行政秘书技能培训.ppt

行政秘书技能培训.ppt

《行政秘书技能培训.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政秘书技能培训.ppt（48页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

EssentialSkillsforExecutivesecretaryIST行政秘书行政秘书技能培训技能培训什么是秘书？

什么是秘书？

IST一、个人素质二、专业技能行政文秘的时间管理行政文秘的时间管理IST现代商务礼仪现代商务礼仪沟通技巧沟通技巧个人素质办公室事务管理办公室事务管理IST会议的筹划与管理会议的筹划与管理公文写作技巧公文写作技巧专业技能文书档案的管理文书档案的管理接待工作技巧接待工作技巧IST一个称职的行政秘书应该了解哪些一个称职的行政秘书应该了解哪些.行政秘书的行政秘书的职业角色职业角色日常事务日常事务必备工作技必备工作技能能会务管理会务管理沟通技巧沟通技巧IST秘书的角色秘书的角色.秘书商务礼仪秘书商务礼仪.秘书写作与文档秘书写作与文档管理管理.秘书时间管理秘书时间管理.沟通与协调沟通与协调.行政秘书应具备的技能行政秘书应具备的技能.工作工作自信自信成长成长.秘书的类别秘书的类别.IST1、法律秘书、法律秘书2、医学秘书、医学秘书3、行政秘书、行政秘书4、公司秘书、公司秘书5、.IST第一章第一章行政秘书的职业角色行政秘书的职业角色AA秘书的工作内容和领导的工作秘书的工作内容和领导的工作秘书的工作内容和领导的工作秘书的工作内容和领导的工作是一致的，即领导做什么秘书也是一致的，即领导做什么秘书也是一致的，即领导做什么秘书也是一致的，即领导做什么秘书也做什么；做什么；做什么；做什么；BB秘书做工作几乎都是领导亲自秘书做工作几乎都是领导亲自秘书做工作几乎都是领导亲自秘书做工作几乎都是领导亲自指派的，秘书也是直接向领导请指派的，秘书也是直接向领导请指派的，秘书也是直接向领导请指派的，秘书也是直接向领导请示汇报的；示汇报的；示汇报的；示汇报的；CC秘书做工作是直接对领导负责秘书做工作是直接对领导负责秘书做工作是直接对领导负责秘书做工作是直接对领导负责的，其结果成败与领导直接有关的，其结果成败与领导直接有关的，其结果成败与领导直接有关的，其结果成败与领导直接有关系。

系。

系。

系。

1、服务的直接性、服务的直接性.IST22、知识化、知识化.行政秘书的职业角色行政秘书的职业角色AA秘书以处理书面信秘书以处理书面信息为工作内容，以办公息为工作内容，以办公室为主要工作地点，以室为主要工作地点，以笔墨、打印机复印机、笔墨、打印机复印机、电话电脑等现代工具为电话电脑等现代工具为主要工作手段。

主要工作手段。

BB秘书必须具有中等秘书必须具有中等以上的文化和专业知识以上的文化和专业知识为基础。

为基础。

IST33、助手作用、助手作用.行政秘书的职业角色行政秘书的职业角色AA秘书作为上司的直接工作助手，起着无可置疑的助手作秘书作为上司的直接工作助手，起着无可置疑的助手作用。

用。

BB这些助手作用还包括在某些方面秘书应该为上司把关，这些助手作用还包括在某些方面秘书应该为上司把关，譬如：

譬如：

上司会见来访者的把关上司会见来访者的把关接听电话的把关接听电话的把关发出文件信函的把关发出文件信函的把关接待接待/会议以及办公室费用开支的把关等等。

会议以及办公室费用开支的把关等等。

IST33、保密意识、保密意识.行政秘书的职业角色行政秘书的职业角色AA秘书，最初是秘书，最初是“秘藏图书秘藏图书”和和“秘密文书秘密文书”，后来演变发展为，后来演变发展为“秘密文书工作者秘密文书工作者”。

不管是机关、企业、私人的秘书。

不管是机关、企业、私人的秘书，其工作，其工作内容都会涉及到内容都会涉及到纪要和秘密，善纪要和秘密，善于保守秘密是秘于保守秘密是秘书人员的首要职书人员的首要职业道德。

业道德。

IST44、较好的专业技能、较好的专业技能.行政秘书的职业角色行政秘书的职业角色AA文书撰写文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草（上司口述或会议记录、整理，文件起草/修改修改等）等）BB文书制作文书制作（打字、复印、编排、装订等）（打字、复印、编排、装订等）CC文书处理文书处理（收发、传递）（收发、传递）DD档案管理档案管理（归档）（归档）EE会议组织会议组织（准备、记录、文件、善后）（准备、记录、文件、善后）IST第二章第二章行政秘书的日常事务行政秘书的日常事务秘书助理工作是一个综合性极强的岗位，在工作中避免秘书助理工作是一个综合性极强的岗位，在工作中避免不了处理一些琐碎的事务。

文秘助理的日常琐碎事务可以概不了处理一些琐碎的事务。

文秘助理的日常琐碎事务可以概括为如下：

括为如下：

日程管理日程管理预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。

预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。

IST行政秘书的日常事务行政秘书的日常事务上司办公室和会上司办公室和会上司办公室和会上司办公室和会客室的整理、清客室的整理、清客室的整理、清客室的整理、清扫、装饰、更换扫、装饰、更换扫、装饰、更换扫、装饰、更换摆设、办公室配摆设、办公室配摆设、办公室配摆设、办公室配置、上司办公室置、上司办公室置、上司办公室置、上司办公室的桌面整理、用的桌面整理、用的桌面整理、用的桌面整理、用品、消耗品的准品、消耗品的准品、消耗品的准品、消耗品的准备和管理。

备和管理。

备和管理。

备和管理。

环境的整理准备环境的整理准备IST行政秘书的日常事务行政秘书的日常事务企业印章是企业身份和权力的证明。

盖有企业印章的文件，是受法律保护的有效文件，同时意味着企业对文件的内容承担法律责任。

企业印章如被他人盗用或冒用，很可能给企业带来不必要的纠纷和企业无法承担的责任。

因此，对印章的使用要严格按照公司制度流程进行。

印章管理印章管理IST行政秘书的日常事务行政秘书的日常事务会计方面的业务会计方面的业务照顾身边琐事照顾身边琐事突发事件处理突发事件处理接待、应酬工作接待、应酬工作沟通支持性工作沟通支持性工作文件的处理及保管文件的处理及保管信息收集整理信息收集整理决策支持性工作决策支持性工作IST第三章第三章专业技能专业技能-公文写作公文写作公文类型公文类型做好公司相关公文的组稿。

做好文案的收集、管理、文书起草及编写、公文制定、起草领导讲话稿等工作；公文种类主要有决议、决定、通告、意见、通知、通报、公文种类主要有决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要、讲话稿、总结、红头文件等报告、请示、批复、函、纪要、讲话稿、总结、红头文件等等。

等。

IST专业技能专业技能-通知通知通知通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

有明显的时效性。

通知事者执行的事项，批转、转发公文。

有明显的时效性。

通知事项一般是要求立即办理、执行或知晓的，不容拖延。

项一般是要求立即办理、执行或知晓的，不容拖延。

IST专业技能专业技能-通知通知通知的格式通知的格式一、标题字体用宋体，二号，加粗，居中；一、标题字体用宋体，二号，加粗，居中；二、正文与标题间距为二、正文与标题间距为0.50.5倍行距；倍行距；三、正文字体用仿宋三、正文字体用仿宋_GB2312,_GB2312,三号，段落开头空四个字三号，段落开头空四个字符；符；四、落款字体用仿宋四、落款字体用仿宋_GB2312,_GB2312,三号，加粗；日期要具体三号，加粗；日期要具体写明年、月、日，日期落款的写明年、月、日，日期落款的“零零”用用“”,“”可在可在插入菜单的插入特殊符号中插入；插入菜单的插入特殊符号中插入；IST专业技能专业技能-通知通知通知的格式通知的格式二号宋体加粗居中标题正文之间0.5倍行距正文三号正文三号仿宋仿宋_GB2312,_GB2312,段落开头段落开头空四个字空四个字符；符；内容简明正式仿宋仿宋_GB2312,_GB2312,三三号，加粗；日期号，加粗；日期要具体写明：

年、要具体写明：

年、月、日。

月、日。

IST专业技能专业技能-函函函函函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项、答复审批事项时所使用或者向有关主管部门请求批准事项、答复审批事项时所使用的公文。

的公文。

单位单位单位单位个人个人个人个人单位单位个人个人IST专业技能专业技能-函函函函小李是中科泰能办公室小李是中科泰能办公室新招聘来的文员，某日，新招聘来的文员，某日，领导给她布置了一项写领导给她布置了一项写作任务，主题是向富阳作任务，主题是向富阳区体育局申请文化体育区体育局申请文化体育设备。

设备。

IST专业技能专业技能-函函如何写一份合格的函如何写一份合格的函a要知道函类别和使用场合b要知道函的格式c要明确中心主旨IST专业技能专业技能-函函以其内容和用途为标准进行划分以其内容和用途为标准进行划分商洽函商洽函用于不相隶属机关之间互相商用于不相隶属机关之间互相商洽工作。

洽工作。

询问函询问函用于不相隶属机关之间相互询用于不相隶属机关之间相互询问问题。

问问题。

求批函求批函用于向有关主管部门请求批准用于向有关主管部门请求批准相关事项。

相关事项。

答复函答复函也称复函。

用于不相隶属机关也称复函。

用于不相隶属机关之间相互答复问题。

之间相互答复问题。

按办理的形式按办理的形式公函公函严格按照公文格式严格按照公文格式撰写制作。

撰写制作。

便函便函没有文件头，没有没有文件头，没有发文字号，甚至可以没有发文字号，甚至可以没有标题。

但正文之后，要有标题。

但正文之后，要有机关署名、日期和公章。

机关署名、日期和公章。

函的类别函的类别按行文的方向按行文的方向去函去函复函复函IST专业技能专业技能-函函标标题：

题：

发文机关事由文种；宋体，发文机关事由文种；宋体，二号黑体字二号黑体字正正文：

文：

仿宋，三号字仿宋，三号字行间距：

行间距：

设置设置“固定值固定值”2828磅磅字间距：

字间距：

一般不作要求一般不作要求函的格式函的格式例：

例：

湖北工业大学关于商洽湖北工业大学关于商洽同志调动工作事宜的函同志调动工作事宜的函武汉市人民政府办公厅关于临时工能否执罚问题的复函武汉市人民政府办公厅关于临时工能否执罚问题的复函IST专业技能专业技能-函函明确函的中心主旨明确函的中心主旨一函一事用语得体，平等待人。

内容简洁，开门见山。

IST专业技能专业技能-函函题目=发文机关事由文种开头正文问候语IST专业技能专业技能-函函结尾/落款四号仿宋IST专业技能专业技能-纪要纪要纪要纪要会议纪要是反映会议基本情况、重要精神和议定事项，并要求有关单位执行的一种纪实性文体。

起草各类会议纪要是办公室的基本职能之一，也是文秘人员的一项基础性、经常性工作。

IST专业技能专业技能-纪要纪要写好会议纪要需要做好哪些方面呢？

写好会议纪要需要做好哪些方面呢？

一、了解什么是会议纪要二、会前充分准备四、会后信息整理三、会中做好记录IST专业技能专业技能-纪要纪要会议纪要的格式会议纪要的格式.一、会议纪要字体二、会议纪要正文三、落款IST专业技能专业技能-纪要纪要单位+会议名称+文种类别（纪要）/会议名称文种三号宋体加粗会议的基本组织情况4号宋体IST专业技能专业技能-纪要纪要会议标题为4号宋体会议内容为小四宋体领导讲话IST专业技能专业技能-纪要纪要落款第三部分决议IST专业技能专业技能公文写作的四条原则1、逻辑紧密2、结构清晰3、内容表述正确4、语言表达准确公文写作的用词特点A简明B准确C庄重D朴实E规范IST专业技能专业技能提高公文写作的方法1、多看多记。

2、多抄多写。

IST第四章第四章会务管理会务管理一、会前准备工作二、会间组织服务三、会后跟踪处理一场好的会议的组织必须具备3个条件IST会前准备工作会务管理会务管理会前会前会议计划会议计划准备会议资料准备会议资料会场布置会场