印章管理制度.docx
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印章管理制度
公司印章管理制度
1.0目的
为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用、停用及作废，特制定本制度。
2.0适用范围
本制度适用于公司各部/子公司
3.0职责
3.1公司印章由企划部归口管理，其主要职责包括：
根据公司需要，确定公司印章的种类、范围、数量；组织印章的刻制、启用、保管、交接、停用、收回及销毁；管理公司印鉴档案；制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。
3.2公司相关部门对所分管的公司业务专用章负管理的责任，承担用印的职责。
3.2.1企划部负责公司公章、合同专用章的管理和使用。
3.2.2公司工会办公室负责工会委员会章的管理和使用。
3.2.3公司党支部办公室负责中共秦皇岛天业通联重工股份有限公司支部委员会章的管理和使用。
3.2.4财务部负责财务专用章（含法定代表人专用章各一枚）、发票专用章的管理和使用。
3.2.5品质部负责品质专用章、检测专用章的管理和使用。
3.2.6企划部人事管理人员负责人力资源部专用章的管理和使用。
3.2.7海外销售部负责报关专用章的管理和使用。
3.2.8证券部负责董事会章、监事会章的管理和使用。
4.0管理流程
管理流程：
印章的申请→印章的刻制→印章的启用→印章的保管→印章的交接→印章的停用→印章的收回→印章的销毁
4.1印章的申请
申请部门领导（提交“印章刻制申请表”）→部/子公司主管领导（审核）→部/子公司总经理（审核）→总部主管领导（审核）→总经理（批准）
4.2印章的刻制
申请部门（经批准“印章刻制申请表”）→企划部（开具介绍信--如有需要时）→公安机关相关部门（办理刻制手续）→企划部（印章登记：
做好戳记，留样保存）
4.3印章的启用
企划部（申请）→部/子公司主管领导（审核）→部/子公司总经理（审核）→→总部主管领导（批准）→企划部（下发启用通知：
注明启用日期、发放部门和使用范围）
4.4印章的保管
企划部（下发）→接收部门领导（签收）→接收部门持章人（保管）
4.5印章的交接
部门持章人（移交印章及印章档案）→接收部门领导（监交）→接收部门持章人（保管）
4.6印章的停用
印章管理部门（申请）→企划部（审核）→公司总部主管领导（批准）→印章管理部门（封存）
4.7印章的收回
部门持章人（上交印章及印章档案）→部门领导（审核）→企划部（审核）→公司总部主管领导（批准）
4.8印章的销毁
企划部（申请）→公司总部主管领导（审核）→总经理（批准）→企划部（建立印章销毁的登记档案）
5.0相关要求
5.1印章刻制的要求：
印章的形体和规格，按国家有关规定执行。
通过审批并刻制好的印章应在企划部进行登记。
企划部须将每个印章登入“印章登记单”（附件二）内，建立公司印鉴档案，并将此档案永久保存。
5.2印章使用范围的要求：
5.2.1公司级印章：
公司公章由企划部保管，法定代表人专用章由财务部保管，主要用于公司法人代表授权证书；人事劳动合同；招标书和投标书；银行、税务、统计等对外业务；公司内部指令性文件；对外正式行文等。
合同专用章由企划部（可授权审计部代管）保管，主要用于公司的销售合同、采购合同、外协委托加工合同、工程承包等合同类文件。
董事会章、监事会章主要用于向证监会（局）申报的材料。
工会委员会章主要用于公司工会章程及管理文件的发放、备案。
中共秦皇岛天业通联重工股份有限公司支部委员会章主要用于以支部名义上报、下发的报表、党员发展材料、证明、奖状等。
5.2.2业务专用章：
财务专用章、法人代表人专用章、发票专用章由财务部门指定三人分别保管，按公司财务管理制度规定使用。
人力资源部专用章主要用于公司人事管理、证明及薪资等相关人事关系的文件。
报关专用章主要用于原材料及设备的进出口的报关事务。
检测专用章主要用于公司无损检测、探伤所出报告，实验室对原、辅材料所做实验、试验的试验报告中使用。
品质专用章主要用于公司生产制造的设备产品出厂最终检验及产品合格证文件中使用。
5.2.3部门印章：
公司各部/子公司的管理部负责本部门方形印章的管理，原则上只能对内使用，不具备对外效力。
5.2.4部门印章及其它专用章的管理，由各部门指定专人专柜保管，按照‘申请时批准的使用范围’使用管理并负直接责任。
5.3印章使用的审批要求：
5.3.1公司级印章
5.3.1.1公章审批要求
5.3.1.1.1经办人填写“印章使用审批单”，经部门负责人审核，部门主管领导审批，公司级主管领导批准后，连同需用印的文件等一并交印章专管员，由其审核审批手续齐备后用印。
5.3.1.1.2对于通过业务流程审批后才允许用章业务，经企划部（视情况需要，可要求财务部、审计部、证券部、法务等业务归口部门配合审核）对业务审批手续审核，符合要求后按5.3.1.1.1条用章。
5.3.1.1.3对涉及公司法律责任、经济纠纷、财务往来、影响公司形象及经营风险类业务（如招标报价业务，法律协议，对账函，授权委托书等），须经公司主管领导业务审批，重大情况需经总经理审批后用章。
5.3.1.1.4公司指令性文件需由总经理审批后用章。
5.3.1.2合同章审批要求
5.3.1.2.1采购、外协、销售合同按公司相关业务管理要求签订，按5.3.1.1.2条要求审批后盖章。
5.3.1.2.2采购与外协合同金额在20万元以上（含20万元）经总经理审批后盖章。
5.3.1.2.3销售合同金额在100万元以上（含100万元）经总经理审批后盖章。
5.3.1.3董事会章：
向证监会申报的材料需使用印章时，由经办人填写“印章使用审批单”，部门负责人审核，经董事会秘书审批，报董事长批准后方可用印。
5.3.1.4监事会章：
向证监会申报的材料需使用印章时，由经办人填写“印章使用审批单”，部门负责人审核，经监事会主席审批后方可用印。
5.3.1.5工会委员会章：
办理用印事务时，由经办人填写“印章使用审批单”，部门负责人审核，经公司工会主席审批后方可用印。
5.3.1.6支部委员会章：
办理用印事务时，由经办人填写“印章使用审批单”，部门负责人审核，经公司党支部书记审批后方可用印。
5.3.2业务专用章
5.3.2.1财务专用章、发票专用章：
财务人员按照财务管理要求使用财务印章的,由本部门负责人同意后即可用印。
公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表等）及其他需用公司财务印章的文本等，须经部门负责人审核，财务总监批准后方可用印。
或按财务印章管理制度执行。
5.3.2.2人力资源部专用章：
常规工作中所涉及的员工人事关系证明、收入证明等，由本部门负责人同意后即可用印。
公司对外报送的各类业务报表（工资统计、保险等），须经部门负责人审核，公司主管领导批准后方可用印。
5.3.2.3其它业务专用章：
由本部门负责人审核，报公司主管领导批准后，方可用印。
或根据业务部门做出相关规定执行（相关规定报公司企划部备案）。
5.3.3各业务部门需用印审批时，如遇本部门负责人出差无法审批时，需由上级主管领导或其授权人审批后，方可履行用印手续。
5.3.4公司公章的使用限在公司办公室内，不能将印章携带出办公室以外使用。
特殊情况必须携带外出办事的，需由使用部门填写“印章借用审批单”（附件四），经部门负责人、公司主管领导审核后，由总经理批准，办理借用手续。
外出办理事务结束返回公司后及时交回印章并注销借用手续。
5.3.5公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经公司主管领导批准，企划部做特别登记、追踪管理。
持空白介绍信外出工作归来必须向企划部汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。
5.3.6公司印章设专人保管，印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权力为自己谋私利；对不合手续或不合法的用印，以及不正当的用印有权拒绝。
公司印章的使用必须登记（附件五）。
5.3.7企划部负责人对公司各部的印章使用有监督权，应定期对印章管理使用情况进行监督、检查。
5.3.8公司总经理、公司主管领导因外出不能进行印章使用/借出审批时：
5.3.8.1对于日常业务用印（含财务因正常业务/销售标书装订借出印章），须由部/子公司主管领导或综合管理领导请示公司主管领导批准，代为临时审批后，方可用印，经办人事后须将印章审批手续交公司公司主管领导、总经理审批确认。
5.3.8.2对于须由公司总经理确认的印章使用业务、其它印章借出业务，须由部/子公司主管领导或综合管理领导请示公司主管领导、公司总经理批准，代为临时审批后，方可用印/借出，经办人事后须将印章审批手续交公司主管领导、公司总经理确认。
5.4印章作废/销毁的审批要求：
5.4.1散失、损毁、被盗：
在发生公司印章散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应立即向企划部递交说明原因的报告书，报告书须经部门负责人和企划部负责人、公司主管领导的确认。
企划部根据情况，依本制度办理散失、损毁、被盗印章的改制。
5.4.2废止：
由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将印章交企划部处理。
除因特殊需要，可由企划部将废止印章保存三年外，废止印章均由企划部主管领导及总经理批准后予以销毁。
6、罚则：
6.1严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。
6.2违反印章刻制、保管、使用制度，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯法律者，提请司法机关依法追究法律责任。
7、本制度自颁布之日起实施，解释权归企划部所有。
8、相关表单：
8.1《印章刻制申请表》
8.2《印章登记单》
8.3《印章使用审批单》
8.4《印章借用审批单》
8.5《公司公章、合同章用印登记表》
附件一：
印章刻制申请表
日期
部门
经办人
申请印章种类
名称
材质
形式
年月日
申请理由：
使用范围：
管理权限：
管理人：
部门领导：
年月日
企划部领导：
年月日
部/子公司主管领导：
年月日
公司总部主管领导：
年月日
部/子公司总经理：
年月日
公司总经理：
年月日
附件二：
印章登记单
登记日期
登记号码
登记名称
年月日
印模：
管理人：
责任人：
种类：
形状：
用途：
制成日期
印章材质
制印人
年月日
年月日
年月日
废止日期
废止理由：
年月日
备注：
附件三：
印章使用审批单
年月日
申请部门
申请人
份数
接收单位
内 容
部门
领导
年月日
部/子公司
主管领导
年月日
企划部
领导
年月日
公司总部
主管领导
年月日
总经理
附件四：
印章借用审批单
年月日
印章类别
□公章□合同章
□财务章□其他
借用人
（部门单位）
使用期限
使用地点
事由
部门
领导
年月日
部/子公司主管领导
年月日
公司总部
主管领导
年月日
总经理
年月日
交还日期
附件五：
公司公章、合同章用印登记表
序号
日期
申请人
部门
内容
份数
确认领导
审批领导
经办人
签名
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
填表说明：
1、本表由用印申请单位经办人持“印章使用审批单”到企划部填写后方可用印；
2、填写必须认真、清楚、详细；
3、本表“内容”栏的填写须依申请用印材料内容明细填写，不能笼统归纳。
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