数字档案室与电子文件管理.ppt

数字档案室与电子文件管理.ppt

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数字档案室与电子文件管理2013年5月数字档案室的组成o一、网络和网络设备o二、数据o三、三、档案管理系统o四、安全保障体系o五、制度o六、人员一、网络和网络设备o一、网络和网络设施一、网络和网络设施：

o办公自动化网络：

o1、局域网o面向本单位全体人员的档案服务利用平台o2、政务网o利用同级政务网面向本级党政机关的档案信息利用平台o3、公众网o利用公众网面向广大社会公众的公共档案信息服务平台o网络设施：

o传输介质、集线器、交换机、路由器、光电交换设备等o数字档案室工作设备：

o计算机（服务器）、扫描仪、光盘刻录机、打印机、磁盘阵列或磁带机（备份设备）、光盘柜（光盘、磁盘、磁带）、照相机、摄像机等二、数据（三个数据库）内容数据库内容数据库：

、永久、定期保管的文书档案的电子版以及电子公文的收发登记；o、科技档案中形成的电子文件；o、会计电算化材料和会计档案管理软件；o、人物档案中的电子文件；o5、业务档案（民生档案）的电子版；o6、永久期限传统照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片；o7、其他音频、视频形式的电子文件；o8、档案管理软件及有关电子版说明；o9、现行文件和政府公开信息的电子版；目录数据库目录数据库o

（一）依据全宗卷规范（DAT294）和全宗指南编制规范（DAT494）建立全宗卷；o

（二）文书档案、业务档案的归档文件目录和照片档案的基本目录；o（三）科技档案总目录和分类目录；o（四）实物登记目录；o（五）文书档案的专题目录和文号索引；o（六）会计档案目录和卷内目录；o（七）现行文件和政府信息公开目录；o（八）重大活动档案登记目录；o（九）人物档案目录；o（十）公务活动礼品档案送交目录；o（十一）录音、录像及其他多媒体档案的基本目录；o（十二）资料登记台帐；元数据库元数据库（包括背景信息）o1、对电子文件数据本身进行描述：

如文件属性、数据类型、格式、结构o2、电子文件的著录信息。

全宗号、题名、文件类别代码、附件、稿本、责任者、其他责任者、文件编号、成文时间、保管期限、组织机构类、件号、页数、利用权限、载体形态、附注、主题词等o3、电子文件的硬件环境、软件环境、压缩算法的相关软件和迁移软件等。

如：

计算机型号、cpu型号、内存数；网络环境：

网络类型、协议、版本号；操作系统：

名称、版本号；应用软件：

名称、版本号。

o4、在电子文件的利用过程中：

实施访问操作的人员、时间、设备、项目、内容等o5、电子文件的鉴定、销毁和审查过程中的数据。

如：

鉴定销毁过程的鉴定者、鉴定时间、销毁审批者与审批内容、销毁时间、销毁者；审查过程的审查者、审查记录背景信息o在电子文件的产生、办理、交接过程中产生的，如文件的登记、起草、修改、签发或者承办、传阅、办结过程中的各类责任者:

起草者、修改者、审核者、签发者等及其意见；各类操作者：

打字者、发文者、收文者、存储管理者；责任凭证信息：

批示、签名、印章、代码（公文处理单、办文单等）；电子文件修改、交接、传递过程的其他标识（交接文据）。

o这三个数据库应进行挂接，内容数据与目录数据挂接，可以进行有效管理；内容数据库与其元数据建立有效的联系，可以防止非法修改，确保电子文件的真实性和有效性。

三、三、档案管理系统o数字档案室管理系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能。

收集功能o1、收集各门类电子文件、元数据及背景信息，并保证其真实性o-提供在线和脱机两种收集方式o-能够批量导入和导出，并保证数据不损坏o-自动采集目录数据库、内容数据库及元数据库等有关数据管理功能o2、按照设定的分类方案，将数字档案信息存储到系统中o-著录o-辅助人工完成档案的开放鉴定o-对档案内容数据进行抽取及元数据添加，并建立两者的持久关联，形成长期的数据包o-统计并打印相关信息保存功能o3、设定标准格式（数据格式和存储格式）o-数据格式的转化功能o-定期对载体及其软硬件环境进行测试o-计算机软硬件环境发生重大变化时，为保证数字可读，采取迁移等手段对所存储的数据进行技术处理o-数据只读、备份功能（即时备份、长久备份）利用功能o4、快速检索和利用o-通过网络平台发布档案信息o-辅助进行档案信息职能编研、深度挖掘o-档案管理者和利用者之间提供交流平台o-进行档案访问量等的自动统计o-进行利用权限的角色处理四、安全保障体系四、安全保障体系o包括数据的安全和信息系统的安全o方法：

o一、采取相应的保障技术手段，配备必要的软硬件设施；o二、建立健全数字档案室安全管理制度并严格遵照执行；o三、高度重视数字化过程和电子文件收集过程中的信息安全；o四、制定应急预案，完善灾难恢复机制。

o数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等五、制度电子文件归档制度各门类电子文件的收集范围收集标准移交方法和时限现代化设备维护使用制度其他信息技术管理制度六、人员o一、高度的责任心o二、相当的专业知识有关的法律法规和标准o一、电子文件归档与管理规范（2002）o二、公务电子邮件归档与管理规则（2005）o三、纸质档案数字化技术规范（2005）o四、中国档案机读目录格式（2006o五、版式电子文件长期保存格式需求（2009）o六、基于XML的电子文件封装规范o七、文书类电子文件元数据方案（2009）o八、电子文件管理暂行办法（2009）电子文件管理的具体内容1、收集2、整理3、保管归档电子文件管理的总要求归档电子文件管理的总要求o保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性。

o真实性：

保证与其形成时的原始状态一致。

o完整性：

内容、背景信息和元数据无缺损。

o有效性：

信息的可读性、存储系统的可靠性、载体的完好性。

明确电子文件管理职责o文书处理部门和业务部门应指定专人负责电文书处理部门和业务部门应指定专人负责电子文件收集工作。

负责将本部门形成的应归子文件收集工作。

负责将本部门形成的应归档保存的文件收集积累起来，按时按规定向档保存的文件收集积累起来，按时按规定向档案部门移交归档。

档案部门移交归档。

o档案部门对文件的收集积累工作进行监督和档案部门对文件的收集积累工作进行监督和指导；并负责归档电子文件的整理、保管和指导；并负责归档电子文件的整理、保管和利用工作。

利用工作。

一、电子文件的收集一、电子文件的收集o牢记电子文件的收集关键“及时”“准确”o牢记电子文件收集的双轨制o带密级的文件不作为电子文件保存，只可带密级的文件不作为电子文件保存，只可以有著录信息。

以有著录信息。

收集内容o1、档案内容信息o2、元数据o3、背景信息数据：

、永久、定期保管的文书档案的电子版以及电子公文的收发登记；o、科技档案中形成的电子文件；o、会计电算化材料和会计档案管理软件；o、人物档案中的电子文件；o5、业务档案（民生档案）的电子版；o6、永久期限传统照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片；o7、其他音频、视频形式的电子文件；o8、档案管理软件及有关电子版说明；o9、政府公开信息的电子版；o上述应归档电子文件的元数据和背景信息要一并收集。

机读目录：

o

（一）依据全宗卷规范（DAT294）和全宗指南编制规范（DAT494）建立全宗卷；o

（二）文书档案、业务档案的归档文件目录和照片档案的基本目录；o（三）科技档案总目录和分类目录；o（四）实物登记目录；o（五）文书档案的专题目录和文号索引；o（六）会计档案目录和卷内目录；o（七）政府信息公开目录；o（八）重大活动档案登记目录；o（九）人物档案目录；o（十）公务活动礼品档案送交目录；o（十一）录音、录像及其他多媒体档案的基本目录；o（十二）资料登记台帐；一、档案内容信息：

稿本、格式q准确地区分稿本（签发稿和版式公文）。

一般将文件的正本和定稿即文件的最终版本收集起来，一定要注意不能将文件草稿混作文件的正本收集起来。

q与其相应的纸质文件保持一致。

电子、纸质是文件依存的两种载体，也是文件的两种版本，为保证文件的真实原始，应注意两种版本信息的一致性。

完整性要求o1、文件及附件的页数o2、有定稿、有领导签发标示或其他公文流转标示o3、案件是否有处理结论o4、审批表是否有审批机关的章o5、会议文件o6、汇报材料o7、剪报o8、统计报表有制表人和负责人的签字电子文件的类型和通用格式o文本文件文本文件：

用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件。

各个单位的办公自动化系统形成的大多是文本文件，CAD系统、CAM系统也形成部分文本文件。

类别代码为TT。

o图像文件图像文件：

将公文或图纸、图表通过扫描仪、数码相机等设备输入计算机管理而形成的二维点阵图文件。

类别代码为I。

o图形文件图形文件：

由CAD、CAM系统或其他制图软件生成的二维、三维图形文件。

类别代码为GG。

o数据文件数据文件：

因管理需要，在计算机数据库系统上建立起来的各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理数据等文件。

类别代码为DD。

电子文件的类型和通用格式o计算机程序（命令文件）：

计算机程序（命令文件）：

计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件。

其类别代码为PP。

o影影像像文文件件：

通过计算机影像处理技术形成的记录着各种影像的文件。

类别代码为VV。

o声声音音文文件件：

通过计算机系统的声音处理技术形成的记录声音的文件。

其类别代码为AA。

o超媒体链结文件超媒体链结文件：

网页文件。

类别代码为OO。

收集的电子文件的格式应尽量统一。

文字型数收集的电子文件的格式应尽量统一。

文字型数据采用据采用XMLXML、RTFRTF、TXTTXT、PDFPDF格式，扫描图像数格式，扫描图像数据采用据采用JPEGJPEG、TIFFTIFF或者或者PDFPDF格式，视频或多媒体格式，视频或多媒体数据采用数据采用MPEGMPEG、AVIAVI格式，音频数据采用格式，音频数据采用MP3MP3、WAVWAV等格式。

等格式。

二、元数据o字面上看:

关于数据的数据,即定义和描述其他数据或过程的数据o美国国家标准化组织出版的一书中,开篇这样写到:

元数据是确保数据资源长久保存下去并在未来可继续利用的关键.o在电子文件管理领域,元数据指:

自始至终地描述文件的背景、内容、结构及其管理的数据，是保证电子文件真实性、可靠性、完整性和可使用性的关键措施。

元数据分类：

o1、对电子文件数据本身进行描述：

如文件属性、数据类型、格式、结构o2、电子文件的著录信息。

全宗号、题名、文件类别代码、附件、稿本、责任者、其他责任者、文件编号、成文时间、保管期限、组织机构类、件号、页数、利用权限、载体形态、附注、主题词等o3、电子文件的硬件环境、软件环境、压缩算法的相关软件和迁移软件等。

如：

计算机型号、cpu型号、内存数；网络环境：

网络类型、协议、版本号；操作系统：

名称、版本号；应用软件：

名称、版本号。

o4、在电子文件的利用过程中：

实施访问操作的人员、时间、设备、项目、内容等o5、电子文件的鉴定、销毁和审查过程中的数据。

如：

鉴定销毁过程的鉴定者、鉴定时间、销毁审批者与审批内容、销毁时间、销毁者；审查过程的审查者、审查记录三、背景信息o在电子文件的产生、办理、交接过程中，如文件的登记、起草、修改、签发或者承办、传阅、办结过程中的各类责任者:

起草者、修改者、审核者、签发者等；各类操作者：

打字者、发文者、收文者、存储管理者；责任凭证信息：

批示、签名、印章、代码（公文处理单、办文单等）；电子文件修改、交接、传递过程的其他标识（交接文据）。

移交时间移交时间及时及时q发文发文应在文件定稿以后马上进行收集。

如果是网上签发的，应在签发后由办公自动化系统自动将已经签发过程的文件转到文件的收集库，交文件收集人员管理。

如果是在纸制文件上签发的，文件在交文书处理部门缮印时，将电子文件交责任人员收集起来。

q收文收文应在运转处理完毕，文书处理过程结束后，立即交文件收集人员管理。

需办理的，在办理完毕，向文书处理部门注结后交文件管理人员管理。

只需要传阅的文件，应在传阅完毕后，交文件管理人员管理。

q工程文件工程文件应在项目过程中由责任人员随时收集积累，等项目完成或者