公司规章制度管理.doc

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公司规章制度管理

1.目的

明确公司规章制度的编制、修订、审批、发放、和保存等具体要求，保证公司各项经营管理活动有章可循，有据可查。

2.适用范围

Xxxx有限公司及下属子公司

3.定义

3.1规章制度是由相关管理部门按一定程序制定的、用于指导和规范经营管理活动的文件总称。

规章制度必须以书面形式表达并进行公开发布。

3.2公司规章制度主要由三类管理手册组成：

企业管理手册、质量管理手册、环境管理手册（简称企管手册、质量手册、环境手册），还包括其它补充形式的制度，如规定及规定性通知等。

Ø 企管手册：

是公司组织、经营管理活动的纲领性文件，由本公司企业管理体系各级文件构成。

Ø 质量手册：

是公司质量活动的纲领性文件，由公司质量管理体系各级文件构成。

Ø 环境手册：

是公司环境管理活动的纲领性文件，由公司环境管理体系各级文件构成。

3.3规定：

是对工作或行为做出的具体要求或制定的相应标准，是企业规章制度的一种形式。

3.4通知：

可分为告知性、执行性和规定性三种形式，其中执行性和规定性通知也是企业规章制度的补充形式。

Ø 告知性通知：

以告知为主要目的，包括会议通知、代理通知等；

Ø 执行性通知：

以开展执行某项工作为主要目的，如所涉及的工作具有经常性或长期性，则应在通知发出后三个月内，修订成相应的管理制度文件或规定；

Ø 规定性通知：

对工作或行为做出具体要求或制定相应标准，是公司制度的一种补充形式。

如所涉及的内容是应经常性或长期性遵守执行的，则应在通知发出后三个内，修订成相应的管理制度文件。

3.5管理手册的制度文件组成层级

Ø 管理制度：

描述公司各项活动的基本方针政策，执行时优先于其他文件；

Ø 程序文件：

规定如何开展工作活动的程序和过程；

Ø 工作指导书：

对程序性文件的补充，对各个特定工作领域的工作开展的细节进行具体描述。

4.负责部门

4.1人力资源管理部门、质量管理部门、环保体系管理部门分别为三种手册的统筹管理部门，负责组织所属管理体系文件的策划和编制工作，并进行文件的审核/审批；建立相应的体系文件目录，并保持及时更新；根据公司内、外审和实际工作需要，定期组织对所属文件的规范性、有效性进行测评，制定相关整改计划并对计划的实施情况进行持续跟踪。

4.2各职能部门/科室：

负责本部门/科室相关规章制度文件的编制、修订；根据公司内/外审、手册管理部门的要求和实际工作需要，实施文件的规范性、执行性自评，并按计划完成相关整改。

5.管理程序及规定

5.1编制

5.1.1文件编号规则

5.1.2文件模板

5.1.2.1编制各类规章制度文件时，须统一使用人力资源管理部门设计的模板。

5.1.2.2文件内容

原则上，制度文件和程序文件必须对以下几点作明确阐述；其它制度文件可根据实际需要，确定相关内容。

——目的

——适用范围（用适用公司的名称表示）

——定义

——负责部门

——管理程序的具体规定（描述该规章制度的执行内容、方式、流程以及相关规定）

——同时适用文件（对制度编制过程中，引用过其它制度或文件内容的，必须在该条款载明引用的文件编号和文件名称,同时注明“若适用文件有更改，则按更新文件执行。

”）

——生效与替代（所有规章制度必须注明生效日期；若无说明，自批准之日起生效。

对于修订文件，须同时载明被替代版本文件编号和文件名称）

——文件归档（由相应管理部门负责，同时必须明确文档保存期限）

——更改服务（文件更改由原编制部门负责，更改后版本号后推一位，例如：

版本AA改为AB。

文件更改后必须重新审批签发）

——解释权（手册管理部门具有最终解释权）

——发放（明确与该规章制度执行相关的部门）

——附件（为能明确表述，可另加附件，如：

流程图、表格等，同时必须标明附件号及名称）

5.1.3引用

新编或修订规章制度时，相关条款所涉及内容在现有其它制度中已作规定，且内容较多的，应采取引用的方式，以避免制度重复或冲突。

同时必须在“同时适用文件”中注明被引用文件的编号和名称，以备查询。

如引用内容比较简短的，可直接抄录。

5.2审批

5.2.1审批流程

5.2.1.1制度文件和程序文件：

编制签字→编制科室经理预审→编制部门总监复审→相关责任部门会审→手册管理部门总监审核→总经理批准签发

5.2.1.2工作指导书和规定：

Ø 面向部门内部的工作指导书和规定：

编制签字→编制科室经理预审→编制部门总监审批

Ø 涉及跨部门的工作指导书和规定：

编制签字→编制科室经理预审→编制部门总监复审→相关部门总监会签→管理手册负责部门总监审批签发

如果涉及内容特别重要的，须由总经理或相关领导审批签发。

5.2.2审批代理

文件审批过程中，若总监职位暂时空缺，由相应职能的科室经理代理签字；若科室经理暂缺，由直接领导签字。

若设有缺席代理人的，则由代理人员签字。

5.3发布、使用和保管

5.3.1发布与公示

经签字批准的各类规章制度由相应管理手册的负责部门指定人员，通过公司内部网站在公司制度平台上发布。

其中与员工切身利益相关的,还必须通过各种合适途径进行公示，广泛告知员工。

5.3.2使用和发放

公司员工可通过公司内部网站，登陆公司制度平台，在线查阅各类规章制度、打印相关表格。

必须使用书面形式发放的文件（如各类工艺、技术文件），由管理手册的负责部门制作受控文件，按实际需要发放。

5.3.3保管

Ø 主控文件：

各手册管理部门负责在规定期限内妥善保管各类规章制度的主控文件，并对相应的电子文件统一存档。

电子文件保存期限与书面文件保存期限相同。

Ø 受控文件：

由接收部门指定人员进行交接记录和妥善保管。

5.4贯彻执行

规章制度一经审批发布，即为公司的管理法规，全体员工必须严格贯彻执行，违者视情节给予批评教育或按相关制度处理。

5.5修订

各部门/科室负责对相关制度文件进行自查，并根据具体工作情况、组织管理要求和评审整改建议，及时安排对相关制度文件进行补充、修订。

6.同时适用文件

7.替代

8.文件归档

本制度由母公司人力资源管理部对主控文件进行归档，保存期为十年。

9.更改服务

10.解释权

11.发放

12.附件

无