实验室超常超差处理.docx
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实验室超常超差处理
一、目的
制订详尽的工作程序，保证在检验结果超标或超趋势（OOS/OOT）时得到全面分析与正确处理，保证检验数据可靠，并针对导致OOS/OOT的原因，采取预防措施，防止差错再次出现。
二、范围
适用于成品、中间产品、原辅料、包装材料、工艺用水、稳定性考察样品。
三、职责
1质量部负责制定本规程。
2QC负责按照本规程对实验室样品检测出现超出规定结果（OOS）与异常分析结果（AAR）时的处理方法进行管理。
四、术语
1超标检验结果：
OutofSpecificationtestrusults，指超出质量标准规定范围的检验结果，简称OOS。
2超趋势检验结果：
OutofTrendtestrusults，指虽符合质量标准规定、但同此类检品历史上正常趋势不一致的检验结果。
3复验：
指用原配的配制液，或用原样新配的配制液或重新取样新配的配制液，用相同的
方法的化验。
4重新取样：
按照取原样的取样规程所取的第二份或增加的混合样，但是取样时间比原来的样品晚。
5检验偏差：
指任何与检验过程相关的因素所引起的偏差。
包括样品容器、存放条件、检验操作、计算过程等问题引起的偏差。
6检验室偏差：
包括检验偏差与取样偏差。
7非检验室偏差：
指除实验室偏差以外的其它任何因素所引起的偏差。
五、内容
1引起OOS或OOT的原因
OOS或OOT检验结果可能是由于以下原因引起的：
1.1QC检验室内部检验偏差（人员、方法、仪器、试剂、环境等）。
1.2生产部门内部偏差（操作人员失误、设备故障或原料异常等）。
1.3产品本身性质导致。
1.4供应商原因。
2检验室调查
2.1检验员在抛弃供试品与标准品之前应先检查数据是否符合检验标准。
当检验员发现检验结果超标或超趋势时，应如实记录，在四个有效工作小时内以书面向QC主管汇报，并将OOS或OOT项目的检验记录附在该调查报告后。
2.2检验员在报告的同时应该保留原始样品制备液、试剂、玻璃仪器及相关的仪器设备。
2.3QC主管在接到检验员的报告后,初步判断该OOS/OOT结果有无明显的偏差因素，如样品
是否有明显的黑点、可见异物或其它的外观异常，是否有明显的取样错误。
必要时可直接
与QA或生产管理人员进行沟通以确认偏差因素。
如没有明显的原因则展开OOS/OOT调查。
2.4QC主管安排调查员按所附《检验室调查附表》内容进行调查。
调查员可以为QC主管本人或其指派的有足够资质的检验员。
2.5调查员针对检验过程中的各个环节与当事检验员进行回顾式调查，深入讨论检验员整个分析检验程序的执行情况：
2.5.1与检验人员讨论检验方法：
确认检验人员确实知道正确的操作，并按正确的检验操作进行检验。
2.5.2检查检验人员的原始数据，包括色谱图与光谱图，并鉴别反常的或可疑的信息。
2.5.3核实从原始数据到最终检验结果的计算是科学合理的、适宜的、正确的；同时，检查在自动化计算方法中是否存在XX或未经验证的更改。
2.5.4确保仪器的性能完好。
2.5.5确保使用了正确的对照品、溶剂、试剂与其它溶液，且都满足质量控制标准。
2.5.6对检验方法的性能进行评估，确保检验方法是按照方法验证数据与历史上已有的相关数据进行操作的。
2.6微生物检验结果超标情况的调查
对于微生物检验结果超标的调查，除了应遵从2.3至2.5的调查程序外，对于微生物检验结果的超标，建议进行以下项目的调查，但不局限于此：
2.6.1确认使用了正确的微生物检验方法进行检验。
2.6.2确认分析员具有合格的检验资质。
2.6.3确认计算（如果有的话）是正确的。
2.6.4确认所有的培养基，稀释剂与检验设备的阴性对照结果是阴性的。
2.6.5确认所有培养基的质量检查是合格的。
2.6.6确认环境的取样过程是合格的。
2.6.7确认培养箱、超净台、灭菌锅与其它的实验室系统（如果有的话）已校正并运行正常。
2.6.8确认在同一时间段内所检验的其他样品是否使用了相同批的培养基，稀释剂与检验设备以及是否合格。
2.6.9复查历史数据来确认以前是否报告过相似的微生物问题。
2.7无菌检查结果超标情况的调查
对于无菌检查结果超标的调查，除了遵从2.3至2.5的调查程序外，对于无菌检查结果的超标，建议进行以下项目的调查，但不局限于此：
2.7.1确认使用了正确的无菌检验方法进行检验。
2.7.2确认分析员具有合格的检验资质。
2.7.3确认计算（如果有的话）是正确的。
2.7.4确认所有的培养基，稀释剂与检验设备的阴性对照结果是阴性的，若阴性对照有菌生长，则试验无效，应重试，重试时取同量供试品依法检查。
2.7.5确认所有培养基的质量检查是合格的。
2.7.6确认无菌检查环境的微生物监测结果是否符合无菌检查法的要求。
2.7.7确认无菌检查试验所用的仪器、超净台的微生物监测结果是否符合无菌检查法的要求。
2.7.8回顾无菌检查试验过程，是否发现有可能引起微生物污染的因素。
2.7.9确认供试品管中生长的微生物经鉴定后，是因无菌试验中所使用的物品或无菌操作技术不当引起的。
2.7.10确认培养箱、灭菌锅已校正并运行正常。
2.7.11确认在同一时间段内所检验的其他样品是否使用了相同批的培养基，稀释剂与检验设备以及是否合格。
2.7.12复查历史数据来确认以前是否报告过相似的问题。
2.8调查员将调查情况准确记入《检验室调查附表》，特别应注意各种潜在的影响因素。
2.9调查员在一个工作日内完成《检验室调查附表》，并给出OOS调查报告编号。
OOS报告编号由9位阿拉伯数字组成：
×××××××××
流水号（001,002,…….）
月份（01,02,……..,12）
年份（2010,2011,……）
2.10经过以上调查，如发现存在检验偏差，由检验员或指定检验员用原来的样品进行重新化验一次（必要时平行两份）。
如果样品不够，书面申请得到更多样品。
2.11若调查发现初检样品有误或样品本身不具有代表性时，重新取样，用新的样品复验一
次。
2.12若微生物检查超标与无菌检查超标经过调查，发现存在检验的偏差，则试验无效，由检验员或指定检验员重新取样进行检验，重试时取同量供试品依法检查。
2.13原样复验或重取样复验必要时可与一份已知合格的样品同时复验，以期找出问题所在。
2.14如果找到了OOS的实验室原因，进行以下事项：
2.14.1完成《超标或超趋势（OOS/OOT）检验结果调查报告》。
2.14.2以复验结果替代原检验结果发报告。
2.15如果该OOS归因于检验员的错误，对该检验员重新培训。
记录培训的过程，如果必要
的话，修订分析规程以使其更便于阅读与理解。
3扩大调查
3.1如果没有找到OOS的原因，与QA与生产部门扩大调查。
3.2如果有证据表明产生该OOS的原因在于生产部门内部，则不需要复验，该OOS结果有
效，并可判定本次OOS原因为生产偏差，由QA按《偏差处理管理规程》开始对生产过程进行调查处理。
4如果没有找到可归属原因，由另一个检验员用原样复验。
按原来的要求，用相同数目
的样品重新测定三次。
4.1进行复验的另一个检检员应至少与初检检检员在该方法上具有相同的经验与资格。
4.2如果三次测定值的相对标准偏差在要求范围内（各产品项下规定），以三次测定的平均值发报告书。
如果该三次测定值有合格与不合格，则在放行时特别予以关注。
5稳定性样品首次发现超标或异常检验结果，应进行完整的调查与必要的复验以得出明确结论。
但当此类情况以前曾经出现过，而且已经明确得出调查结论的，则仅进行相应调查，若未查出任何问题或疑问，不须进行复验，在备注出原因后即可直接发报告。
6最终结果报告
6.1本次OOS/OOT调查的最终结果根据上述各步骤的调查结果而确定。
调查员将最终结果记
入调查结论部分。
6.2调查员根据各步调查过程做出相应的调查结论并作简短的说明，同时针对在调查过程
中发现的问题，提出具体的整改及预防措施。
6.3最后的调查报告须经调查员签名确认，QC负责人与质量受权人最终批准后形成最终文
件存档备查。
6.4如调查结论为非检验室偏差的，QC通过《质量异常反馈表》通知QA以便进一步的调查，本次调查结束。
7OOS调查时限及保存
7.1全部对不合格结果的调查应当在问题产生起2个工作日内完成，由于特殊情况不能及时
完成调查的，应将相关情况说明并经QC负责人同意后方可延期。
7.2最终报告的检验结果相关的原始记录及谱图附在该批检验记录中，超标/超趋势初始的
检验记录及调查过程中的数据与原始记录应附在《超标或超趋势（OOS/OOT）检验结果调查报告》后作为本次调查文件的一部分附存档备查。
7.3建立包含OOS/OOT调查相关信息的台帐以方便管理，在产品质量年度回顾时，QC负责整
理相应时段内的OOS调查情况汇总及提交。
8风险管理与培训
8.1检查在规定的时间内、规定的整改措施的完成情况。
8.2每六个月对确定的OOS/OOT的原因进行一次趋势分析，评估OOS对产品质量是否造成质量风险；审核整改措施，检查这些措施是否足够。
8.3同时对OOS分析进行培训。
9引起OOS或OOT的原因
OOS或OOT检验结果可能是由于以下原因引起的：
9.1QC检验室内部检验偏差（人员、方法、仪器、试剂、环境等）。
9.2生产部门内部偏差（操作人员失误、设备故障或原料异常等）。
9.3产品本身性质导致。
9.4供应商原因。
附件一
OOS/OOT检验结果调查流程图
否
否
是
是
否
否是
否
是
附件二
超标或超趋势（OOS/OOT）检验结果调查报告
检验室调查表
报告编号_________________
品名
批号
取样日期
检验日期
超标或超趋势的简要描述
OOS/OOT项目
标准规定
检验结果
本次为：
口检验结果超标
口检验结果超趋势
检验员签名：
日期：
第一部分：
检验室调查一检验过程调查
调查范围
□样品外观□仪器设备
□人员□标准品、样品及试验用品
□方法/程序□其它
（具体内容见第2页《检验室调查附表》）
调查结果
是否找到超标原因？
口是 口否
原因为：
调查人/日期：
复核人/日期：
第一部分：
检验室调查二取样过程调查
取样时间
取样地点
收样时间
所用取样操作规程是否正确□是□否□无法确认样品贮存过程是否正常□是□否□无法确认
取样时是否遵照操作规程□是□否□无法确认取样环境是否正常□是□否□无法确认
取样工具及容器是否正确□是□否□无法确认取样员是否经过培训□是□否□无法确认
取样记录及台帐是否正确□是□否□无法确认收样记录及过程是否正常□是□否□无法确认
有无其他潜在影响因素□有□无
调查结果为：
取样员/日期：
复核人/日期：
检验室调查附表
报告编号_________________
调查项目
调查结果
样品外观
调查
1
核对样品的品名、编码、批号或入库序号是否正确？
口是 口否
2
核对样品的外观是否正常？
口是 口否
人员
1
取样及检验人员是否经过培训并考核合格后上岗？
口是 口否
2
检验员对此检品是否有足够的检验经验？
口是 口否
方法/程序
1
所使用的质量标准是否现行版本？
口是 口否
2
所使用的方法是否正确？
口是 口否
3
计算是否正确？
口是 口否
4
有效数字的取舍是否正确？
口是 口否
5
是否无数字抄写错误（检查原始记录）？
口是 口否
6
是否严格按照SOP正确使用测试方法？
口是 口否
7
是否符合相关的实验室技术管理规范要求
口是 口否
仪器设备
1
是否使用正确的仪器（型号、精度等）与玻璃仪器（容量瓶、移液管等）？
口是 口否
2
仪器是否经过正确校验，并在校验期限内？
口是 口否
3
所使用的检验仪器设备及其参数设置是否正确？
口是 口否
4
所用仪器自检与使用中是否正常？
口是 口否
5
设备是否被污染？
口是 口否
6
是否正确使用所有的设备？
口是 口否
7
仪器是否有问题，如：
基线不稳、峰分离度差、进样重现性差、不重复或未知峰出现、或影响峰积分等？
口是 口否
标准品、样品及试验用品
1
对照品、标准品、比色液、试纸等是否正确？
口是 口否
2
使用的试剂、培养基、缓冲液、色谱柱、滤膜、滤纸或其它试验用品是否正确（型号、规格等级、厂家等）？
口是 口否
3
标准品与/或样品（制备前或后）是否降解？
口是 口否
4
是否正确称重、制备与稀释标准溶液与/或样品？
口是 口否
5
标准溶液、样品、试剂等是否有正确标签？
口是 口否
6
标准溶液、样品、试剂及其溶液是否过期？
口是 口否
7
标准溶液储存是否适当？
口是 口否
8
所有溶液的现象是否异常？
口是 口否
9
试剂、溶剂、标准溶液、玻璃器皿（或任何容器）或其它材料是否被污染？
口是 口否
10
是否正确使用试剂、溶剂、标准溶液、玻璃器皿、或其它辅助设备？
口是 口否
环境
1
实验条件（温度、湿度、照明）是否适当？
口是 口否
2
是否还有针对分析程序或实验室操作有影响的潜在因素？
口是 口否
微生物检验结果超标情况的调查
1
是否使用了正确的微生物检验方法进行检验。
口是 口否
2
是否分析员具有合格的检验资质。
口是 口否
3
是否计算（如果有的话）是正确的。
口是 口否
4
是否所有的培养基，稀释剂与检验设备的阴性对照结果是阴性的。
口是 口否
5
是否所有培养基的质量检查是合格的。
口是 口否
6
是否环境与压缩空气的取样过程是合格的。
口是 口否
7
是否培养箱、超净台、灭菌锅已校正并运行正常。
口是 口否
8
是否在同一时间段内所检验的其他样品是否使用了相同批的培养基，稀释剂与检验设备以及是否合格。
口是 口否
9
是否复查历史数据来确认以前是否报告过相似的微生物问题。
口是 口否
无菌检验结果超标情况的调查
1
确认使用了正确的无菌检验方法进行检验。
口是 口否
2
确认分析员具有合格的检验资质。
口是 口否
3
确认计算（如果有的话）是正确的。
口是 口否
4
确认所有的培养基，稀释剂与检验设备的阴性对照结果是阴性的。
口是 口否
5
确认所有培养基的质量检查是合格的.
口是 口否
6
确认无菌检查环境的微生物监测结果是否符合无菌检查法的要求。
口是 口否
7
确认无菌检查试验所用的仪器、超净台的微生物监测结果是否符合无菌检查法的要求。
口是 口否
8
回顾无菌检查试验过程，是否发现有可能引起微生物污染的因素。
口是 口否
9
确认供试品管中生长的微生物经鉴定后，是因无菌试验中所使用的物品或无菌操作技术不当引起的。
口是 口否
10
确认培养箱、灭菌锅已校正并运行正常。
口是 口否
11
确认在同一时间段内所检验的其他样品是否使用了相同批的培养基，稀释剂与检验设备以及是否合格。
口是 口否
12
复查历史数据来确认以前是否报告过相似的问题。
其它
1
在分析之前、在分析过程中或分析之后是否有反常现象？
口是 口否
超标或超趋势（OOS/OOT）检验结果调查报告
报告编号_________________
品名
批号
QC调查
结果
是否找到超标原因口是 口否
是否需重新取样？
口是 口否
是否需要QA与生产部门扩大调查口是 口否
QC负责人/日期：
生产调查
QA调查员/日期：
最终调查
结论
是否找到可归属原因？
口是 口否
是否需复验？
复验几次？
口是 口否次
QC负责人/日期：
预防措施
QC负责人/日期：
审核批准
质量受权人/日期：
附件三
质量异常反馈表
反馈日期
反馈单编号
产品名称
生产日期
批号
多批用“；”隔开
来源
异常项目
标准要求
检验结果
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