最新专卖店采购管理精品.docx
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最新专卖店采购管理精品
制度文件
专卖店采购管理
2003年月日起生效
文件号
编制
审核
批准
版次
1
日期
2003.1.8
日期
日期
共页
第页
1目的及适用范围
1.1为规范和指导专卖店向总部的采购行为,特制定本制度文件;
1.2本文件适用于所有专卖店的采购活动;
1.3本文件由中联总部业务部负责制定、解释、修改;
1.4本制度文件从2003年月日开始实行。
2专卖店采购管理制度
为保证专卖店采购作业的顺利进行,中联总部定期将产品的价格、新增种类、产品销售价格等信息发布给各专卖店。
专卖店也可以通过中联的网站,随时随地获取相关信息。
专卖店结合需求计划和中联的供应信息进行采购时,需遵守的管理办法如下:
1、专卖店月度计划采购作业管理
2、专卖店紧急采购作业管理
3、专卖店收货验货发现问题的处理办法
4、专卖店间库存调配方法
5、附录:
采购流程中的相关表格
专卖店月度计划采购作业管理
一、月度计划采购作业规定
1.月度计划采购是指专卖店每月向中联总部预期订购商品的采购活动,是专卖店采购的主要形式;
2.专卖店每月订货一次,于每月十五前上报月度计划采购单,所采购的产品必须满足公司对种类覆盖面和最低采购量的规定。
期货采购的到货周期预计为六十天;
3.公司总部在订单上报的三天内处理订单,在专卖店上报所有月度报表的情况下,确认订单,并将确认单回传各专卖店;
4.专卖店对确认单进行核实无误后,盖章,作为执行订单回传公司总部。
加盟时未缴纳保证金的专卖店,需付订金(暂定:
订货额的30%)。
执行订单经盖章后不可更改;
5.公司汇总各专卖店的执行订单,向日方(厂家)订货。
在货到后,通知各专卖店汇款,总部收到汇款后发货。
二、月度采购计划的制定
专卖店月度采购计划的制定,必须建立在对市场需求和库存情况深入了解的基础上,科学有序的进行。
在采购计划制定之前,销售代表应同下级经销商充分交流,准确预测月度市场需求,并将市场预测通报给店面管理员;仓库保管员同时将库存情况通报店面管理员;店面管理员综合销售代表的预测、店面零售情况、库存情况和最低库存量来制定月度采购计划,上报专卖店经理批准后执行。
月度采购计划制定示意图:
仓库保管员
三、月度计划采购示意流程(见下页)
否
专卖店紧急采购作业管理
一、
购买
货物
紧急采购作业规定
1.紧急采购是指专卖店为弥补月度采购计划的误差,对部分产品进行紧急采购,采购到货周期一般为1-3周,是月度计划采购的补充;
2.紧急采购是一种非计划的采购行为,中联总部不能完全保证产品的供应,但是总部会积极组织商品货源;同时为提高专卖店计划采购的水平,要求专卖店每月的紧急采购不超过4次;
3.总部在收到专卖店紧急订货单后,首先通过总部库存组织货源;如果总部有货,总部将发出出库单;专卖店收到出库单后,应在24小时内付款,总部收到汇款后立即发货;逾期不付款,总部按照专卖店取消本次紧急采购处理;
4.如果总部无货,则通过《专卖店间库存调配方法》安排专卖店间库存调配;
二、紧急采购示意流程(见下页)
专卖店
中联销售部
中联财务部
中联责任人
表单备注
有
无
完成
采购
接受
货物
交付
采购款
上报补充订单
取消此次订货
总部组织
货物
有
无
损缺货
处理
按单
发货
专卖店间库存调配
总部确认
订单
否
是
接收
汇款
24小时内收到?
销售人员
采购人员
销售人员
会计人员
出货人员
销售人员
储运人员
1.补充订货单
2.出库单
3.发运通知单
专卖店收、验货及发现问题的处理办法
一、收验货规定
1.专卖店和总部双方都应严格按照此规定进行收货、验货,以便顺利处理收验货过程中肯能发现的问题;
2.总部发货:
总部出货人员按照出库单清点货物,在出库单上签字存档后,将出库单附于货物内;
3.与承运商办理货物托运手续:
承运商负责填写货运单,详细列明托运的货物种类、数量、包装;
4.总部以发运通知单通知专卖店接货;
5.专卖店接货:
专卖店收到货物,在确认货运外包装无破损后,排除承运商责任后,按照出库单和承运商的货运单,核对实物;
6.发现实物与清单不符,以及货物质量问题,专卖店应立即把发运通知单回传总部。
二、处理原则
双方配合、实事求是、分清责任、公正处理
专卖店间库存调配方法
一、专卖店间库存调配规定
1.专卖店间库存调配,是为满足部分紧急采购的一种手段,是中联特许经营系统为加盟专卖店提供的降低经营风险、提高经营效率的一种服务;
2.需求方专卖店在紧急采购单中申请在总部无货的情况下,由总部安排库存调配,专卖店间不得自行进行库存调配;
3.总部在了解其它专卖店库存的情况下,考虑运输成本、方便性等因素,联系供给方专卖店,根据供给方自愿的原则进行调配;
4.需求方收到总部调配确认后,可以采用建议调配价(供方进价*1.05--1.1)从供方采购商品,并负担商品的运费。
二、库存调配示意流程(见下页)
需求方专卖店
中联业务部
供给方专卖店
中联责任人
表单备注
订单处理人员
订单处理人员
订单处理人员
1.补充采购单、紧急采购单
2.无货通知单
3.库存调配出库单
4.发运通知单
附录:
《专卖店月度计划采购订单》
《专卖店月度计划采购确认单》
《专卖店紧急采购单》
《出库单》
《发运通知单》
《专卖店间库存调配出库单》
北京中汽联合汽配贸易有限公司
订单—专卖店月度计划采购
购货单位:
单位编号:
订货单号:
订单页数:
序号
产品号
产品名称
单位
单价
数量
金额
备注
合计金额:
运输方式:
制单人:
日期:
北京中汽联合汽配贸易有限公司
确认单—专卖店月度计划采购
购货单位:
单位编号:
订货单号:
订单页数:
序号
产品号
产品名称
单位
单价
数量
金额
备注
合计金额:
应缴纳订金金额:
预计到货日期:
运输方式:
专卖店业务员签字:
专卖店负责人签字:
盖章:
北京中汽联合汽配贸易有限公司
专卖店紧急采购单
购货单位:
单位编号:
订货单号:
订单页数:
序号
产品号
产品名称
单位
单价
数量
金额
备注
合计金额:
*若总部无货,是否考虑专卖店间库存调配:
是否(建议调配价=原价*1.05)
运输方式:
专卖店业务员签字:
专卖店负责人签字:
盖章:
北京中汽联合汽配贸易有限公司
出库单
购货单位:
单位编号:
出库单号:
出库日期:
序号
产品号
产品名称
单位
单价
数量
金额
备注
合计金额:
运输方式:
中联业务员签字:
中联财务人员收款签字:
盖章:
注:
出库单一式两份,中联、专卖店各执一份中联库管货物出库签字:
北京中汽联合汽配贸易有限公司
专卖店间库存调配出库单
购货单位:
单位编号:
供货单位:
单位编号:
供货单位银行账号:
调配出库单号:
日期:
序号
产品号
产品名称
单位
调配单价
数量
金额
备注
合计金额:
运输方式:
中联总部业务员签字:
供方专卖店负责人签字:
供方专卖店财务收款签字:
财务盖章:
库管人员货物出库签字:
注:
调配出库单一式三份,中联总部、需求方专卖店、供给方专卖店各执一份
北京中汽联合汽配贸易有限公司
发运通知单
收货单位:
联系人:
联系方式:
出库单单号/调配出库单单号:
出货单位:
中联总部/
发货时间
到货时间
发运地点
接货地点
车号司机
运费
垫付:
未付:
项目
包装件数
贷款合计
客户留言
发货人签字:
收件人签字:
年月日
年月日
注:
发运通知单适用于月度计划采购、紧急采购、专卖店间调配