智能会议系统解决方案v1.1.doc

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智能会议系统解决方案

智能会议管理系统解决方案

北京全亚通信技术有限公司

2014年4月

目录

1 建设背景 -3-

1.1 项目背景 -3-

1.2 建设必要性 -3-

1.3 系统建设目标 -4-

2 系统建设方案 -4-

2.1 系统建设总体原则 -4-

2.2 系统架构 -7-

3 系统功能介绍 -9-

3.2 安全方案设计 -25-

3.3 软硬件选型原则和软硬件配置清单 -27-

4 系统特点及优势 -28-

4.1 系统特点 -28-

4.2 系统优势 -28-

5 产品资费 -30-

1建设背景

1.1项目背景

当前，会议召开是政府机构、企事业单位经常进行的重要工作事项，高效、准确、快捷的发送通知、组织会议和管理对各个单位提高工作便捷性和效率都具有突出的意义。

而在单位会议管理方面，往往要会议组织者投入大量的时间与精力进行会议议程安排打印、会议逐个通知到人、会议签到繁琐、会场资料管理遗失、会议记录和统计等会议管理工作，如何能够快速便捷实现会会议全程智能化管理也成为了单位针对会议组织和内部信息沟通亟待解决的问题。

为了能使集团单位在日常工作中能够快速便捷的方式实现会议管理等智能化办公，我公司结合多年来政府单位信息化系统集成建设经验，依托物联网和云计算技术并结合无线通信方式建设智能会议系统，实现单位日常办公的智能化、自动化、移动化，解决日常通知、会议管理方面繁琐、效率低等问题。

1.2建设必要性

目前，大多数政企单位还是利用大量人力和资源进行会议组织、协调、会场安排、印制会议材料、电话、短信、口头等通知会议召开等一系列繁琐复杂的会务工作，从当前的需求来看，智能会议管理系统能够帮助政府、企事业单位快速提升工作效率，使整个单位内部办公会议自动化、智能化，满足所有会议召开的会前、会中、会后一站式智能化会议管理等实际需求，提高单位信息发布和沟通的高效率、智能管理能力。

1.3系统建设目标

建设一套完整的智能化会议系统系统，实现以下目标：

通过PC、手机客户端向单位内部成员实现会前安排（包括会议信息的发布、会议通知、与会人员管理、会议二维码签到、安排车辆、用餐、住宿、会议分组、智能排座、）、会中的管理（包括会议资料共享、会场互动、会议投票）、会后的服务（如会议总结、会议统计、会议纪要管理）等一站式智能会务服务。

系统支持Android、IOS主流手机系统的移动客户端方式接入。

2系统建设方案

2.1系统建设总体原则

2.1.1可靠性

系统平台将服务于单位内部或与会所有人员，因此应具有极高的运行质量，需保证7*24小时连续不断地工作

2.1.1.1先进、成熟性

采用移动通信领域及互联网应用领域内先进的技术，保证系统在建成后一段时间内不会因技术落后而大规模调整，并能够通过升级保持系统的先进性，延长其生命周期，同时又要保证先进的技术是稳定的、成熟的。

2.1.1.2可扩展性

系统方案充分考虑了业务的扩展需求，设计了业务扩容方案，以满足后期信息化需求增加。

2.1.1.3兼容性

系统的会议通知支持语音方式通知，并支持语音及IP两种通信协议.

系统支持所有运营全网段移动手机用户，以满足企业信息通知高覆盖受众人群的发送需求。

系统具备对外兼容性，以便与移动办公等业务进行对接，同时具备与企业自身的办公系统进行对接的能力。

2.1.2安全性

系统方案考虑了各个层面的安全性，包括：

物理、系统、网络、应用、管理等，提供了全面地对数据访问的控制能力，数据传送的加密能力、数据操作、系统操作的审计能力。

2.1.3稳定性

系统方案以提供电信级服务的要求来配置核心系统和部件，并在实施中对相关的系统参数根据应用环境的特点进行优化，以保证系统高效稳定的运行。

2.1.4功能性

系统功能以企业信息通知业务需求为基础，经项目团队业务分析组、系统分析组、系统设计组的分析和设计，并由相关业务专家、技术专家共同讨论和评审，满足企业信息通知的业务需求。

2.1.5系统性能

满足企业通知的大批量快速发送的性能要求，支持并行无限制扩容。

2.1.6系统设计

系统方案由经验丰富的具备多年电信研发经验的系统架构师牵头设计，经概要设计、详细设计、功能设计、性能设计、安全性设计、接口设计、数据结构设计等标准的系统设计流程，满足对性能、安全性、可靠性等要求。

并由项目评审组进行具体的评审，完全实现气象灾害预警的要求。

2.1.6.1平台软件工具

智能语音通知系统采用B/S架构，采用较为成熟的J2EE架构的企业级平台，降低了业务逻辑接口和数据接口之间的耦合，有利于后期的维护。

2.1.6.2系统开发过程

系统开发过程采用敏捷开发模式，敏捷开发采用迭代、循序渐进的开发方法，并经过测试和试运行，具备集成和可运行的特征。

通过迭代和分步开发，合理安排了功能、性能的开发和优化过程，并且保证系统的持续可使用和功能的快速开发、问题及时沟通和及时反馈、迭代循环升级，有效地保证系统开发过程中的高效、科学、严谨。

2.2系统架构

2.2.1逻辑架构

系统逻辑架构系统包括：

展示层、应用层、管理层、基础服务、数据层几方面。

展示层：

展示层主要是面向集团单位用户、管理员的PC端和手机客户端用户展示界面。

应用层：

应用层主要是为集团单位和用户提供会议智能管理业务应用服务功能。

管理层：

管理层主要是为集团单位提供用户管理、权限配置、系统管理等后台管理功能。

基础服务：

基础服务层主要是提供企业通讯录、CRM、其他业务系统接口等基础支撑服务，

数据层：

数据层是提供企业所有业务数据和系统数据支撑。

2.2.2系统网络图

2.2.3应用示意图

系统提供手机、PC等终端实现会议组建、二维码签到、会议议程、会议安排、会议资料、会议统计等终端应用和一站式智能化管理系统。

3系统功能介绍

智能会议管理系统也称作会议通，是面向政企单位进行会前安排、会中管理、会后服务的一站式智能会务管理系统，主要功能是实现会议通知、会议安排、会议签到、会议议程、会议资料、会议管理等，主要解决企业单位众多会议组织管理难题。

系统主要分为手机客户端和PC管理端，具体功能如下：

3.1.1移动客户端

系统支持iOS和Android两个手机操作系统的终端应用，通过手机进行会议信息查看、会议签到、会议通知、会议资料、会议互动等智能会议系统。

3.1.1.1会议信息

会议信息主要是由与会人员用来查看未进行、进行中的会议主要信息，包括主办单位、协办单位、联系人、联系电话、会议简介等内容。

3.1.1.2会场地图

会场地图是提供与会人员查看会议地址和地图、交通指引等会场位置信息。

3.1.1.3会议新闻

会议新闻是实现与会人员实时查看会议相关新闻及公告信息等内容。

3.1.1.4与会人员

与会人员是实现查看所有与会人员详细信息包括单位、名字、手机号等信息。

3.1.1.5会议通知

会议通知功能是与会人员用来查看实时会议通知提醒功能。

通知内容支持短信、彩信、语音三种通知方式。

3.1.1.6会议签到

会议签到是实现与会人员二维码会议签到，签到方式支持人工签到和自助签到两种方式。

3.1.1.7会议议程

会议议程是实现与会人员查看会议议程所有信息和安排。

3.1.1.8会议资料

会议资料是实现与会人员实时查看会议资料、信息，及时记录学习会议内容，会议资料支持图片、word文档、ppt文档、pdf等常见文档格式。

3.1.1.9会议安排

会议安排是实现与会人员查看会议住宿、用车、就餐等日常会议安排信息。

3.1.1.10会议互动

3.1.1.11设置

设置功能是实现与会人进行个人信息设置、反馈意见、检测新版本、清除缓存等设置信息等。

3.1.2企业会务管理平台

企业会务管理平台是会议系统PC后台管理服务端，由会议组织者进行会议建立、会议信息、议程、人员、资料等内容建立和管理功能，与会人员通过手机客户端可进行所有会议信息的查看处理。

手机客户端与会务管理平台保持同步更新。

3.1.2.1新建会议

新建会议是有会议组织者通过会务管理平台进行会议的建立，新建会议包括会议名称、会议时间、会议地点、主办单位、协办单位、联系人、联系电话、会议简介等信息。

3.1.2.2会议议程

会议议程是会议组织者根据会议进展需求进行会议议程的安排，进行相应议程字段的选择和填写，包括议程日期、议程时间、议程主题、主讲人、议程简介等内容。

3.1.2.3会议地图

会议地图是会议组织者进行会场地址、地图、交通指引等位置信息的建立。

地图支持自动生成。

3.1.2.4嘉宾信息

嘉宾信息主要是会议嘉宾人员信息的添加、编辑及维护，支持人员照片上传。

3.1.2.5与会人员

与会人员是用来进行与会人员信息的维护、添加、编辑、排序、会场排号等操作。

系统支持人员照片上传、座位排号、手机号码隐藏等。

3.1.2.6会议排座

会议排座是根据会议会场安排，针对每个与会人员进行会议会场排座，与会人员通过手机端随时可以查看自己座位，保证会场秩序。

3.1.2.7会议签到

会议签到功能是通过管理平台进行本次会议签到的建立、实时查看会议与会人员签到状态信息，系统自动生成本次会议二维码，会议签到支持人工扫描枪二维码扫描和与会人员自助二维码签到、支持签到同步大屏。

3.1.2.8会议通知

会议通知是会议组织者通过会务管理平台在会前、会中、会后等各个阶段根据会议需求向与会人员下发各类通知信息，系统支持通知模板、个性字段建立、支持以短信、app推送、语音方式进行会议通知，并可以随时查看通知发送、人员接收状态。

3.1.2.9会议资料

会议资料是用来上传、下载、删除会议所有资料的维护，与会人员可通过手机端随时查看下载会议资料。

会议资料支持图片、word文档、ppt文档、pdf等常见文档格式。

3.1.2.10会议新闻

会议新闻主要是会议组织者进行新增、发布新闻、公告类的信息。

与会人员可通过手机客户端实时进行查看操作。

3.1.2.11分组讨论

分组讨论是会议组织者根据会议需要，建立维护讨论分组操作、可建立讨论议题、讨论地点、讨论时间、主持人、议题简介等信息，并可以指定添加与会人员和导入人员信息，与会人员可通过手机客户端进入分组进行讨论。

3.1.2.12会议投票

会议投票功能根据会议需要，进行投票环节内容的建立、编辑及维护操作，投票建立完成后与会人员通过手机客户端随时查看投票内容选择投票然后提交，会务管理平台可实时查看统计投票人数及状态信息。

3.1.2.13服务安排

服务安排是指会议组织者针对与会人员会议服务安排发布操作、主要包括住宿安排、就餐安排、用车安排、其他安排等内容。

与会人员通过手机客户端随时可查看相应服务安排内容。

3.1.2.14工作人员

工作人员功能是用来展现发布会议现场工作人员信息，包括名字、手机号等信息，与会人员可通过手机客户端随时进行查看。

3.1.2.15APP管理

APP管理功能是由会议组织者根据会议需要设定与会人员手机客户端模块功能开放操作。

3.1.3系统接口

标准化API接口：

系统对外提供标准化的语音通知API接口，提供集成协作能力，方可