酒店会议安排一览表.doc

酒店会议安排一览表.doc

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酒店会议安排一览表

　　１、出席人数

　　 会议预计出席总人数

　　２、日期

　　 □团队到会日期

　　 □团队离会日期

　　 □最后订客数目确定期限

　　３、住宿

　　 □大约所需客房数、包括单人间、双人间、套房

　　 □与会者的客房入住价格

　　 □客房预订确认：

与会代表房间、团队主席或主办机构秘书房间

　　 □客房预订复印文件

　　４、免费设施与套房

　　 □会议接待室－价格

　　 □酒吧、小吃部等的开放时间及日期

　　 □预订会议接待室客人的姓名、地址及电话

　　 □检查房间、小费

　　５、宾客

　　 □是否已邀请地方要人并收到回函

　　 □随邀请函赠送入场券

　　 □安排发言者及当地要人的交通往返

　　 □是否提醒每位发言人做好发言准备

　　 □安排迎接贵宾入场

　　６、设备及设施

　　 □置于贵宾席上的专用便笺

　　 □饭店提供的设备名单及使用价格

　　 □登记处、会议接待室、“非会议代表请勿入内”、旅行社、接待处等的标志

　　 □照明设备－聚光灯、泛光灯、操作人员

　　 □舞台－面积大小

　　 □黑板、法兰绒板、磁板

　　 □图表架及板架

　　 □有照明演讲台、演讲提示机、小木槌、响板

　　 □扩音设备－麦克风，其型号及数量

　　 □录音设备、操作人员

　　 □幻灯设备、灯光控制、操作人员

　　 □特殊花卉及植物

　　 □（已调好音调的）钢琴、风琴

　　 □电唱机、唱片

　　 □打印服务

　　 □表演者化妆室

　　 □停车及修车设施

　　 □装饰品－检验其是否符合消防要求

　　 □特殊设备

　　 □额外服务的总体价格协议书

　　 □电话

　　 □摄影师

　　 □速记员

　　 □旗帜、横幅、标语

　　 □广播及电视

　　 □实况转播及操作费用

　　 □闭路电视

　　７、会议

　　 （会议前检查事项）

　　 □提供会场平面示意图

　　 □每次会议的正确日期和时间

　　 □每一次的会议室：

其租金数额

　　 □会务筹委会总部

　　 □每次会议的座位总数、座次安排以及演讲桌

　　 □错开会议的时间安排，保证交通、包括电梯服务的顺畅

　　 □演讲台－大小

　　 □每次会议所需的设备（按照设备与设施列表核对）

　　 □其他特殊要求（即将开会前核对以下事项）

　　 □确保会议室已开放并配备了工作人员

　　 □座位已按要求摆放

　　 □会场座位充足

　　 □制冷、加热糸统运转正常

　　 □扩音设备正常运转、话筒齐备

　　 □录音设备正常运转

　　 □麦克风－数量、类型齐备

　　 □演讲台就绪、照明设施良好

　　 □小木槌、模具

　　 □讲台上水瓶、水、水杯

　　 □与会者用水瓶、水、水杯

　　 □入口处警卫执勤

　　 □烟灰缸、衣架、火柴

　　 □投影仪、屏幕、支架就绪、放映员待命

　　 □演讲提示机正常运转

　　 □铅笔、笔记本、纸页

　　 □图表支架、板架、黑板及相关设施就绪

　　 □钢琴、风琴

　　 □标记、旗帜、横幅

　　 □照明设施齐备

　　 □特殊花卉、植物齐备

　　 □其他特殊设施

　　 □（若会议室不易找寻）指向标记齐备

　　 □（若临时更改会议室）通知已在显要位置张贴

　　 □速记员到会

　　 □摄影师到会

　　 （会议结束后、立即分配人员办理以下事项）

　　 □移走主办单位设施

　　 □检查是否有被遗忘财物

　　８、展览信息

　　 □展览数目及平面示意图

　　 □展览开放时间

　　 □开展日期

　　 □闭展日期

　　 □展览地点

　　 □参展商名称

　　 □日租金

　　 □指向标记

　　 □劳务收费

　　 □电工及木工服务

　　 □电力、能源、蒸汽、煤气、供水、排污一条龙服务

　　 □电费

　　 □屏风、背景幕布

　　 □托运货箱的存放

　　 □保安措施

　　９、报到

　　 □报到时间

　　 □登记表，其内容和份数

　　 □登记桌，数量及大小

　　 □坐椅

　　 □烟灰缸

　　 □打字机，数量及型号

　　 □工作人员－饭店或会务机构人员

　　 □水瓶、水杯

　　 □照明设施

　　 □布告牌，数量及大小

　　 □标牌

　　 □便笺、钢笔、铅笔以及其他文具

　　 □收银柜，数量大小

　　 □文件柜，数量及大小

　　 □保险柜

　　 （报到即将开始前检查以下事项）

　　 □工作人员是否到位、是否熟悉报到程序

　　 □文件柜，数量及大小

　　 □收取支票的指导原则

　　 □退款规定

　　 □登记表应包含的内容

　　 □代表证上的内容

　　 □票券价格、相关规定

　　 □客人及贵宾的接待

　　 □节目及其他材料就绪

　　 □单程票销售

　　 □应急客房供给

　　 □接待处

　　 □废纸篓

　　 □印刷的报到名单

　　 （如果代表们自已填写登记表，准备好以下事项）

　　 □接待站旁另设桌椅

　　 □登记表、铅笔就绪

　　 □填表说明张贴在易于填表人查询的位置

　　 □填表桌要照明适度

　　 （登记处应有人负责以下事项）

　　 □能够做出原则性决定

　　 □在登记结束时核对款额

　　 □为在报到处工作结束前来登记入住的代表安排住宿

　　10、音乐

　　 □招待会播放录音或者现场演奏

　　 □宴会播放录音或者现场演奏

　　 □特别活动播放录音或者现场演奏

　　 □演出播放录音或者现场演奏

　　 □表演者和管弦乐团的预演

　　 □乐队或乐团的乐谱架

　　11、其他

　　 □是否为男女老幼都安排了精彩的娱乐节目.

　　 □是否安排有临时照看小孩者

　　 □是否提供租车服务

　　12、新闻宣传

　　 □新闻中心、打字机、电话

　　 □是否建立了强有力的宣传委员会

　　 □亲自拜访报社主编、广播及电视节目编导

　　 □准备一个综合性的旨在增加入会人数的宣传性节目

　　 □准备有新闻价值的出版物

　　 □为主办机构安排摄影并为公共宣传做准备

　　 □预先印制发言稿