0ffice高效应用.docx
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0ffice高效应用
目录
1.1.WPS公共功能1
1.1.1.漂亮文档由我创造—WPS特色模板介绍1
1.1.2.WPS文档标签（特色）2
1.1.3.自定义工具栏2
1.1.4.方便的自定义符号栏（特色）4
1.1.5.全模块的繁简转换（特色）6
1.1.6.最近文档记录管理（特色）6
1.1.7.安全的保障—备份管理7
1.1.8.带权限输出的PDF（特色）9
1.2.WPS文字简介10
1.2.1.灵活应用项目符号和编号10
1.2.2.调整文档背景适合您的眼睛11
1.2.3.神奇的文字工具（特色）12
1.2.4.使用真正的斜线表头（特色）13
1.2.5.您的文字可随意旋转吗（特色）14
1.2.6.快速设置文档稿纸格式（特色）15
1.2.7.能识别多音字的拼音指南（特色）15
1.3.WPS表格简介16
1.3.1.快速增加工作表16
1.3.2.录入数据之数据填充17
1.3.3.教您录入特殊数据（特色）18
1.3.4.灵活显示人民币大写（特色）19
1.3.5.灵活运用选择性粘贴20
1.3.6.如何制作下拉列表21
1.3.7.方便快捷的图表配色方案（特色）22
1.4.WPS演示简介23
1.4.1.演示文稿里添加固定公司logo23
1.4.2.在演示文稿中留下时间的脚步25
1.4.3.演示里漂亮的表格样式（特色）26
1.4.4.轻松插入Flash动画到演示文档（特色）27
1.4.5.妙用对象对齐参考线28
1.4.6.超级链接的妙用29
第2章附录31
2.1.附录1－WPS常用快捷键31
第一章WPSOffice办公技巧
WPS公共功能
漂亮文档由我创造—WPS特色模板介绍
在WPSOffice中，提供了大量的文档模板供用户使用。
我们在写作开始之前，通常会看看系统中是否有合适的“模板”可以套用，如果有相同或类似的模板，就可以直接调用或稍加修改即可使用。
操作方法：
选择“文件—本机上的模板”菜单项，打开“模板”对话框，查看相应的选项卡下的模板是否有所需要的模板。
如果有，双击打开它，WPS就自动新建一个基于此模板的文档，如下图所示
图15丰富的自带模板
WPS文档标签（特色）
打开WPS文字，我们发现WPSOffice的文档方式很特别，如果有使用IE7或者傲游浏览器的习惯，对这种将每个文档作为一个标签的形式是最熟悉不过了。
WPS也不例外，提供这种潮流式直观的标签方式。
对于文档标签，有很多方便的操作方法，如果需要新建一个空白文档，我们可以用鼠标双击标签栏后面空白处，如下图所示，或者我们关闭一个文档，同样也可以双击那文档标签进行关闭，当然如果此文档没有被保存的话，会自动提示是否保存文档再关闭。
图16文档标签
除了新建和关闭文档之外，文档标签还可以进行拖动，如文档3需要放置在文档1之前，那么我们就可以用鼠标左键点击文档3标签，并且按住鼠标左键不放，然后移动到文档1之前，放开鼠标，这样文档3就跑到前面去了。
在文档标签空白处，我们还可以用鼠标右键来点击，还可以实现丰富的功能，包括“保存所有文档”、“关闭所有文档”、“打开文档所在目录”等的操作。
在直观方面，如果我们的文档一直在编辑状态，而没有被保存过，WPSOffice体贴的在文档名字后面打上了一个“*”，以作提醒，如上图所示中的“文档1”。
自定义工具栏
在日常的工作中，往往会重复地去点击某个菜单项，但是这个菜单项需要经过几层的菜单点击才能到达。
在WPSOffice中，除了固定的菜单模式，也提供一个方便我们去调整菜单项的工具，就是自定义工具栏。
操作：
“视图—工具栏—自定义”，打开的自定义工具栏如下图所示
图17自定义工具栏
在讲自定义工具之前，我们先来认识一下几个元素：
普通工具栏、主菜单栏、快捷菜单栏，具体位置如下图所示中描述：
图18各个工具栏
如果希望将WPS文字中的“文本转换成表格”添加到“常用工具栏”中，我们可以按照这样的步骤进行操作：
1、选择“视图—工具栏—自定义工具栏”菜单项，打开“自定义”对话框；
2、在“命令”选项卡的“命令栏”下拉菜单中选择“主菜单栏”，并找到“表格—转换—文本转换成表格”菜单项，如图9所示。
图19“自定义”对话框－“主菜单栏”菜单项
3、鼠标右键单击该命令，在弹出快捷菜单中选择“复制到…”菜单项，在“复制到”对话框中定位到“普通工具栏—常用”列表项，选中希望粘贴的位置，点击“确定”保存设置，并点击“关闭”按钮退出“自定义设置”。
图110复制“文本转换表格”到指定位置
此时，已经将“文本转换表格”按钮添加到“常用”工具栏中，如图11所示。
同时，除了点击按钮可以调用这个功能外，WPS还为该功能提供了键盘快捷键（X），用户在转换时按下组合键作用相同。
图111“文本转换表格”按钮添加到“常用”工具栏
方便的自定义符号栏（特色）
平时我们如果经常使用一个符号，如在单位中的直径符号：
“Φ”，按照原来的方法只能在插入中选择“插入-符号”，然后选择。
不过在WPSOffice中，提供了对符号栏进行高级设置，将需要使用的符号全部增加到符号栏中，如下图所示：
图112自定义常用的特殊符号工具栏
如果我们不断地往符号栏里面增加符号，那么符号栏的符号越来越多，这个时候需要我们进行整理，如下图所示上的“符号栏”选择卡，就提供一个编辑和整理的工具来实现调整。
图113调整符号栏
除了对符号栏进行位置调整，同时也可以根据需要删除已经不常用的符号。
如果我们某个符号用的频率更多，甚至可以对它设置快捷方式，不过需要记住的是，设置了快捷键，必须要点击一下下面的“指定快捷键”按钮，看到在左边的快捷键菜单中出现了，才算是真正被系统接受。
如果我们经常调整，发现符号栏已经很乱了，重新调整太过于繁琐，这个时候点击“重设符号栏”直接恢复到WPS刚安装完时候的状态。
全模块的繁简转换（特色）
在WPSOffice中，不但WPS文字提供了繁简转换的功能，而且WPS表格、WPS演示同样提供了繁简转换。
不过在繁体中，由于某些词汇的不同，可能会出现同一个字存在两种字形，如我们简体中的“头发”与“发财”这两个“发”其实都是一样的，在繁体中文中呢，就完全不一样的字体：
頭髮、發財。
如果我们需要实现按照词汇的方法去转换繁体中文，我们必须去设置一下。
操作：
“工具—中文简繁转换”，设置为“按词转换”，如下图所示
图114中文繁简转换设置
最近文档记录管理（特色）
不知道我们在打开问题的时候，有没有留意到其实我们打开的文档记录会自动的被软件给记录下来。
虽然我们可以通过“工具—选项”中的“常规与保存”来设置这个软件是否记录最近打开的文档名称，如下图所示，不过为了便于管理，WPSOffice提供了一个“最近文档记录管理”功能，更加方便简单去删除文档记录及了解文档的保存路径。
图115常规与保存选项卡
操作：
利用键盘打开“任务窗格”，或者选择菜单“视图—任务窗格”，在“新建文档”下点击“管理”，如下图所示位置。
图116最近文档记录管理
安全的保障—备份管理
正在书写文档，突然停电或者电脑宕机，文档会不会丢失了呢？
这是我们常常碰到的问题。
怎样才能最大限度保存已经完成的文档呢？
WPSOffice提供了一套备份管理机制，合理地运用这一机制，对保护文档起着重要的作用。
下面我们就与WPS文字为例，一同去学习WPSOffice的备份机制。
首先我们在菜单“工具—选项”的“常规与保存”中找到备份的设置，如下图所示
图117恢复选项设置
第一次保存时生成备份文件：
表示打开文档进行编辑后，第一次保存的时候，会在系统的备份目录中生成备份，文件扩展名为bak。
定时备份：
如上图所设置，在进行文档编辑时，系统会自动每10分钟备份一次，备份文件夹的备份文件会自动更新到最后一次自动备份所产生的备份文件，文件扩展名为wps。
知道了怎样设置备份，可能这时候我们最大的问题是：
如果万一出现了上述的突然断电和宕机，怎样，还有在哪里找到这些备份的文件呢？
主菜单选择“视图—任务窗格”菜单项或者按下组合键，从“任务窗格”下拉菜单中，选择“备份管理”如下图所示所示。
图118备份管理选择框
在备份管理窗口中，列出在编辑状态下未手动保存而由系统自动备份形成的自动备份文档列表信息。
如下图所示。
如果需要删除某个备份文档，点击需要该文档右侧的下拉按钮，在下拉菜单中选择“删除”菜单项来删掉备份文档；如果要删除全部的备份文档，直接点击下图下方的“全部删除”按钮即可。
图119备份文件列表
注意：
如果进行了手动保存，如上图的“文档3”通过主菜单“文件｜保存”手工保存后，再次打开备份管理，“文档3”就不在备份列表中。
意外情况（如断电、死机）造成的中断编辑，可以通过备份管理找回自动备份的编辑文档。
带权限输出的PDF（特色）
PDF作为与平台无关的文本格式，是Internet上进行电子文档发行和数字化信息传播的理想文档格式。
WPSOffice支持将文字、表格、演示的文稿转换为PDF格式，方便大家交流。
操作：
“文件—输出为PDF格式”，点击“高级”按钮，可以对PDF的权限进行高级设置，如下图所示
图120输出PDF对话框
图121PDF权限设置
由上图所示，我们可以看到WPSOffice输出的PDF，可以对阅读PDF的权限进行设置，例如我们让阅读者，不能复制文档内容，那么就把“允许复制”的勾去掉。
同样的设置可以对更改、添加批注、打印等进行权限设置。
对于权限设置有个需要注意的，我们在更改了权限之后，必须设置权限设置的密码，这样阅读者在不知道密码的情况下，不能将“不允许复制”更改为“允许复制”权限。
WPS文字简介
灵活应用项目符号和编号
进行文档排版时，可以自动给段落创建项目符号或编号从而提高文档的条理性，避免由于手工输入而带来的修改编号顺序问题。
具体操作步骤如下：
1、选择“格式－项目符号和编号”，打开“项目符号和编号”对话框；
2、选择“项目符号”或“编号”选项卡，出现项目符号或编号列表，如下图所示；
3、单击所需项目符号或编号式样，单击“确定”按钮完成设置。
图122 为段落设置项目符号或编号
在插入了项目符号或编号后，按回车键会自动插入下一个项目符号或编号。
如需结束列表时，按BackSpace键删除列表中的最后一个项目符号或编号即可。
如需重新开始编号或继续原有编号，可单击鼠标右键，在快捷菜单中选择。
另外，在常用的文档模板的编辑过程中，我们还经常使用多级编号与标题样式相结合，来生成文章标题，就像本书的章节编号一样，我们可以通过在“多级编号”选项卡中进行设置即可。
如下图所示。
图123 设置多级编号与样式关联
最终利用标题样式结合多级编号生成文档模板如下图所示。
图124 利用多级编号生成文档章节标题
调整文档背景适合您的眼睛
在日常工作中，很多用户都觉得传统的白底黑字的显示模式容易让眼睛感觉疲劳，WPS文字除了提供经典的“蓝底白字”模式以外，现在还为用户提供了更改文档“背景”的功能，让我们自己调整显示背景、字体颜色等设置。
具体操作步骤如下：
1、启动WPS文字，新建一个空白文档；
2、选择“视图－背景”，打开“背景设置”对话框；
3、在“预设模板”选项或“自定义”选项中进行相关设置即可；
4、单击“确定”按钮完成设置。
图125 自定义文档背景设置和效果
我们可以在“预设模板”中看到经典的“蓝底白字”模式以外，还为用户预设了其他几种模板，用户直接选择即可；如果您觉得这些预设模板不适合自己使用，请在“自定义”选项中进行背景和文字的颜色设置即可。
注意：
以上设置仅仅用于显示的调整，不会影响到打印输出，敬请放心使用。
神奇的文字工具（特色）
在很多时候，我们都会从互联网上把一些精彩的文章保存成文档，但是通常情况下直接从网页上复制的文字都会带有很多其他字符，如表格线、隐藏对象或控件对象，如果直接粘贴到WPS文字中，效果可能不太理想。
如下图所示。
图126 直接复制粘贴网页文本的效果
如果我们希望快速地调整这样的文档，可能需要耗费相当长的时间，但是WPS文字除了在粘贴时提供“智能标签”让用户直接粘贴纯文本以外，还提供了一个“文字工具”的功能，使用户单击几项菜单命令，就可以快速完成文档排版了。
具体操作步骤如下：
1、选择需要调整的文本范围，如果不选择范围，则系统默认为对全文操作；
2、如果粘贴的内容存在很多“手工换行符”，则可选择“工具－文字工具－软回车转换为回车”命令来转换；
3、如果粘贴的内容存在很多空白段落，则可选择“工具－文字工具－删除空段”命令；
4、若希望直接将文档调整为“符合普通中文规范”的文档排版，建议选择“工具－文字工具－智能格式整理”命令来进行调整；
调整后的效果如下图所示。
图127 文档格式调整前后的排版对比
使用真正的斜线表头（特色）
在文字编辑中，为了更明确地表达文档的意途，我们常常会涉及到制作一些复杂表头的表格，如：
多行复合表头、斜线表头等等，利用WPS文字提供的“斜线表头”功能，就可以轻松地制作这类表格了。
具体操作步骤如下：
1、添加一个表格，并将光标定位到需要绘制斜线表头的单元格中，如第1个单元格；
2、选择“表格－绘制斜线表头”，打开“绘制斜线表头”对话框；
3、选择其中的一种表头样式，单击“确定”按钮。
效果如下图所示。
图128 添加斜线表头
至此，WPS文字直接在单元格中添加斜线，将单元格直接分成3部分，我们只需要将表头字段直接添加即可。
同时，结合WPS文字的表格样式，我们就可以绘制出漂亮的表格了，效果如下图所示。
图129 利用“表格样式”调整后的表格效果
您的文字可随意旋转吗（特色）
通常情况下，在编辑介绍类文档时我们常会添加一些“图片结合文字标注”来代替那些单纯的、繁杂的文字描述，这样可以使我们的文档更加生动、形象地做好介绍。
而在图片的文字标注中，我们又会经常使用“自选图形”和“文本框”这些对象，它能够更加形象地注解图示，更清晰地说明问题。
例如对下面这个“立方体”进行标注说明，如果文字不能够随对象的长宽高的边角度进行倾斜，那标注的效果可能就会受到影响。
首先看看下面两幅图片的对比情况：
图130 普通标识与旋转标识的对比
做为WPS文字的特色功能，我们可以将文字随“自选图形”和“文本框”进行旋转，以保持相应的角度，具体设置如下：
1、选择需要旋转的文本框或图片框；
2、单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置对象格式”，打开“对象格式”对话框；
3、在对话框中选择“文本框”选项卡，勾选“允许文字随对象旋转”的复选框，如下图所示；
4、单击“确定”按钮，完成设置。
图131 设置“文字随对象旋转”的选项
快速设置文档稿纸格式（特色）
WPS文字具有独特的稿纸版式功能，它能够把文档中的一个个字符放入稿纸方格中并打印出来。
而且WPS文字中添加“稿纸格式”非常简单快捷，毋须使用复杂的“稿纸向导”来进行设置，只需要一个菜单命令即可实现。
具体操作方法如下：
1、启动WPS文字，新建Office文档，选择“格式”→“稿纸设置”，打开“稿纸设置”对话框；
2、单击“使用稿纸方式”复选框，在“规格”下拉列表框中选择稿纸格线的规格，如20×20；在“网格“下拉列表框中选择“网格”样式；在“颜色”下拉列表框中选择稿纸格线的颜色，如“绿色”；
3、单击“确定”按钮，文档以稿纸方式显示，如下图所示。
图132 快速设置WPS的“稿纸格式”
能识别多音字的拼音指南（特色）
在WPSOffice中，“拼音指南”作为WPS文字的特色功能，通常用于对汉字标注拼音，同时我们还可以利用“拼音指南”功能实现一些特殊的标注。
顾名思义，拼音指南就是给汉字注音。
首先选择需要注音的汉字，在WPS文字主菜单选择“格式－中文版式－拼音指南”菜单项，打开“拼音指南”对话框，如下图所示：
图133 使用“拼音指南”
对齐方式－－提供了几种拼音相对文字的对齐方式；
偏移量－－自由调整拼音和文字的间隔；
字体、字号－－调整拼音的字体和字号；
如果需要把所选的文字，统一作为一个整体，而不是每个字单独的，选择“组合”按钮进行合并。
点击“单字”按钮则是取消“组合”。
另外，WPS文字的“拼音指南”还提供了更改多音字声调的功能，让拼音标注更加智能和人性化。
如下图所示。
图134 可标识、更改“多音字”的拼音指南
注意：
“拼音指南”允许用户为文字或者数字标注特殊符号，因此利用该技巧同样可以轻松实现如：
“～、－、＝、*以及音标”之类的特殊符号的标注。
WPS表格简介
快速增加工作表
与WPSOffice的工作薄标签可新建空白文档功能一样，在WPS表格中，我们同样可以双击工作表标签的空白处（如下图红框所示），也可快速地新增一张工作表。
图135 双击空白标签位置添加工作表
如果我们希望一次性添加多张工作表，还可以通过菜单进行操作。
具体操作步骤如下：
1、选择“插入－工作表”，打开“插入工作表”对话框；
2、设置需要添加的工作表数量，并勾选“插入位置”单选框；
3、单击“确定”按钮，即可添加工作表，如下图所示。
图136 批量添加多张工作表
录入数据之数据填充
利用WPS表格的填充功能，可以方便我们快速添加数字编号、日期序号等序列数据，在WPS中只需要输入内容后，再利用单元格右下角的“填充柄”即可实现数据填充。
具体操作步骤如下：
1、在A1单元格输入编号内容，如：
A00001；
2、鼠标拖动A1单元格右下角的填充柄，如下图
（1）所示；
3、向下拖动鼠标至A10，则会自动生成相应的序列。
图137 利用单元格右下角的“填充柄”填充序列
当然，利用WPS表格自带的“自定义序列”，我们还可以快速录入更多的序列数据，如下图所示。
图138 内置“自定义序列”数据填充示例
注意：
在输入数据时，有时候需要向多个单元格输入相同的内容。
这时，我们可以先选择区域后，再输入内容，最后按下组合键，则所有选中单元格中都会出现相同内容。
教您录入特殊数据（特色）
1、录入身份证号码、银行帐号
方法1：
设置单元格格式
具体步骤如下：
1、单击“格式－单元格”，打开“数字格式”对话框；
2、在“数字”选项卡下设置单元格为“文本”格式
3、单击“确定”按钮完成设置，然后在单元格中直接输入身份证号码。
方法2：
前置单撇号进行录入
在输入身份证号码时，先输入单引号“'”，再输入身份证号即可，如：
在单元格中输入：
'123456************。
注意：
以上两种方法同样可以用于如：
银行帐号、产品编号等超过15位的纯数值的数据录入。
2、录入多行数据
大家应该见过如下图单元格中的多行文本吧？
在一个单元格中逐行输入文本数据，可以让备注内容变得更加清晰，在WPS表格中有两种方法提供给我们使用。
图139 在单元格备注内容中的多行文本
方法1在单元格“编辑”状态下，我们可以单击“格式”工具栏上的自动换行“
”按钮，即可在当前光标位置插入一新行（手工换行符）。
如下图所示。
图140 “格式”工具栏上的“自动换行”
方法2如果您认为在编辑状态下单击“自动换行”按钮来换行比较繁琐，那么我们还可以按下组合键，也能够实现插入空行。
3、使用折叠按钮显示或隐藏单元格多行内容
很多时候，当我们输入单元格的内容过多而超过1行时，或者像上例中的多行显示的内容时，我们就会发现单击单元格时，内容已经遮盖了其他单元格的内容，包括列标符号等信息。
可能会影响表格其余部分的正常查看，此时我们可以点击编辑栏下方的“收缩”按钮
，将编辑栏折叠起来；当需要查看时，再点击“展开”按钮
即可，如下图所示。
图141 利用编辑栏折叠按钮可控制显示内容
灵活显示人民币大写（特色）
在很多财务工作中，我们经常需要将小写的金额数字转换成中文大写金额，如填写发票、员工填写差旅费报销凭证等等应用，利用WPS表格的单元格数字格式也可以很轻松实现这种的要求。
效果如下图所示：
图142 灵活显示人民币大写
具体操作步骤如下：
1、在C3单元格输入数值金额：
1409.50
2、再选择“格式－单元格”，打开“单元格格式”对话框；
3、在“数字”选项卡的“分类”列表下设置单元格为“特殊”格式，在右侧的列表框中选择“人民币大写”选项；
4、单击“确定”按钮完成设置，在C3单元格即可显示：
壹仟肆佰零玖元伍角整。
图143 利用“单元格格式”设置“人民币大写”
另外，WPS表格为了让我们更清晰地了解输入的长数字的读法，除了利用上面的单元格设置以外，利用WPS表格的状态栏，也可以让我们一目了然的阅读，如下图B2:
B6的5个单元格数值求和为：
2万3840点13，它们的平均值为：
4768点026。
效果如下图所示。
图144 状态栏显示数据多重汇总的“中文读法”
灵活运用选择性粘贴
从事财务工作的人员可能会遇到下面的问题：
如在补贴发放时，需要将所有部门员工的“高温补帖”在原基础上都增加200元人民币。
图145 员工工资表
遇到这样的问题时，可能有些用户会使用公式来处理。
其实，我们利用WPS表格的“选择性粘贴”就也可以快速地实现累加。
具体操作步骤如下：
步骤1 在任意一个空单元格（如：
L2单元格）中输入数值：
200，并复制该单元格；
步骤2 选择F2:
F11单元格区域，单击“编辑｜选择性粘贴”（或单击鼠标右键）菜单项，打开“选择性粘贴”对话框，如下图所示。
图146 “选择性粘贴”对话框
步骤3 在对话框中选择粘贴“数值”，在运算格式下选择“加”单选框，单击“确定”按钮完成粘贴。
这样就可以在指定范围内批量累加补贴金额200元，而毋须使用公式来实现，方便快捷，累加结果如下图所示。
图147 批量累加200元“高温补贴”结果
如何制作下拉列表
您应该见过WPS表格下这样的下拉列表吧？
当我们单击单元格，系统会提供“下拉菜单”供选择，同时，当我们直接输入列表以外的数据时，系统会出现错误提示。
图148 提供下拉菜单供用户选择
其实这种“菜单”不用编写任何程序，只利用WPS表格的常用功能即可实现，具体操作方法如下：
步骤1 首先选择希望添加“下拉列表”的范围，如本例中的D2:
D6单元格区域；
步骤2 单击“数据｜有效性”菜单项，打开“数据有效性”对话框；
步骤3 在“允许”下拉菜单下选择“序列”项，在数据“来源”下的文本框中输入：
“企划部,设计部,开发部,销售部”（不包括双引号）。
如下图所示。
注意：
在数据来源的文本框中输入的数据，必须使用“半角逗号”进行分隔，否则只能将所有内容识别为1个选项，而不是4个选择项。
图149 添加“有效性序列”选择项
步骤4 单击“确定”完成设置。
最后当我们再次单击D2:
D6区域中的单元格时，即可提供下拉菜单供选择部门名称了。
另外，我们除了可以直接在“数据来源”中输入选项数据以外，还可以直接引用当前工作表的连续单元格
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