第1章：文件(公文写作).ppt
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11/2/20221第一章第一章文件文件11/2/20222学习目的和要求：
学习目的和要求：
全面认识文件。
理解文件的概念，明确文件的属性、功能与效用，认识文件的分类意义，掌握文件分类的主要方法、文件的功能及其表现、文件稿本的区别。
掌握文种的用法与特点，认识各文种的含义、性质、用途，掌握文种选择的依据，正确选用文种。
认识公文格式标准化，掌握党政机关公文格式。
11/2/20223第一节第一节文件的概念与属性文件的概念与属性11/2/20224文件的概念文件的属性文件的功能与效用文件的概念文件的概念11/2/20225文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
一、文件的定义一、文件的定义法人及其代表形成公务法人及其代表形成公务文件，个人一般形成私文件，个人一般形成私人文件。
人文件。
形成原因不外乎两个方形成原因不外乎两个方面，反映了公务和个人面，反映了公务和个人活动的原始记录。
活动的原始记录。
信息符号表达方式信息符号表达方式和文件载体是多样和文件载体是多样化的。
化的。
根本属性。
11/2/20226二、公文的定义二、公文的定义公务文件，公务文件，简称公文。
简称公文。
公文的形成者：
公文的形成者：
国家机关、政党、社会团国家机关、政党、社会团体、企事业单位及其法人代表，必须是依体、企事业单位及其法人代表，必须是依法成立的。
法成立的。
公文的效力：
公文的效力：
内容在形成者法定职权之内内容在形成者法定职权之内就具有法定效力。
就具有法定效力。
公文的体式：
公文的体式：
11、公文的文体，包括体裁、公文的文体，包括体裁（说明为主，兼有记叙和议论）、结构、（说明为主，兼有记叙和议论）、结构、用语等；用语等；22、公文的格式，详见本章第三节。
、公文的格式，详见本章第三节。
公文的形态：
公文的形态：
作为正式外发文件，目前还作为正式外发文件，目前还是以纸质为主。
是以纸质为主。
11/2/20227文件的概念文件的属性文件的功能与效用文件的属性文件的属性11/2/20228一、文件一、文件的特征的特征文件是形成者在社会活动中为了一文件是形成者在社会活动中为了一定的目的而形成的，文件的内容直定的目的而形成的，文件的内容直接与形成者的活动相关；接与形成者的活动相关；文件是有特定体式、名称的信息文件是有特定体式、名称的信息记录；记录；文件是同时具有原始记录性、针文件是同时具有原始记录性、针对性、有效性、凭证性、实用性、对性、有效性、凭证性、实用性、传递性等性质的信息记录。
传递性等性质的信息记录。
11/2/20229二、公文二、公文的特征的特征公文是由法定作者制成并向一定公文是由法定作者制成并向一定的对象发布；的对象发布；公文必须反映与处理公务活动；公文必须反映与处理公务活动；公文是由法定作者制成并向一定公文是由法定作者制成并向一定的对象发布；的对象发布；公文具有合法性、权威性、强制公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质。
性、时效性等性质。
11/2/202210文件的概念文件的属性文件的功能与效用文件的功能与效用文件的功能与效用11/2/202211一、文件一、文件的功能的功能11、记载功、记载功能能文件的多文件的多文种、多类文种、多类型是文件记型是文件记载功能的各载功能的各种表现形式种表现形式22、凭证功、凭证功能能主要通过主要通过文件的有效文件的有效性来体现，性来体现，文件的内容文件的内容则是凭证功则是凭证功能的实质所能的实质所在在44、存储功、存储功能能文件物质文件物质材料质量是材料质量是基本条件，基本条件，科学管理与科学管理与保护是根本保护是根本保证保证33、传递功、传递功能能传递是文传递是文件发挥效用件发挥效用的重要步骤的重要步骤之一之一11/2/202212二、文件二、文件的效用的效用现行效用现行效用历史效用历史效用11、文件在其形成时即具有、文件在其形成时即具有现行效用；现行效用；22、文件的效用、文件的效用是法定的；是法定的；33、文件的效用、文件的效用具有不等性（强弱、作用具有不等性（强弱、作用范围、有效期限）。
范围、有效期限）。
存史作用存史作用查证和参考作用查证和参考作用文件的现行效用文件的现行效用公文的现行效用公文的现行效用11、记录与凭证依据作用；、记录与凭证依据作用；22、规范与行政约束作用；、规范与行政约束作用；33、领导与指导作用；、领导与指导作用；44、知照与联系作用；、知照与联系作用；55、宣传与教育作用。
、宣传与教育作用。
源于文件作源于文件作者的合法性者的合法性现行效用在效力上的不等现行效用在效力上的不等决定历史效用的大小决定历史效用的大小每份公文都具有的作用，每份公文都具有的作用，其它作用则要具体分析其它作用则要具体分析指指文件转化为档案文件转化为档案后所具有的作用后所具有的作用指指文件形成时所具文件形成时所具有的现行执行效用有的现行执行效用11/2/202213第二节第二节公文的分类与种类公文的分类与种类11/2/202214公文的分类公文的分类公文的种类公文的种类公文的分类公文的分类11/2/202215一、含一、含义义文件的分类是指按某一标准或从某一角度将某类文件与其它文件区分开来。
便于文件按不同情况、不同要求便于文件按不同情况、不同要求分别处理、管理与保管。
分别处理、管理与保管。
不会影响文件本身的性质和作用。
不会影响文件本身的性质和作用。
11/2/202216二、总体分类总体分类根据形成和根据形成和作用的具体作用的具体公务活动的公务活动的领域的不同领域的不同通用文件：
通用文件：
各类国家机关和其它组织在工作中普遍形成和使用的文件，如：
命令、通知、计划、请示等。
专用文件：
专用文件：
一定专业机构或在一定专项领域内根据特殊需要专门形成和使用的文件，如：
审计文件、会计文件等。
科技文件：
科技文件：
在生产、科研、基建等活动中形成和使用的文件，如：
工程图纸、实验报告等。
11/2/202217二、总体分类总体分类根据信息根据信息表达方式表达方式的不同的不同文章式文件文章式文件表格式文件表格式文件图形式文件图形式文件图像式文件图像式文件声音式文件声音式文件11/2/202218二、总体分类总体分类根据物根据物质载体质载体的不同的不同纸质文件纸质文件磁介质文件磁介质文件，如：
录音，如：
录音文件、录像文件、磁盘文件、录像文件、磁盘文件等。
文件等。
感光介质文件感光介质文件，如照片，如照片文件、影片文件、缩微文件、影片文件、缩微文件等。
文件等。
11/2/202219传传递递方方向向三、通用文件的分类三、通用文件的分类上行文：
上行文：
向所属上级领导、指导机关报送文件；平行文：
平行文：
向无隶属关系和指导关系的其它机关送达的文件。
下行文：
下行文：
向所属被领导、被指导的下级机关送达文件；11/2/202220内内容容性性质质三、通用文件的分类三、通用文件的分类规范性文件：
规范性文件：
以强制力推行的用于规定各以强制力推行的用于规定各种行文规范的文件，如条例、办法等；种行文规范的文件，如条例、办法等；领导指导性文件：
领导指导性文件：
指由领导指导机关制发指由领导指导机关制发的用于颁布政策、规章，指导、指挥、布的用于颁布政策、规章，指导、指挥、布置工作，阐明领导指导原则和具体处置意置工作，阐明领导指导原则和具体处置意见的文件，如命令、指示、通报、通知等；见的文件，如命令、指示、通报、通知等；公布性文件：
公布性文件：
可直接公之于众的文件；可直接公之于众的文件；陈述陈请性文件：
陈述陈请性文件：
指由被领导被指导机关指由被领导被指导机关向所属上级机关制发的内容为陈述情况、向所属上级机关制发的内容为陈述情况、汇报工作、提出建议、答复询问、请求指汇报工作、提出建议、答复询问、请求指示或批准的文件，如各种报告、请示等；示或批准的文件，如各种报告、请示等；商洽性文件：
商洽性文件：
各类函件；各类函件；说明性文件：
说明性文件：
可作为专门凭据的文件，如可作为专门凭据的文件，如各种证书、证明、协议等。
各种证书、证明、协议等。
11/2/202221涉涉密密程程度度三、通用文件的分类三、通用文件的分类对外公开：
对外公开：
不涉及国家秘密，可直接对国内外公开；限国内公开：
限国内公开：
不涉及国家秘密，不宜或不必向国外公开；内部使用：
内部使用：
不涉及国家秘密，不宜或不必向社会公开；秘密：
秘密：
含有一般的国家秘密；机密：
机密：
含有重要的国家秘密；绝密：
绝密：
含有最重要的国家秘密。
指国家秘密，不是工作秘密、商业秘密、公民隐私等。
11/2/202222缓缓急急程程度度三、通用文件的分类三、通用文件的分类平件：
平件：
无特殊时间要求；特急件：
特急件：
内容至关重要并特殊紧急，随到随优先迅速传递处理。
急件：
急件：
内容重要并紧急，优先迅速传递处理；公务电报与文件的性质效用完全相同，公务电报与文件的性质效用完全相同，标识方法则不同，根据紧急程度分别标标识方法则不同，根据紧急程度分别标明：
特提、特急、加急、平急明：
特提、特急、加急、平急。
11/2/202223制作制作阶段阶段和效和效用用三、通用文件的分类三、通用文件的分类文稿文稿文本文本草稿草稿定稿定稿正本正本存本存本副本副本同一文件在形成过程中需要用两种或两同一文件在形成过程中需要用两种或两种以上文字同时撰拟时，会形成不同文种以上文字同时撰拟时，会形成不同文字的文稿或文本字的文稿或文本。
（详细）（详细）规范性文件的正本还有规范性文件的正本还有暂行本、试行本、修订暂行本、试行本、修订本等形式。
本等形式。
11/2/202224公文的分类公文的分类公文的种类公文的种类公文的种类公文的种类11/2/202225公文的种类是指文件各种不同的名称，通常也称为文种。
不同的名称的通用文件能体现出文件制作与发布者不同的目的与意图，也能体现出发文者的权限及其与收文者之间的行文关系。
正确认识与选用文种能够准确反映发文者的目的与意图，体现文件的作用与价值，便于公文的处理与查找，并对于提高文件工作的质量与机关工作效率有直接的影响。
公文的种类公文的种类11/2/202226相同的文种相同的文种（9个）不同的不同的文种文种条例决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要决议、指示、公报、条例、规定办法决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要命令（令）、公告、通告、议案一、一、通用公文通用公文的规定文种的规定文种11/2/202227权限：
权限：
行政机关的规定文种；性质：
性质：
最高规格的领导性、指导性文件；适用范围：
适用范围：
命令命令（令）（令）1、公布令：
公布法律，发布行政法规、规章。
2、任免令：
任免国务院组成人员。
3、行政令：
戒严令、动员令等。
4、嘉奖令：
是用命令形式对应嘉奖的行为提高规格，是对褒奖的行为的最高奖励。
11/2/202228决定决定决议决议文种文种决定决定决议决议权限党政机关党的机关性质领导、指导性文件领导、指导性文件适用范围党党的的机机关关：
11、对重要事项作出决策和安排。
行行政政机机关关：
11、对重要事项作出决策；2、重大行动作出安排；3、奖惩有关单位和人员；4、撤销下级机关不适当的决定事项。
1、对重要事项作出决策。
形成程序机关首长、法定会议法定会议内容侧重于对事项或问题作出具体安排和决策，从意义、原则、做法、措施上作出具体说明，便于受文者执行。
侧重于提出贯彻要求和号召，重在统一思想。
11/2/202229权限：
权限：
行政机关的规定文种；适用范围：
适用范围：
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人大或人大常委会提请审议事项；生效形式：
生效形式：
机关首长签署。
议案议案11/2/202230权限：
权限：
党的机关的规定文种；性质：
性质：
领导性、指导性文件；适用范围：
适用范围：
对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求；注意事项：
注意事项：
业务主管机关在实施业务指导过程中，对受文单位布置工作、提出要求等，一般不用指示。
指示指示11/2/202231权限：
权限：
党政机关的规定文种；适用范围：
适用范围：
对重要问题提出见
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