后续统一的视频标准。

3.2.3稳定高效的数据/文件存储

RTX系统服务器端采用了Access数据库作为数据存储方式，利用ODBC访问技术，采用最优的系统分析方法指导数据库表的设计，充分发挥了Access数据库小巧、稳定、高效、灵活的特点。

另外，当交互的数据流比较大的时候，RTX系统采用文件的方式存储数据流，利用操作系统提供的文件管理功能，灵活的避免了Access数据库日渐庞大所带来的效率降低。

在以后的升级版本中，RTX系统将引入腾讯公司自己开发的一套更灵活、简便、稳定的文件存储系统。

3.3安全的企业系统服务

RTX系统在数据通信中，采用128位消息加密机制，确保信息在各个通路之间中的传输安全，同时，配合严谨而灵活的用户权限机制，最大程度上解决了企业应用中的安全隐患问题。

3.3.1数据加密打包传输（128位标准对称加密算法）

RTX系统中各个模块之间、各个插件之间的数据通信，都采用的是TCP协议与UDP协议相结合的传输方式，增强了通信方式的灵活性。

同时，为了避免数据的明文传递，系统采用了多种128位标准对称加密算法进行数据加密，支持IDEA、TEA、THEA等多种算法以及在算法之间的轮换应用。

这样，即时通信信息、文件、讨论组信息等等可能因为明文而造成的网络传输安全隐患，在RTX系统中得以合理消除。

在实际应用中，涉及登录信息、权限变更等关键数据，都是采用数据加密并从服务器转行TCP协议的方式；而非关键的数据，类似语音流、视频流等，才是通过UDP协议实现高效的传送。

UDP协议在传输中是可以被伪装的，要实现高安全性，需要通过若干次“握手”通讯以及SessionKey的方式来保证，而这样的保证，又大大降低了它的高效性，因此，我们应用UDP协议来进行非关键数据的高效传输。

3.3.2严谨的用户权限机制

在企业用户应用RTX系统的时候，系统管理员、普通客户端用户、信息服务部门管理员等等，不同的角色在系统中有不同的用户权限。

RTX系统采用了严谨而又非常灵活的用户权限机制：

以求能够合理的搭建企业实际应用的权限框架。

RTX的用户权限机制分为两方面的内容，身份验证和访问控制。

身份验证：

是可以唯一确认客户身份，而不是其他假冒的身份的过程。

访问控制：

是通过身份验证的客户对某个服务器端对象访问的控制。

主要是指对服务器对象的访问权限，比如信息服务中文件的读写、会议室的建立、讨论组的发起等等。

权限模型自动根据不同用户的不同身份验证资料，在系统的各个应用层面，赋予用户不同的访问控制权限（即访问令牌）。

不同的用户，获得若干不同的访问令牌，以不同的访问令牌，享有各个不同服务的访问权限。

权限模块是作为一种服务存在的，为各种服务器对象提供权限的服务，主要提供RTX用户的访问令牌的管理，服务器对象的访问控制的管理等

3.3.3签名和令牌

Kxxx：

一般代表某种用于加密的密钥。

密钥的类型由xxx标示。

例如Ks表示SessionKey。

Kxxx（a,b,c…）：

一般代表用密钥加密的内容。

括号内的内容字段用适号分隔。

例如：

Ks（dwUin,dwIP,dwPort）表示用SessionKey加密内容为Uin,IP,Port的信息。

Signature（Buin,Cuin）：

一般代表用户的签名。

例如：

Signature（72800008，1001）。

SSKey：

Server体系内部约定的Key，Client程序是绝对不应该知道的，SSKey只用于Server体系内部用于分布式身份认证使用。

签名

每个客户端登陆RTXServer后，会从RTXServer处获得一个二进制的加密信息，我们称之为签名。

签名中含有用户的标志信息以及存活期，可以作为访问其他RTX服务时的身份标识。

签名的内部信息包含：

用户的BUin，CUin，服务器当前时间，签名的存活期。

签名是采用RTX服务系统内部约定的一个密钥（Kss）进行加密的，只有知道Kss的服务程序才能解开。

Signature（Buin,Cuin）=Kss（dwBUin,dwCUin,dwTime,dwLifeTime）

dwBuin：

企业号

dwCUin：

分机号

dwTime：

当前的服务器时间

dwLifeTime：

签名的有效时间（存活期），一般为8小时。

令牌

客户端在登录其他服务器（例如FileServer，SessionServer）之前，需要到RTXServer取到一个其他服务器的访问令牌（AccessToken）。

AT（Buin,Cuin）=Kss（Kcs,dwBUin,dwCUin,dwTime,dwLifeTime）。

1、Client向RTXServer取第三方服务的验证串。

2、RTXServer返回Kcs，AT（Buin,Cuin）。

Kcs是与第三方服务进行双向认证的握手Key。

3、Client程序将AT，以及用Kcs加密的相关协议信息发到第三方服务。

4、第三方服务用Kss解开AT，如果解密失败，表示Client身份不正确。

如果解密成功，则取出AT里的Kcs，处理完相应信息后，用Kcs加密要返回的信息，其中包括后续C\S通讯的SessionKey，Ks。

5、第三方服务将用Kcs加密的信息返回给客户端。

客户端用Kcs进行解密，如果解密失败，表示服务器身份不正确。

如果解密成功，取出新的Ks作为后续与第三方服务器进行通讯的密钥。

3.4RTX消息监控功能

RTX提供了功能强大的即时交流功能，为了方便沟通，人员之间产生的泄密等人为的行为，RTX提供了消息监控功能，对任何人的IM即时消息、文件传输和短信功能都提供了详细的日志记录功能。

3.5RTX的可扩展性

RTX提供了功能强大的可扩展性，第三方可以在RTX提供的API的基础上获得即时通讯的能力，为自己的产品增加即时通讯的特性。

3.5.1为用户提供二次开发接口（API）

企业的需求是多样化的，即便是一个成熟的系统，也不可能满足所有用户的功能需求，因此，RTX2006提供一个可供二次开发的接口体系，为第三方在RTX平台上开发特定要求的功能，提供便利。

RTXAPI（应用编程接口）是一套基于RTX体系，用来控制RTX进行一系列自动化工作的接口和对象。

3.5.2灵活强大的应用，服务扩展体系

在RTX2006新的体系架构下，第三方可以非常方便容易的进行应用扩展和服务端扩展，同时用户也可以根据自己的需要定制和扩展应用。

通过调用SERVER端API接口，用户可以向RTXSDK服务器注册自行开发的应用服务，一旦注册成功，该服务将自动融入RTX服务体系，提供各种特色应用。

比如：

第三方视频会议系统，自己的短信网关应用……

CLIENT方面用户可以按照简单的插件接口编程规范，开发出独立的插件应用，而且该应用可以非常方便智能的加入到菜单和各功能接口应用上。

基于该体系同样用户可以自行扩展基于企业和公司需求的各种应用。

比如：

投票，监控状态……

另外，我们会提供一套全流程的企业插件认证部署体系，确保插件的可管理维护及安全保障。

第四部分部署规划

4.1总体部署流程

为了能够在企业中快速、有效地部署、推广RTX，部署过程需要根据企业的实际情况进行，下面就如何能顺利地部署RTX，并提高员工满意度，提出一些建议：

4.1.1了解RTX的主要产品功能是总体部署的大前提

4.1.2了解企业各部门对即时通信的需求和接受程度

信息系统的建设一般由信息中心和公司领导牵头规划，信息系统要真正发挥作用，还需要得到企业最终用户的认可和支持，所以，在进行部署之前，需要先听听最终用户的声音，主要有几方面：

▪用户在日常办公中，企业员工对交流和信息的即时性要求如何？

▪咨询、了解用户对RTX主要功能的需求和看法，了解用户最需要的功能是哪些，哪些功能可以帮助用户解决哪方面的实际问题，从而了解到在部署中哪些功能是需要重点支持的。

【RTX主要功能】

－实时交流（消息、语音/视频、图片）

－文件传送

－网络视频会议

－企业短信中心（短信单发群发、手机直接回复、手机短信查询通讯录等）

－即时消息提醒

【建议】

·对用户的了解、咨询需要包括公司的主要职能部门，包括管理、技术、销售等等，对各部门都应该进行主动沟通。

·对各部门的了解和咨询，建议针对部门的负责人或主管以上人员，并以面谈方式进行。

·对于用户的各种想法和意见，应该以书面方式记录下来，作为部署的重要参考。

·由于RTX针对不同企业文化，提供了不同的头像显示，其中有卡通和严肃的头像风格，在了解公司内部需求时，需要了解企业员工，以及领导对头像风格的看法，使RTX界面与企业文化风格一致。

4.1.3部门内部试用，积累推广经验

为了RTX在企业的顺利推广，建议在企业各部门部署、推广RTX之前，先在信息中心内部进行试用，重点针对之前调查中用户比较关心的一些功能，并收集试用过程中的用户反馈。

【建议】

·部门内部试用最好不少于30人，如果不足30人，可考虑与其他部门联合试用。

·试用中，须要求参与人员在上班时间都登录RTX服务器。

·试用过程中，记录下容易让用户困惑的功能和操作，并整理成FAQ文档。

·局部试用时间一般在控制在一周以内，如果对RTX主要功能未能熟悉掌握，可考虑延长试用时间，正常情况下，可考虑对部门内试用进行阶段性总结，为推广做准备。

4.1.4制定RTX推广方案

对于单位的需求，需要有针对性的推广方案，通过客观评估企业内部的需求和接收程度，以及推广投入估算，制定出合理、可行的推广计划，确保推广顺利进行。

推广方案中，需要着重考虑以下几方面：

·即时通信对企业的好处，解决了哪些问题；

·用户对RTX主要功能的需求和接受情况；

·局部试用情况的总结；

·推广所需要的配合，包括安装部署、技术支持、用户培训、行政支持等；

【建议】

·从企业内部对即时通信的需求和接收程度来看，如果能较好理解即时通信功能，可考虑较快速的全面推广。

如果未能很好理解，一方面可通过用户培训，让用户更好了解即时通信为企业带来的好处，另一方面，可通过先树立用户较容易接收的典型应用，加强用户对即时通信功能的认识，例如：

短信、网络会议、即时消息提醒等。

·对于企业较大规模或多分支结构，强烈建议成立RTX推广小组，由企业高层挂帅，将极大提供推广的力度和减少可能的一些障碍。

4.1.5结合培训，有计划的在公司各部门进行推广，并做好技术支持工作

在推广方案完成后，需要由计划的在公司各部门进行推广，推广中，建议采用以下方式：

·推广与培训相结合；如果公司员工较多，可按部分对用户进行操作培训，并在操作培训之